PROJECT MANAGEMENT

TALLER DE MS PROJECT
TALLER N°4
 INDICE

1. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 3

2. TEMAS A DESARROLLAR ............................................................................................... 3

3. DESARROLLO DEL TALLER .......................................................................................... 4

3.1. Configuración de la Ruta Crítica .............................................................................................. 4

3.2. Identificar la Ruta Crítica del proyecto .................................................................................... 7

3.3. Realizar Ajustes de Tiempo y Costo en el Proyecto ........................................................... 12

3.4. Nivelación de Recursos ........................................................................................................... 18

3.5. Creación de la Línea Base ....................................................................................................... 21

3.6. Emitir Informes del Proyecto .................................................................................................. 25

3.7. Emitir la Curva S del Valor Planeado..................................................................................... 28

 TALLER N°5
1. OBJETIVOS
El desarrollo del Taller N° 4, busca lograr los siguientes objetivos en el participante:
 Identificar la Ruta Crítica del proyecto.
 Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto.
 Nivelar los recursos del proyecto.
 Crear la Línea Base del Proyecto.
 Emitir Informes de Planificación en el MS Project.

2. TEMAS A DESARROLLAR
El taller desarrolla los siguientes temas:

 Visualizar la Ruta Crítica del proyecto.

 Realizar el ajuste del tiempo y del costo del proyecto.
 Nivelación de los recursos del proyecto.
 Creación de la Línea Base.
 Emitir Informes del Proyecto.
 Emitir la Curva S del Valor Planeado.
3. DESARROLLO DEL TALLER

Para este taller deben utilizar el archivo Taller 5.mpp.

3.1. Configuración de la Ruta Crítica

Ahora vamos a configurar la ruta crítica del proyecto, para que en el Diagrama de Gant las
tareas críticas se vean de color rojo, para ello realizamos los siguientes pasos:

a) Nos ubicamos en la pestaña Formato, grupo Formato y elegimos la opción Estilos

de texto, como se observa en la Figura 1.

Figura 1: Configuración de la Ruta Crítica.

b) Se mostrará un cuadro de diálogo, en la opción Cambiar seleccionaremos Tareas

críticas, luego en la opción Color elegiremos el color rojo, y clic en Aceptar, como
se observa en la Figura 2.
 Figura 2: Configuración de la Ruta Crítica – Estilos de Texto.

Ahora nuestro Diagrama de Gantt se visualizará de la siguiente forma:

Figura 3: Visualización de la Ruta Crítica en el Diagrama de Gantt.
3.2. Identificar la Ruta Crítica del proyecto

La mayoría de los proyectos tienen varios grupos de tareas, las cuales tienen relaciones
con otras que ocurren al mismo tiempo. Por lo tanto pueden estar programadas en
paralelo. El proyecto puede tener cualquier número de tareas o rutas en paralelo,
dependiendo del tamaño y de la complejidad del proyecto, así como el número de recursos
involucrados.

Para visualizar la Ruta Crítica en la gráfica del proyecto realizamos los siguientes pasos:

a) Nos ubicamos en la pestaña Tarea, hacemos clic en la opción Diagrama de Gantt,

y de la lista emergente elegimos Gantt de Seguimiento. Como se observa en la
Figura 4.

Figura 4: Ingresar a la vista Gantt de Seguimiento.

b) Y obtendremos el siguiente resultado:

Figura 5: Filtrar las Tareas Críticas.
c) Si deseamos ver solamente las tareas de la Ruta Crítica, tenemos que ir a la
pestaña Vista y hacemos los siguientes pasos:

Figura 6: Gantt de Seguimiento - Ruta Crítica del proyecto.

d) Y obtenemos el siguiente resultado:

Figura 7: Visualizar solo las Tareas Críticas.

Como vemos la ruta crítica aun no comprende todo el proyecto, falta ajustar
algunos detalles en el secuenciamiento de las tareas, estos puntos los veremos
más adelante.

Ahora revisamos la Información del proyecto, para lo cual hacemos los siguientes
pasos:
a) Vamos a la pestaña Proyecto, y clic en la opción Información del proyecto

Figura 8: Ir a Información del Proyecto.

b) En la nueva ventana, hacer clic en el botón Estadísticas.

Figura 9: Información del proyecto.

c) En las Estadísticas del proyecto podemos observar la fecha de comienzo y fin, la
duración, el costo y el trabajo del proyecto, como se muestra en la Figura.

Figura 10: Estadísticas del proyecto.

3.3. Realizar Ajustes de Tiempo y Costo en el Proyecto

El proyecto tiene una duración de 78.13 días y un costo de S/. 13,625.00. buscaremos
reducir la duración a 76 días y a un costo que no exceda los S/. 12,800.00. Para realizar
estos ajustes en el proyecto primero vamos a la pestaña Vista y seleccionamos Diagrama
de Gantt, luego desactivamos el filtro de tareas críticas en caso se encuentre activo,
seleccionando la opción „sin filtro‟ y luego realizamos los siguientes pasos:

Figura 11: Desactivar filtro.

a) Ingresar y configurar la columna Texto 1, para que aparezca como Duración 1 (ver
Figura 12). Luego hacemos clic con el botón derecho del mouse y en el menú
emergente hacer clic en la opción Configuración de campo (ver Figura 13).

