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ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC AUTOR: Matha Inés Moreno Medel
COSTOS ESTÁNDAR Y ABC
AUTOR: Matha Inés Moreno Medel
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS COSTOS ESTÁNDAR Y ABC AUTOR: Matha Inés Moreno Medel

ÍNDICE

1. Administración de inventarios

1.1. Importancia de la administración de inventarios

1.2. Método tradicional

1.3. Cantidad económica del pedido

1.4. Justo a tiempo

1.5. Teoría de las restricciones

1.6. Costos de calidad

1.6.1. Daños

1.6.2. Reprocesos

1.6.3. Desperdicios

2. Anál isis de los problemas de calida

Glosario de términos Referencias Referencias bibliográficas Lista de figuras Lista de tablas

2 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Una de las funcionas más importantes de los administradores de una empresa es tener un control eficiente de los inventarios, de tal forma que no genere sobre costos a la producción, por el contrario siempre se debe buscar su minimización sin afectar el proceso, ni la calidad del servicio; para esto es necesario tener claridad sobre el tipo o naturaleza de la empresa; entre los factores a conocer está el tiempo que se demoran los proveedores entre el momento que se realiza la solicitud de la materia prima hasta el momento en que está a disposición de la empresa; otro factor a tener en cuenta es el tiempo incurrido en el proceso productivo y cuánto tiempo se demora la empresa entre el momento que el cliente solicita los productos terminados y el tiempo en el que se le pueden despachar, si los insumos son perennes, cupos y tiempo de importación.

De otra parte, es necesario saber cuántas son las cantidades óptimas que se deben mantener en cada uno de los procesos de producción, así: inventario de materia prima, inventario de productos en proceso en cada departamento e inventario de producto terminado; otro factor a tener en cuenta, es si la empresa tiene producción continua o se produce por órdenes, denominado gestión de stock; de acuerdo a este análisis se diseñan y definen políticas de abastecimiento

E ntre los costos en que se incurre en la administración de los inventarios, están: los costos de adquisición que son los necesarios para realizar los pedidos a los proveedores y el proceso de compra (realizar pedido, comprar, recibir, controlar, pagar, fletes) y los costos de tenencia, son en los que se incurre en el proceso de mantener el inventario en un espacio físico, el control, la seguridad, limpieza, inventarios periódicos, la financiación.

El inventario óptimo se logra cuando el total de todos los co stos de los pedidos y mantenimiento están en el punto más bajo.

Para definir cuantas unidades se deben comprar “lote económico (q)” periódicamente; es necesario conocer el consumo del periodo (Q), el costo de adquisición (P), costo unitario de la pieza ( c), y el costo de tenencia, calculado en forma de tasa (i); luego, se aplica la fórmula:

q = (2 x Q x P/c x i) x ½

Despejando la fórmula se deduce:

Costo de la tenencia = ([q/2] c x i), siendo q/2 el stock promedio

Costo de adquisición = ([Q/q] x P), siendo Q/q el número de compras

Costo total = Costo de tenencia + costo de adquisición

Donde el punto mínimo es aquel en que el

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Costo de la tenencia = costo de adquisición

Con esta igualdad:

([q/2) x c x i) = (Q/q)) x P

Despejando la igualdad:

Q = q (q/c) x (P/i)

Con esta misma fórmula se puede calcular:

Número de compras = Q/q = consumo del periodo / lote económico

Frecuencia de compras = 365 /número de compras

Ejemplo 1. Una empresa pide cada dos meses 2.000 unidades y su consumo real es de 1.850 unidades, determinar la frecuencia de compra con el fin de mantener el inventario necesario para su producción.

Solución: Se debe determinar la frecuencia de compra actual

Frecuencia de compras = 365 / 6 = 60. 83, aproximando cada 60 días y queda un stop mensual de 50 unidades que se van acumulando.

Entonces para determinar la frecuencia de compra óptima sería:

Número de compras = (1850 / 2000) x número de pedidos

Numero de compras = 0.925 x 6

Numero de compras = 5.55

Ahora, se calcula la nueva frecuencia del pedido:

Frecuencia de compras = 365 / 5.55 = 65.77, aproximando cada 65 días hay que hacer nuevo pedido.

Ejemplo 2.

