Resumen de aspectos teóricos

Auditoria administrativa

Antecedentes
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,
basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su
exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose
conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta
técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones
profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre ellas
los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia),
1.581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió
nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender
las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el
servicio es prácticamente obligatorio).
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a
observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo
acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no
obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto
remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros

Finalidad
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es
observado. Podemos escribir los siguientes:
1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
a. Exámenes de aspectos fiscales y legales
b. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre
otros.
Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

Significado de "auditoría administrativa"

Al término "auditoría" se ha adicionado la palabra "administrativa", para denotar la expansión
de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no
relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional)

Necesidad de la auditoria administrativa

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de
examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud.
Además de auditar los registros financieros de un organismo, es necesario auditar también los
medios de que se vale la dirección superior, con el fin de poder determinar la pertinencia de la
información que se le suministra para la planeación (estratégica y táctica),
la organización, el control administrativo y el sistema operativo de la empresa
Objetivo primordial
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el
desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones,
recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización,

ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de
estas funciones fundamentales de la administración son:

1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.
2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.

PLANEACION.-

En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de las futuras

actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia
delante. Es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El
siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que necesita hacerse? ¿Cuándo y
como se hará?

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION

a. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

b. Anticipar los posibles problemas futuros.
c. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

ORGANIZACIÓN.

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el
paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades
de trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

EJECUCIÓN.

- Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y
organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones
requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes
utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia
creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.

a. Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

CONTROL.-

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé esta haciendo
para asegurar que el trabajo de otros esta progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas
para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un
éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y
habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Conceptos importantes de auditoria administrativa

Definición: Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

“ Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o
departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios
de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales”.

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una

organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de
mejora.

CLASES DE AUDITORIA
Es conveniente exponer las distintas formas de practicar la auditoría por la mayor parte de los
expertos en la materia, adoptando formas específicas de abordarlas de acuerdo con las clases
de auditoría existentes, en relación con la que se ha decidido aplicar.
Entre otras cosas, esto nos conduce a considerar las similitudes y diferencias de las principales
formas de practicar la auditoría. Existen cuatro clases principales de auditoría:
1. Auditoría financiera.
2. Auditoría interna.
3. Auditoría de operaciones.
4. Auditoría administrativa.
Estas clases tienen varias características en común :
a) Toda auditoría efectúa mediciones referidas a normas predeterminadas y aplicables.
b) Las cuatro tienen carácter deductivo y, por tanto, son disciplinas en las cuales se requiere
juicio.
c) Aunque el proceso de formular juicios se asemeja en metodología al de la ciencia, en la
auditoría las conclusiones alcanzadas se basan en muestras más pequeñas.
d) La independencia es imperativa en todas las clases de auditoría.

1. Auditoría financiera. Consiste en una revisión exploratoria y crítica de los controles

subyacentes y los registros de contabilidad de una empresa, realizada por un contador público,
cuya conclusión es un dictamen a cerca de la corrección de los estados financieros de la
empresa.
2. Auditoría interna. Proviene de la auditoría financiera y consiste en: una actividad de
evaluación que se desarrolla en forma independiente dentro de una organización, a fin de
revisar la contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y
constructivo para la administración (gerencia) . Es un instrumento de control que funciona por
medio de la medición y evaluación de la eficiencia de otras clases de control,
tales como: procedimientos; contabilidad y demás registros; informes financieros; normas de
ejecución (como presupuesto y costos estándar), etc.
3. Auditoría de operaciones. Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la
efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando
personal no especializado en el área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración
que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse.
El conocimiento de las normas de la empresa depende mucho de la documentación de la
unidad estudiada. A continuación se dan algunos ejemplos de la auditoría de operaciones:
• Evaluación del cumplimiento de políticas y procedimientos.
• Revisión de prácticas de compras.
• Revisión de condiciones generales de trabajo y normas de seguridad.
• Revisión de procesos de producción y de informes sobre bajas de equipo.
Fundamentalmente, las auditorías operacionales se plantean el cómo y por qué se hacen las
cosas, y tratan de medir la realidad en comparación con las normas de desempeño
4. Auditoría administrativa. Se define como: un examen detallado de la administración de un
organismo social realizado por un profesional de la administración (L.A.), con el fin de evaluar
la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organización, sus recursos
humanos, financieros, materiales, sus métodos y controles, y su forma de operar.
El concepto de auditoría administrativa es una nueva herramienta de control y evaluación
considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con
el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. A continuación se dan
algunos ejemplos de esta técnica:
• De los elementos del proceso administrativo (planeación, organización, dirección, etc.).
• De una o más funciones administrativas (ventas, compras, crédito y cobranzas, etc.).
• De elementos analíticos (formas, procedimientos, equipo, sistemas, tiempos, etc.).

