IND ICE

COMO INGRESO AL SISTEMA 7

VENTANA PRINCIPAL HORUS HOTEL 8
PARTES PANEL DE CONTROL 8
CREACION DE USUARIO 10
REGISTRO DE UN HUESPED (CHECK IN) 11
TARJETA DE REGISTRO HOTELERO 12
CORRECION DE TARIFA DE HABITACION 14
DETALLES DE CARGO DE HABITACION 15
CARGUE DE HABITACION PRODUCTOS INVENTARIO 16
BORRAR CARGUE 18
CIERRE DE CUENTA CHECK OUT 19
IMPRIMIR 21
COMO CREAR UN FOLIO ADICIONAL 22
TRASLADO DE CUENTA ENTRE FOLIO 23
COMO ELIMINAR UN FOLIO 26
ABONOS A CUENTA 27
REGISTRO DE UN PASAJERO ADICIONAL 28
CREACION DE EMPRESAS 30
CHECK IN DE HUESPEDES POR EMPRESA 31
CHECK OUT DE HUESPEDES POR EMPRESA 32
REGISTRO DE GRUPOS 33
REGISTRO DE HUESPEDES DE UN GRUPO O EVENTO 34
CHECK OUT Y CIERRE DE CUENTA GRUPO 35
CARTERA 37
REGISTRAR CARTERA 37
ESTADO DE CUENTAS POR COBRAR 38
¿CÓMO REALIZO UN PAGO DE UNA CUENTA CREDITO? 38
INFORME DE PAGOS 41
FACTURA 42
INVENTARIO 44
INFORME DE INVENTARIO 48
TRASLADO DE HABITACION 49
INFORME DE CAJA 50
INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA 51
CREAR UN CONCEPTO DE CAJA PARA INGRESOS Y EGRESOS 52
COMO INGRESAR UN CONCEPTO 52
COMO CONSULTAR UN CONCEPTO 54
REALIZAR RESERVAS 55
INFORMES DE RESERVAS 56
COMO OBSERVAR EL INFORME DE RESERVA 56
TRASLADO DE RESERVA 57
CREAR AMBIENTE 58
CREACION DE CONCEPTOS DE AMBIENTE 59
CONSULTAS DE CONCEPTOS DE HOTEL 60
PARAMETRIZACION HORA CARGUE 61
COMO CONFIGURAR HORA DE CARGUE 61
COMO CONFIGURAR EL DIA HOTELERO 61
DETALLADO AMBIENTE 62
INFORMES FINANCIEROS 63
INFORME DE VENTAS CONTABLES 63
INFORME FACTURACION POR PERIODO 63
INFORME CONCEPTO DE HOTEL 64
INFORME CONCEPTO DE CAJA 64

5
6
 ¿CÓMO INGRESO AL SISTEMA?

Para ingresar al sistema HORUS HOTELERO

debemos buscar el icono que a este lo
identifica en el escritorio de computador
como lo muestra el recuadro resaltado de la
imagen 1.1 al estar sobre este icono con el
cursor de mouse daremos doble clic sobre
este y se abrirá una ventana como aparece
en la imagen.

En esta ventana la cual sirve para ingresar al sistema debemos colocar el nombre
del usuario con su contraseña previamente generados a fin de que este pueda
identificarlos

Esto desplegara una nueva ventana la cual reconocemos como el panel de control
del sistema en donde encontraremos las diferentes herramienta e información que
el programa nos brinda.

7
 VENTANA PRINCIPAL HORUS HOTEL

PARTES PANEL DE CONTROL

BARRA MENÚ PRINCIPAL: En esta barra podemos encontrar las diferentes

opciones que el programa brinda para el desarrollo de nuestro trabajo.

BARRA DE INFORMACIÓN: En esta barra encontramos la información con

respecto al nombre del Usuario, Nivel, Hora de Inicio y el tiempo que lleva
conectado.

8
EL PANEL DE CONTROL HABITACIONES: permite ver de manera general el
estado de cada habitación, su capacidad, el tipo, además no da opciones
adicionales como la consulta de GRUPOS, CAJA, DIRECTORIO E INVENTARIO.

La información que se muestra el panel de las habitaciones se encuentra

detallada a través de paneles así:

Numero de la
H bi ió
Tipo de
H bit ió
Capacidad

Indicador

BARRA DE DATOS: Es la que permite a través de cifras y datos ver la información

de interés sobre el estado de las habitaciones, de los salones y la estadística de
ocupación de huéspedes.

9
 CREACION DEL USUARIO

Para desarrollar cualquier actividad dentro del sistema, toda persona debe estar
autorizada. Para esto el sistema ofrece la opción de crear los usuarios que
administraran el sistema.

Para crear un usuario debemos dirigir el cursor del mouse hasta la barra de menú
en la opción PRINCIPAL, USUARIO, y daremos un clic en CREACION DE
USUARIOS.

Esto abrirá inmediatamente una ventana como lo muestra la figura 3.2; en donde
el sistema nos solicitara el ingreso de datos del nuevo usuario. Además nos
permitirá elegir las opciones que podrá acceder el nuevo usuario, mediante el
campo tipo (Gerencia, Recepción, etc).

10
 REGISTRO DE UN HUESPED (CHECK IN)

Para registrar un huésped o pasajero debemos estar ubicados sobre el PANEL DE

CONTROL DE HABITACIONES.

Ubicaremos el cursor del mouse sobre el indicador de estado de la habitación, el

cual debe estar en el estado disponible (COLOR VERDE), daremos doble clic,
ingresaremos nuestra clave de acceso (figura 3.4) y escogeremos la opción Registro
(figura 3.5); para que el sistema habrá la TARJETA DE REGISTRO.

