DCD

Elaborado por:
Jefe de Productos Fecha de Aprobación: Junio 2016 Versión Nº: Página:
Terminados Consumo Fecha de Vigencia: Junio 2017 03 1 de 5
Humano
Revisado por:
Administrador Planta
Callao PROCEDIMIENTO
Código: DCD01-P03
Aprobado por: DESPACHO DE PRODUCTOS
Superintendente de Planta
de Congelados

PROCEDIMIENTO
DESPACHO DE PRODUCTOS

DOCUMENTO CONTROLADO
Prohibida su reproducción sin la autorización de la Gerencia de Negocios de Consumo Humano de
Tecnológica de Alimentos S.A.
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DESPACHO DE PRODUCTOS
Código: DCD01-P03

1. OBJETIVO
 Establecer el procedimiento para asegurar las operaciones de un despacho de venta local, tanto
físico como documentario.

2. ALCANCE
 Este procedimiento comprende los despachos por venta local de productos congelados y conservas
realizados en almacén de los Centros de Distribución.

3. RESPONSABLES
Los responsables que ejecuten el procedimiento son:

Líder
 Asistente Comercial de Ventas Locales Provincias
 Asistente Administrativo de Provincia

Participantes
 Consumo Humano
 Coordinador Comercial de Canal Tradicional
 Contador CH
 Operador de Cámara de Provincia
 Administrador Planta Callao

 Otros
 Vigilancia
 Personal de estiba (Terceros)

4. REFERENCIA
 Transacción SAP: MMBE - Resumen de Stocks.
 Transacción SAP: VA21 – Generación de Ofertas
 Transacción SAP: VL01N - Crear entrega de salida.
 Transacción SAP: VFO1 - Crear Factura.
 Transacción SAP: IDCP - Impresión doc. Pre numerado.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 GENERACION DE OFERTAS.- Registro en SAP, que compromete mercadería con el pedido de un
cliente específico y que formaliza el inicio de los trámites de despacho.
 DEPOSITO POR VENTA.- Registro en SAP, compromete a todo pago por transacción de ventas
generado por un cliente
 CENTRO DE DISTRIBUCION.- Punto de venta de pescado congelado en las localidades de Cuzco,
Juliaca, Abancay, Andahuaylas
 REEFER.- Contenedor refrigerado instalado en los centros de distribución de Abancay y
Andahuaylas para el almacenamiento y venta de pescado congelado.
 CÁMARA: Instalación construida y equipada para almacenar productos congelados. Se cuenta con
cámaras en las localidades de Cuzco y Juliaca
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Código: DCD01-P03

6. DESCRIPCIÓN

Paso Cuando Responsable Debe En el plazo

A. DESPACHO DE VENTA EN CENTROS DE DISTRIBUCION
 Verificar los depósitos en la cuenta corriente de la Inmediatamente el
empresa solicitados por el Asistente Administrativo comprador
Generar el pedido de de CD, Asistente Comercial de Ventas Locales comunique el
6.1. Asistente de Facturación
venta Provincia. depósito por la
 Realizar el pedido de venta, dando con ellos la compra
conformidad del depósito realizado por el cliente.
Comunicar al Asistente Comercial de Ventas Locales
Llega la unidad de Vigilancia Provincias / Asistente Administrativo de Provincia, la llegada
6.2. Inmediato
transporte del cliente de las unidades de transporte para el recojo de productos y
esperar la confirmación para el ingreso.
Vigilancia Realizar la inspección de las unidades según el
Llega la unidad de Antes del ingreso
6.3. procedimiento: SSR02-P05 - Ingreso y Salida de Vehículos
transporte del cliente del vehículo
de Carga.
Asistente Comercial de Ventas La rampa de
Llega la unidad de
6.4. Locales Provincias / Asistente Autorizar el ingreso del vehículo. despacho se
transporte del cliente
Administrativo de Provincia encuentra libre
 Emitir la boleta de venta o factura en el sistema SAP
VF01 por el pedido de venta.
Asistente Comercial de Ventas
 Comunicar al Operador de Cámara de Provincia la
6.5. Se emite el comprobante Locales Provincias / Asistente Inmediato
cantidad y lotes de los productos asociados a la venta.
Administrativo de Provincia
 Revisar la información referente a persona encargada de
recoger el pedido, datos del chofer, unidad de transporte.
 Solicitar firma y sello de recepción al Cliente / Encargado
Asistente Comercial de Ventas de Recojo en las copias del comprobante.
6.6. Se entrega comprobantes Locales Provincias / Asistente  Entregar Comprobantes: Inmediato
Administrativo de Provincia  Boleta de Venta Electrónica
 Factura Electrónica
Asistente Comercial de Ventas
Retiro de productos de la Locales Provincias / Asistente Trasladar los productos asociados a la venta desde el interior
6.7.
venta del almacén Administrativo de Provincia / de la cámara o reefer hasta la plataforma de despacho.
Operador de Cámara

