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CONSTRUCTORA FARA N FECHA: 30-10-2017

REV. 0001/17
S.A. DE C.V. CODIGO: CONSFAR-PLQUI-PRO-0001

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

I - OBJETIVO:

Describir la metodología a seguir para el control y distribución de los documentos del


Sistema de Calidad.

II - ALCANCE:

Aplica a todas las áreas funcionales involucradas en la operación del Sistema de


Calidad y a todos los procedimientos y documentos inherentes al Sistema de Calidad
de la CONSTRUCTORA FARAÓN S.A. DE C.V.

III - INTERRELACIÓN CON OTROS PROCESOS O DOCUMENTOS DEL


SISTEMA:

CODIGO PROCESO / DOCUMENTO


PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE
CONSFAR -PLQUI -PRO -0001
DOCUMENTOS

IV - ENFOQUE DEL PROCESO:

INSUMOS O PRODUCTO, SALDO CLIENTE / NECESIDADES O EXPECTATIVAS


PROVEEDOR.
ENTRADAS. RESULTADO. USUARIO. DEL USUARIO.
CONSTRUCTORA Forma para controlar la
N/A Documento. Documento.
FARAON. documentación.

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CONSTRUCTORA FARA N FECHA: 30-10-2017
REV. 0001/17
S.A. DE C.V. CODIGO: CONSFAR-PLQUI-PRO-0001

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

V - DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD / OTROS


CONSTRUCCION. INGENIERIA.
CONTROL DE DOCUMENTOS. DEPERTAMENTOS

1
RECOPILAR Y ELABORAR UNA LISTA D E LOS DOCUMENTOS UTI LIZADOS POR DEPARTAMENTO.

2 IDENTIFICAR EL ORDEN DE PRODUCCION PARA CONTROLAR LOS PLANOS Y LOS TRABAJOS A RELIZAR.

ELABORAR UNA LISTA MAESTRA


3 DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS
E INTERNOS

4 DAR A CONOCER EL DOCUMENTO POR MEDIO DE COPIAS Y Y AVALAR CON UNA CARTA TARANSMITAL

CONSULTAR CON EL CLIENTE EL


5 ESTADO ACTUAL DE LOS DOCUENTOS

APROVACION Y REVICION NUEVA


6 DE CODIFICACION. REVICI N

7 COLOCACI N DE CELLOS LEYENDAS

8 FIN

VI - POLITICAS:

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CONSTRUCTORA FARA N FECHA: 30-10-2017
REV. 0001/17
S.A. DE C.V. CODIGO: CONSFAR-PLQUI-PRO-0001

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

VII - DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

SECUENCIA: RESPONSABLE: ACTIVIDAD: DESCRIPCION.

Documentación externa.
RECOPILAR Y ELABORAR UNA
El Departamento de Control de Documentos deber elaborar una lista maestra de los documentos externos que entregue el cliente tales como: planos de diseño,
LISTA DE LOS DOCUMENTOS
ENCARGADO DE CADA especificaciones, contratos, etc.
1 UTILIZADOS Y ENTREGAR A
DEPARTAMENTO La distribución n de copias ser de la siguiente manera:
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
A CONTROL DE DOCUMENTOS
de taller y se tenga que fabricar con estos.

IDENTIFICAR EL ORDEN DE
Esta documentación n se entrega mediante una carta
TRABAJO QUE CORRESPONDE AL
ENCARGADOS DE LOS NUEVO PROYECTO PARA PODER
2 transmita de documentos obsoletos y re trabajos.
DEPARTAMENTOS. ASIGNAR UNA CODIFICACION Y
PODER LLEVAR UN BUEN
Departamentos de construcción y control de calidad, retirar y/ cancelar la reviso n anterior.
CONTROL DEL PROYECTO

CON LA LISTA DE LOS Los documentos que se consideren necesarios y en caso de nueva revisión deber retirar y/ cancelar la reviso n anterior.
DIFERENTES DOCUMENTOS SE
CONTROL DE
3 ELABORARA UNA LISTA MAESTRA Encargado del departamento de Control de Documentos, debe controlar el número de copias que se distribuyen a cada responsable de Ærea, por medio de una Lista
DOCUMENTOS
DE LOS DOCUMENTOS EXTERNOS maestra de documentos.
E INTERNOS.