11
 TARJETA DE REGISTRO HOTELERO

La tarjeta de registro hotelero nos permite realizar el CHECKIN mediante el

ingreso de la información concerniente al huésped, este registro tiene etapas la
primera es la información del cliente lo que a través de la base de datos que el
sistema conserva podemos ver con su apellido nombre y numero de cedula si el
pasajero ya había sido hospedado antes en el hotel de no ser así el sistema
automáticamente dará la opción para registrarlo en la base de datos. Para ello
coloraremos los Apellidos, Nombres, Numero de Cedula y daremos un ENTER
fijando el cursor sobre el nombre.

Al hacer esto la ventana CLIENTES se

abrirá permitiéndonos así ingresar la
información referente a los datos del
cliente como lo que es su ocupación,
dirección procedencia, destino entre
otro datos los cuales después de
llenarlos daremos guardar.

12
Al concluir este proceso el sistema nos regresara automáticamente a TARJETA DE
REGISTRO le daremos el valor de TARIFA, el tipo de alojamiento este dato
permitirá definir en parte la tarifa a cobra por el Recepcionista o persona
encargada y el numero de huéspedes que se ubicaran en la habitación y haremos
un clic en guardar, inmediatamente el sistema generara un FOLIO donde se
registraran de aquí hasta el momento del CHECKOUT todos los cargos por
cualquier concepto (Habitación, Restaurante, Lavandería, entre otros) al huésped
y el consecutivo de la tarjeta de registro.

Este proceso generara el número de la tarjeta de registro lo que

automáticamente creara un folio para identificar todos los consumos
correspondientes por los distintos conceptos que haga el huesped durante su
hospedaje. Al generar un registro de esta índole el panel de control de
habitaciones sufrirá un cambio como se ve en la siguiente imagen en donde la
habitación 304 su indicador de estado cambio de color verde a azul y ahora
denota 1PAX lo que significa que hay un pasajero ocupando esta habitación

13
 CORRECION EN LA TARIFA DE ALOJAMIENTO

Este procedimientos solo lo podremos realizar dentro del día hotelero vigente, es
decir, siempre y cuando el sistema no haya hecho el cargue de habitación
(Alojamiento).

Para corregir la tarifa de alojamiento se debe tener en cuenta los pasos que se
describen a continuación:

1. Si deseamos corregir la tarifa cobrada debemos primero abrir la ventana

de detalle de cargos, luego situar el cursor del mouse sobre el nombre del
cliente donde haremos doble clic, para abrir la tarjeta de registro e ingrese
la nueva tarifa.

2. Ubicamos el mouse en el ambiente HABITACION, daremos doble clic sobre

este para que se habrá la ventana detalle de la habitación con todos los
cargos por concepto de alojamiento, seleccionaremos con un clic el
concepto de alojamiento a modificar, presionamos la tecla F2, ingresamos
la nueva tarifa y damos aceptar.

14
 DETALLES DE CARGO DE HABITACION

Al momento de concluir el proceso de registro se abrirá una ventana denominada

DETALLES DE CARGO DE HABITACION, la cual maneja de manera precisa toda
la información correspondiente a la habitación como lo son los el nombre de
huésped, cargos por concepto de cualquier tipo entre otro, numero de folio, total
de la cuenta.

Desde esta ventana podemos controlar toda la información con respecto a los
consumos generados por el huésped durante su estadía dentro del hotel, dado
que manipula en un sola pantalla toda la información necesaria para ello y las
diferentes opciones que nos permite efectuar operaciones concerniente a pagos,
registros adicionales, abonos, traslados, generación de prefactura y check out.

15
 CARGOS DE HABITACION

Cuando el huésped genere un

consumo por concepto de algún
servicio o compra, debemos
dirigir el cursor del mouse sobre
la barra de estado de la
habitación en este caso la 304,
cuando se habrá la ventana de
DETALLE DE CARGOS
HABITACION haremos los cargos
posicionando el mouse sobre las
celdas ubicadas en la columna
Cargo debito eso teniendo en
cuenta el cargo que se va a
generar si por ejemplo fuese
NEVERA daremos un clic sobre
la celda que corresponda a esta
fila en CARGO DEBITO

Al hacer esto se abrirá una ventana en donde aparece la lista de los productos
disponibles en el inventario para lo cual ingresaremos la cantidad de productos
solicitados por el huésped. (para confirmar las cantidades siempre tenga presente
presionar la tecla Enter o el cursor del teclado hacia abajo o arriba)

16
Al terminar esta operación
daremos un clic sobre aceptar y el
sistema nos abrirá una ventana
que nos dará la información
porque concepto se hizo el cargo y
el valor a pagar para lo cual solo
anexaremos el No. del documentos
soporte ya sea factura o vale (si el
sistema esta configurado para
solicitarlo) y daremos aceptar
para confirmar la operación.

El sistema automáticamente cargara el valor a la cuenta del huésped como se ve

en la siguiente figura donde el valor del cargo debito del ambiente NEVERA es de
$10.345.oo

17
 BORRAR CARGUE

En el caso de que el huésped no quiera el producto solicitado y ya lo hayamos

cargado en el sistema debemos hacer el siguiente procedimiento:

1. En la tarjeta de DETALLES DE CARGOS, ubicamos el Mouse sobre el ambiente

por el cual se realzo el cargue en este caso MINIBAR, daremos doble clic

2. Esto abrirá el detalle de cuenta de Minibar de la habitación mostrándonos el

día, hora y valor seleccionaremos la que vamos a borrar haciendo doble clic sobre
CARGO MINI BAR

3. Esto desplegara el contenido de los productos cargados seleccionamos lo que se

va a borrar y presionando suprimir o delete del teclado

3. Esto permitirá corregir el cargue; es de anotar que esto es posible siempre y

cuando se encuentre dentro del día hotelero.

18
 CIERRE DE CUENTA O CHECKOUT

El proceso de cierre de cuenta es un proceso sencillo para ello debemos primero

abrir la ventana DETALLE DE CARGOS DE LA HABITACIÓN, de la habitación a
la cual vamos a cerrar la cuenta, para ello dirigimos el cursor del mouse sobre la
opción CHECKOUT en donde daremos un clic.

