JAWABAN DAN SOAL UTS !

1. Jelaskan pengertian arsip dan kearsipan !

Jawab : arsip adalah kumpulan warkat yg disimpan secara teratur karena memiliki nilai guna sehingga sewaktu2 diperlukan
tersedia. Kearsipan adalah kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara teratur menggunaka sistem tertentu dan bila
diperlukan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat.

2. Jelaskan alasan mengapa setiap organisasi melakukan kearsipan?

Jawab: setiap organisasi melakukan kearsipan karena arsip di jadikan sebagai ingatan suatu organisasi, pembuktian autentik, bahan
dasar perencanaan dan pengambilan keputusan dan dijadikan sebagai barometer kegiatan suatu organisasi.

3. Jelaskan apakah setiap surat otomatis diarsipkan ? surat yang bagaimana yang layak dijadikan arsip ?
Jawab : tidak semua surat otomatis di arsipkan. Yang diarsipkan hanya surat yang memiliki nilai guna saja.
Surat yang layak dijadikan arsip adalh surat2 yang memiliki : a. nilai adm. (program kerja, uraian tugas pegawai, dll)
b. nilai hukum (peraturan jual beli, akte kelahiran, dll)
c. nilai fiscal (kuitansi, laporan keuangan,dll)
d. nilai penelitian ( laporan penelitian ilmiah para ahli)
e. nilai pendidikan (kurikulum, SAP, GBPP)
f. nilai dokumentasi (naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda,dll)

4. Sebutkan dan jelaskan klasifikasi arsip!

a. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang sangat penting bagi kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat digantikan
kembali bila dimusnahkan dan organisasi akan mengalami kerugian besar bila hilang. Co : akte pendirian perusahaan, surat
jaminan, ijasah pendidikan.
b. Arsip penting (important) adlh arsip yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu organisasi. bila hilang kelancaran operasi suatu
organisasi akan terhambat. Arsip ini dapat diganti tetapi membuthkan biaya dan waktu yg cukup lama. Co: arsip2 bukti
keuangan.
c. Arsip berguna ( useful) adalah arsip yg berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah apabila hilang. Arsip ini
membantu kelancaran operasi suatu organisasi. arsip ini disimpan sesuai dengan keperluan saja. Co : surat2 pesanan, surat2
penagihan.
d. Arsip tidak esensial (non essential) adalah arsip yang memiliki nilai guna terbatas yaitu arsip2 yg tidak perlu disimpan sebagai
bukti. Arsip ini dpat dimusnahkan setelah dipakai. Co : surat undangan, brosur2.

5. Jelaskan perbedaan antara file, records, archieves! Dan dimana arsip tersebut disimpan?
Jawab : File adalah Arsip Aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, jadi
masih secara langsung dipergunakan. Records adalah Arsip In aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi arsip, diserahkan
penyimpanannya ke Unit Kearsipan pada instansi bersangkutan. Archieves adalah Arsip Statis yang terdapat di Arsip Nasional
Republik Indonesia Pusat atau Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah. Jadi Arsip Statis adalah arsip-arsip yang secara tidak
langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Semua arsip tersebut disimpan di unit kerja/unit kearsipan/ arsip nasional.

6. Jelaskan daur hidup arsip !

Tahap penciptaan yaitu lahirnya arsip, kemudian arsip didistribusikan kepada orang yang berkepentingan dengan arsip tersebut,
setelah arsip sampai ditangan orang yg dituju kemudian arsip tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan, kemudian arsip
disimpan sesuai dengan sistem tertentu apabila arsip tersebut berguna seumur hidup maka arsip tersebut tetap disimpan, dan
apabila arsip yang hanya memiliki umur yang terbatas maka setelah umur arsip habis arsip tersebut dimusnahkan.
7. Jelaskan ruang lingkup manajemen arsip!
Penciptaan arsip yaitu arsip dibuat dengan kertas, tinta, yang berkualita tinggi serta menghindari arsip yang tidak diperlukan dan
menentukan krikteria arsip.
Penyimpanan arsip yaitu menentukan azas kearsipan, sistem kearsipan, peralatan dan perlengakapan arsip.
Penemuan kembali arsip yaitu prosedur apa yang akan digunakan untuk memudahkan arsip ditemukan secara efisien serta prosedur
peminjaman dan pengembalian arsip yang dapat mengontrol arsip tsb.
Pemeliharaan arsip yaitu arsip dijaga keutuhan dan keamanannya, memilih peralatan untuk menghindari kehilangan dan kemusnahan
arsip serta memperbaiki apabila da arsip yang rusak.
Penyusutan arsip yaitu setelah arsip tidak memilik nilai guna lagi maka harus disusutkan sesuai dengn cara dan prosedur penyutusan
arsip sesuai yang tercantum dalam jadwal retensi (jadwal umur arsip), setelah itu dibuat daftar pertelaan yaitu daftar arsip-arsip yang
telah di atur menurut permasalahan dan membuat berita acara yaitu golongan arsip yang akan dimusnahkan, jumlah, dan
penanggungjawab pemusnahan.

