Ensayo de proyecto de grado

Tema: Gerencia y gestión de proyectos

Realizado por:
Angelmiro Mejía Maldonado
C.C 1.101.684.200

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Programa: Ingeniería de sistemas
Cead: Valledupar César
Abril 2019.
 Introducción

En el presente ensayo se presentará el plan de la gestión del tiempo, plan de gestión

del alcance, plan de gestión de costos, y el plan de gestión de la integración, los
cuáles son elementos muy importantes que permiten la creación de proyectos de
calidad, mediante la identificación de factores como los costos del proyecto, sus
límites y fronteras, y sus plazos durante un tiempo determinado para ser iniciado y
finalizado cumpliendo con las metas y objetivos propuestos previamente.
 Marco teórico o Estado del Arte

Plan de gestión del tiempo

En el Proceso de la Gestión del Tiempo del Proyecto se estudia y establece que

tiempo es necesario para garantizar que el Proyecto posea un plazo viable para
ejecutar con éxito la entrega del resultado esperado por el cliente del Proyecto

El Proceso de la Gestión del Tiempo del Proyecto

Cada Proyecto tiene una duración óptima que permite su realización con un coste
mínimo

Qué es el Proceso de Gestión del Tiempo del Proyecto: el proceso de gestión del
tiempo contiene los procesos de Dirección de Proyectos necesarios para estudiar y
establecer que tiempo es necesario para garantizar que el Proyecto posea un plazo
viable para ejecutar la entrega del resultado esperado del Proyecto.

El Cronograma del Proyecto: es muy importante establecer unos plazos razonables,

realistas, medibles y pactados con el equipo de Proyecto y el cliente o patrocinador
del Proyecto. ¡No lo olvidemos!, el cronograma del Proyecto es un calendario para
el plan definido por el Director del Proyecto.

El objetivo principal del Proceso de la Gestión del Tiempo: definir y determinar el

mejor plazo y calendario posible para el Proyecto. Establecemos también la forma
en la que controlaremos que el Proyecto se complete dentro de los límites
aprobados.

El Enunciado del Alcance del Proyecto: es el proceso de dirección de Proyectos que

consiste en elaborar una descripción detallada de los entregables del Proyecto.

La Estructura del Desglose del Trabajo del Proyecto (EDT): consiste

en particionar el trabajo del Proyecto en componentes más pequeños, para que
sean más manejables y controlables.

El Camino Crítico del Proyecto: el camino crítico del Proyecto nos ayuda a conocer
cuánto tiempo nos llevara el Proyecto y a determinar donde es mejor enfocar los
esfuerzos.
 Como estimar la duración de las tareas del Proyecto

Es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de períodos de trabajo

necesarios para finalizar las actividades individuales del Proyecto. Debemos tener
en cuenta los recursos disponibles

Estimar la duración de las actividades del Proyecto: establece la cantidad de tiempo

necesario para finalizar las actividades del Proyecto. Es una entrada fundamental
del cronograma del Proyecto.

Descomponer los trabajos del Proyecto: debemos definir las actividades del
Proyecto, tomar los trabajos creados en la EDT y descomponerlos para estimarlos
y calendarizarlos. Cuanto más pequeños sean estos trabajos más sencillos será su
manejo. Si tenemos otros Proyectos con los cuales comparar estos trabajos la
estimación del tamaño de los trabajos resultará más sencilla y real.

Secuenciar las actividades del Proyecto: consiste en establecer que actividad va

delante y cual después en el desarrollo del Proyecto.

Tipos de relaciones entre las actividades del Proyecto: Final a Inicio (FS): una
actividad debe finalizar antes que la sucesora pueda iniciar. Inicio a Inicio (SS): una
actividad debe iniciar antes que la sucesora pueda iniciar. Final a Final (FF): una
actividad debe finalizar antes que la sucesora pueda finalizar. Inicio a Final
(SF): una actividad debe iniciar antes que la sucesora pueda finalizar

Tipos de dependencias entre las actividades del Proyecto: tenemos las

dependencias obligatorias (Hard Logic) +las dependencias discreccionales (Soft
Logic) + las dependencias externas (marcadas por gobierno o legislaciones).

