ALCALDIA DE POPAYÁN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

PROCESO: TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO

Asesorar en materia de articulación, coordinación y supervisión para impulsar el fortalecimiento de la entidad mediante la
aplicación y uso de las tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como factor estratégico para el desarrollo del
gobierno en línea, la prestación de mejores servicios a la ciudadanía, la consolidación de un municipio digital y la construcción
de una sociedad del conocimiento, ampliando y profundizando los procesos de participación ciudadana y de democratización
de la información.

ALCANCE DEL PROCESO

Inicia con el diagnostico de las necesidades de infraestructura informática y las políticas de las Tecnologías de la información y
las Comunicaciones y termina con la implementación de los planes y estrategias de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación.

1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)

ETAPAS

PROVEEDOR ¿QUIEN
ENTRADA ACTIVIDADES
SUMINISTRA?

Realizar análisis de las necesidades de infraestructura informática

Procesos del SIGMC Necesidades informáticas P
para la apropiación de las TIC

Proceso de Direccionamiento y
Plan de desarrollo
Planeación Estratégica, Proceso de P Elaborar el plan de acción anual
municipal, presupuesto
Gestión Financiera

Proceso Recursos físicos, Proceso

Inventario del parque
Tecnología de Información y P Elaborar el plan de mantenimiento preventivo
tecnológico
Comunicación

Lineamiento sobre la
Ministerio de las Tecnologías de la
estrategia de gobierno en P Elaborar el plan de acción para gobierno en línea
Información y las Comunicaciones
línea

SUBPROCESO: SERVICIOS TECNOLOGICOS

Proceso Gestión de Recursos físicos,

Inventario del parque
Proceso Tecnología de Información y H Administrar la red interna de la entidad
tecnológico
Comunicación

Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Realizar el soporte técnico a los usuarios tecnológicos de la entidad

Proceso Tecnología de Información y Plan de mantenimiento

H Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo
Comunicación preventivo
Proceso Gestión de Recursos físicos,
Inventario del parque
Proceso Tecnología de Información y H Administrar el parque tecnológico de la entidad
tecnológico
Comunicación

SUBPROCESO: PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA

Ministerio TIC, Proceso Tecnología

de Información y Comunicación, Plan de acción para
Proceso Direccionamiento y gobierno en línea, H Ejecutar el plan de acción para gobierno en línea
Planeación Estratégica, Proceso de Presupuesto
Gestión Financiera

Ministerio de las Tecnologías de la

Convocatorias MINTIC,
Información y las Comunicaciones, H Elaborar proyectos de acuerdo a las convocatorias del Ministerio TIC
Presupuesto
Proceso Gestión Financiera

Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Gestionar servicios del portal web de la entidad

SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

Proceso Tecnología de Información y Políticas de seguridad

H Gestionar la seguridad informática de la entidad
Comunicación informática

Políticas de operación de
Proceso Tecnología de Información y
los servidores, Actividad de H Administrar servidores y bases de datos
Comunicación
cada servidor

Apoya la elaboración y ejecución de proyectos relacionados con

Procesos del SIGMC Solicitudes H
tecnología

Proceso Tecnología de Información y Resultados del proceso,

V Realizar seguimiento y medición al proceso, productos o servicios
Comunicación Procedimientos, indicadores

Proceso Tecnología de Información y Herramienta de evaluación

V Evaluar la satisfacción de los usuarios tecnológicos de la entidad
Comunicación (Formato de encuesta)

Informe de seguimiento y
Proceso Tecnología de Información y
evaluación, Informes de A Elaborar plan de mejoramiento del proceso
Comunicación
Auditoria
Proceso Tecnología de Información y Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del
Plan de mejoramiento A
Comunicación proceso

2. APORTE ESTRATEGICO DEL PROCESO

OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO

1. Mejorar Continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema Integrado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alca
2. Garantizar la Satisfacción de la Comunidad
4. Contar con el apoyo Humano Competente, la logística y Tecnologías necesarias para el cumplimiento
5. Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado
6. Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los procesos misionales de la alcaldía d
7. Incrementar la participación de la Comunidad en la medición del cumplimiento de la realización de Proyectos que deben ejecutar

