CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA NÓMINA

La nómina es el documento a través del cual se relaciona, los pagos por los servicios prestados, las deducciones
obligatorias y voluntarias, el valor neto recibido y apropiaciones de los trabajadores de una empresa durante un
periodo determinado. La nómina se divide en cuatro partes a saber:

1. ENCABEZADO:
Recoge los datos de identificación de la empresa, el periodo de pago y los datos del trabajador.

2. DEVENGADO:
Se relacionan los conceptos que percibe el trabajador de carácter legal y los extralegales. Conceptos tales como:

2.1. SALARIOS: Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación
que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas
extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (Art.
127 C.S.T).

2.1.1. Salario minino: El artículo 145 del C.S.T establece que todo trabajador tiene derecho a percibir un salario
mínimo y suficiente para cubrir las necesidades mínimas de él y de su familia. Para el año 2018 el salario mínimo
establecido por el gobierno es de $ 781.242

2.1.2. Salario básico: Es la remuneración básica pactado entre el trabajador y el empleador, establecido dentro del
contrato de trabajo y que sirve de base para la liquidación del trabajo suplementario o de horas extras.

2.1.3. Salario integral: Esta modalidad de pago del salario, además de retribuir el trabajo ordinario, compensa de
antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios por trabajo nocturno, extraordinario, dominical y festivo,
primas legales y extralegales, cesantías e intereses sobre las cesantías, excepto las vacaciones.

Este tipo de salario debe pactarse por escrito entre trabajador y empleador y sólo pueden acceder a él los trabajadores
que devenguen como salario básico, una suma igual o superior a 10 SMLM La legislación laboral prescribe que el
salario integral debe ser como mínimo el valor equivalente a 10 SMLM vigentes más un 30% como factor
prestacional. Para el 2018 el salario mínimo integral es de $ 7.812.240. Más el 30% del factor prestacional que en
total nos da: $ 10.156.146

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2.2. AUXILIO DE TRANSPORTE: Es un auxilio en dinero efectivo que el empleador debe reconocer a los
trabajadores que devenguen menos de 2 SMLM con el fin de que estos puedan trasladarse desde su residencia hasta el
lugar de trabajo. Para el año 2018 el gobierno ha establecido como auxilio de transporte las suma de $ 88.211
mensuales.

2.3. TRABAJO SUPLEMENTARIO O DE HORAS EXTRAS: Es aquel que desarrolla el trabajador después de
la jornada laboral ordinaria o habitual. La jornada laboral ordinaria en Colombia es de máximo 8 horas diarias y 48
horas semanales las cuales pueden ser distribuidas de lunes a viernes o de lunes a sábado.

2.3.1. Jornada laboral diurna: La jornada diurna es la comprendida entre las 06 de la mañana y las 09 de la noche.

2.3.2. Jornada laboral nocturna: Es la comprendida entre las 09 de la noche y las 06 de la mañana, si la persona
debe trabajar en esta jornada su trabajo debe remunerarse con recargo nocturno del 35% adicional al valor de la hora
diurna.

Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Si el trabajo extra se desarrolla
dentro de la jornada diurna, cada hora extra se debe pagar con un recargo del 25%. Si por el contrario, se desarrollan
en la jornada nocturna las horas extras se pagan como nocturnas con recargo del 75%, al igual que el trabajo realizado
en días domingo y festivos. Los porcentajes se liquidan sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas.
Las horas extras de trabajo no pueden exceder de 2 horas diarias y 12 horas a la semana. Adicionalmente, trabajador
y empleador pueden convenir como día de descanso obligatorio el sábado y será reconocido como descanso dominical
en todos sus aspectos legales. Los empleadores no están obligados a pagar horas extras a aquellos trabajadores que
ostenten cargos de dirección, confianza y manejo.

2.3.3. Resumen de las horas extras y formula para su liquidación.

HORA EXTRA % DE FACTOR DE FORMULA PARA

RECARG CALCULO CALCULO
Hora extra diurna ordinaria HEDO 25% 1.25 Vho X factor X No. horas
Hora extra nocturna ordinaria HENO 75% 1.75 Vho X factor X No. horas
Hora extra diurna festiva HEDF 100% 2.0 Vho X factor X No. Horas
Hora extra nocturna festiva HENF 150% 2.5 Vho X factor X No. Horas
Dominical o festivo 75% 1.75 Vdo X factor X No. De Días
Recargo Nocturno RC 35% 0.35 Vho X factor X No. horas

2.4. OTROS CONCEPTOS: El empleador puede reconocer a sus trabajadores otros conceptos
adicionales a los establecidos en la ley tales como: comisiones sobre ventas, bonificaciones, auxilios etc. La
sumatoria de todos valores relacionados anteriormente, conforma lo que se llama total devengado, que es la

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totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneración por su trabajo.

3. DEDUCCIONES:
Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a
restar los conceptos que por obligación el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Las
deducciones son los valores que ley autoriza descotar al trabajador del valor devengado y las hay de tres
tipos: las obligatorias, las autorizadas por e l trabajador y las de orden judicial.

3.1. DEDUCCIONES DE CARÁCTER OBLIGATORIO: Son aquellas que el empleador de acuerdo

a la ley debe descontar al trabajador de los pagos realizados; dentro de estas deducciones tenemos:

3.1.1. Deducciones para salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotización por
salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. Ésta última
aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar
(deducir) del total devengado menos el auxilio de transporte a cargo del empleado.

3.1.2. Deducciones para la pensión: El trabajador también debe estar afiliado al sistema de pensiones. La
cotización por pensión está a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte 16% la
empresa aporta el 12% y el trabajador aporta el restante 4% del total devengado menos el auxilio de
transporte.