Figura 12: Ingresar columna Texto 1.

 Figura 13: Configurar la columna texto 1.

b) En la nueva ventana, en el campo Título poner el texto “Duración 1” (ver Figura

14). El resultado final es el que se observa en la figura 15.

Figura 14: Configurar de campo.

Figura 15: Columna personalizada Duración 1.

 c) Copiar los valores del campo Duración en el campo Duración 1, para ello hace clic
en la columna Duración, clic en el botón derecho y en el menú emergente
seleccionar la opción Copiar.

Figura 16: Copiar columna Duración 1.

Pegamos los valores en la columna Duración 1. La columna „Duración 1‟ nos servirá para
comparar los resultados, pues guarda los valores iniciales del cronograma.

Figura 17: Columnas Duración y Duración 1.

d) Modificar las duraciones de las tareas, pero como algunas de las tareas son de tipo
trabajo en éstas haremos los cambios en el campo trabajo, para ello insertamos las
columnas Tipo y Trabajo y procedemos a hacer los cambios que se muestran en la
siguiente figura.
Figura 18: Modificación de la Duración.
Aparte de las modificaciones en la duración y trabajo, también se ha cambiado la
restricción de la tarea 1.4.2.3 Presentar Informe Final, como se observa en la Figura 19.
Pues inicialmente tenía la restricción debe comenzar el 15/12/14, pero como hemos visto
que las demás tareas del proyecto terminan antes estamos moviendo esta restricción para
el 11/12/14.

Figura 19: Restricción de tarea.

Los cambios realizados han conseguido disminuir el cronograma de 78.13 a 75.13, es

decir, cuatro días menos en la duración, con lo cual cumplimos con nuestro objetivo de
tener una duración de 76 días.

Ahora revisamos las estadísticas del proyecto tenemos los siguientes resultados, debemos
obtener un resultado similar a la Figura 20.
 Figura 20: Estadísticas del proyecto.

El costo original era S/. 13,625.00, con los ajustes en la duración de las tareas hemos
logrado disminuir el costo del proyecto a S/. 13,265.00, sin embargo se menciono
anteriormente que el costo del proyecto no debe exceder los 12,800.00.

Ahora realizaremos algunos ajustes en el costo del proyecto, para lo cual se ha logrado
negociar la tasa estándar de algunos recursos, el resultado se muestra en la Figura 21.

Figura 21: Tasa estándar de los recursos.

Luego de cambiar la tasa estándar el costo del proyecto es S/. 12,745.00, es inferior al
costo límite que teníamos. Los resultados los podemos revisar en las estadísticas del
proyecto, como se observa en la Figura 22.
 Figura 22: Tasa estándar de los recursos.

3.4. Nivelación de Recursos

Las opciones de nivelación del MS Project se encuentran en la pestaña Recursos, en el

grupo de Redistribuir, el cual se muestra en la Figura 23. El MS Project sólo permite
redistribuir los recursos tipo trabajo, no los recursos tipo Material y Costo.

Figura 23: Pestaña Recursos – Grupo Redistribuir.

MS Project presenta dos opciones de redistribución de los recursos: Nivelación Manual y

Nivelación Automática.

Nivelación Manual

Para identificar los recursos sobreasignados vamos a revisar la Hoja de Recursos, para
ello vamos a pestaña de tareas, grupo Ver, clic en la lista desplegable y elegir la opción
Hoja de Recursos. En la Hoja de Recursos se puede visualizar el recurso Director del
proyecto y Asistente en color rojo, eso quiere decir que estos recursos están
sobreasignado, como se observa en la Figura 24.
 Figura 24: Recursos Sobreasignados.

Nosotros aplicaremos la Nivelación Manual, la cual trabajaremos en la Vista Uso de

Recursos, para ello vamos a la pestaña Tarea, grupo Ver y en la lista desplegable
seleccionamos la Vista Uso de Recursos, en esta vista podremos identificar cuáles son los
días en que los recursos están sobreasignados.

Figura 25: Vista Uso de Recursos.

Podemos observar una sobreasignación, la cual pertenece al recurso Director del proyecto,
donde el día Lunes 22/09/2014 tiene una sobreasignación de 9 horas. Se puede observar
que éstas 9 horas corresponde a tres tareas se realizan el mismo día por el recurso
Director del proyecto: Tarea Elaborar Plan de Proyecto y Tarea Reunión de Seguimiento 1.
Para nivelar este recurso modificamos el esfuerzo de la actividad Difundir Project Charter
de 7 horas a 6 horas, como se puede apreciar en la figura 26, y con esto se ha eliminado la
sobreasignación del recurso Director del proyecto, el cual ya no aparece en color rojo.