Codificación n.
El emisor del documento solicita al Gerente de Aseguramiento de Calidad un c digo alfa numérico único para los documentos a elaborar.
El c digo se debe asignar de acuerdo a la siguiente estructura:
UNA VEZ FINALIZADA LA LISTA PROCESO CODIGO
MAESTRA DE DOCUMENTOS SE Construcción n
DARA A CONOCER Y SE GC Ventas GV
ENCARGADOS DE LOS
4 ENTREGARA COPIA Y SE Medici n, análisis y mejora AC
DEPARTAMENTOS.
FIRMARA UNA CARTYA RR HH CP
TRANSMITAL PARA AVALAR LA Abastecimientos AB
ENTRAGA Infraestructura IF
Puesta a punto PP

DOCUMENTO C DIGO
Manual de Calidad MAC
Procedimiento general PRO
CONSULTAR Y VERIFICAR CON EL Instrucción n de trabajo
CLIENTE EL ESTADO ACTUAL DE INS Formato FRM
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS, PARA
5 El orden que debe seguir el c digo ser el siguiente:
DOCUMENTOS VERIFICAR QUE ESTOS SE
ACOPLEN A LOS TRABAJOS QUE XX -XXX-XX
SE REALIZARAN. Numero consecutivo del documento
C digo del documento
C digo del `rea que emite el procedimiento.

Ejemplo:
GC-PRO-01
Numero consecutivo del documento
UNA VEZ, QUE SE AN CODIFICADO
Procedimiento genera
SE LES REALIZA UNA REVICION
CONTROL DE Gerencia de
6 PARA COMPROVAR QUE ESTOS
Construcción
DOCUMENTOS
CUMPLAN Y ESTEN BIEN
Elaboración
ESTRUCTURADOS
El Gerente que sea el principal responsable de alguna actividad, debe elaborar la documentación n requerida para cumplir con los requisitos del sistema de calidad de la constructora
FARAON S.A. de C.V., de acuerdo a los lineamientos estipulados en el presente procedimiento
Si el documento es elaborado por medios electrónicos, el nombre del archivo debe ser igual al c digo asignado al documento.

Elaboración.
El Gerente que sea el principal responsable de alguna actividad, debe elaborar la documentación requerida para cumplir con los requisitos del sistema de calidad de la constructora
FARAON S.A. de C.V., de acuerdo a los lineamientos estipulados en el presente procedimiento
Si el documento es elaborado por medios electrónicos, el nombre del archivo debe ser igual al c digo asignado al documento.
Revisión. A
/ R V G R F X P H Q W R V H O D E R U D G R V G H E H Q V H U U H Y L V D G R V GL
S D U D S U R F H G L P L H Q W R V T X H F R Q W L H Q H X Q FXDGU R
Aprobacion.A1
Posterior a la revisi n los documentos elaborados deben ser aprobados, dicha actividad ser avalada con la firma de la persona que aprueba el documento utilizando para este fin el
I R U P D W R · & D U i W X O D S D U D S U R F H G L P L H Q W R V G H O 6 * & TX
K R M D V V X E V H F X H Q W H V G H E H U i Q V H U HVFULWD
Distribución.
Posterior al proceso de aprobación, los documentos deben ser distribuidos por el encargado de Control de Documentos, de la siguiente forma:
El emisor proporciona el documento original aprobado y el archivo electrónico ejecutable donde este contenido dicho documento al Gerente de Aseguramiento de Calidad quien se
hace cargo de su control (resguardo del documento original), y a su vez designa porque medio se distribuir el documento.
Distribución por medio de copia en papel.
YA QUE FUERON APROVADOS SE a) El encargado de Control de Documentos se encarga de obtener las copias necesarias a distribuir y posteriormente debe sellar l as carátulas conforme a la aplicación n y uso
CONTROL DE PROSIGUE A LA COLOCACION DE del documento.
7 Los sellos reconocidos en el sistema de calidad de la CONSTRUCTORA FARAON S.A. DE C.V., son:
DOCUMENTOS CELLOS O LEYENDAS
CORRESPONDIENTES. SELLO (LEYENDA) USO
Documento controlado Se utiliza para toda la documentación n controlada del sistema de calidad, la cual es usada para desarrollar las distintas actividades del sistema de calidad en la
CONSTRUCTORA FARAON S.A. DE C.V. El sello tiene un espacio donde se anota Él número de copia asignado.
Solo para información. Se utiliza para la documentación no controlada y que su utilización n es solamente de carácter informativo. Los documentos sellados con esta leyenda en
todas las hojas del documento, no se utilizan para realizar actividades en la CONSTRUCTORA FARAON S.A. DE C.V.
Cancelado Se utiliza para toda la documentación obsoleta del sistema de calidad retenida para fines de consulta, los documentos serán sellados con esta leyenda en todas las hojas del
documento

b) El color de la tinta para los sellos antes descritos debe ser contrastante con el documento. Los sellos estarán bajo resguardo del encargado de Control de Documentos.
F 3 D U D H O 0 D Q X D O G H F D O L G D G S U R F H G L P L H Q W R V p LQ
codigo AC-FRM-07, la asignación de documentos la realizara el Gerente de Aseguramiento de Calidad.
d) El receptor del documento debe firmar de conformidad en la matriz de distribución, si el encargado de Control de Documentos le entrega el documento por medio de copia
en papel en las siguientes condiciones:

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

Documentación interna

La estructura documental que soporta el sistema de calidad y que debe ser


controlada es la siguiente:

Manual Nivel I

de Calidad

Plan de Calidad y plan de inspección


Nivel II

Instrucciones ó Procedimientos
Nivel III

Registros de Calidad Nivel IV

 Se deberá distribuir copia de estos documentos de acuerdo a matriz de


distribución.
También se deberán controlar la Orden de Producción (OP) y los Planos de Taller
(cuando por términos contractuales se tengan que elaborar) y la distribución mínima
de copias será de la siguiente manera:
 Orden de Producción: Ventas, Control de Costos, Construcción, Control de
Calidad, Administración, almacén y Compras.
 Planos de Taller: Construcción, Control de Calidad y aquellas que
justificadamente los necesiten.

Codificación.

El emisor del documento solicita al Gerente de Aseguramiento de Calidad un código


alfa numérico único para los documentos a elaborar.

El código se debe asignar de acuerdo a la siguiente estructura:

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

PROCESO CODIGO
Construcción GC
Ventas GV
Medición, análisis y mejora AC
RR HH CP
Abastecimientos AB
Infraestructura IF
Puesta a punto PP

DOCUMENTO CÓDIGO
Manual de Calidad MAC
Procedimiento general PRO
Instrucción de trabajo INS
Formato FRM

El orden que debe seguir el código será el siguiente:


XX -XXX-XX
Numero consecutivo del documento
Código del documento
Código del Área que emite el procedimiento.

Ejemplo:
GC-PRO-01

Numero consecutivo del documento


Procedimiento genera
Gerencia de Construcción
Elaboración.

El Gerente que sea el principal responsable de alguna actividad, debe elaborar la


documentación requerida para cumplir con los requisitos del sistema de calidad de la
constructora FARAON S.A. de C.V., de acuerdo a los lineamientos estipulados en el
presente procedimiento

Si el documento es elaborado por medios electrónicos, el nombre del archivo debe ser
igual al código asignado al documento.

