PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

1.0 PROPÓSITO
1.1 Establecer el control de los documentos de origen interno a fin de que las copias
aprobadas se encuentren disponibles en los lugares de uso.
2.0 ALCANCE
2.1 Desde que se genera un documento del sistema, hasta su disposición una vez
que es obsoleto y cumplió su ciclo de vida.
3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO
3.1.1 Aprobar los documentos del Sistema de Gestión Integral.
3.2 DEL COORDINADOR DEL S.G.I.
 3.2.1 Revisar los documentos del Sistema de Gestión Integral.
3.2.2 Asegurar que los documentos cumplan los requisitos establecidos en las
normas de gestión de calidad, ambiental y de seguridad.
3.3 DE LOS JEFES DE AREA:
3.3.1 Elaborar los documentos necesarios para la operación eficaz de sus
procesos.
3.3.2 Solicitar la revisión y aprobación de su documentación y entregar los
archivos electrónicos fuente (.doc, .xls, .pdf, etc.) al Coordinador del S.G.I. para su
resguardo.
3.3.3 Una vez revisada y aprobada, reproducir las copias necesarias para su
distribución.
3.3.4 Controlar la distribución de la documentación.
3.3.5 Recuperar los documentos en caso de ya no requerirlos para su uso.
3.3.6 Recuperar los documentos obsoletos y destruirlos.
3.3.7 Asegurarse de que los documentos estén disponibles en los lugares de
uso.
3.3.8 Identificar los documentos obsoletos, si se decide conservarlos por alguna
razón.
3.3.9 Apegarse a lo establecido en el presente documento.
3.4 DEL PERSONAL EN GENERAL.
3.4.1 Apegarse al presente procedimiento.
3.4.2 Cumplir con los requisitos establecidos en nuestro Sistema de Gestión
Integral (SGI) relativos a Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo,
tanto en lo relativo a las normas como a los requisitos legales y reglamentarios
aplicables.
3.4.3 Portar el equipo de seguridad apropiado a la actividad que realiza de
acuerdo al MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
3.4.4 Cumplir al realizar sus actividades, con todos los cuidados de protección
ambiental que además de estar establecidos en el SGI, se determinan en la
reunión de 5 minutos antes de cada jornada.
4.0 DEFINICIONES
4.1 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS POR ÁREA.- Relación de documentos
que forman parte del Sistema de Gestión Integral.
4.2 FORMATO.- Hoja diseñada para hacer más fácil y uniforme el registro de
actividades o información
5.0 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

5.1 ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

5.1.1 Todo documento es elaborado por los jefes de área con base en la
estructura de los ya existentes, es decir, si se quiere elaborar un nuevo proceso
o procedimiento, se toman como base los ya emitidos.
5.2 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
5.2.1 Se envía al Coordinador del S.G.I. para su revisión. Posteriormente se
turna al Director Administrativo para su aprobación.
5.2.2 En caso de requerir algún cambio se regresa al autor para que efectúe los
ajustes correspondientes.
5.3 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
5.2.1 Los documentos del Sistema de Gestión Integral pueden ser modificados
o actualizados cuando sea necesario y son revisados y aprobados por los
responsables indicados en el párrafo 5.2 al menos una vez al año.
5.4 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS
5.4.1 Los cambios a los documentos son identificados en el apartado 8.0 de
cada procedimiento o bien resaltando los cambios con letra cursiva.
5.5. ESTADO DE VERSIÓN
5.5.1 La versión vigente de los documentos se indica en el encabezado o al pie
de página de cada documento; la versión inicia con el número 1 y sigue un
consecutivo conforme se le efectúen cambios a los documentos.
5.6 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS
5.6.1 Cada jefe de área, una vez que los documentos son aprobados los
registra en la LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS POR ÁREA, saca las
copias necesarias de dichos documentos y las distribuye identificadas con un
sello con la leyenda “COPIA CONTROLADA” a las áreas que se definan como
sea adecuado. Cada copia que se distribuya se identifica con un número de
copia y se entrega al o a los usuarios, que se hayan definido y se registra en la
LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS POR ÁREA.
5.6.2 En caso de distribución electrónica se sube al servidor interno para su
acceso y se eliminan los anteriores.
5.6.3 Cuando por alguna razón se impriman éstos desde el servidor con fines
de referencia, se consideran estos documentos como “COPIA NO
CONTROLADA”.
5.6.4 Cada jefe de área registra las copias entregadas, en el formato
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS del Sistema de Gestión Integral a fin de
identificar quien tiene cada copia de documentos controlados en la organización.
5.7 LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN
5.7.1 Cada jefe de área se asegura que los documentos que se distribuyan
sean legibles y se encuentren identificados independientemente del formato de
distribución en el que se hayan emitido.
5.8 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
5.8.1 Los documentos de origen externo, se administrarán de acuerdo al
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN
EXTERNO.
 5.9 DOCUMENTOS OBSOLETOS
5.9.1 Los documentos obsoletos se destruyen al momento de la sustitución por
los documentos actuales, pero si se considera mantener algún documento
obsoleto por alguna razón, estos se identifican con un sello con la leyenda
“DOCUMENTO OBSOLETO” ya sea por cada jefe de área o por el Coordinador
del S.G.I.

6.0 FORMATOS
6.1 Para dar soporte y evidencia en la implantación de este procedimiento se
utilizarán los siguientes formatos:

• Lista Maestra de Documentos por área

• Lista de Distribución de documentos

7.0 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO:

7.1 La medición de la eficacia de este procedimiento se lleva a cabo a través de las
auditorías internas al Sistema de Gestión Integral.

8.0 HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCIÓN