ANGIE KATHERINE ARDILA GOMEZ

CASO 2 CONFECCIONES S.A.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la

información documentada ó montar los procedimientos operativos?

De acuerdo a lo descrito en la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID) es la

constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos operativos o técnicos
específicos, y por ende su control también es posterior a dichos procedimientos. En estos
documentos se identifican según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar,
actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información documentada de la
empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén debidamente controlados.

Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito en la norma ISO 9001:2015 siendo el asesor de calidad
de la empresa primero haría los procedimientos operativos para saber qué información documentada
se genera de dicho procedimiento para proceder a realizar el diseño del procedimiento de control de
la información documenta para completar los registros de control de documentos. Pero como opción
también sería adecuado poder realizar a la vez el procedimiento de control de documentos con los
demás procesos operativos para tener una respuesta más precisa pero este proceso sería más
tedioso ya que habría de estar corrigiendo el de documento a medida que avanzan los
procedimientos operativos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

El procedimiento de control de la información documentada pertenece o corresponde al Proceso

de Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo dado que este proceso se detalla de
manera minuciosa y documentada cómo realizar los diferentes procesos y procedimientos de la
organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una de las actividades
señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad de documentación de una serie de
procesos concretos, como: Manual de calidad, Procedimientos, Instrucciones de trabajo, Registros.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la
identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE LA INFORMACION

DOCUMENTADA:
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- OBJETIVO: Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los

documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A. con el fin de
facilitar su presentación y utilización.

- ALCANCE: Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los documentos

del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.

- DEFINICIONES:

 Aprobación: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación del

documento revisado previamente.
 Caracterización de procesos: Documento que describe las características generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo.
 Cobertura del documento: Campo o área geográfica que cubre el documento.
 Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel,
magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos.
 Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de
Gestión, todo aquel que cumpla con le registrado en este procedimiento y su anexo.
 Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación
pierde su vigencia.
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de
un proceso o actividad.
 Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
empresa Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación
 Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de
expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación
de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para
orientar una o varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
 Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer
lo que se desea realizar del procedimiento.
 Manual: Documento que proporciona información coherente, interna y externamente acerca
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A.
 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa
Confecciones S.A.
 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados
 Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como
resultado final un producto o un servicio.
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 Programa de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (SST): Documento que establece

requisitos para prevenir y controlar riesgos asociados al desarrollo de actividades específicas
en el desempeño del trabajo diario.
 Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeñadas.
 Sistema de gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos
objetivos.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido.
 Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los registros.
 Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, en el sistema
 Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos

- CONDICIONES GENERALES:

 CREACION: Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los

siguientes lineamientos
 Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la Oficina
Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser aprobada mediante
memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
 Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos: deberán ser aprobados mediante
memorando, adjuntando los procedimientos, manuales o guías, donde se relacione el ajuste de
las actividades que describa el qué, cómo y quién utiliza el formato.

 REVISION Y APROBACION: La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los

documentos estará a cargo del líder del proceso (Secretario General, Jefes de Oficina Asesora y
Jefes de Oficina). La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los documentos
estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.
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 IDENTIFICACION: Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo

con lo establecido en el presente procedimiento. La estructura documental del Sistema Integrado
de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide
documental:

 DIVULGACION: Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia

Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos o
descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que se disponga para tal fin. Si se requiere
una copia física o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso
correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando
(código ASFL01).

 CONTROL DE CAMBIOS: Se debe actualizar la versión de los documentos que generen cambios
significativos (contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por e
cargo responsable, el historia de las revisiones efectuadas al documento por modificaciones,
queda registrado en la matriz de control de cambios, las cual se encuentra ubicada al final de los
documentos del Sistema de Gestión de calidad.
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ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está compuesta por un
encabezado, el contenido específico y un pie de página, como se muestra a continuación:

 ENCABEZADO:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su identificación, y deberá ir

en todas las páginas, como lo señala en la siguiente figura:

PROCESO Código :
Versión:
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO Página 1 de 1
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El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Procesos.
 Otros manuales.
 Normograma
 Procedimiento
 Guía, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestión Ambiental y S&SO y Programa Gestión
Ambiental y S&SO
 Formato.

 LOGO SÍMBOLO: El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de
Gestión de la Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1, por el manual de
identidad visual de la Institución.

 NOMBRE DEL PROCESO: En este campo se cita el nombre del proceso al cual
corresponde o pertenece el documento que se está elaborando.

 NOMBRE DEL DOCUMENTO: En este campo se cita el tipo de documento objeto de

control (Manual de calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía,
Instructivo, etc.), información que relaciona el contenido del mismo y el título del
documento que se va a referenciar.

 CÓDIGO: La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad se

realizará de manera alfanumérica:

 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: El siguiente ejemplo indica la forma como estarán

codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones
S.A.

SIGLA SIGLA TIPO CONSECUTIVO

EMPRESA PROCESO DOCUMENTO
CO XX XX XX

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO

Caracterización de Proceso CP
Manual MN
Procedimiento PR
Formato FT
Guía GU
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Instructivo IN
Protocolo PC
Indicador IND
Matriz de riesgo MR
Planes en Gestión Ambiental o SST PL
Programa en Gestión Ambiental o SST PG