Revisión.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS . PROCEDIMIENTO.

Los documentos elaborados deben ser revisados, dicha actividad debe ser avalada
con la firma de la persona que revisa el documento utilizando para este fin el formato
“Carátula para procedimientos”, que contiene un cuadro de referencia
correspondiente a la revisión en donde se registrará la evidencia de esta actividad.

Aprobación.
Posterior a la revisión los documentos elaborados deben ser aprobados, dicha
actividad será avalada con la firma de la persona que aprueba el documento
utilizando para este fin el formato “Carátula para procedimientos del SGC”, que
contiene un cuadro de referencia correspondiente a la aprobación en donde se
registrará la evidencia de esta actividad. Las hojas subsecuentes deberán ser
escritas en el “formato para la redacción de procedimientos del SGC”.

Distribución.
Posterior al proceso de aprobación, los documentos deben ser distribuidos por el
encargado de Control de Documentos, de la siguiente forma:

El emisor proporciona el documento original aprobado y el archivo electrónico


ejecutable donde este contenido dicho documento al Gerente de Aseguramiento de
Calidad quien se hace cargo de su control (resguardo del documento original), y a su
vez designa porque medio se distribuirá el documento.

Distribución por medio de copia en papel.

a) El encargado de Control de Documentos se encarga de obtener las copias


necesarias a distribuir y posteriormente debe sellar las carátulas conforme
a la aplicación y uso del documento.
Los sellos reconocidos en el sistema de calidad de la CONSTRUCTORA
FARAON S.A. DE C.V., son:
SELLO
USO
(LEYENDA)

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

Se utiliza para toda la documentación


controlada del sistema de calidad, la cual es
usada para desarrollar las distintas
Documento
actividades del sistema de calidad en la
controlado
CONSTRUCTORA FARAON S.A. DE C.V.
El sello tiene un espacio donde se anota él
número de copia asignado.
Se utiliza para la documentación no
controlada y que su utilización es solamente
de carácter informativo. Los documentos
Solo para
sellados con esta leyenda en todas las hojas
información
del documento, no se utilizan para realizar
actividades en la CONSTRUCTORA
FARAON S.A. DE C.V.
Se utiliza para toda la documentación
obsoleta del sistema de calidad retenida
Cancelado para fines de consulta, los documentos
serán sellados con esta leyenda en todas
las hojas del documento

b) El color de la tinta para los sellos antes descritos debe ser contrastante con
el documento. Los sellos estarán bajo resguardo del encargado de Control
de Documentos.
c) Para el Manual de calidad, procedimientos é instructivos de trabajo una vez
selladas las carátulas se procede a la distribución utilizando el formato
“Matriz de distribución”, código AC-FRM-07, la asignación de documentos
la realizara el Gerente de Aseguramiento de Calidad.
d) El receptor del documento debe firmar de conformidad en la matriz de
distribución, si el encargado de Control de Documentos le entrega el
documento por medio de copia en papel en las siguientes condiciones:

 El documento tiene sellada la carátula.


 El documento está completo (carátula, contenido y anexos
correspondientes).
 El documento es legible.

Copias de documentos controlados, en las diferentes áreas de la organización.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS . PROCEDIMIENTO.

I. Cuando una persona necesite sacar copias de algún documento controlado


para poder realizar y/o facilitarse la realización de sus actividades, el
encargado de control de documentos deberá controlarlas mediante una lista
maestra.
II. En caso de una nueva revisión, se deberá repetir lo anteriormente descrito con
el documento de nueva revisión.

Elaboración de lista maestra.


El encargado de Control de Documentos debe establecer y actualizar una lista
maestra, utilizando el formato “Lista maestra de documentos”, que refleje el estado
actual de ediciones y niveles de revisión de los documentos elaborados, distribuidos,
actualizados y controlados, dicho listado debe ser actualizado cada que cambie ó se
genere un nuevo documento.