8. Apa yang dimaksud surat?

Jwb : surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya
mencakup lima hal: sarana komunikasi, alat bukti tertulis, alat pengingat,bukti historis dan pedoman kerja.

9. Apa yang dimaksud surat masuk? Ada berapa jenis, jelaskan!

Jwb : Surat masuk adalah surat-surat yang diterima perorangan atau dari suatu organisasi.
Jenis surat masuk :
Surat penting yaitu semua surat yang berisi masalah2 pokok yang mempengaruhi langsung atau tidak langsung pencapaian
organisasi. apabila hilang dpat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Co : surat2 yg menyangkut kebijakan pelayanan pegawai,
keuangan, perencanaan, dll
Surat dins biasa/rutin adalah surat yang tidak tergolong penting, bukan rahasia dan buka surat peribadi dan Kegunaanya relative
singkat. Co : surat undangan, surat seminar.
Surat rahasia adalah surat yang berisi informasi yang bersifat rahasia dan informasi trsebut hanya boleh diketahui oleh orang yang
dituju oleh surat tersebut. Co : surat pemberitahuan penggantian pin atm.

10. Apa yang dimaksud surat keluar? Ada berapa jenis, jelaskan!
Jwb : surat keluar surat-surat yang dikeluarkan/dibuat atas nama organisasi/perorangan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik
perseorangan maupun kelompok. IDEM NO 9

11. Mengapa surat2 yang msuk dan keluar harus ditangani dengan baik ?
Jwb : supaya informsi dari surat tersebut dapat sampai ketujuan dengan cepat, tepat dan isinyapun aman.

12. Sebutkan 3 sistem penangan surat !

Jwb : sistem buku agenda, sistem kartu kendali dan sistem tata naskah.

13. apakah fungsi dari buku agenda ?

Jwb : Sebagai alat bukti keluar masuknya surat
Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu.
Untuk mengetahui penomoran surat keluar.
Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat

14. jelaskan isi agenda surat masuk !

No urut Tanggal surat Pengirirm Perihal surat Diteruskan Ket.
penerimaan tanggal nomor kepada

15. jelaskan isi agenda surat keluar !

No surat Dikirim Kepada Perihal surat lampiran Hubungan dengan surat Ket.
urut tanggal nomor no./tgl.
16. apa yang dimaksud dengan buku ekspedisi ? ada berapa macam buku ekspedisi?
Jwb : Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat.
Macam buku ekspedisi : Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat yang
disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

17. Fungsi buku ekspedisi ? jelaskan isinya !

Jwb : fungsi nya yaitu sebagai bukti penyampaian surat dan sebagai bukti penerimaan surat.
Isi buku ekspedisi :
No. Perihal surat tujuan Tanggal terima Nama penerima paraf

18. Apa yang dimaksud dengan lembar disposisi? Gambarkan formatnya!

Jwb : lembar disposisi adalah lembar yang berisi perintah dari atasan ke bawahan untuk menindaklanjuti surat tersebut.
Format lembar disposisi
LEMBAR DISPOSISI
Tanggal Penyelesaian :
Tanggal / Nomor surat :
Asal Surat :
.
Isi Ringkas :
Instruksi/informasi Diteruskan kepada :

Catatan :

19. Jelaskan cara pengisian lembar disposisi !

Jawab : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

20. Jelaskan prosedur penanganan surat masuk menggunaka buku agenda !

a. Penerimaan surat yaitu meneliti nama dan alamat surat
b. Penyortiran surat yaitu memilih surat berdasarkan jenisnya apakah surat penting, biasa, rahasia atau pribadi
c. Pembukaan surat yaitu khusus untuk surat penting dan surat dinas biasa dibuka serta dibubuhkan tanggal penerimaaan
surat, untuk surat rahasia diserahkan kepada orang yang berkepentingan dengan surat tersebut untuk dibuka
d. Pencatatan surat yaitu surat dicatat kedalam buku agenda surat masuk.
e. Pendistribusian surat yaitu surat dikirimkan kepada orang/bagian yang dituju oleh surat tersebut. Untuk surat yg
membutuhkan tindak lanjut dilampiri lembar disposisi.