Figura 26: Eliminando sobreasignación.

Realizamos la misma adecuación para el recurso Coordinador y Asistente.

Por último revisamos las estadísticas del proyecto, para ello vamos a la pestaña Proyecto,
clic en Información del proyecto, y luego clic en el botón Estadísticas.

Figura 27: Estadísticas del Proyecto.

3.5. Creación de la Línea Base

Por defecto el MS Project nos muestra la tabla Entrada, pero para verificar los datos de
nuestra Línea Base necesitamos trabajar con la tabla Línea Base, para ello realizamos lo
siguiente:

a) Nos ubicamos en la parte superior de la tabla y hacemos clic derecho, nos

aparecerá un menú emergente (ver Figura 28).

Figura 28: Más tablas….

b) Elegimos la opción Más tablas, como se observa en la Figura 29.

Figura 29: Ventana de tablas.

c) Ahora la información de las tareas del proyecto se mostrarán según la tabla Línea
Base, como se observa en la Figura 30.
 Figura 30: Tabla Línea Base.

d) Para establecer la Línea Base se tiene que fijar la Fecha de Estado, para ello
vamos a la información del proyecto, y fijamos la fecha de estado con la fecha de
fin del proyecto, es decir, 15 de diciembre del 2014.

Figura 31: Establecer Fecha de estado.

e) Ahora si procedemos a establecer la Línea Base, para ello no ubicamos en la
pestaña Proyecto, clic en la opción Establecer línea base.

Figura 32: Opción Establecer línea base.

f) Seleccionamos la opción Establecer línea base…, para el Proyecto completo,

finalmente clic en Aceptar, como se observa en la Figura 33.

Figura 33: Establecer línea base.

g) Finalmente obtendremos el siguiente resultado.

Figura 34: Tabla de Línea Base

.
3.6. Emitir Informes del Proyecto

Ahora que ya hemos definido la línea base del proyecto podemos emitir los primeros
Informes del Proyecto, para lo cual realizamos los siguientes pasos:

a) Vamos a la pestaña Proyecto, y en el grupo Informes seleccionamos la opción

Informes, como se observa en la Figura 35.

Figura 35: Grupo Informes – Opción Informes.

b) En la ventana emergente seleccionamos la opción Generales…, y clic en Aceptar.

Figura 36: Informes.

c) En la nueva ventana seleccionamos la opción Resumen del proyecto, y clic en

Aceptar.
 Figura 37: Informes generales.

d) Finalmente obtenemos el Informe de Resumen del proyecto, como se observa en

la Figura 38.

Figura 38: Resumen del proyecto.

Ahora emitiremos el informe de Carga de Trabajo Planificada, para ello realizamos los
siguientes pasos:

a) Vamos a la pestaña Proyecto, y en el grupo Informes seleccionamos la opción

Informes. Luego en la ventana emergente seleccionamos la opción Carga de
Trabajo y clic en Seleccionar.
 Figura 39: Informes de Carga de trabajo.

b) Seleccionar la opción Uso de Recursos, y luego clic en el botón Modificar.

Figura 40: Informe Uso de Recursos.

c) Se recomienda mostrar la información de la Línea Base principal guardada

anteriormente. Es por ello que configuraremos el informe de Uso de Recursos para
que muestre el valor del Trabajo previsto, como se observa en la Figura 41.
 Figura 41: Informe General.

Si queremos revisar el trabajo previsto asignado a cada uno de nuestros recursos podemos
verlo en la Vista de Uso de Recursos como se puede apreciar en la figura 42.

Figura 42: Vista Uso de Recursos.

3.7. Emitir la Curva S del Valor Planeado

El MS Project nos muestra la Curva S mediante una gráfica, en la cual se representa el

Valor Planeado del proyecto (PV), estos datos se obtienen luego de haber establecido la
Línea Base del proyecto. Para emitir la Curva S del proyecto realizamos los siguientes
pasos:

a) Tenemos que modificar la fecha de estado para que coincida con fecha de fin del
proyecto. Para ello vamos a la pestaña Proyecto, nos ubicamos en el grupo de
Propiedades y hacemos clic en la opción de Información del proyecto. En la
ventana de Información del proyecto en el campo Fecha de estado ingresamos la
fecha 15/12/14 y clic en Aceptar, como se observa en la Figura 43.
 Figura 43: Ingresando Fecha de estado.

b) Ahora en la misma Pestaña Proyecto, nos ubicamos en el Grupo Informes y

hacemos clic en la opción Informes visuales.

Figura 44: Informes visuales.

c) Ahora dentro de los informes de Microsoft Excel seleccionamos el Informe de
horas extra de valor acumulado, y clic en Editar Plantilla.

Figura 45: Informes Visuales – Crear informe.

d) Luego seleccionamos el campo Valor planeado, y clic en Editar Plantilla.

 Figura 46: Informes Visuales – Selector de campos.

e) Finalmente obtenemos la Curva S del proyecto.

Figura 47: Curva S.