En la ventana caja elegimos la forma de pago desplegando la lista de opciones de

Conceptos (Efectivo, Tarjeta Debito o Crédito), ingresamos el valor a cancelar por
el huésped y un ENTER para que la operación quede registrada daremos el
detalle del pago (si el sistema lo solicita) y daremos aceptar. El sistema solicitara la
confirmación de la operación para realizar el pago. Esto generara su respectivo
recibo de caja, el cual usted puede imprimir y la factura de venta de la cuenta
pagada.

19
Al terminar este proceso en
el panel de control de
habitaciones podremos
observar que el indicador
de estado de la habitación
cambio a un color fucsia y
una letra S lo que significa
SUCIA.

Para restablecer la habitación y dejarla disponible nuevamente situamos el cursor

del mouse sobre la barra de estado daremos un clic ingresamos nuestra clave de
Usuario daremos un clic sobre la opción LIMPIAR esto normal de color verde
quedando permitirá que la habitación vuelva a su estado nuevamente
disponible para la venta.

20
 IMPRIMIR

Para imprimir cualquier documentos generado ya sea FACTURA,

RECIBO DE CAJA, INFORMES ETC, se realiza ubicando el cursor del
mouse sobre el encabezado (Nombre del Hotel), donde daremos un
clic esto inmediatamente generara la impresión. Es de saber que
tantos clic demos sobre el encabezado esto generara el numero de
copias a imprimir.

Ejemplos:

21
 COMO CREAR UN FOLIO ADICIONAL

Desde el momento en que se

registra un huésped en la
habitación el sistema
automáticamente crea un folio el
cual permite almacenar toda la
información concerniente a los
consumos realizado por un
huésped ya sean los básicos
como lo son alojamiento,
alimentación y los servicios
adicionales como lo son
lavandería, salones y telefonía.

En los casos en que el cliente solicite que su cuenta de alojamiento sea totalmente
independiente a su cuenta de consumos y servicios adicionales debemos generar
un nuevo folio.
Para crear un nuevo folio,
debemos abrir la ventana
DETALLE DE CARGOS DE
LA HABITACIÓN,
ubicarnos el mouse sobre el
numero del folio
Habitación en FOLIOS y
daremos doble clic para
que abra la ventana
creación de folio.

Esto nos permitirá darle nombre al nuevo folio para este caso colocaremos
Consumos, al terminar daremos un Enter y el sistema nos preguntara si deseamos
abrir otro folio para lo que diremos No y el sistema nos regresara a la ventana
DETALLE DE CARGOS DE HABITACION y en segmento de folios podremos
observar que aparecerá el nuevo folio llamado CONSUMOS

22
 TRASLADO DE CUENTA ENTRE FOLIOS

Esta opción nos permite trasladar cuentas de un huésped entre folios de una
habitación, folios de huésped a otro huésped dentro de la misma habitación y
folios de cuentas de huéspedes entre habitaciones.

Para el caso que llevamos en uso en el anterior tema lo primero es seleccionar el

Folio origen que contiene la información que vamos a trasladar en este caso folio
No. 0006 Habitación.

Después situaremos el cursor del mouse sobre la opción TRASLADOS que aparece
en la ventana de DETALLES DE CARGO (resaltado en el recuadro)

23
Al dar un clic sobre esta opción se abrirá una nueva ventana llamada TRASLADO
DE CUENTA DE PASAJERO, en esta ventana se puede ver todos los cargos
generados por diferentes concepto.

Para este ejemplo solo haremos el traslado de los cargos de MINIBAR Y NEVERA
de acuerdo a los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos los cargos que vamos a trasladar, para ello daremos un

clic sobre la palabra AMBIENTE MINIBAR y NEVERA el resaltado verde
demuestra nuestra selección

2. Seleccionaremos el DESTINO TRASLADO ya sea habitación o grupo.

3. Desplegaremos la lista de No. Habitación para buscar la habitación que

recibirá el traslado en este caso 207.

24
 4. Cuando se haya elegido el No. Habitación, el sistema automáticamente
nos traerá la información de el(los) Cliente(es) hospedado en la habitación
como lo son Nombre(s) y Numero(s) de registro.

5. Después de elegir el cliente el sistema traerá automáticamente el (los)

folio(s) que recibirá el traslado.

6. Daremos un clic en aceptar y el sistema solicitara la confirmación del

traslado realizado.

Después de seguir estos pasos los cargos seleccionados quedara consignados en el

nuevo folio permitiendo que el cliente o huésped maneje de manera
independiente la información de su alojamiento con respecto a los de sus
consumos. Esto lo podemos observar en la siguiente imagen:

25
Para generar cargos a un folio debemos seleccionarlo primero para ello ubicamos
el cursor del Mouse sobre el folio Consumo o Habitación y damos un clic; después
de este procedimiento hacemos un cargo normal ya antes explicado en este
manual.

Para hacer el traslado de folios entre huésped dentro de una misma habitación y
traslado de folio entre habitaciones debemos hacer el mismo procedimiento
teniendo en cuenta el destino que este llevara.

COMO ELIMINAR UN FOLIO

Cabe anotar si por algún motivo

generamos folios por errores
involuntarios y deseamos eliminarlos,
debemos tener en cuenta que antes
de eliminarlo, no tenga un saldo por
conceptos de habitación, telefonía,
etc, es decir, que este el folio en ceros.
Ahora lo único que debemos hacer es
situar el cursor del mouse sobre el folio
que vamos a eliminar daremos un clic
para seleccionarlos y posteriormente
le daremos Check-out.