21. Jelaskan prosedur penanganan surat keluar menggunaka buku agenda !

a. Pembuatan konsep surat yaitu membuat konsep surat terlebih dahulu
b. Persetujuan konsep surat yaitu konsep surat dimintakan persetujuan terlebih dahulu kepada pimpinn yg berwenang
c. Penomoran dan pencatatan surat yaitu surat diberi no berdasarkan no urut surat keluar, kode2 internal organisasi, bulan
dan tahun pembuatan surat tersbut.
d. Pencatatan surat yaitu setelah surat selesai maka dicatat kedalah buku agenda surat keluar
e. Pengetikan surat yaitu surat diketik berdasarkan bentuk surat yang sudah baku. Sebelum surat dicetak surat tersebut
koreksi terlebih dhulu untuk memastikan surat tsb tidak ada kesalahan.
22. Sebutkan 3 jenis surat dalam penanganan sistem kartu kendali ! sebutkan pula ciri2 nya !
Jwb : surat penting, surat dinas biasa dan surat rahasia
Ciri-ciri surat penting :
a. Tidak dapat diganti dengan surat lain. Bila lambat/hilang mengakibatkan kerugian bagi organisasi.
b. Dapat menimbulkan kerugian bila isi surat tidak diketahui oleh ybs karena isi/informasi yang terkandung tidak terdapat pada
surat lain.
c. Surat tsb mengandung kepentingan yg mengikat sehingga perlu tindak lanjut.
Ciri-ciri surat dinas biasa/rutin :
a. Tidak mengikat sehingga tidak memerlukan tindak lanjut.
b. Tidak menimbulkan kerugian bila pengurusannya terlambat.
c. Mengandung informasi yang bersifat umum.
d. Mudah mencari gantinya bila hilang.
e. Diperlukan dalam waktu yang relatif singkat.
Ciri-ciri surat rahasia :
a. Amplop distempel/dicap tanda “Rahasia”.
b. Biasanya surat rahasia beramplop dua rangkap.
c. Tanda kerahasiaanya terdapat pada amplop dalam (amplop kedua)

23. Jelaskan kenapa hanya surat penting saja yang menggunakan kartu kendali!
Jwb : karena kartu kendali hanya mencatat surat masuk dan keluar yang sifatnya penting saja dan surat tersebut akan
diarsipkan karena penting bagi kelangsungan kegiatan organisasi, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa dicatat pada
lembar pengantar surat biasa. Begitu pula dengan surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

24. Jelaskan maksud pengantar surat biasa ! jelaskan cara pengisiannya!

Jwb : lembar pengantar surat biasa adalah suatu lembar pengantar untuk mengantarkan surat yang sifatnya biasa/rutin kepada
orang yang dituju dalam surat tersebut.
Cara pengisian : (SURAT KELUAR BIASA)
LEMBAR PENGANTAR SURAT RUTIN
UNIT : TANGGAL : JAM PENYAMPAIAN :

NO URUT TUJUAN SURAT TANGGAL/NOMOR ISI RINGKAS KET

SURAT

JUMLAH TANGGAL : JAM :

DITERIMA :

25. Jelaskan maksud pengantar surat rahasia ! jelaskan cara pengisiannya!

Jwb : lembar pengantar surat rahasia adalah suatu lembar pengantar untuk mengantarkan surat yang sifatnya rahasia kepada
orang yang dituju dalam surat tersebut.
Cara pengisian : (SURAT RAHASIA MASUK)
LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
UNIT PENGOLAH : DISAMPAIKAN JAM :

TANGGAL :
NO URUT ASAL SURAT TANGGAL/NOMOR SURAT KET

DITERIMA JAM : TANGGAL :