3.1.3. Deducciones para el fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un salario
entre 4 y 16 SMLM debe aportar un 1% adicional para este fondo, los que devenguen entre 16 y 17 SMLM
aportan un 1.20%, entre 17 y 18 SMLM aportan 1.40%, entre 18 y 19 SMLM aportan 1.60%, entre 19 y 20
SMLM aportan 1.80% y los que devengan un salario superior a 20 SMLM aportan un 2%

3.1.4. Retención en la fuente. Si hubiere lugar, la empresa deberá calcular y retener al empleado el valor
correspondiente a Retención en la fuente por ingresos laborales. Este valor será declarado y consignado en
la respectiva declaración mensual de retención en la fuente.

3.2. DEDUCCIONES AUTORIZADAS POR EL TRABAJADOR: Son aquellas que explícitamente el

trabajador autoriza se le descuente de sus pagos, si no existe la autorización el empleador no podrá descontar
ningún concepto. Dentro de estas deducciones encontramos las siguientes:

3.2.1. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que
estén afiliados, y siempre que medie autorización del empleado.

3.2.2. Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas
legalmente constituidas, pueden también ser deducidas de la nómina del empleado.

3.2.3. Cuotas de créditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad
financiera, para la amortización de un crédito que le haya sido otorgado, pueden también ser descontadas de
la nómina del empleado.

3.2.4. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar también de la nómina, el valor que se
deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crédito que ésta
le haya otorgado, o como compensación por algún perjuicio o detrimento económico que el empleado le
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haya causado a la empresa.

3.3. DEDUCCIONES POR ORDEN JUDICIAL: Son los embargos ordenados por autoridad judicial
competente contra los empleados, deben ser descontados de la nómina por la empresa y consignarlos en la
cuenta que el juez haya ordenado.

3.4. CUADRO RESUMEN DE LAS DEDUCCIONES A CARGO DEL TRABAJADOR

CONCEPTO % DE SALARIO BASE

DESCUENTO
SALUD 4% Total, devengado –
Auxilio de transporte
PENSIÓN 4% Total, devengado –
Auxilio de transporte
FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL ENTRE 4 Y 16 Total, Devengado.
SMLMV 1%.

ENTRE 16 Y 17
SMLMV 1.2%.

ENTRE 17 Y 18
SMLMV 1.4%.

ENTRE 18 Y 19
SMLMV 1.6%.

ENTRE 19 Y 20
SMLMV 1.8%.

MAYOR 20
SMLMV 2%.

3. APROPIACIONES:

Son valores que el empleador debe provisionar con el fin de cubrir pagos futuros originados en la relación
laboral, estos conceptos solo recaen sobre el empleador. Las apropiaciones en la nómina están conformadas
por los siguientes conceptos:

4.1 SEGURIDAD SOCIAL

4.1.1 Salud: Los aportes al sistema de salud es del 12.5% del total devengado menos el auxilio de
transporte, de este corresponde un 8.5% al empleador (para las empresas responsables del CREE
(reemplazado en 2017 por la sobretasa a la renta) a partir del 01 de enero de 2014 el aporte para salud
realizado por el empleador es del 0%,). Este valor la empresa lo debe apropiar en cada nómina y consignarlo
con el valor descontado al trabajador a la respectiva E.P.S a la cual se encuentre afiliado el trabajador

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4.1.2. Pensión: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensión, un 16% del total devengado
menos el auxilio de transporte. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que
mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya
determinado.

4.1.3. Riesgos Laborales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el
objetivo de cubrir los problemas, los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia
del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad está a cargo de la empresa, y el porcentaje
a cotizar está dado por una tabla progresiva según sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

4.2. PRESTACIONES SOCIALES.

4.2.1. Prima de servicios: Por éste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del total
devengado.

4.2.2. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por
concepto de vacaciones.

4.2.3. Cesantías: Por éste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del total devengado.

4.2.4. Intereses sobre las cesantías: Los intereses sobre cesantías corresponden al 12% anualmente del
saldo acumulado de las cesantías a 31 de diciembre. Por lo que se debe apropiar o provisionar el 12%
mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantías provisionado, según sea el periodo de la
liquidación, o un 1% mensual del total devengado por el trabajador

4.3. APORTE PARAFISCALES

4.3.1. Cajas de compensación familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un
4% del total devengado menos el auxilio de transporte

4.3.2. Instituto colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del
total devengado menos el auxilio de transporte, con destino al I.C.B.F. Para las empresas responsables del
CREE a partir de 01 de mayo del 2013 el aporte es del 0% (en el 2017 el CREE es reemplazado por la una
sobretasa en renta)

4.3.3. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% del total devengado
menos el auxilio de transporte, con destino al SENA. . Para las empresas responsables del CREE a partir
de 01 de mayo del 2013 el aporte es del 0%. (en el 2017 el CREE es reemplazado por la una sobretasa en
renta)

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4.4. CUADRO RESUMEN DE LAS APROPIACIONES A CARGO DEL EMPLEADOR

CONCEPTO % DE SALARIO BASE

DESCUENTO
SEGURIDAD SOCIAL
SALUD 0 TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
PENSIÓN 12% TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
ARL 0.522% A TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
6.960%
PRESTACIONES SOCIALES
CESANTÍAS 8.33% TOTAL, DEVENGADO
INTERESES SOBRE CESANTÍAS 1% TOTAL, DEVENGADO
PRIMA 8.33% TOTAL, DEVENGADO
VACACIONES 4.17% TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
PRESTACIONES SOCIALES
SENA 0 TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
ICBF 0 TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS
CAJAS DE COMPENSACIÓN 4% TOTAL, DEVENGADO – AUX DE TRANS

Documento Elaborado por C.P. Leonardo Peñuela Rodriguez