3. PARAMETROS DE MEDICION
INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR

Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo Eficacia

Soporte Técnico a usuarios tecnológicos Eficacia

Seguridad y continuidad de la información Eficacia

Plan de acción para gobierno en línea Eficacia

4. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA

Seguimiento permanente a la gestión de

Verificación de la respuesta a las PQRS, en los términos normativos.
respuestas a través del Programa ORFEO

Entrega de informes a entes de control y/o Gestión de control interno, en los

Revisión cronograma
términos establecios.

Cumplimiento del plan de mejoramiento establecido Acciones de mejora reportadas

Empleo de procedimiento de producto no conforme y de auditoría interna No. de productos no conformes reportados

5. POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

Los equipos tecnológicos son administrados y supervisados de acuerdo a las políticas de la misma que se ajust

Los equipos tecnológicos deben ser supervisados por el personal administrativo o usuarios a quien le fue asignado y que

Cualquier problema que ocurra con los equipos tecnológicos deberá ser reportado al proceso tecnologías de la informa

Se atenderán los requerimientos de soporte únicamente a los equipos pertenecientes al parque informátic

No se atenderán solicitudes de soporte técnico sin que el usuario haya cerrado los soportes técnicos ya

Todo requerimiento de soporte técnico deberá solicitarse únicamente a través del Sistema de Inform

Se hace responsable de mantener el 99,97% operativas las plataformas de servicios web e internos de
 Cada usuario tecnológico de la entidad será responsable de la gestión de usuarios y contraseñas entregadas para su uso

Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben usar cuentas de correo institucionales en el ejercicio

Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben propender por la aplicación de la política de

Todo funcionario y contratista deberá ser notificado para ser usuario tecnológico de la entidad y acceder a los servici

La asignación de servicios y privilegios tecnológicos se realizaran de acuerdo a las necesidades identificadas p

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS 7. REQUISITOS

DOCUMENTOS ISO 9001

4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1., 5.5.2.,
5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2
F - DPE - 115 - 01 Listado Maestro de Documentos
F - DPE - 115 - 04 Listado Maestro de Documentos Externos NTCGP 1000

4.1., 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.1, 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1.,
5.5.2., 5.6.,6.2.1., 6.2.2., 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.

REGISTROS MECI

1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1,
F - DPE - 115 - 02 Listado Maestro de Registros
2.2.1, 2.3.1, 3.

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

OD - GJ - 180 - 01 Normograma

10. RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS
ELABORACIÓN REVISION

Maria Isabel Calderon Carlos Andres Muñoz Calambas

JEFE OFICNA DE TIC COORDINADOR SIG MECI-CALIDAD
N C - TIC-102 -02

OCESO Versión 02

CIÓN Y COMUNICACIÓN Página 1 de 1

REPONSABLE DEL PROCESO

Jefe de la oficina asesora de las TIC

GESTOR DEL PROCESO

Lideres de subproceso

ES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)

RECEPTOR
DADES SALIDA
¿QUIEN RECIBE?

es de infraestructura informática Proceso de Direccionamiento y

Diagnostico
ción de las TIC Planeación Estratégica

Proceso de Direccionamiento y
de acción anual Plan de acción
Planeación Estratégica

Plan de mantenimiento
ntenimiento preventivo Procesos del SIGMC
preventivo

Proceso Tecnología de Información y

Plan de acción para gobierno Comunicación, Proceso de
n para gobierno en línea
en línea Direccionamiento y Planeación
Estratégica

OS TECNOLOGICOS

terna de la entidad Reporte de monitoreo de red Procesos del SIGMC

Reporte electrónico de atención

suarios tecnológicos de la entidad Usuarios tecnológicos de la entidad
y cierre de solicitud