Una empresa en Colombia requiere importar anualmente 12.000 unidades de su materia prima que iniciando el año tiene un costo unitario de 18.000 u.m., la necesidad es de 1.000 unidades mensuales y sus compras son bimensuales de 2.000 el precio del transporte es de 1.500.000 por viaje y tiene una capacidad de 5.000 unidades; si pagan de contado el proveedor les da un descuento del 8%.

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Se debe anal izar el caso y tomar la decisión de comprar todo el inventario a principio del año a fin de no verse afectado por el índice inflacionario y obtener el descuento del proveedor; pero tomar esta decisión requiere solicitar un crédito bancario de 216.000.000 u .m., para pagar en un año en cuotas iguales a una tasa del 15% anual, un arriendo mensual de 1.000.000 u.m., un recargo en nómina para administrar y custodiar el inventario de 8.400.000 u.m., y se estima una pérdida mensual del inventario por pérdidas o deterioro de 500.000 u.m.

Solución:

Para comparar el impacto de continuar con las compras como se vienen realizando o cambiar la periodicidad de la compra, se deben realizar los dos supuestos, así:

Tabla 1. Análisis de costos según información histórica

             

COSTO

ÍNDICE DE

TOTAL

N.

TOTAL POR

LOTE

UNIDADES

VALOR

INFLACIÓN

COSTO

VIAJES

VR. VIAJES

LOTE

1

2.000

18.000

 

36.000.000

1

1.500.000

37.500.000

2

2.000

18.000

1%

36.360.000

1

1.500.000

37.860.000

3

2.000

18.000

2%

36.720.000

1

1.500.000

38.220.000

4

2.000

18.000

3%

37.080.000

1

1.500.000

38.580.000

5

2.000

18.000

4%

37.440.000

1

1.500.000

38.940.000

6

2.000

18.000

5%

37.800.000

1

1.500.000

39.300.000

COSTO

             

TOTAL

12.000

221.400.000

9.000.000

230.400.000

Fuente: elaboración propia

COSTOS ESTÁNDAR Y ABC

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Tabla 2. Análisis de costos Realizando un pedido anual

     

TOTAL

 

VR.

COSTO TOTAL

LOTE

UNIDADES

VALOR

COSTO

N. VIAJES

VIAJES

POR LOTE

1

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

2

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

3

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

4

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

5

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

6

2.000

18.000

36.000.000

   

36.000.000

       

3

4.500.000

4.500.000

COSTO TOTAL

12.000

 

216.000.000

 

4.500.000

220.500.000

Menos Descuento del proveedor 8%

     

(17.280.000)

TOTAL ANTES DE COSTOS ADICIONALES

     

203.220.000

AHORRO TEORICO (230.400.000 menos nuevo costo)

   

27.180.000

Mas Costos adicionales

     

(43.950.000)

Arriendo

1.000.000

12

12.000.000

     

Intereses del crédito (ver tabla 3)

 

17.550.000

     

Recargo Nomina

700.000

12

8.400.000

     

Perdidas y/o

           

deterioro

500.000

12

6.000.000

SOBRE COSTOS

         

16.770.000

Fuente: elaboración propia

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Tabla 3. Proyección del crédito con un interés de 15% anual

 

ABONO DE

     

CAPITAL INICIAL

CAPITAL

INTERESES

VALOR CUOTA

CAPITAL FINAL

216.000.000

18.000.000

2.700.000

20.700.000

198.000.000

198.000.000

18.000.000

2.475.000

20.475.000

180.000.000

180.000.000

18.000.000

2.250.000

20.250.000

162.000.000

162.000.000

18.000.000

2.025.000

20.025.000

144.000.000

144.000.000

18.000.000

1.800.000

19.800.000

126.000.000

126.000.000

18.000.000

1.575.000

19.575.000

108.000.000

108.000.000

18.000.000

1.350.000

19.350.000

90.000.000

90.000.000

18.000.000

1.125.000

19.125.000

72.000.000

72.000.000

18.000.000

900.000

18.900.000

54.000.000

54.000.000

18.000.000

675.000

18.675.000

36.000.000

36.000.000

18.000.000

450.000

18.450.000

18.000.000

18.000.000

18.000.000

225.000

18.225.000

-

TOTAL INTERESES

 

17.550.000

   

Fuente: elaboración propia

Como se puede observar, el producto del análisis, aunque en primera instancia la opción es tentativa en la realidad esta decisión originaría sobrecostos en la producción lo que disminuiría el valor de la utilidad y generaría cargas administrativas adicionales.

