UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONOMICAS

PRIMERO DE GASTRONOMÍA

ESTUDIANTE: Cristian Paul Fraga Caiza

FECHA: 31 ENERO del 2017

AULA: 1° Gastronomía

TEMA: Protocolo Social

¿Cuáles son las principales funciones de un Protocolista?

Las profesión de Técnico en Protocolo y Relaciones Institucionales es a día de hoy una de las más
demandadas. Esto es debido a que cada vez es mayor la importancia que toma la imágen y la
profesionalización en la preparación y elaboración de eventos tanto en el ámbito institucional
como en la empresa privada. También podemos apreciar que en los eventos particulares ya se
precisa de un experto en Protocolo.

Entre las principales funciones nos encontramos:

 1.- Organizar, coordinar y supervisar actos y eventos protocolares de la Institución en la

que desempeña el cargo o de la empresa o particular que requiera sus servicios.

 2.- Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos y eventos protocolares.

 3.- Asesora al personal en general y autoridades en cuanto a la realización de actos y

eventos protocolares de su competencia.

 4.- Coordina, distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo.

 5.- Asesora a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización
de actos y eventos.

 6.- Coordina giras para personalidades y/o delegaciones que visitan una Institución.

 7.- Elabora programas de actos protocolares.

 8.- Selecciona y dirige al grupo de guías protocolares.

 9.- Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,

establecidos por la organización.

 10.- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, informando sobre cualquier anomalía.

 11.- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Además de estas funciones el protocolista debe tener conocimientos acerca de la comunicación

interna, la comunicación externa, la hostelería, la oratoria y la imagen.
Todas estas cualidades y conocimientos hacen que sea muy necesario contar con una persona u
empresa experta en Protocolo y en Relaciones Institucionales ya que hará que el evento que
deseemos tenga todas las garantías de éxito.

Aunque ningún evento es igual a otro, las funciones del guía de protocolo están bien delimitadas
en los eventos técnicos, culturales, institucionales o corporativos.
En todos los anteriores, si el organizador quiere recibir y atender profesionalmente a sus invitados
desde que llegan al evento debe prever personal de protocolo para guiar, informar y
persuadir sobre lo que se quiere comunicar, en las siguientes áreas:

Acceso a la sede del evento: Para que la gente llegue directo al salón de la actividad y no se
sienta perdida.
Registro: Para identificar o registrar al público asistente según la lista de invitados.
Puerta: Para dar la bienvenida al evento y explicar la dinámica de participación o ubicación.
Sala: Para apoyar con la ubicación correcta de los invitados, recoger preguntas y controlar el
tiempo de los recesos o comidas.
Presidium o área de presentación: Aquí se reciben, ubican y atienden durante todo el programa
a las personalidades que presiden ese evento o acto. Este guía también ofrece – y muchas veces
sirve- agua y café.
Un guía de protocolo profesional tiene buenos modales, excelente expresión oral y corporal,
además de buena memoria para grabar nombres y caras bajo presión. Es impecable en su
apariencia y arreglo personal y cuenta con resistencia física, porque hay que estar muchas horas
de pie y con Cara de Hola. Por eso, se prefiere sumar a estos equipos a estudiantes o personas que
tengan ya este perfil.

La empresa debe brindarle a su grupo de protocolo o voluntariado la información oportuna

antes del evento y un entrenamiento continuo especializado para adiestrar las tantas habilidades
que se requieren para hacer que los invitados salgan de su evento con Cara de Hola.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

 Mantiene actualizado el archivo sobre materia protocolar.

 Solicita reposición de caja chica.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
 Participa en la organización, preparación y desarrollo de actos y/o eventos protocolares.
 Asiste al jefe de protocolo en eventos y actos protocolares de la Institución.
 Participa en la coordinación y gestiona el apoyo logístico requerido en los actos y eventos.
 Recibe y atiende a personalidades y/o visitantes durante su permanencia en la Institución.
 Elabora y distribuye invitaciones de actos y eventos protocolares.
 Realiza trámites en cuanto a hospedaje, transporte y comida para personalidades y/o
delegaciones que visitan a la universidad.
 Acompaña a personalidades y/o delegaciones visitantes durante su permanencia en la
Institución.
 Participa en la organización de giras para personalidades visitantes.
 Acompaña a visitantes en las giras organizadas, e indica sitios históricos y turísticos de
la zona.
 Lleva la agenda diaria de actividades de su superior inmediato.
 Lleva el control de las solicitudes de eventos protocolares.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:

RESPONSABILIDAD:

MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Es responsable directo de dinero en efectivo.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad baja.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones frecuentes con hoteles, restaurantes, con instituciones públicas y
privadas, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal
habilidad para negociar y obtener cooperación.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la
ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con las unidades académicas y administrativas de la
Institución, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal
habilidad para negociar y obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado y/o abierto generalmente agradable y no mantiene contacto
con agentes contaminantes.

RIESGO:
El cargo está sometido a una enfermedad, con magnitud de riesgo moderado, con posibilidad de
ocurrencia media.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando
periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario, mención Relaciones Públicas ó el equivalente.

EXPERIENCIA:
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de protocolo y ceremonia.

B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso en el área de relaciones y normas protocolares de por lo menos un (1) año
de duración.

EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de protocolo y ceremonia.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:
Cultura general.
Ortografía y redacción.
Logística.
Protocolo y etiqueta.
Organización de eventos.
Historia y turismo.

HABILIDAD PARA:

Organizar eventos y actos protocolares.

Tratar en forma cortés a personalidades, autoridades universitarias y público en general.
Dar soluciones precisas y oportunas en los casos de imprevistos en los eventos organizados.

DESTREZA EN:

La operación de fax - telex y demás equipos básicos de oficina.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Relaciones públicas y protocolo.

Ingles.
Relaciones Humanas.
Etiqueta.

El personal para eventos es un grupo humano altamente capacitado en protocolo encargados de

brindar la mejor experiencia para los participantes de un evento formal.

Las funciones que maneja el personal de eventos está relacionado a la participación en todas las
etapas de la organización y ejecución de los eventos de acuerdo a la necesidad que demande la
actividad.

Además, cabe destacar que las principales características del personal de eventos son:

1.- Reconocer todos los agentes implicados en la organización de un evento: anfitrión, empresas
organizadoras, empresas de servicios, proveedores; pues de ello depende el correcto desempeño
del personal en el evento ya que puede brindar información a los participantes.

2.- Apoyo en la coordinación de equipos de trabajo en la que se distribuya la organización del

evento. Comisiones que sean capaces de ofrecer una agradable experiencia a los asistentes al
evento, en los que se asignen actividades tales como: comisión de logística, comisión de
relaciones públicas, comisión financiera, etc.
3.- Comprender y dominar las precedencias oficiales y los tratamientos correspondientes. Además
de averiguar los datos principales del evento (día en que se llevará a cabo el evento, hora de inicio
y final del evento, espacios del local y la distribución de servicios en este, lista de participantes,
entre otras.)

4.- Encargado de la recepción y atención a los participantes y personalidades presentes en el

evento, de igual manera, del apoyo de trámites en cuanto a hospedaje, transporte y comida que
requiera la audiencia.

5.- Habilidades de comunicación y capacidad de atención al cliente. También, mantener un nivel

adecuado de expresión oral y fluidez para mantener informado tanto a los asistentes como a los
organizadores.

6.- Ser una persona con habilidades para la resolución de imprevistos en el evento para evitar
problemas que afecten la imagen de la empresa que organiza el evento.

Antecedentes generales: El ejercicio profesional del Protocolo es una de las más antiguas
actividades de la humanidad, ya que en los albores de la sociedad organizada, los ritos, los hábitos,
las costumbres, los usos sociales y las normas de conducta aparecen tempranamente. Antes de la
promulgación de los primeros códigos jurídicos que organizaban la vida de los hombres y tasaban
los efectos de vulnerarlos, antes incluso de que aparezca el concepto de norma moral, desprendida
de las primeras creencias religiosas, cualquier agrupación social se fue dotando de reglas de
organización, conducta y comportamiento práctico. En estas primeras reglas encontramos el
camino del sentido de lo correcto a lo largo de la historia. No en vano, en nuestros días, las normas
de protocolo responden al triple planteamiento de costumbres y usos sociales (normas sociales),
reglas jurídicas (normas jurídicas) y normas éticas o modos correctos de hacer las cosas, conforme
el común consenso de la llamada moral social.

La vestimenta empresarial o uniforme:

 Dirección General: Lleva vestimenta formal ejecutiva.

 Directores de departamento: Los directores departamentos llevan una
 vestimenta ejecutiva.
 Damas:

 Calzado en color negro de tacón no muy fino.

 Medias de color natural.
 (Aportado por la empresa)
 Falda de vestir de color negro.
 Saco de color negro.
 Camisa color blanca mangas largas.

Caballeros:

 Calzado negro de vestir.

 (Aportado por la empresa)
 Pantalón negro de vestir.
 Camisa blanca mangas largas.
 Saco color negro.
 Personal administrativo: (Asistentes-contabilidad-compras)

Damas:

 Calzado en color negro de tacón no muy fino.

