PERENCANAAN PESAN BISNIS

Di susun untuk melengkapi tugas 1 mata kuliah komunikasi bisnis

Oleh : Delta Putri Wahyu Utami

031077147

1
 Perancangan Pesan Komunikasi Bisnis
A. Perencanaan Pesan komunikasi Bisnis
1. Pemahaman Proses Komposisi
Perencanaan Pesan Komunikasi Bisnis merupakan suatu langkah strategis bagai pencapaian
faktor penetu tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan- pesan bisnisyang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komuniksasi (Hajiji 2005). Proses komposisi ( composition
process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu
seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.Begitu halnya dengan proses komposisi untuk
pesan-pesan bisnis.
Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap :
1. Fase perencanaan,
adanaya pemikiran yang sangat mendasar seperti masksud/tujuan komunikasi audience yang
akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media
yang akan digunakan dalam penyampaian pesan. Disamping itu intonasi suara juga perlu
diatur, pakah melemah, mendatar atau tinggi. Yang penting adalah mensiasati situasi yang
ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.
2. Fase Pengorganisasian,
erat kaitanya dengan penyusunan atau pengaturan kata- kata, kalimat, dan paragraf. Karena
dalam penyusunan kata-kata harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap yang dituangkan
dalam kata-kata tersebut dan terdapat seleksi berbagai ilustrasi yang ada serta melakukan
penyusunan mendukung ide pokok, gunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami,
dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi,
setelah ide yang disusun dituangkan dalam kata-kata, kalimat, paragraf, perhatikan apa kata-
kata itu telah diekspereesikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali, apakah sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Kalau ternyata belum sesuai
perlu dilakukan pengecekan sekaligus Revisi/perbaikan seperlunya, sehingga apa yang
direncanakan sebelumnya dapat dicapai. Dalam melakukan perencanaan, maksud dan tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun
khusus disamping itu dalam tahap perencanaan, analisis audien yang mencakup
pengembangan profil audience, pemenuhan kebutuhan informasi audience dan pemenuhan
kebutuhan motivational audience perlu dilakukan. Langkah dalam proses perencanaanpesan-
pesan komunikasi bisnis adalah menentukan ide utamanya. Ide utama merupakan rangkuman
dari pesan-pesan yang disampaikan. Dengan mendefinisikan ide utama, akan diperoleh
arahan tau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan.
Merencanakan pesan-pesan komunikasi bisnis, perlu juga dilakukan pemilihan saluran
komunikasi lisan, atau komunikasi tulisan. Media yang ingin digunkan, seperti pakah yang
digunkan media surat, laporan, media pidato, atau perentasi harus juga ditentukan.

2
 2. Penentuan Tujuan Pesan Bisnis
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan
kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk
dapat menciptakan Good will, setiap pesan bisnis hendaknya memilikitujuan yang jelas,
dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum
komunikasi bisnis, yaitu :
1) Memberi Informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitandengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin
suatuperusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai
stafadminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2) Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apayang
disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutamayang
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3) Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnisantara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut
seseorangdapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestikmaupun perusahaan asing.

3. ANALISIS AUDIENS
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi
bisaindividu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-
bedaatas pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan
tanpaharus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim
kepadaorang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yangberpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukanhanya
kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyakorang.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens

3
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnyamereka
dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan
akandilakukan oleh penerima.
f. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhikebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang
perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasiaudiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who,
What,Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat.
Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum
membuatkomitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan
matematika,ataukeuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang
palingmenarik perhatian audiens.

4. PENENTUAN IDE POKOK

1. Brainstorming
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide
pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan lebih bervariatif, baru dan
orisinil.
2. Petunjuk atasan
Dalam organisasi yang menganut system senioritas, para pelaksana cenderung meminta
petunjuk atasan dalam menentukan ide pokok.
3. Kebiasaan

4
Untuk situasi yang relative sama atau kejadian yang berulang-ulang, biasanya dikembangkan
ide pokok tertentu yang relatif sama. Penentuan ide pokok di lakukan berdasarkan kebiasaan.

5. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melaluidua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulistergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
· Saluran komunikasi lisan (oral communications)
Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam
bisnis,komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu
disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan
yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back). Alat bantu audiovisual seperti
film, video klip, audio rekaman, proyektor LCD, dan slide show.
· Saluran komunikasi tertulis (written communicationss)

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

· Anda menginginkan umpan balik
segera dari audiens.
· Pesan Anda relatif sederhana dan
mudah diterima.
· Anda tidak memerlukan catatan
permanen.
· Anda dapat mengumpulkan audiens
lebih mudah atau ekonomis.
· Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah.
Media Komunikasi Lisan
· Anda tidak memerlukan umpan
balik segara
· Pesan Anda sangat rinci, kompleks,
dan memerlukan perencanaan yang hati-
hati.
· Anda memerlukan catatan
permanen.
· Anda ingin mencapai audiens yang
luas.
· Anda ingin meminimisasi distorsi
penyampaian pesan.
Media Komunikasi Tertulis

5
 · Percakapan secara langsung, pidato, · Surat-surat, memo, laporan,
pertemuan-pertemuan. proposal.
· Telepon dan Surat Suara (voice mail) · Email
· VOIP (Voice Over Internet Problem) · Surat regular dan khusus
· Audiotape dan videotape · Facsimile
· Telekonferensi dan konferensi video
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat. Dalam memilih saluran dan media
berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas,
tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens.

B. Penulisan Pesan Persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar)
merasa mempunyai pilihan dan membuatnya mereka setuju.
Persuasi adalah proses memengaruhi sikap, pendapat, dan perilaku orang lain dengan
menggunakan manipulasi psikologis sehingga orang lain berperilaku sesuai keinginan kita
tetapi merasa melakukannya sesuai kehendaknya sendiri (kamus istilah komunikasi, 1979).

A. Perencanaan Pesan Persuasif

1. Analisis Audiens
Untuk siap melekukan persuasi mungkin diperlukan waktu cukup lama, bukan saja mingguan
bahkan bulanan. Karena setiap orang mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda dan setiap
orang akan merespons setiap pesan yang disampaikan berbeda pula.
Penyampaian pesan-pesan persuasive yang terbaik adalah dengan menghubungkan suatu
pesan dengan minat dan hasrat audiens.
2. Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap budaya yang berbeda sangat berarti bagi efektivitas penyampaian
pesan-pesan persuasive. Pemahaman Anda terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja
akan membantu Anda dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu
bagaimana mereka memandang Anda. Hal ini mengingat bahwa cara memberikan persuasi
untuk budaya yang berbeda akan berbeda pula.
3. Memilih Pendekatan Organisasional

6
Pendekatan Organisasional dapat dilakukan secara langsung (direct approach) dan tidak
langsung (indirect approach). Apabila audiens objektif atau jika mereka lebih suka
mendengar pesan-pesan yang disampaikan secara segera, pendekatan yang tepat adalah
pendekatan secara langsung.