26
 ABONOS A CUENTA

Para generar los abonos a cuentas debemos dirigir el cursor del Mouse a la opción
ABONOS y daremos un clic para abrir la caja, elegimos la forma de pago de la
opción CONCEPTO, ingresamos el valor del abono, el detalle y daremos Aceptar,
el sistema nos pedirá la confirmación de este procedimientos y al aceptarlo
inmediatamente el sistema lo relacionara, en la ventana de detalles de cargos,
como se puede apreciar en la imagen haciendo el respectivo descuento en el saldo
total

27
 REGISTRO DE UN PASAJERO ADICIONAL

Para realizar este procedimiento debemos dirigirnos a la habitación en la cual

vamos a ingresar al huésped adicional, ubicaremos el cursor del mouse sobre el
NOMBRE Y APELLIDOS del huésped en este caso JOSE LUIS PEREZ, (Redcuadro
amarillo) daremos doble clic sobre este.

El sistema generara un mensaje indicando quien es el principal de la cuenta, le

daremos clic en Si para continuar. El sistema abrirá una tarjeta de registro nueva,
donde haremos el proceso de registro normal de un huésped ya anteriormente
explicado.

28
AL terminar de ingresar todos los datos del huésped adicional en la TARJETA DE
REGISTRO debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. El valor de tarifa que se le coloque al huésped adicional se sumara a la

tarifa del huésped principal es decir que tenemos que tener en cuenta que
este valor sea equivalente.

2. Al momento de guardar el sistema preguntara si deseamos abrirle folio al

Huesped Adicional.

3. Si seleccionamos SI el adicional tendrá su cuenta totalmente diferida con

respecto al Huésped Principal de la habitación es decir su alojamiento y
consumos se verán de manera totalmente discriminada y obtendrá una
factura por separado con el nombre de este huésped.

4. Si seleccionamos NO todo los cargos por cualquier concepto se harán en la

cuenta del huésped principal de la habitación lo que después impedirá que
se le genere factura a nombre del al huésped adicional.

Al terminar el proceso de registro podremos observar los datos del huésped

adicional ya aparecen en la ventana DETALLES DE CARGOS DE LA
HABITACION.

En este caso se selección no, entonces podemos observar que la huésped (NAZLY
CAMARGO) no tiene ningún cargo dado que esto se le agregaron al principal de l
habitación (JOSE LUIS PEREZ)

29
 CREACION DE EMPRESAS

Para realizar facturas en donde el huésped solicita que aparezca el

nombre de la empresa a la cual representa se debe seguir el
siguiente paso:

1. Crear la empresa:
Para ello, debemos ubicarnos sobre el menú Hotel y hacer un clic,
luego ubicarnos en la opción Operaciones Generales y hacer un
clic.

Al hacer esto se abrirá una

ventana llamada EMPRESAS en
esta debemos ingresar todos
los datos suministrados por el
Huésped con respecto a la
empresa teniendo en cuenta
que el sistema solicita de
manera obligatoria los campos
que se referencia con el color
amarillo al terminar este
proceso daremos un clic en
Guardar.

30
 CHECKIN DE HUESPED POR EMPRESA

Para generar el Check in de huéspedes enviados por empresa se realizar los

siguientes pasos:

1. Crear la Empresa (Pagina 30)

2. Registrar de huésped (Pagina 11 )

3. En la opción Pago seleccionaremos según previo acuerdo ya sea el pago de

Contado o Crédito.

4. En la TARJETA DE REGISTRO HOTELERO en la opción Empresa

desplegamos la lista en donde el sistema nos traerá la información de todas
las empresas ya creadas seleccionamos la que necesitamos esto permitirá
que al momento de generar el CHECKOUT la factura generada llevara el
nombre de la empresa.

31
 CHECKOUT DE HUESPED POR EMPRESA

Para generar el Check out de huéspedes enviados por empresa se realizar los
siguientes pasos:

1. Si la cuenta es Pago de contado se realiza el check out normal antes

explicado (Pagina 18)

2. Si la cuenta es Pago Crédito en Concepto se selecciona la opción CXC

EMPRESA; esto permitirá que la cuenta pase a CUENTAS POR COBRAR
de la MENU CARTERA.

32
 REGISTRO DE GRUPOS

Para el registro de grupos por concepto de eventos a realizarse los principal ha

hacer es generar Crear el grupo para que el sistema lo reconozca generando los
parámetro del grupos para ello dirigimos el cursor del mouse a la barra de
Herramientas / HOTEL / OPERACIONES GENERALES seleccionaremos la opción
GRUPOS, SALONES, CLIENTES, FUNCIONARIOS que abrir una ventana en
donde podremos diligenciar la información correspondiente a este grupo.

1. Al abrir la ventana de GRUPOS, SALONES, CLIENTES, FUNCIONARIOS,

ingresaremos el grupo teniendo en cuenta si es evento o alojamiento

2. Ingresamos el numero de la Cotización antes generada para dicho evento.

3. Ingresamos el nombre del Grupo con que se identifica.

4. Ingresamos la empresa organizadora o participe del evento si esta creada

el sistema la traerá de la base de datos, si no esta creada el sistema
colocara NINGUNA, para ingresar la empresa debemos crearla.

5. Ingresaremos Forma De Pago ya sea crédito o contado, el dato de la

persona encargada del grupo

6. Ingresar el nombre de la funcionario del hotel encargada del evento.

7. Para terminar hacemos clic en Guardar.

REGISTRO DE HUESPED DE UN GRUPO

33
Para realizar el ingreso de un huésped por grupo realizamos el siguiente
procedimiento:

1. Seleccionamos la habitación en la cual haremos el registro del huésped.

2. Cuando estemos realizando el registro en la opción Grupo debe encontrarse

el Grupo antes creado.

3. En la opción Tipo De Alojamiento se selecciona según el acuerdo realizado

entre el Hotel y Grupo, cada alojamiento tiene una manera de trabajar las
tarifas.

4. Finalizamos el proceso haciendo clic en Guardar.

CHECKOUT Y CIERRE DE CUENTA GRUPOS

34
Para genera el checkout de los GRUPOS, lo primero que debemos hacer es el
checkout a cada habitación que hace parte del grupo.

Luego de haber realizado este procedimiento el estado de las habitaciones será

SUCIO y debemos realizar el cierre de cuenta del grupo creado, para ello con el
cursor del mouse seleccionaremos la opción S &G (Recuadro Rojo) y daremos
doble clic.