Cambios a documentos.

Los cambios pueden ser por revisión y/ó actualización de los documentos.

Para realizar un cambio en algún documento deben seguirse los siguientes


lineamientos.

a) Se identifica la necesidad de hacer cambios a un documento; estos cambios


deben solicitarse por los usuarios al Gerente de Aseguramiento de Calidad,
explicando por qué la necesidad de hacer el cambio.
b) Todas las necesidades de cambio a los documentos deben ser analizadas por
el responsable de la elaboración del documento y el Gerente de
Aseguramiento de Calidad, en caso de que la solicitud proceda, debe
efectuarse el cambio. Si la solicitud no procede se le debe explicar a la
persona que solicito el cambio él porque de la negativa.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

c) Para realizar un cambio en un documento del sistema de calidad el emisor


debe solicitar el archivo electrónico donde viene contenido el documento al
Gerente de Aseguramiento de Calidad o al encargado de Control de
Documentos y proceder a realizar dichos cambios, posteriormente el emisor
debe devolver al departamento de Aseguramiento de Calidad el archivo
electrónico conteniendo los cambios y el documento impreso debidamente
firmado para proceder a su distribución.
d) La naturaleza del cambio debe de ser explicada de forma breve, en el
recuadro destinado para ese fin del formato “Carátula para procedimientos”.
e) Una vez efectuado el cambio y/o actualización debe efectuarse la distribución
de los documentos de acuerdo a lo descrito.
Las ediciones deben identificarse con números arábigos progresivos iniciando a
partir del número 1, las revisiones posteriores generadas por algún cambio y/o
actualización se deben identificar secuencialmente con números arábigos
progresivos iniciando con el número 0, cuando se llegue al nivel de revisión 6 se
debe reeditar todo el documento.

Cuando un documento sufre algún cambio, solo las áreas funcionales que tengan
inherencia en dicho documento tienen acceso a la información de respaldo que
fundamenta su revisión y aprobación, así también son responsables de actualizar los
documentos de su área que se vean afectados por los cambios y/o actualizaciones.

Control de documentos cancelados.

El encargado de Control de Documentos, se debe asegurar que los documentos


obsoletos sean retirados de todos los lugares de uso al momento de su actualización
con el fin de que solo los documentos a última edición y nivel de revisión estén
disponibles en todos los lugares donde son efectuadas operaciones esenciales para

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE PUNTOS DE LA NORMA QUE APLICA:


* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

el funcionamiento efectivo del sistema de calidad de la CONSTRUCTORA FARAON


S.A. DE C.V.

Cuando se genere un cambio y/o actualización, en caso de que el receptor de un


documento no reintegre el obsoleto, se le asignara una acción correctiva que tenga
como objetivo el recuperar dicho documento y prevenir la reincidencia de este
problema.

Aquellos documentos que por condiciones de consulta, fines legales ó a solicitud del
usuario requieran ser conservados, deben ser identificados como cancelados y
custodiados, siendo responsabilidad del encargado de Control de Documentos su
identificación y de la persona que necesite el documento su control.

Control de formatos.

Formatos que se emiten como registros de calidad de un procedimiento ó instructivo.

Para el control de este tipo de formatos se deben seguir los siguientes lineamientos.

a) Se deben de codificar de acuerdo a lo descrito en el apartado de


codificación
b) Su edición y revisión es independiente al procedimiento donde estén
incluidos.
c) La información referente al formato debe de ir en la parte inferior derecha
del formato en recuadros que indiquen el código y nivel de revisión.
Formatos que no tienen inherencia con ningún procedimiento.

Para el control de los formatos que no tienen inherencia con ningún procedimiento
pero que son necesarios para el funcionamiento del sistema de calidad y control de
algunas actividades, podrán ser utilizados en las diferentes áreas sin codificación,
mas sin embargo es recomendable codificarlos para un mejor control de los mismos.

