DIRECCIÓN NACIONAL

Versión:
DE ADMINISTRACIÓN DE PROCESOS
Fecha: Área Requirente:
INSTRUCTIVO DE TRABAJO
Código: Dirección Nacional de Adminsitración de Procesos

Nombre del
Revisión Gerencial
elemento: N° Paso Actividades (Cómo)

ILUSTRACIONES:

Recibir el correo electrónico del analista zonal de

procesos y dar click en el link de descarga del
1
formulario para la elaboración de la Revisión
Gerencial

FIGURA 1

Leer atentamente las indicaciones dispuestas en el

encabezado que puede variar de acuerdo a la
necesidad de cada Coordinación Zonal; sin embargo,
considerar siempre que la Revisión Gerencial debe
2
realizarse por lo menos una vez al mes, en el cual
debe convocarse a reunión con las áreas
involucradas para comunicar y comprometer en las
actividades que aquí se propongan.

FIGURA 2

FIGURA 3
De la lista desplegable, escoger el número de la
Dirección Distrital a la que pertenece (FIGURA 3). En
FIGURA 4 Acta N° llenar desde el 001 en el mes de enero y de
forma secuencial para las siguientes revisiones
gerenciales (en cada Revisión Gerencial se genera un
FIGURA 5
acta o número de documento) (FIGURA 4). En la
fecha, colocar en formato día, mes y año la fecha en
3
la que se realiza la reunión (FIGURA 5). Enlistar los
nombres de los asistentes con el cargo que ocupan
FIGURA 6 en la Dirección en "Asisten a la reunión" (FIGURA 6).
y en el punto 3. registrar el nombre de la persona
encargada de moderar la reunión como responsable
del seguimiento de procesos dentro de la Dirección
FIGURA 7
Distrital (FIGURA 7).
 En el check list, marcar los insumos que se han
recopilado y se contienen al momento de realizar la
revisión gerencial, es importante que se prepare esta
documentación previamente a la realización del acta.
Se necesita contar con los indicadores de gestión
(infraestructura, tics, talento humano y financiero);
indicadores de los trámites ciudadanos, que se los
obtiene directamente del MOGAC, las acciones
4 correctivas y preventivas con fuente en la última
revisión gerencial, el producto no conforme de la
matriz que lleva Atención Ciudadana todos los
meses; los cambios al SGC que es el aporte de los
FIGURA 8 participantes en la reunión de revisión gerencial; y la
verificación de los resultados obtenidos en la última
auditoría realizada en la Dirección Distrital. Esta
actividad permitirá evaluar el avance en el contenido
del documento (FIGURA 8).

Realizar un breve análisis de las causas que originan

5 indicadores menores al 50% en cuanto a los procesos
FIGURA 9
de gestión (FIGURA 9).

Marcar con click cada uno de los rangos de los

indicadores de eficiencia y eficacia obtenidos en el
FIGURA 10
mes en los procesos de gestión (Infraestructura,
Talento Humano, Financiero y Tics), los rangos se
encuentran determinados de 10 en 10, por ejemplo,
en caso de haber obtenido 65% en un indicador, se
6
debe marcar en el rango de 60% a 70%. Recordar
que cada uno de estos será verificable con el insumo
que mes a mes se debe enviar al analista zonal el 5
FIGURA 11 de cada mes para su revisión y análisis. Primero
deben registrarse los indicadores de eficacia (FIGURA
10) Y luego los de eficiencia (FIGURA 11).

FIGURA 12 Marcar el comportamiento que han tenido los

indicadores en comparación con el mes anterior;
indicar si este fue creciente (mayor), decreciente
(menor) o constante (igual); en el promedio general
7 de los indicadores (FIGURA 12). Después, mencionar
FIGURA 13 una por una las acciones que se proponen para
gestionar los indicadores menores al 50%, ya sea en
eficacia o en eficiencia (FIGURA 13). En el caso de
que no se tenga ninguno, agregar la frase "No aplica"

Enlistar las causas que originan indicadores de

8 eficiencia y eficacia menores al 50% en los trámites
ciudadanos (FIGURA 14).
FIGURA 14
 FIGURA 15

Registrar uno a uno los indicadores de eficacia

(FIGURA 15) y eficiencia (FIGURA 16) obtenidos de
9
los trámites ciudadanos. Este insumo lo puede
generar directamente desde el MOGAC.