35
Al realizar esto se abrirá una ventana de DETALLE DE CARGOS DE GRUPOS, en
la opción DESCRIPCIÓN DE GRUPO (recuadro amarillo) seleccionaremos el
Grupo al cual le haremos Check Out, haciendo un clic sobre el nombre de este y
luego ubicaremos el cursor del mouse sobre el icono CIERRE DE CUENTA
(recuadro anaranjado) el cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla al
daremos clic para realizar el cierre de cuenta.

Esto abrirá una ventana que nos permitirá elegir la forma de pago del
Alojamiento o Evento del grupo y generar el respectivo Cierre de Cuenta.

36
 CARTERA

Este menú permite mantener todo el control con respecto a todos los créditos
otorgados durante los periodos de corte, este menú nos da tres opciones:

REGISTRAR CARTERA

Opción que nos permite registrar todos los créditos que se maneje por fuera de
cualquier concepto del hotel pero que deben ser cargados a la cuenta de la
empresa. Esta ventana permite registrar el nombre de la empresa el nombre del
huésped y a la vez se almacena toda la información de respaldo concerniente a
dicha cartera como los son los datos de la factura que respalda esta operación.

37
 ESTADO DE CUENTAS POR COBRAR

Esta opción nos permite de manera eficaz ver la relación de todas las cuentas por
cobrar, evaluarlas por su período vencimiento y a la vez nos permite realizar los
respectivos pagos o abonos sobre estos valores.

¿CÓMO REALIZO UN PAGO DE UNA CUENTA CREDITO?

1. Abrir la ventana ESTADO DE CUENTAS POR COBRAR la cual se

encuentra en el menú CARTERA.

2. Al abrir esta ventana vemos la relación de todas las empresas si queremos

la información total sobre esta cuenta posicionamos el cursor del mouse
sobre el nombre de la empresa y daremos doble clic sobre esto permitirá
que se habrá un informe detallado de esta cuenta.
3. Para generar los pagos o abonos realizados por las empresas a estos saldos
ubicaremos el cursor del mouse sobre el numero de identificación tributario
Nit y haciendo un clic con el botón derecho del mouse se abrirá un botón
llamado Abonos el cual le daremos un clic.

38
4. Se abrirá la ventana COMPROBANTE DE PAGO en ella, aparece el
nombre de la empresa y sus configuración de impuestos como lo son
RETEFUENTE, RETEIVA y RETEICA en cada una de estas dice SI o NO de
acuerdo a la configuración realizada al momento de crear la empresa. Si
se da el caso que al momento de ingresar el pago se deba corregir algún
dato de la empresa; para ello situaremos el cursor del mouse sobre RAZON
SOCIAL (1ra imagen recuadro amarillo) y daremos doble clic e
inmediatamente aparecerá la ventana EMPRESA.

5. Ahora ubicaremos el cursor del mouse sobre el botón “?” (recuadro amarillo)
y daremos un clic, esto desplegara una lista de las empresas que se
encuentran en el sistema, ingrese el nombre de la empresa y luego cuando se
observe en la lista, selecciónela y después haga doble clic, el sistema llenara la
ventana empresa con la información seleccionada, ahora puede agregar si la
empresa realiza Retefuente, Reteica y Reteiva, (recuadro verde) realice la
modificación de los datos y haga un clic en GUARDAR.

39
5. Después de realizar esto, el sistema volverá a la ventana Comprobante de
pago donde ingresaremos la fecha en que se generó el pago, el valor a
pagar o abonar, elegimos la FORMA DE PAGO, ingresamos algún detalle
(No. de cheque, No. Consignación, etc…). (recuadro amarillo)

6. Ubique el cursor del mouse sobre la(las) factura(s) a cancelar por la

empresa, si la empresa esta autorizada para realizar RETEFUENTE,
RETEIVA y RETEICA se desplegara una ventana de nombre RETENCIONES
A REALIZAR arrojando los valores que se encuentran configurados por el
sistema de no ser los valores exacto para realizar el cobro seleccionamos las
opciones VALOR DIGITADO e ingresamos el valor con el que el sistema
debe generar el cobro.

40
 7. Luego de haber hecho este procedimiento damos clic en aceptar, al hacer
esto el sistema pondrá toda la información en espera de registro (Recuadro
amarillo) que se encuentra debajo del listado de facturas x cobrar, ahora
haga un clic sobre la opción ABC (Recuadro Verde) para confirmarle al
sistema que realice la transacción del pago y genere el recibo de caja.

8. El sistema mostrara el recibo de caja para imprimirlo dar clic sobre el

encabezado.

INFORME DE PAGO

Nos permite observar los pagos realizados en cartera, entre los periodos de
realización.

41
 FACTURA

Por razones legales las facturas generadas por el sistema solo permite modificar
dos aspectos de la factura para efectos contables y de pago, para ello debemos:

1. Seleccionar la opción que se encuentra en

INFORMES/FINANCIEROS/FACTURACION POR PERIODO, esto
desplegara una ventana en donde podremos observar las facturas
generadas dentro de intervalos de periodos, haciendo doble clic sobre el
numero de la factura podremos traer a pantalla dicha factura.

42
Si por caso el huésped después de generada su factura solicita que se le sea
agregado el nombre de una empresa para efectos de pago debemos ubicar el
curso del Mouse sobre la palabra EMPRESA daremos doble clic y esto
desplegara un controlador de lista que mostrara todas las empresas que
aparecen ya creadas en la base de datos, seleccionamos la que se va agregar

Para efectos contables de pago por cortes de periodos ubicaremos el cursor

sobre la palabra FECHA DE EXPEDICION FACTURA daremos doble clic y esto
permitirá que modifiquemos la fecha de expedición logrando axial poder
actualizarla.