 (Aportado por la empresa)
 Pantalón de vestir de color azul oscuro.
 Saco de color azul oscuro.
 Camisa color blanca mangas largas.
 Caballeros:
 Calzado negro de vestir.
 (Aportado por la empresa)
 Pantalón azul oscuro.
 Camisa blanca mangas largas.
 Saco color azul oscuro

 Personal de servicio al cliente: recepción, centro de negocios, reservas,

 banquetes, teléfonos (Central.)

Damas:

 Calzado en color negro de tacón no muy fino.

 Medias de color natural. (Aportado por la empresa)
 Saco color azul oscuro.
 Camisa blanca mangas largas.
 Falda color azul oscuro.

Caballeros:

 Calzado negro de vestir. (Aportado por la empresa)

 Pantalón negro de vestir.
 Camisa color blanca mangas largas.
 Saco color negro.
 Botones:
 Zapatos de color negro de vestir.
 (Aportado por la empresa)
 Chaleco azul marino, con logo del hotel.
 Camisa blanca mangas largas.
 Pantalón azul oscuro de vestir

Personal de cocina:

 Zapatos cerrados negros, anti resbalantes, limpios.

 (Aportado por la institución)
 B) Chaqueta blanca planchada, con logo del hotel,
 C) Pantalones de cuadros negros y blanco de cocina.
 D) Delantal blanco, planchado, limpio.
 E) Gorro blanco.

Personal Restaurante:

 Zapatos y calcetines negros (de vestir).

 (Aportado por la institución)
 B) Camisa blanca de manga larga.
 C)Pajarita o corbatín de color negro.
 D) Pantalón de pinza negro.
 Personal de limpieza: Especificamos tres tipos de vestuario dentro de este
 departamento.
 Gobernanta:
 Zapatos negros sin tacón.
 Camisa de color blanca.
 Medias de color natural.
 (Aportado por la institución.)
 Saco sport color azul oscuro.
 Falda color azul oscuro.
 Manual Interno de Protocolo UPCT

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 Camarista: (Damas)
 (Aportado por la empresa)
 Zapatos blancos cómodos
 Bata larga color azul y mandil blanco.
 Llevar el cabello recogido
 Limpieza general (Caballeros)
 Zapatos negros de vestir
 (Aportado por la empresa)
 Pantalón negro de vestir
 Camisa color azul, igual al de las camaristas.
 Personal lavandería: Especificamos tres tipos de vestuario.
 Jefe de lavandería:
 Zapatos negros de vestir
 (Aportado por la institución)
 Pantalón crema de vestir.
 Camisa blanca mangas cortas con logo del hotel.
 Personal lavandería:
 (Aportado por la institución)
 Zapatos blancos cómodos.
 Pantalón color blanco.
 Camisa color blanca mangas corta con logo del hotel.
 Personal mantenimiento:
 Zapatos de color negro cerrados cómodos.
 (Aportado por la empresa)
  mono con cierre doble acción color azul oscuro con logo del hotel
 Placa de identificación

Los empleados deberán tener en cuenta:

1. Imprescindible el aseo diario. La higiene es esencial para desempeñar un trabajo cara al público.

2. El cabello limpio, y que esté fuera de la cara.

3. La manos y uñas limpias, cuidadas y sin esmaltes llamativos.

4. En cuanto al perfume, evitar aromas fuertes, optar por fragancias suaves.

5. Los hombres afeitados.

6. El maquillaje femenino discreto. Armonizando la gama de colores (fríos o cálidos) entre boca
y mejillas, es importante utilizar muchas capas de rímel para realzar la mirada.

7. Evitar el mal aliento.

8. No masticar chicle.

9. No fumar.

10. No reír a carcajadas.

11. No gritar.

12. No se discutirá delante de los clientes.

13. No correr por las instalaciones.

14. No comer delante del cliente.

15. Evitar joyas llamativas.

16. No llevar “piercings” ni tatuajes visibles.

17. El uniforme o ropa laboral, se llevara siempre en perfecto estado. limpio y planchado.

18. La falda del uniforme, no será minifalda, medias sin fantasía.

19. Zapatos limpios, con tacón medio.

20. Si se dispone de placa identificativa, llevarla visible en todo momento.

21. Puntualidad.

En cuanto a la metodología que se usará al desarrollarse un evento dependerá de qué clase de

evento sea, es decir, existen normas para cada uno de ellos, por ejemplo:

Festival artístico de danzas internacionales.

El líder deberá delegar a una persona el que se encargará de la guía de una delegación en cuanto
a horas de comida, lugares a visitar, informar horarios de presentación y actividades relacionadas
al evento.

Además deberá organizar a cada miembro protocolario para el lugar en donde se realizará el
evento es decir, cuantas personas deberán estar en la puerta, personas que llevarán a los invitados
a sus asientos, personal en camerinos, personal de iluminación, personal de limpieza de escenario,
personal para audio, personal que deberá estar en coordinación con los jurados, entre otros.