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Capitulo 7

Preparativos

La consultoría constituye la fase inicial en todo proceso y contrato de consultoría, el consultor y el


cliente se reúnen y definen la razón por la cual se ha recurrido al consultor para determinar el
enfoque y el alcance de la tarea asignada, los resultados de estos contactos, conversaciones y
planificación se reflejan luego en el contrato de consultoría, cuya firma se considera la terminación
de esa fase inicial.

Los preparativos son una parte de adaptación, el cliente quiere asegurarse que está tratando con
el consultor adecuado y el consultor ha de estar seguro que es la persona apropiada o que su
organización es la adecuada para abordar el problema.

Contactos Iniciales

El consultor establece el contacto

Dirigirse a los clientes potenciales sin que estos lo hayan solicitado es una de las formas de
comercializar los servicios de consultoría

Si el consultor contacta a un cliente sobre el cual tiene suficiente información y puede mostrarle
que conoce sus problemas las posibilidades a la asignación de una tarea aumentan.

El cliente establece el contacto

En la mayoría de los casos el cliente establecerá el primer contacto. Esto implica que capta la
existencia de algunos problemas de gestión en su organización y la necesidad de contar con un
asesoramiento independiente algunas de las razones son:

Fama, recomendación, experiencia en el pasado.

Primeras Reuniones

Nunca se insistirá en la importancia del comportamiento y desempeño del consultor durante las
primeras reuniones con el cliente. La primera reunión debe considerarse como una oportunidad
para conquistar la confianza del cliente y causarle una impresión favorable.

El consultor quiere estar seguro que se reunirá con la persona que adopta la decisión que puede
autorizar la realización de un estudio preliminar de diagnóstico y que velará por que se faciliten los
recursos necesarios que faciliten la tarea.

Si un ejecutivo de categoría superior (director o gerente) está de acuerdo en reunirse con el


consultor, la organización de consultoría debe enviar a un representante de igual nivel.

Toman a mal un método que consiste en que los mejores elementos representan la organización
de consultoría al comienzo para impresionar a los clientes, pero la realización de las tareas se deja
en manos de personal de menor capacidad.

Preparación de las reuniones iniciales.


El consultor debe preparase a fondo, debe estar familiarizado con los tipos de problemas que se
pueden plantear en la organización, debe conocer que productos o servicios suministra su cliente,
teniendo información sobre las ventas, tipos y fuentes de materias primas, los problemas de la
industria, principales productores, ver los estados financieros.

Objeto de la reunión

El consultor debe estimular al cliente a que hablé de su empresa, que dificultades existen y que
expectativas hay, así el consultor evaluara las necesidades del cliente, los honorarios el cliente
pude estar al tanto de cuánto cobran los consultores,

Acuerdos sobre cómo proceder

Si llegan a un acuerdo de trabajar juntos y el cliente está dispuesto a acceder a que se efectué un
diagnostico preliminar del problema de debe abarcar; alcance y objetivo, los registros e
información que se pondrán a disposición, la remuneración por el diagnostico, cuando se concluirá
el diagnostico preliminar y como se presentará la propuesta al cliente.

El cliente pude contactar varias propuestas de consultores e informarle y puede tomar de 30 a 45


días para comparar y hacer su elección.

Practicas indeseables en culto al pago: utilizan estudios gratuitos como instrumento de


comercialización (puesto que el consultor no puede trabajar por nada otro cliente paga por ese
estudio “gratuito”. La práctica de los clientes de recuperar información e ideas de diferentes
consultores sin pagar nada por ese servicio profesional.

7.2 Diagnostico preliminar de los problemas

Alcance del Diagnostico

Definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto, análisis rápidos
de información esencial de acuerdo a la experiencia, se necesita para entender el problema
correctamente, y evaluar de manera realista las posibilidades de ayudar al cliente, por lo general
se tarde de 1 a cuatro días, cuando se trata de cometidos más difíciles se estima un tiempo de 10
días.

Algunas pautas metodológicas

Reunión y análisis de la información sobre las actividades, perspectivas del cliente, las relaciones
jerárquicas, adaptar una visión dinámica y global de la organización,

La utilización de comparaciones

Las realizaciones del pasado (si el rendimiento de la organización se ha deteriorado y si es de tipo


correctivo

Niveles sectoriales para realizar un comparativo entre empresas, también se deben evaluar cifras
cuantitativas como por ejemplo la cultura organizacional, la estructura organizacional.
La participación del cliente

El dialogo mostrara lo que piensa el cliente acerca de los diferentes aspectos de su empresa;
objetivos, metas y capacidades.

Fuentes de Información

Material publicado y los registros