43
 INVENTARIO

Para el ingreso de productos que hacen parte del inventario del hotel debemos
seguir el siguiente procedimiento:

1. Crear Proveedores que surten los productos a fin de que al momento de

generar los informes sean totalmente detallados.
a. Para ingresar esta información dirigimos el mouse sobre el icono
INVENTARIO (Recuadro Rojo) el cual se encuentra en el panel de
control de habitaciones.

b. Al momento de hacer clic sobre este inmediatamente se abrirá una

ventana que contienes tres nuevas opciones PROVEEDORES,
INVENTARIO, COMPRAS, para este caso seleccionaremos
PROVEEDORES

c. Esto permitirá que se despliegue una ventana PROVEEDORES la

cual solicita toda la información necesaria para identificar nuestros
proveedores como lo son RAZON SOCIAL, NIT, CONTACTO entre
otros datos después de haber ingresado haremos clic sobre
GUARDAR

44
2. Después de haber creado a los proveedores, ahora ingresaremos los
productos que se venden dentro del hotel para ello nos dirigimos al menú
INVENTARIO, PROVEEDORES.

3. En la ventana Proveedores elija el proveedor y haga un clic en ADICIONAR

ARTICULO.

45
4. Esto abrirá una ventana en llenaremos de la siguiente forma
a. Nombre del articulo
b. Descripción (Liquido; Varios)
c. Vr Compra
d. Vr venta
e. Porcentaje Iva
f. Calculo de iva
g. Seleccionamos la ubicación del producto
h. Selccionamos el proveedor que contiene el productos
i. En valor a calcular seleccionamos sobre el total de la venta
j. Cuanto tenga todos los datos correctos solo haga un clic en Aceptar y
confirme el ingreso del articulo al sistema

5. Desde este momento el producto ya existen en la base de datos y por ende

se puede empezar a generar ventas pero aun no existe el inventario real de
productos por ellos debemos realizar la compra.

6. Para realizar compras nos ubicamos con el mouse sobre el icono

INVENTARIO en el panel de control de habitaciones, luego en la opción
COMPRAS

46
 7. En la ventana compras seleccione el proveedor al cual se le va a realizar la
compra para ello desplegaremos la lista que esta en la opción
PROVEEDOR. Al hacer esto el sistema mostrar la lista de productos que
este Proveedor distribuye.

8. En formas de pago seleccionamos crédito a fin de que esta compra no

afecte nuestra caja.

9. Situamos el cursor del mouse bajo la columna de CANTIDAD haremos

doble clic e ingresaremos la cantidad de productos a comprar

10. En la opción No. FACTURA ingresamos el número.

11. Ingresos la fecha de la compra y la fecha de vencimiento de la factura y

por ultimo hagamos un clic en Aceptar para confirmar la compra.

Este es el procedimiento para ingresar productos al inventario.

47
 INFORME DE INVENTARIO

Para poder observar el listado de productos y la existencia actual de los mismos,

debemos ir al menú INVENTARIO, INFORME.

Esta ventana nos permite consultar los artículos de nuestro inventario y los
movimientos durante el último cierre de caja. Para observar los cierres de
inventario, debemos desplegar la lista de la opción cierres y seleccionar el cierre a
consultar. Por ultimo este informe se puede imprimir, para ello solo debe darle un
clic a la opción Imprimir (Recuerde que todos los informes se imprimen, dando un
clic en su encabezado).

48
 TRASLADO DE HABITACION

Horus Hotel adicional a TRASLADO DE CUENTAS maneja la opción traslado de

habitación lo cual por algún caso necesitamos trasladar a el huésped de una
habitación a otra ya sea por solicitud de esta o cambio del tipo de habitación
debemos afectar la siguiente operación:

1. Dirigirnos al menú HOTEL – OPERACIONES GENERALES – TRASLADOS –

HABITACION HUESPEDES. Esto desplegara la ventana TRASLADO DE
HABITACION.
2. Elegir la habitación a trasladar (Origen) al hacer esto el sistema nos traera
a pantalla la información del huésped que vamos a trasladar.
3. Elegir la habitación donde se trasladara el huésped (Destino)
4. Terminar este procedimiento simplemente dando aceptar y el sistema hará
el cambio con toda la información concerniente a la cuenta y en nuestro
panel aparecerá la habitación origen en estado SUCIA y la habitación
destino en estado OCUPADA.

Para los caso en donde hay varios huéspedes en una habitación y solo deseamos
sacar a uno de estos debemos hacer lo siguiente :

1 Dirigirnos a la opción TRASLADO DE HABITACION.

2 Elegir la habitación a trasladar (Origen) al hacer esto el sistema nos traerá
a pantalla la información de los huéspedes dentro de la habitación.
3 Elegir la habitación Destino
4 Daremos un clic en aceptar, el sistema nos preguntara si queremos
trasladar toda la habitación Diremos NO, entonces Horus preguntara
detalladamente que huésped trasladar.

49
 INFORME DE CAJA

El informe de caja nos permite ver todo los conceptos de pago en efectivos,
tarjetas, ingresos, egresos, cxc, descuentos que se hicieron en el sistema por
movimientos de cuentas de hotel. Para abrir el informe:

1. Debemos ubicarnos con el mouse sobre la opción Caja del panel de control
de habitaciones y dar doble clic para que el sistema nos muestre la ventana
Administrador de caja y en esta ventana daremos un clic a la opción
INFORME.

Este informe, también nos permite realizar cierre de caja e inventario mediante la
opción Cierre de Caja, Consultar igualmente los cierres realizados y por ultimo
imprimir el movimiento de la caja.

50
 INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA

Para realizar los ingresos y egresos de caja, debemos hacer el siguiente

procedimiento:

1. Seleccionar la opción Caja que se encuentra en el panel de control de

habitaciones. Para que el sistema nos muestre a ventana Administrador de
caja
2. Daremos un clic a la opción INGRESO O EGRESO.

