Pemisahan Pekerjaan

Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang. Bagian pengendalian mencatat secara

terperinci berbagai aktiva fisik persediaan, dan bagian gudang harus menyimpannya.

Pemisahan bagian buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran kas. Aktiva yang
berpotensi eksposure adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva adalah buku pembanhtu
utang usaha dan akun kas di buku besar.

Supervisi
Inspeksi aktiva. Ketika barang datang dari pemasok, bagian penerimaan harus memeriksa
jumlah dan kondisinya (dari kerusakan, cacat, dan sbg), sehingga bagian penerimaan
menerima salinan kosong dari pesanan pembelian asli yang berasal dari bagian pembelian.
Supervisi adalah hal yang sangat oenting dalam bagian ini, untuk memastikan bahwa staf
administrasi bekerja dengan baik dalam melakukan kewajiban yang penting tersebut.

Pencurian aktiva. Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang
tidak memadai dapat menciptakan situasi yang kondusif untuk terjadinya pencurian
persediaan dalam transit.

Catatan Akuntansi
Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai
agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya hingga ke laporan
keuangan. Siklus pengeluaran memengaruhi cetatan akuntansi sebagai berikut; buku besar
pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku besar. Selain catatan akuntansi,
siklus pengeluaran harus menyediakan informasi pendukung seperti, file permintaan
pembelian, file pesanan pembelian, dan file laporan penerimaan.

Pengendalian Akses
Akses langsung. Perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan
persediaan. Pengendalian akses langsung meliputi, kunci, alarm, dan akses ke berbagai area
yang berisi persediaan dan kas.

Akses tidak langsung. Perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang
mengendalikan aktiva fisiknya. Dengan berbagai dokumen pendukung yang tepat, transaksi
tipuan dapat dibuat tampak sah bagi sistem dan dapat dibayar.

Verifikasi Independen
Verifikasi independen oleh bagian utang usaha. Tiap dokumen berisi berbagai fakta yang
berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi
bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban, yang meliputi kegiatan,
permintaan pembelian, pesanan pembelian, lapran penerimaan, dan faktur dari pemasok.

Verifikasi independen oleh bagian buku besar. bagian ini menerima voucher jurnal dari
bagian pengendalian persediaan, utang usaha, dan pengeluaran kas. Dari ringkasan ini
diverifikasi bahwa kewajiban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan
bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.

PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER DAN APLIKASI PENGELUARAN KAS

Bagian Pemrosesan Data Tahap 1
Siklus pendapatan (dalam perusahaan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan
manufaktur) yang sesungguhnya memulai aktivitas pemrosesan data. Ketika persediaan
berkurang karena penjualan atau produksi, sistem akan menetukan barang dalam file buku
besar oembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke titik pemesanan ulangnya
yang kemudian akan dicatat dalam file permintaan terbuka. Pada akhir jam kerja, sistem akan
menyortir berbagai file permintaan terbuka. Kemudian informasi surat-menyurat pemasok
akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen
lpermintaan pembelian, sedangkan salinan berbagai dokumen masuk ke prosedur manual
dalam bagian pembelian dan utang usaha.

Sistem Pemrosesan data pembelian

 Sistem Pemrosesan data Pengeluaran Arus Kas

Struktur record untuk file siklus pengeluaran

Bagian Pembelian
Bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas 5 bagian yang berbagai
salinan dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file
bagian pembelian sendiri.
Program komputer yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan dan membuat permintaan
pembelian biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian meverifikasi transaksasi
pembelian sebelum memasukkan pesanan. Jika pengendalian komputer yang memadai
diterapkan untu mencegah atau mendemteksi kesalahan pembelian, maka prosedur
pemesanan yang lebih efisien dapat diimplementasikan. Pendekatan alternatif untuk otorisasi
dan memesan persediaan, yaitu alternatif satu merupakan sistem membuat dokumen pesanan
pembelian dan mengirimnya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani
kemudian dikrim ke pemasok serta salinan dikirim ke pemakai internal lain. Alternatif kedua,
proses pemesanan melalui distribusi pemesanan langsung ke pemasok dan pengguna internal.
Sistem ini memnghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf
bagian pembelian. Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut
pertukaran data elektronik (electronic data interchange – EDI). Metode ini
tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).

Bagian Pemrosesan Data Tahap 2

Bagian penerimaan. Ketika barang diterima dari pemasok akan dibuat laporan penerimaan
oleh bagian penerimaan, dan salinan lain dikirim k bagian pembelian, utang usaha, dan
pemrosesan data.