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1.1. Importancia de la administración de inventarios

Como se mencionó anteriormente, es necesario administrar los inventarios de tal forma que el costo sea el más bajo posible; no obstante, en ocasiones se contraponen dos aspectos: minimizar la inversió n y los recursos que se utilizarían en esta inversión se podrían invertir o dejar de pagar en otros aspectos más rentables de la compañía y el otro aspecto es asegurar que la empresa cuente con el inventario necesario para cubrir sus necesidades sin incurrir en tiempo ocioso y para cubrir posibles contingencias del proveedor o pedidos adicionales.

Los principales objetivos en la administración del inventario son:

Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de materia prima comprada.

Minimizar la inversión en inventario, su mantenimiento y control.

Al fijar la política de inventario se deben tener en cuenta los siguientes factores: lineales (la producción siempre se comporta igual), estacionales (hay periodos donde la producción baja y otros donde es alta), combinados (hay líneas de producción que permanecen constantes y otras son estacionales), impredecibles (no se puede planear porque hay factores externos no controlables).

1.2. Método tradicional

En este método se mantiene un i nventario suficiente para cumplir con la producción; la política de la empresa determina cuántas unidades se deben mantener para no tener ningún inconveniente en el proceso productivo y se piden unidades en la medida que se van consumiendo; para utilizar este método es necesario conocer la demanda periódica del producto terminado; una de las dificultades de este método es que en oportunidades el mantener un inventario alto puede originar sobre costos por el almacenaje, la administración y deterioros por ob solescencia o daño.

En este método, por lo general, una orden de pedido de los clientes origina una orden de producción y de la orden de producción se origina la orden de pedido de materia prima, por tal razón se puede decir que el proceso es cíclico; este modelo se adapta a la realidad del proceso productivo de la empresa, las tasas de producción y demanda permite ajustar permanentemente las cantidades óptimas a pedir; las limitaciones están relacionadas con los supuestos que se manejan debido a que se espera que la demanda sea constante y esto no ocurre generalmente

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1.3. Cantidad económica del pedido

Este método tiene en cuenta la demanda conocida y constante, los costos de mantener el inventario, los cosos de pedir unidades al proveedor; de tal forma que estos se minimicen a tal punto que los costos de ordenar el pedido y los costos de mantener el inventario se igualan; para aplicar este modelo es necesario que la demanda sea conocida, constante y no dependa de ningún factor interno o externo; se llegue a un acuerdo con los proveedores en cuanto al tiempo de alistamiento de tal forma que sea constante, el inventario se surte cuando llegue a cero, sin ningún retraso, el proveedor no ofrece descuentos por volumen de pedido y si los ofrece no son aceptados por l a empresa; los costos totales están conformados por los costos de compra, los costos de mantener el inventario y los costos de ordenar el pedido; entre los beneficios de aplicar este método está que no se incurrirá en sobre costos por faltantes, deterioros y la cantidad óptima del inventario es constante.

1.4. Justo a tiempo

Las compras Justo A Tiempo (JAT) es la adquisición de materiales, que son entregadas en el momento que el proceso productivo las requiere, o en comercialización en el momento preciso que se venden; en este caso es necesario tener contratos serios y a largo plazo con los proveedores, quienes conocen el calendario de producción y realizan las entregas de acuerdo a éste, los costos originados por almacenaje, manejo, pérdida por deterioro se red ucen a la mínima expresión; no obstante, los costos del pedido se mantienen; al disminuir estos costos el margen de utilidad es mayor o se puede ofrecer un mejor precio al cliente.

Las empresas que quieran implementar JAT deben seleccionar cuidadosamente a sus proveedores en cuanto a calidad de sus productos, tiempo de entrega y una vez seleccionado, se debe establecer relación a largo plazo.

1.5. Teoría de las restricciones

En la teoría de las restricciones se busca la mejora continua, analizando el esquema cau sa efecto para estudiar los procesos productivos y de esta forma encontrar aspectos por mejorar; en este análisis de procesos en línea, estos sólo se mueven al paso del proceso o actividad más lenta y para acelerar el proceso es necesario utilizar medidas de presión para que se produzca hasta el límite de su capacidad y de esta forma se puede acelerar el proceso completo; el punto más lento del proceso se denomina restricción o cuello de botella o factores que bloquean el proceso, que pueden ser personas, equipos, piezas de equipos, políticas, controles, ausencia de piezas, aparatos o materiales o mala calidad de los mismos; para mantener el control es necesario la implementación de un sistema de indicadores que permita medir cada una de las actividades y cada uno de los procesos.