Tipos de estimaciones: tenemos la estimación de tres valores o análisis de

PERT + la estimación análoga + la estimación paramétrica + la estimación
heurística.

Recalcular los tiempos del Proyecto: el Project Manager tiene la responsabilidad

de monitorear y recalcular periódicamente la estimación del tiempo de su Proyecto
durante todo el ciclo de vida y hasta la conclusión del Proyecto.
 La Línea Base del Cronograma del Proyecto

Es la versión aprobada de un modelo de programación que nos servirá de

comparación con lo que realmente ocurra cuando ejecutamos el Proyecto

La Línea Base del Cronograma es un documento público: la Línea Base del

Cronograma del Proyecto ha sido aprobada por los stakeholders y solo se puede
modificar con el procedimiento formal de Control de Cambios del Proyecto.

Nos ayuda a hacer el seguimiento a través de los hitos: esta línea base del proyecto
es un documento público ya que permite a las personas externas hacer un
seguimiento del Proyecto, por lo tanto, se trata de un documento sumamente
comprometedor para el Director del Proyecto.

Como se puede modificar la Línea base del Cronograma: es sumamente

importante entender que la línea base del cronograma del Proyecto sólo se puede
modificar a través de procedimientos formales de control de cambios que habrán
sido previamente definidos.

La Línea Base del Cronograma te medirá y te evaluará: ¡a ti como Project Manager

y a tu equipo de Proyecto! La línea base del cronograma del Proyecto mide nuestro
desempeño como Directores de Proyecto.

El Cronograma del Proyecto

El Cronograma del Proyecto es un modelo de programación que presenta las

actividades del Proyecto en relación con sus fechas planificadas de inicio y fin,
duraciones, hitos y recursos

Qué debemos contemplar para realizar el Cronograma: el proceso de desarrollar el

cronograma del Proyecto tiene que contemplar los riesgos del Proyecto, los riesgos
asociados a las estimaciones de tiempo, y establecer los planes de respuesta a
estos riesgos. También tiene que tener en cuenta el alcance del proyecto, la
asignación de los recursos, el calendario de recursos, las APO’s, FAE’s, la línea
base, etc.

Contenido del Cronograma del Proyecto: El cronograma del Proyecto debe contener
una fecha de inicio y una fecha de finalización planificadas para cada actividad + la
relación existente entre las actividades del Proyecto + las fechas planificadas de la
realización de esas actividades + la duración de esas actividades y su impacto en
el Proyecto + los hitos del Proyecto + los recursos.

Presentación del Cronograma: el Cronograma del Proyecto puede ser en diagramas

de barras, diagramas de hitos, diagramas de red, etc., se deja a elección del Director
del Proyecto, pero siempre debe estar soportado en un formato editable, claro y de
fácil lectura.

Plan de gestión del costo

Para determinar el costo de un proyecto debemos tener definido el alcance. Si el

alcance está poco definido tendremos poca precisión en los estimados de costos y
la probabilidad de tener desviaciones será mucho mayor. Adicionalmente, el
cronograma de ejecución también nos afecta porque si debemos hacerlo en menos
tiempo, posiblemente usaremos más recursos. O si el proyecto es largo debemos
tener en cuenta factores que afectan los costos, como la inflación, la estabilidad
monetaria, modificaciones contractuales, etc. También deberemos tomar en cuenta
otros factores tales como el análisis de riesgo, los estándares de calidad, los
procesos de procura, etc.

A menudo nos encontramos que dentro de las organizaciones se “solicita” a las

diferentes disciplinas involucradas en el proyecto su mejor estimado sin establecer
lineamientos claros para realizar esta actividad, por lo que es muy probable que
cuando unificamos la información estemos sumando peras con manzanas y,
adicionalmente, a la hora de controlar los costos no tengamos criterios unificados
que den una información confiable. Un ejemplo sencillo lo tenemos cuando se
requieren productos o servicios que deben ser adquiridos en moneda extranjera y
previamente no fijamos la tasa de cambio a la que se va a realizar la conversión.
Otros factores a tomar en cuenta y que requieren unificación de criterios podrían
ser las políticas de pago de la empresa o los costos de las garantías (fianzas, cartas
de crédito, etc.), la inflación, políticas de penalización de la empresa, etc.