La ventana ingresos o egresos nos permiten realizar movimientos que sumen o

resten al saldo en caja. Para realizar un ingreso o egreso, solo debemos:

1. Elegir el concepto previamente creado, esto según el movimiento contable

que vayamos hacer ya sea pago de servicios, prestamos, etc.
2. Elegir el sub concepto
3. Ingresar una descripción por la cual se realiza el movimiento.
4. Ingresar el valor del movimiento de ingreso o egreso
5. Aceptar, el sistema confirmara la transacción realizada y usted podrá
verificarla mediante la opción le INFORME DE CAJA.

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 CREAR CONCEPTO DE CAJA PARA INGRESOS Y EGRESOS

Esta opción permite la creación, consulta y modificación de los conceptos que

hacen parte de los movimientos de caja (Ingresos, Egresos, etc…) del hotel. Para
acceder a ella debemos:

1. Ubicar el mouse sobre el menú Hotel y luego haga un clic, escoja la opción
Operaciones Generales y haga un clic sobre la opción Conceptos Caja.

2. Esto desplegara la ventana CONCEPTOS CAJA

COMO INGRESAR UN CONCEPTO DE CAJA

1. Debemos crear el concepto principal, para ello haga doble clic sobre la
palabra Principal (Como muestra la figura siguiente)

52
 Esto nos permite que la ventana Conceptos de movimiento de caja, nos
muestre los datos a ingresar para crear un nuevo concepto (Figura Siguiente).

Si el sistema nos muestra la figura anterior, realicemos los siguientes pasos:

a. Ingrese el nombre del concepto (Ejemplo: Nomina )y presione Enter

b. Ingrese un nombre corto para el nuevo concepto (Ej: Nomina= Nom) y
presione Enter
c. Haga clic en Guardar y luego en Si, si esta seguro de los datos ingresados
d. Haga clic en Cancelar sino esta seguro de los datos ingresados y repita
todos los pasos anteriores.

¡Enhorabuena! Hemos ingresado un concepto de caja. Si todavía no ha podido

ingresar un concepto de caja haga un clic en Cancelar y realice nuevamente los
pasos anteriores.

2. Ahora debemos crear subconceptos para el concepto principal creado

anteriormente (Nomina), para realizar esto, Elija el concepto creado en la
opción principal.
3. Ingrese el nombre del subconcepto y presione Enter
4. Elija el tipo de pago (Como afectara el concepto a la caja)
5. Haga un clic en Guardar y en Si, si los datos ingresados son correctos
6. Haga un clic en Cancelar, si los datos ingresados no son correctos

53
 COMO CONSULTAR UN CONCEPTO DE CAJA

1. Haga un clic en la opción consultar, notara que la ventana conceptos de

caja se configura para permitir la búsqueda de los conceptos (Figura
siguiente).

2. Elija el concepto a consultar (Ejemplo: Nomina), observara que el sistema

creara una lista con todos los subconceptos.

3. Haga doble clic sobre el concepto a consultar (Ejemplo: Pagos), el sistema

llenara la ventana conceptos de caja con la información del subconcepto
seleccionado.

4. Haga un clic en Guardar y Si, si desea ingresar los cambios

5. Haga un clic en Eliminar y Si, si desea que el subconcepto no aparezca

activo en las transacciones de caja.

6. Haga un clic en “X”, para terminar

54
 REALIZAR RESERVAS

A través de esta opción nos permite de manera anticipada como su nombre lo

dice reservar una habitación para algún Pasajero que lo haya solicitado por
cualquier medio, para realizar esta operación realizamos el siguiente
procedimiento:

1. Debemos hacer un clic sobre la habitación que será otorgada a la reserva

permitiendo que se abran las opciones de la habitación.
2. Seleccionaremos la opción RESERVAR (Recuadro Amarillo)

3. Esto desplegara la ventana RESERVA ingresaremos los datos personales, el

tipo de reserva, grupo, empresa, el día y hora de llegada, el día y hora de
salida, la tarifa cobrar, la forma de pago, descuento, si tiene derecho a
desayunar, vía de la reserva, Observaciones.

4. Después de ingresar estos datos haga un clic en Guardar y luego haga un

clic en Aceptar para crear el folio a la reserva, haga clic en No para que el
sistema le pida la confirmación de la creación de la Reserva, el sistema le
mostrara el consecutivo asignado a la reserva, esta la podremos observar
en el Informe de Reservas (Pagina 36)

55
 INFORME DE RESERVAS

Para ver la información con respecto a todas las reservas realizadas en el sistema,
debemos ir aL menú INFORMES, RESERVAS.

Como observar el informe de reservas

1. Nos permite consultar por estado

2. Ver por clientes, grupos, empresa y todas la reservas hechas

3. Ver por rango de fecha de inicio hasta fecha final.

4. Hacemos clic en Generar esto traerá toda la información correspondiente a

las reservas realizadas durante este periodo.

5. Para imprimir este informe haga clic en imprimir y luego en el encabezado

del informe.

56
 TRASLADO DE RESERVAS

Para genera el TRASLADO DE RESERVA nos dirigimos a HOTEL –

OPERACIONES GENERALES – TRASLADO DE RESERVA, en esta ventana vemos
todas las reservas ya generadas por el hotel manejando el NUMERO DE
HABITACION, NOMBRE Y APELLIDOS DEL CLIENTE y LLEGADA al haber
seleccionado al cliente que vamos a generar el traslado en la parte inferior de la
ventana hay dos opciones en la primera colocaremos el numero de la habitación
origen y en la segunda la habitación destino daremos aceptar y el sistema hará el
cambio para esta reserva.

57
 CREAR AMBIENTES

Los ambientes es la referencia de los conceptos para generar cargos los cuales
aparecen en la ventana de cargos de la habitación como lo son ALOJAMIENTO,
RESTAURANTE, MINIBAR, NEVERAR, TELEFONOS entre otros; Si en algún
momento necesitamos generar un ambiente para realizar cargos diferentes a los
que el sistema ya maneja debemos seguir los siguientes pasos:

1. Dirigirnos con el cursor del mouse sobre la barra de herramientas HOTEL –

OPERACIONES GENERALES – GENERAL AMBIENTE.
2. Se desplegara la ventana OPERACIÓN SOBRE AMBIENTES, esta ventana
nos permite crear o modificar cualquier información sobre todos los
ambientes que ya se encuentra grabados en el sistema para este caso
crearemos el ambiente VITRINA.