MARCO GENERAL DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.
2. Establecer normas de desempeño.
3. Elaborar informes sobre auditoría administrativa.
4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.
A continuación profundizaremos en estos cuatro aspectos de acuerdo con lo que es necesario
que abarquen si se desea una verdadera certeza de la efectividad de la administración.

1. Analizar el criterio para una auditoría administrativa.

Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas:
La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como
desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con
experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que
hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la
calidad de la función social, etc. Nos sigue comentando este autor que dos auditores diferentes
podrían obtener de una auditoría resultados levemente distintos; pero la variación no debe
exceder a los errores normales en el muestreo, si se ejercita un correcto cuidado
profesional. La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. El auditor debe
examinar y evaluar aquello que existe actualmente. Respecto a la relación con el futuro, una
auditoría no puede hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere decir que el futuro se
ignore totalmente. La auditoría administrativa es constructiva

La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar. La auditoría
administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los
diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe.

2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de
normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas
normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito
principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las
operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un
conjunto de sistemas y procedimientos.
Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control, es recomendable evaluar la
efectividad del control administrativo, por medio de la valoración de los sistemas y
procedimientos que la organización ha establecido.

3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de
que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los
resultados de su análisis.
El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello conviene considerar los
aspectos siguientes:
Planeación del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo
cual se deberán determinar dos cosas:
• ¿Quién lo va a leer?
• ¿Qué uso va a tener?
Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la
sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o
partes depende de su dimensión y de su complejidad.
Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:
a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:
• Portada
• Carta de presentación
• Prefacio
• Sumario
b) Informe (contenido principal)
En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría,
especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal
entrevistado.
Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:
• Deficiencias de las áreas funcionales.
• Deficiencias de la administración general.
• Apreciación de la empresa.
• Conclusiones y recomendaciones.
c) Material complementario.
En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero
no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos);
entre los anexos más comunes están los siguientes:
• Gráficas
• Cuadros
• Formas
• Diagramas de flujo
• Cuestionarios
• Hojas de trabajo
• Hojas de datos (entrevistas)
• Programas de trabajo

4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la
documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo.
Respecto a la revisión del control interno, la auditoría tradicional (financiera) centra su atención
en el control financiero, sin embargo, para la auditoría administrativa asume mayor importancia
el control administrativo.
En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información
pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso
de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para
satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán
un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el
uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes,
y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.
En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se requieren políticas y
procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden
combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina "procedimientos
de auditoría".
Los procedimientos de auditoría se definen como: "Las técnicas de análisis aplicables a una
variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación,
mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación".

La aplicación de una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos siguientes:

TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
1. Investigación documental (de hechos y registros)
2. Observación directa
CUESTIONARIOS
1. Cuestionario general
2. Cuestionario por áreas funcionales
3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo
4. Cuestionario de análisis de procedimientos
5. Cuestionario de análisis del sistema de información
6. Cuestionario de análisis de formas
7. Hoja de análisis
8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes,
diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)
ENTREVISTAS
1. Entrevistas a funcionarios y gerentes
2. Entrevistas a ¡efes de departamento
3. Entrevistas a personal operativo

Una vez que se da inicio a un plan de trabajo, es necesario tener los medios para cerciorarse
que se lleva a cabo en la forma debida y que los resultados son satisfactorios.
Esta función independiente y bien definida es lo que se conoce como control.
“Para que cualquier sistema funcione adecuadamente debe contar con indicadores que den a
conocer su grado de eficacia y eficiencia con relación a su medio ambiente y a sus procesos
internos.
Control es proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
El proceso del control:

Establecer normas Medir el desempeño

Tomar medidas correctivas Comparar lo realizado con
las normas