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La implementación se realiza a través de las siguientes etapas:

Identificar las restricciones del proceso.

Buscar la forma de optimizar las restricciones para que se obtenga mayor producción.

Controlar las restricciones de tal forma que todo el proceso marche al ritmo de la restricción una vez intervenida.

Implementar un plan de mejora con el fin que la restricción marche acorde al proceso.

Una vez eliminada la restricción, iniciar nuevamente el análisis para detectar otras restricci ones y seguir los mismos pasos.

Para que este modelo funcione eficientemente es necesario que todo el personal involucrado en el proceso vea las fortalezas del mismo, se le den los recursos necesarios y se realice trabajo en equipo de tal forma que se pued an implementar fácilmente las oportunidades de mejora detectadas.

1.6. Costos de calidad

Una eficiente administración y producción consiste en generar procesos productivos de calidad, disminuyendo los sobre costos que se puedan generar, por el contrario, debe reducir al máximo todos aquellos costos que en algún momento se consideraron normales; en una producción eficiente los daños, los reprocesos y desperdicios ya no se consideran normales; siempre se debe buscar la eficiencia, la eficacia y la economía sin disminuir la calidad.

1.6.1. Daños

Unidades dañadas son aquellas que no cumplen las características óptimas de producción sin importar el grado de terminación y son descartadas durante el proceso o se venden a menor precio; los daños se pueden clasificar como: daño normal, que es propio a un proceso y se da aún en condiciones eficientes y debidamente controladas; estas generalmente se llevan como mayor valor del costo porque no es fácilmente controlable; y los daños anormales no son inherentes al proceso y no se presentarían si hay un control eficiente del proceso, en estos casos es necesario hacer un análisis adecuado de las causas del mismo.

1.6.2. Reproceso s

Los reprocesos se refieren a las unidades que no pasan en un proceso de inspección, por no cumplir las condiciones de calidad; estas unidades retornan al proceso para ser reparadas y vendidas como producto aceptable; en reprocesos también se encuentran reprocesos normales y anormales.

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1.6.3. Desperdicios

Los desperdicios son material que sobra proveniente de un proceso produc tivo, tiene un valor residual comparado con el valor del producto terminado, a estos no se les asigna ningún costo

1.7. Análisis de los problemas de calidad

La finalidad de una adecuada administración de costos es obtener productos excelentes, basados en normas nacionales e internacionales de calidad; por tal razón, es necesario realizar permanentemente inspecciones durante todas las etapas del proceso productivo y sólo las unidades que cumplan todos los parámetros continúan en éste y las que no se rechazan in mediatamente; la administración debe determinar cuál es el porcentaje que se considere normal en el proceso y todo lo que se salga de este estándar debe ser analizado; las unidades rechazadas deben ser analizadas para determinar si pueden devolverse para ser reprocesadas o definitivamente deben descartarse como unidades dañadas

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

Daños: Unidades dañadas son aquellas que no cumplen las características óptimas de producción sin importar el grado de terminación y son descartadas durante el proceso o se venden a menor precio.

Desperdicio: Son unidades que no cumplen las normas de calidad y por tal razón son inaceptables

y no permiten retorno al proceso productivo.

Justo a tiempo: Las compras Justo A Tiempo (JAT) es la adquisición de materiales, que son entregadas en el momento que el proceso productivo las requiere, o en comercialización en el momento preciso que se venden.

Margen de contribución o contribución marginal: Es la diferencia entre el precio de venta y los costos variables; la utilidad generada en un producto sin tener en cuenta los costos fijos.

Punto de equilibrio: Se da cuando los ingresos son iguales a los costos más gastos; no hay ni utilidad ni perdida.

Reproceso: Son unidades que no cumplen las normas de calidad y por tal razón son inaceptables

y que pueden ser aceptadas retornándolas en el proceso productivo y se debe incurrir en costos adicionales para corregirlas.

Teoría de las restricciones: En la teoría de las restricciones se busca la mejora conti nua, analizando el esquema causa efecto para analizar los procesos productivos y de esta forma encontrar aspectos por mejorar.

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REFERENCIAS

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