3. Colocar el código al nuevo ambiente, cual debe constar de 3 dígitos y que

no se encuentra creado en el sistema.
4. Daremos el nombre al nuevo ambiente en este caso VITRINA
5. En la opción estado seleccionaremos activo y en la opción servicio
seleccionaremos servicio (Si no lleva productos de inventario) ó minibar (si
lleva productos de inventario) ó teléfono si es un ambiente para servicios
telefónicos.
6. En ubicación seleccionaremos 0, en el consecutivo ingresamos 1 , en el centro
de costo CONTABILIDAD.
7. Daremos un clic a la opción GUARDAR y el sistema automáticamente la
adicionara a la lista. Si cometió algún error en el ingreso de los datos haga
clic sobre el ambiente creado y luego en la opción modificar, realice los
cambios y haga un clic nuevamente en guardar

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 CREACION DE CONCEPTOS DE AMBIENTE

Esta opción permite la creación, consulta y modificación de los conceptos que

hacen parte de cada uno de los ambientes (Habitación, Telefonía,
Restaurante, etc…) del hotel. Para acceder a ella debemos ubicar el mouse
sobre el menú Hotel y luego haga un clic, escoja la opción Operaciones
Generales y haga un clic sobre la opción Conceptos Hotel.

1. Elija el ambiente y presione Enter

2. Ingrese el nombre del concepto y presione Enter
3. Elija el estado del concepto y presione Enter
4. Elija la forma a calcular el iva (Incluido, sin iva, etc…)
5. Elija la forma de operar del concepto dentro de la cuenta del hotel
(Suma ó resta a la cuenta)
6. Haga clic en documento, si desea que este concepto pida el ingreso de
documento de soporte para la transacción que realiza el concepto
7. Haga clic en detalle, si desea que este concepto pida el detalle por la
transacción realizada con él.
8. Elija en tipo de pago opción Cargo y presione Enter
9. Ingrese el porcentaje de iva que tendrá este concepto y presione Enter
10. Elija en centro de costo la opción Contabilidad y presione Enter hasta
llegar a la opción Retefuente
11. Elija Si en retefuente, si desea que este concepto haga parte de la base,
para calcular la este impuesto
12. Elija Si en reteica, si desea que este concepto haga parte de la base,
para calcular la este impuesto

59
 13. Elija Si en reteiva, si desea que este concepto haga parte de la base,
para calcular la este impuesto
14. Haga clic en Guardar si esta seguro de los datos ingresados
15. Haga clic en Cancelar si no esta seguro de los datos ingresados
16. Haga clic en Salir para terminar

¡Enhorabuena! hemos creado un concepto de hotel. Si todavía no ha podido

ingresar el concepto de hotel haga clic en cancelar y realice nuevamente los pasos
anteriores.

CONSULTA DE CONCEPTOS DE HOTEL

1. Haga un clic en la opción Buscar (recuadro amarillo).

2. Elija el ambiente como se observa en la siguiente imagen

3. Elija el concepto del ambiente a consultar como se 006Fbserva en la figura

siguiente:

El sistema llenara la ventana Conceptos de hotel con los datos consultados

4. Modifique los datos consultados si lo desea
5. Haga clic en Guardar si esta seguro de los cambios realizados
6. Haga clic en Cancelar si no esta seguro de los cambios realizados
7. Haga clic en Salir para terminar

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 PARAMETRIZACION HORA DE CARGUE

Esta opción permite la configuración de la hora de cargue y permite también

configurar la hora de inicio y la hora final del día hotelero. Para acceder a ella
debemos ubicar el mouse sobre el menú Hotel y luego haga un clic, escoja la
opción Operaciones Generales y haga un clic sobre la opción Parametrización
hora cargue.

COMO CONFIGURAR LA HORA DE CARGUE

1. Ingrese la hora, minutos y segundos

2. Haga un clic en Aceptar y Si, si desea actualizar los cambios
3. Haga un clic en Cancelar para terminar

COMO CONFIGURAR EL DIA HOTELERO

1. Ingrese la hora, minutos y segundos inicial

2. Ingrese la hora, minutos y segundos final
3. Haga un clic en Aceptar y Si , si desea actualizar los cambios
Haga un clic en Cancelar para terminar.

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 DETALLADO AMBIENTE

Esta opción permite seleccionar los ambientes que deseamos sean detallados en la
factura que se le entregara al huésped al momento de realizar el CHECKOUT,
esta opción la encontramos en el menú HOTEL – OPERACIONES GENERALES –
DETALLADO AMBIENTE, la cual seleccionaremos con el mouse permitiendo
desplegar una ventana la cual contiene todos los ambientes.

Haga un clic sobre el ambiente ó los ambientes que se detallara al momento de

generar la factura y haga un clic en Aceptar para actualizar los cambios.

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 INFORMES FINACIEROS

Los informes financieros, son los que nos permiten consultar los movimientos y las
transacciones realizadas en el sistema referente ingresos del hotel. Los informes
que nos permiten consultar esa información se explican a continuación:

INFORMES VENTAS CONTABLES

Este informe permite consultar un resumen de los movimientos realizados por los
conceptos del hotel en un periodo de tiempo.

INFORME FACTURACION POR PERIODOS

Este informe permite consultar las facturas generada en un periodo de tiempo.

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 INFORME CONCEPTOS DE HOTEL

Este informe nos permite consultar el movimiento detallado que tuvo un

ambiente o concepto durante un periodo determinado.

INFORME CONCEPTOS DE CAJA

Este informe permite consultar todos los movimientos de los conceptos y

subconceptos de caja durante un período determinado.

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