FIGURA 16

Marcar el comportamiento que han tenido los

indicadores en comparación con el mes anterior;
indicar si este fue creciente (mayor), decreciente
FIGURA 17 (menor) o constante (igual); en el promedio general
10 de los indicadores (FIGURA 17). Después mencionar
una por una las acciones que se proponen para
gestionar los indicadores menores al 50%, ya sea en
eficacia o en eficiencia (FIGURA 18). En el caso de
que no se tenga ninguno, agregar la frase "No aplica"

FIGURA 18

FIGURA 19

Realizar un breve análisis del avance obtenido de las

acciones correctivass y preventivas propuestas el
FIGURA 20 mes anterior (FIGURA 19). Proponer acciones en caso
de que exista persistencia en el incumplimiento de
las accionese definidas (FIGURA 20). De la misma
11
manera, realizar el análisis resumido del producto no
FIGURA 21 conforme, considerando todos los generados en el
mes (FIGURA 21) y proponer las acciones que se
deben realizar para que no se vuelvan a presentar
este tipo de incumplimiento (FIGURA 22).
FIGURA 22
 FIGURA 23

Realizar un breve análisis de los cambios que pueden

afectar al sistema, que se determinaron el mes
FIGURA 24 anterior (FIGURA 23), como "Cambios" se define a
todas las circunstancias que pueden afectar al
correcto funcionamiento del sistema. Determinar las
acciones que se deben realizar para aplacar los
FIGURA 25 problemas que estos cambios pueden ocasionar
12
(FIGURA 24). Analizar también los resultados de la
última auditoría realizada en el distrito (FIGURA 25).
En el caso de no tener ninguno, registrar la frase "No
FIGURA 26 aplica" . Registrar en formato DD/MM/AA la fecha
de la última auditoría realizada. Colocar las acciones
una a una que se tomarán para solucionar los
hallazgos encontrados en la auditoría (FIGURA 28).
FIGURA 27

FIGURA 28

Realizar un análisis de las quejas y sugerencias

obtenidas del usuario, identificar las causas que las
FIGURA 29
generan (FIGURA 28). Registrar el porcentaje real
obtenido de la tabulación del sistema de sugerencias,
13 es decir, el porcentaje de satisfacción (FIGURA 29);
así como la cantidad de quejas ingresadas en el mes
FIGURA 30
(FIGURA 30). Enlistar una a una las actividades que se
realizaran para solventar las quejas y sugerencias de
los usuarios (FIGURA 31).
FIGURA 31

FIGURA 32 Registrar el resumen de acciones correctivas y

preventivas de acuerdo al formato establecido,
mencionando los funcionarios responsables de
llevarlas a cabo y los plazos de entrega del registro
FIGURA 33 de su cumplimiento (FIGURA 32). Así también,
determinar los cambios que pueden afectar al
sistema de gestión de calidad como por ejemplo, la
14
salida de un funcionario del distrito (FIGURA 33).
FIGURA 34 Establecer las recomendaciones para mejorar el
sistema, los mismos que pueden ser obtenidos de los
funcionarios del distrito o de las sugerencias de los
usuarios (FIGURA 34); y registrar la fecha en la que se
FIGURA 35 realizará la siguiente revisión gerencial (se
recomienda gestionarla 1 vez por mes), (FIGURA 35)

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DOCUMENTACIÓN DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRADOR DE PROCESOS

Fecha Desarrollo 15/09/2014 Versión: Jessica Torres C
Fecha Ultima revisión 18/09/2014 1.0 ME-IT-01