Formato de recibido a Proceso Tecnología de Información y

ntenimiento preventivo
satisfacción Comunicación

cnológico de la entidad
S Y GOBIERNO EN LINEA
n para gobierno en línea
s convocatorias del Ministerio TIC
portal web de la entidad
UCTURA TECNOLOGICA
nformática de la entidad
es y bases de datos
de proyectos relacionados con
ogía
al proceso, productos o servicios
arios tecnológicos de la entidad
ramiento del proceso
Parque tecnológico en optimas
condiciones (Reporte
electrónico de atención y cierre
de solicitud, Formato de
recibido a satisfacción)
Resultado de la Evaluación de
la ejecución del plan de acción
realizada por el MINTIC
Proyectos Elaborados
Reporte electrónico de atención
y cierre de solicitud
Reportes de seguridad
Reportes del estado del cada
servidor, reporte del tamaño de
las bases de datos
Proyectos Elaborados
Informe de seguimiento y
resultados de la medición de
los indicadores
Consolidación de resultados de
la encuesta
Plan de Mejoramiento
Procesos del SIGMC
Proceso Tecnología de Información y
Comunicación
Min TIC
Usuarios tecnológicos de la entidad
Procesos del SIGMC
Proceso Tecnología de Información y
Comunicación, Todos los procesos del
SIGMC
Procesos del SIGMC
Proceso Tecnología de Información y
Comunicación, Proceso Gestión de
control interno, Proceso Gestión de
mejora continua
Proceso Tecnología de Información y
Comunicación, Proceso Gestión de
control interno, Proceso Gestión de
mejora continua
Proceso Tecnología de Información y
Comunicación, Proceso Gestión de
control interno, Proceso Gestión de
mejora continua
ntinuamente el desempeño del Acciones preventivas, Proceso Tecnología de Información y
eso correctivas y de mejora Comunicación

CO DEL PROCESO

SE RELACIONA EL PROCESO

ado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C)

ón de la Comunidad
ecnologías necesarias para el cumplimiento de la Misión
s fines esenciales del estado
de los procesos misionales de la alcaldía de Popayán
ealización de Proyectos que deben ejecutar los procesos de la Alcaldía de Popayán

DE MEDICION
EL PROCESO

RESPONSABLE DE LA MEDICION FRECUENCIA DE MEDICION

Jefe de la oficina asesora de las TIC Anual

Jefe de la oficina asesora de las TIC Trimestral

Jefe de la oficina asesora de las TIC Mensual

Jefe de la oficina asesora de las TIC Anual

S DE CONTROL

RESPONSABLE DEL CONTROL REGISTRO

Líder de proceso Informes del sistema ORFEO

Líder de proceso Control correspondencia

Líder de proceso Control de acciones correctivas

Control de acciones correctivas y preventivas

Líder de proceso
reportadas

CIÓN DEL PROCESO

erdo a las políticas de la misma que se ajustan al ámbito laboral

ivo o usuarios a quien le fue asignado y que hace parte de su inventario

portado al proceso tecnologías de la información y las comunicaciones

equipos pertenecientes al parque informático de la entidad

suario haya cerrado los soportes técnicos ya atendidos

e únicamente a través del Sistema de Información

s plataformas de servicios web e internos de la entidad

arios y contraseñas entregadas para su uso, de acuerdo a sus funciones.

ntas de correo institucionales en el ejercicio de sus funciones

ropender por la aplicación de la política de cero papel

ológico de la entidad y acceder a los servicios que la entidad ofrece

e acuerdo a las necesidades identificadas por los jefes de área

ISITOS 8. RECURSOS
9001 FISICOS

5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1., 5.5.2.,

3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2
Oficina, Computador, Muebles, Internet
P 1000 Sistemas de Información

1, 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1.,

2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.

CI HUMANOS

4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1,

Un asesor, Personal contratista
.3.1, 3.

PLICABLE AL PROCESO
Normograma

GOS
RIESGOS
SION APROBACIÓN

uñoz Calambas Maria Isabel Calderon

G MECI-CALIDAD LIDER DEL PROCESO