TANDA TANGAN PENERIMA:
NAMA TERANG :
26. Jelaskan prosedur penanganan surat masuk penting yang menggunakan sistem kartu kendali !
Penerima surat : menerima surat dari pos atau caraka
memeriksa alamat surat,
menyortir surat,
dibuka dan d cap tanda trima.
Pencatat surat : mencatat surat kedalam KK 3 rangkap
Pengarah surat : menerima surat penting dengan disertai KK 3 lembar,
mengisi KK yg belum diisi oleh unit pencatat,
mengarahkan surat untuk diberikan unit kepengolah surat bserta KK 3 rangkap.
TU Pengolah : membubuhkan paraf ke 3 lembar KK ,
KK ke 3 disimpan oleh TU pengolah,
KK 1 dan 2 diserahkan kepengarah surat
Oleh pengarah surat KK 1 disimpan di pengrah surat dan KK ke 2 diserahkan ke penat arsip,
Memberikan surat kepada pimpinan pengolah
Pimpinan pengolah : menerima surat dari TU pengolah
Mengisi lembar disposisi
Lemb disposisi 1 dan 2 adiserahkan kembali ke TU pengolah
Lemb disposisi 2 disimpan di TU pengolah dan lemb disposisi ke 1 diserahkan kepelaksana pengolah
Pelaksana pengolah : menyerahkan surat ke TU pengolah kemudian TU pengolah menyerahkan KK lembar ke 3 kepenata arsip,
dan penata arsip menyimpan KK ke 3 kemudian menyerahkan KK ke 2 ke TU pengolah.

27. Jelaskan prosedur penanganan surat keluar penting yang menggunakan sistem kartu kendali !
Unit pengolah : membuat surat keluar dan lembar tembusan
Mencacat surat kedalam KK
Surat asli dan tembusan serta KK ke 1 dan 2 diserahkan ke pencatat
Pencatat: KK 1 dan 2 diparaf
Mengirimkan surat asli ke ekpedisi untuk dikirim kealamat yang dituju
Tembusan surat dan KK ke 2 diserahkan kembali ke unit pengolah
Dari unit pengolah KK ke 2 diserahkan ke unit pencatat, kemudian dari pencatt surat diteruskan kembali ke penata
arsip, untuk KK ke 1diserahkan ke pengarah surat.
Penata arsip : menyerahkan KK ke 2 ke unit pengolah dan unit pengolah menyerahkan KK ke 3 dan tembusan surat ke penata
arsip

28. Jelaskan prosedur penanganan surat masuk biasa yang menggunakan sistem kartu kendali !
Pencatat : mengumpulkan surat biasa yang masuk selama 1-2 hari kemudian setelah terkumpul mencatatnya ked lm lembar
pengntar 2 rangkap
Menyerahkan surat beserta lembar pengantar ke unit pengolah
Pengolah : menerima surat dan membubuhkan paraf ke 2 lembar pengantar
Menyimpan lembar pengatar 2
Menyerahkan lembar pengantar ke 1 ke pencatat surat

29. Jelaskan prosedur penanganan surat keluar biasa yang menggunakan sistem kartu kendali !
Pengolah : mencatat surat keluar dalam 2 lembar pengantar surat
Menyerahkan surat asli dan tembusan ke pencatat untuk di stempel
Pencatat : memasukan surat asli pada amplop surat setelah distempel dan diteruskan ke ekspedisi untuk dikirim ke alamt yg dtj
Tembusan surat dicap tgl pengiriman dan dikembalikan ke unit pengolah disertai lemb pengantar ke 2
Lembar pengantr 1 disimpan di pencatat surat

30. Jelaskan prosedur penanganan surat masuk rahasia yang menggunakan sistem kartu kendali !
Penerima : surat2 masuk diterima dan dicek alamat nya
Meneruskan surat rahasia ke pencatat
Pencatat : menerima surat rhasia dan mencatatnya kedlam 2 lembar pengantar surat
Menyampaikan surat rahasia dank e 2 lembar pengantar ke unit pengolah
Pengolah : menyerahkan lemb pengantar ke 1 ke pencatat kemudia dari pencatat setelah diperiksa diteruskan lagi kepenata
arsip untuk di arsipkan sedangkan lemb pengantr ke 2 disimpan di unit pengolah
31. Jelaskan prosedur penanganan surat keluar rahasia yang menggunakan sistem kartu kendali !
Unit pengolah : membuat surat setelah itu langsung dimasukan kedalam amplop kemudian suat2 tsb dicatat pada lembar
pengntar surat rahasia kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi untuk dikirim kealamt yanag dituju.

32. Jelaskan kelebihan-kelebihan dan kelemahan-kelemahan dari pengginaan sistem kartu kendali !
Kelebihan :
Kartu kendali mudah ditata karena ukuran kecil.
Surat tidak berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
Dapat digunakan sebagai sarana penelusuran surat.

Kekurangan :
Kartu kendali berupa lembaran, sehingga mudah hilang
Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi surat menjadi tidak tepat