Lo indicado en el párrafo anterior resalta la importancia de tener un Plan de Gestión

de Costos, el cual es el producto o resultado del Proceso de Planificar la Gestión de
los Costos. Este proceso está contemplado por primera vez en la quinta edición de
la Guía de PMBOK ®, dentro de la Gestión de Costos del Proyecto, junto con los
procesos ya existentes: Estimar los Costos, Determinar el Presupuesto y Controlar
los Costos.

El Proceso de Planificación de los Costos comienza en las etapas iniciales de la

planificación del proyecto. Para realizarlo se requiere conocer el alcance, el
cronograma de ejecución, la información sobre riesgos del proyecto, políticas de
contratación, condiciones de mercado, tasas de cambio, inflación y políticas,
procedimientos y guías relacionadas con control de presupuesto, etc.

El plan se realizará utilizando herramientas tales como juicio de expertos, técnicas

analíticas y reuniones del equipo de proyecto (director de proyecto, patrocinador,
expertos, interesados, etc.). El producto de este proceso es el Plan de Gestión de
Costos en el cual se establecerá:

Las unidades de medida: dependiendo de la descripción del elemento al que se le

asignará costo, pueden ser unidades de tiempo (horas hombre, días, semanas,
etc.), de cantidad (metros, metros cuadrados, toneladas, litros, etc.), pago único
(unidades, suma global, etc.).

Nivel de precisión: define el grado de redondeo de las cifras. Esto dependerá de la

magnitud del proyecto.

Nivel de exactitud: dependiendo del grado de definición del alcance del proyecto, la
estimación de costos podrá tener una mayor o menor desviación. Por ejemplo, si la
información disponible es de alto nivel es posible que estemos manejando cifras de
± 30 % pero a medida que se avanza en el desarrollo del proyecto y con una mejor
definición del alcance estas variaciones permitidas pueden ser de ± 5%. Aquí se
definirá cómo se va a manejar esta incertidumbre y se establecerán los criterios
para determinar los montos para la contingencia y su uso posterior.

Enlaces con los procedimientos de la organización: se debe definir dentro de la

estructura de desglose del trabajo (EDT), el componente que se utilizará para la
contabilidad de costos, el cual estará relacionada con el sistema de contabilidad de
la empresa. Si esto no se hace adecuadamente se requerirán controles paralelos y
procesos adicionales para reflejar los costos del proyecto en los sistemas de control
financiero de la empresa.

Umbrales de control: lineamientos sobre el porcentaje de desviación en los costos

permitido antes de requerirse acciones correctivas.
Reglas para medir el desempeño: definición de los indicadores de desempeño
asociados a costos (valor ganado, compromisos, ejecución presupuestaria, etc.)
Distribución de la información de gestión de costos: debe estar adaptada a los
requerimientos de información de los diferentes interesados del proyecto, como el
contenido del informe (formato, nivel de detalle, etc.), la frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual) y el medio de distribución (en línea, formal, correo electrónico,
presentaciones).

Detalles adicionales: descripción de la estrategia de financiación, procedimientos de

registros contables, etc.

La inclusión del Proceso de Planificación de Gestión de Costos ayudará a mejorar

las estimaciones de costos dentro de los proyectos y facilitará el control posterior,
ya que se están fijando criterios que serán compartidos por todos los integrantes del
proyecto. Si bien cuando este proceso se realice por primera vez requerirá un
esfuerzo de consolidación de normas, políticas y procedimientos de la empresa, a
largo plazo su realización será bastante expedita, especialmente si pasa a formar
parte de la documentación genérica de proyectos y se documenta con las lecciones
aprendidas.

Plan de gestión de la integración

La Gestión de la Integración del Proyecto engloba los procesos y actividades
necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los procesos
de la gestión de proyectos.
 La responsabilidad fundamental del director de proyecto, es que éste marche bien.
Lo que implica, mantener siempre una visión de conjunto. Es decir, gran parte de
su trabajo consistirá en llevar a cabo lo que se ha planteado en el plan de proyecto.
De manera que si las cosas empiezan a torcerse y desviarse de lo que estaba
previsto o planificado, será el director de proyecto el responsable de llevar a cabo
las acciones correctivas y preventivas necesarias para volver a alinear el plan con
los objetivos del proyecto.
Es por ello que el trabajo diario del director de proyecto, tiene una naturaleza
integradora. Esto consiste, entre otros, en entender el alcance del proyecto,
transmitir la información y comunicar a los interesados. De la misma manera, en
realizar las actividades necesarias para producir los entregables y controlar y medir
el adecuado progreso del proyecto.
La PMBOK® Guide 5th, identifica 6 procesos para llevar a cabo la Gestión de la
Integración del Proyecto:

 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto. Consiste en desarrollar un

documento que autoriza formalmente un Proyecto o una fase. Así como en
documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas
de los interesados.