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* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

Revisión y/ó actualización de los documentos del Sistema de Calidad.

El Manual de Calidad, los Procedimientos generales e instructivos del Sistema de


Calidad, serán revisados y actualizados cuando el usuario lo considere conveniente
por cuestiones de mejora y/ó funcionalidad.

La revisión y/ó actualización debe ser conforme a lo descrito en este procedimiento.

Disposición de los documentos.


Todos los documentos controlados internos y externos referentes a un proyecto,
serán conservados durante la vida del mismo, más 1 año.

VIII - DEFINICIONES:

Documento: Información descrita o estipulada en un formato, que da valides o


sustento a alguna acción específica.

Lista Maestra de documentos: Es el medio que sirve para controlar e identificar el


estado actual de los documentos del sistema de calidad.

Documentación a controlar: Los documentos a controlar, estos pueden estar en la


forma de copia en papel, en medios electrónicos ó en cualquier otro medio en el que
sea completamente legible.

IX - CONTROL DE REGUISTROS:

RESPONSABLE
NOMBRE DEL TIEMPO DE LUGAR DE
CODIGO: DE
REGISTRO : CONSERVACION: ALMACEN:
ALMACENARLO:
Procedimiento Departamento de
Dependiendo de Control de
CONSFAR -PLQUI -PRO -0001 para el control de aseguramiento de
SGC documentos.
Documentos. Calidad.

X - MONITOREO Y/O MEDICION:

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* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

UNIDAD DE BASE
ACTIVIDAD : FRECUENCIA: RESULTADO:
MEDIDA: ESTADISTICA:
Control de
N/A La requerida La requerida N/A
documentos

XI - RESPONSABILIDADES:

 Es responsabilidad del encargado de Control de Documentos:


 Establecer, distribuir y controlar el presente procedimiento.
 Distribuir y controlar la documentación generada del sistema de calidad.
 La elaboración y actualización de la lista maestra de documentos.
 El retiro de documentos obsoletos.
 El resguardo de los registros de calidad indicados en este procedimiento.
 Es responsabilidad del Gerente de Aseguramiento de Calidad:
 Asignar el código correspondiente a los documentos del sistema de calidad.
 Es responsabilidad de los Gerentes ó Jefes de Área que tengan asignadas
actividades relacionadas con el sistema de calidad:
 La elaboración de sus documentos aplicables al sistema de calidad.
 Solicitar el código correspondiente del documento a emitir, a Aseguramiento
de Calidad.
 Proporcionar sus documentos debidamente revisados y aprobados a
Aseguramiento de Calidad para su distribución y control.
 Proporcionar copia de sus documentos a las personas de su área que así lo
necesiten, dichas copias deberán ser controladas.
 Es responsabilidad de todos y cada uno de los usuarios de la documentación:
 La aplicación de los documentos en última revisión.
 Mantener la documentación en el lugar de aplicación.
 El solicitar los cambios y/o revisiones a los documentos que consideren
convenientes.

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* LOS ESTIPULADOS EN EL
DOCUMENTOS. PROCEDIMIENTO.

 Cuando reciban documentación de terceros que se involucre en el producto,


servicio ò sistema de calidad entregarla al departamento de Control de
Documentos para su correcto control.
 Controlar las copias que generen de los documentos controlados.

XII - FORMATOS VINCULADOS.

Formato: Carta Transmita AC-FRM-05


Formato: Lista Maestra de Documentos AC-FRM-06
Formato: Matriz de Distribución. AC-FRM-07
Registros de Calidad.

TIEMPO DE
DESCRIPCI N C DIGO DISPOSICI N FINAL
CONSERVACI N
Lista maestra de documentos. AC-FRM-06 Permanente actualizada Destruir obsoleto
Matriz de distribución. AC-FRM-07 Permanente actualizada Destruir obsoleto

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