PROCEDIMIENTO
DESPACHO DE PRODUCTOS
Paso Cuando Responsable
Operador de Cámara / Asistente
Comercial de Ventas Locales
Entregar productos al
6.8. Provincias / Asistente
comprador
Administrativo de Provincia /
Personal de estiba (terceros).
6.9. Salida del vehículo Vigilancia
Asistente Comercial de Ventas
6.10. Archivo de documentos Locales Provincias / Asistente
Administrativo de Provincia
Asistente Comercial de Ventas
6.11. Al cierre del día Locales Provincias / Asistente
Administrativo de Provincia
Asistente Comercial de Ventas
Envío de documentos a
Locales Provincias / Asistente
6.12. contabilidad
Administrativo de Provincia
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Debe En el plazo
 Entregar los productos al propietario de la mercadería o
encargado del recojo.
 Coordinar con anticipación en el caso que se requiera el
apoyo de Personal de Estiba (terceros) por el volumen
del despacho.
 Realizar el carguío a la unidad de transporte y autorizar
salida del vehículo y productos de la venta.
Registrar los datos del vehículo y la mercadería en el
formato: DCD01-F02 - Control de Salidas de Pescado Inmediato
Congelado
Generar un archivo correspondiente para cada despacho, en
donde incluirá:
 Copia de factura o boleta electrónica (control
administrativo).
 Copia impresa del pedido emitido por el Asistente de
Facturación.
Enviar el consolidado de las ventas generadas durante el día
al Asistente Administrativo para Centro de Distribución, con
Al cierre del día
sus respectivos datos que incluyen deposito por venta y
numero de facturación
Enviar la documentación correspondiente al Contador CH:
Al cierre contable
 Facturas: copia
de cada mes.
 Boletas: copia
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7. REGISTROS

RESPONSABLE DEL TIEMPO DE DISPOSICIÓN

NOMBRE DEL REGISTRO
CONTROL CONSERVACIÓN FINAL
 Asistente Comercial de
Copia Control Administrativo Ventas Locales Provincias 5 años Eliminación
de Boletas de Venta / Asistente Administrativo
de Provincia
 Asistente Comercial de
Copia Control Administrativo Ventas Locales Provincias 5 años Eliminación
de Facturas / Asistente Administrativo
de Provincia
 Asistente Comercial de
Ventas Locales Provincias
Confirmación de depósito 2 años Eliminación
/ Asistente Administrativo
de Provincia
DCD01-F02 - Control de
Salidas de Pescado  Vigilancia 2 años Eliminación
Congelado

8. ANEXOS
8.1. Anexo – Indicador de Desempeño
 No aplica

8.2. Anexo – Riesgo y Control Asociado

Riesgo Control asociado

El Asistente Comercial de Ventas Locales
Que existan diferencias en la cantidad Provincias y el vigilante deben verificar los
entregada de productos. productos de la venta con el comprobante
emitido antes del retiro del cliente.

Registro de los abonos utilizados Vs. Los

Que se presente doble confirmación de abono.
nuevos abonos

 Se actualizan los participantes de Consumo Humano

Justificación
 Se actualiza la periodicidad de envío de documentos contables desde el CD al
de Cambios Contador CH.
 Se actualiza los responsables de elaboración y revisión del procedimiento.