 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto. Consiste en documentar las

acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes
subsidiarios.

 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto. Consiste en ejecutar el trabajo definido

en el Plan para la Dirección del Proyecto. Permite cumplir con los objetivos del
mismo.

 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Consiste en monitorear, revisar y

regular el avance. Con el fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos
en el Plan para la Dirección del Proyecto.

 Realizar Control Integrado de Cambios. Consiste en revisar todas las solicitudes de

cambio. También en aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los
activos de los procesos de la organización, en los documentos del Proyecto y en el
Plan para la Dirección del Proyecto.

 Cerrar el Proyecto o la Fase. Consiste en finalizar todas las actividades en todos los
grupos de procesos de dirección de proyectos. Lo que permite completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
 Plan de gestión del alcance

El Plan de Gestión del Alcance es un componente del plan para la dirección del
proyecto o programa que describe cómo será definido, desarrollado, monitoreado,
controlado y verificado el alcance.

Los componentes del Plan de Gestión del Alcance son:

 El proceso para elaborar un enunciado detallado del Alcance del Proyecto

 Establecer los roles y responsabilidades sobre el Alcance del Proyecto

 El proceso que permite la creación de la EDT/WBS a partir del Enunciado detallado
del Alcance del Proyecto;

 El proceso que establece cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS.

 El proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables

del proyecto que se hayan completado.
 El proceso para controlar cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al
enunciado del alcance detallado del proyecto (Proceso de Realizar el Control
Integrado de Cambios).

¿Qué es Plan de Gestión de los Requisitos?

El Plan de Gestión de los Requisitos es un componente del plan para la dirección
del proyecto que describe cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los
requisitos.

Los componentes del Plan de Gestión de los Requisitos incluyen, entre otros:

 Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a

los requisitos y qué se informará sobre éstas.

 Las actividades de gestión de la configuración, según: cómo se iniciarán los cambios

del producto, cómo se analizará el impacto, cómo será el monitoreo, seguimiento y
reporte, así como los niveles de autorización requeridos para aprobar dichos
cambios;

 El proceso para priorizar los requisitos.

 Las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso.

 La estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos se

plasmarán en la matriz de trazabilidad.
 Conclusión

Como se vieron estos factores son indispensables a la hora de implementarlos en

la ejecución de un proyecto, porque nos permite planificar, organizar y administrar
el tiempo por cada una de las actividades, así como estimar los costos asociados a
cada una de las mismas, también de la importancia de establecer roles y
responsabilidades, además del guiar y monitorear la ejecución del proyecto para
prevenir que trace un rumbo diferente al planteado por el director del proyecto.
 Referencias Bibliográficas

(2017). Página web de Executive Master Project Manager. Gestión del Tiempo del
Proyecto. Recuperado de: https://uv-mdap.com/programa-desarrollado/bloque-i-el-
ciclo-de-vida-del-proyecto/modulo-3-planificacion-del-proyecto/gestion-del-tiempo-
del-proyecto/

González, Beatriz. (2015). Página web de FICARA Propulsión Empresarial.

Planificación de la Gestión de Costos en un Proyecto. Recuperado de:
http://ficprem.com/planificacion-de-la-gestion-de-costos-en-un-proyecto/

Castaño, Gladys. (2016). Página web de Gladys Gbegnedji. Gestión de la

integración del proyecto. Recuperado de:
https://www.gladysgbegnedji.com/gestion-de-la-integracion-del-proyecto/

Manager, Project. (2014). Página web de Executive Master Project Manager. ¿Qué
es el plan de gestión del alcance? Recuperado de: https://uv-mdap.com/blog/plan-
de-gestion-del-alcance/