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Auditoría al proyecto “Mesa de ayuda para aplicación web de

inventario del H. Ayuntamiento del Centro del Estado de Tabasco”

Que Presenta:
T.S.U. Eros Nicolás Durán de la O

Para acreditar la materia de


Auditoría de sistemas de TI

Nombre de profesor:
Salvador Pérez García

Parrilla, Centro, Tabasco, México Octubre del 2018


ÍNDICE

SITUACIÓN ACTUAL ..................................................................................................................... 1


ORGANIGRAMA DE LA MESA DE AYUDA DEL FUNCIONAMIENTO ANTERIOR ......... 1
Explicación del proceso. .......................................................................................................... 2
ORGANIGRAMA DE LA ETAPA ANTERIOR ............................................................................ 3
Justificación de puestos en la anterioridad ........................................................................ 3
MATRIZ RACI ................................................................................................................................... 4
DIAGRAMA DE FLUJO RESPECTO A LA MESA DE AYUDA PROPUESTA .................... 5
JUSTIFICACIÓN DE PUESTOS A MESA DE AYUDA PROPUESTA ................................... 6
Justificación de los puestos actuales de la mesa de ayuda .......................................... 6
MÉTRICA DE EVALUACIÓN ........................................................................................................ 9
CHEKLIST DE LA MESA DE AYUDA ....................................................................................... 11

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SITUACIÓN ACTUAL

La mesa de ayuda se realizó para la disolución de la problemática a la cual está


dispuesta la mesa de ayuda, el cual es el registro de productos, equipos electrónicos
y mobiliarios. Esto con bastante anterioridad presentaba muchas desventajas, entre
las que se encuentra, el exceso de uso de papel, el espacio para almacenar los
mencionados papeleos y entre otros formatos. Se decidió crear la mesa de ayuda
para la ayuda de disolución de errores, problemas y/o inconvenientes. El proceso
que se mantenía en la anterior mesa de ayuda fue de la siguiente manera: se
presenta el problema, se realiza un registro del problema, se asiste de manera
presencial al Ayuntamiento. Un personal con experiencia brinda ayuda para resolver
el problema, por último, se aplica a la brevedad la solución del problema.

Se realiza un reporte, es decir; un concentrado de todos los problemas existentes,


se mantienen en formatos de registro y control de las mismas, y se almacena en
una habitación para uso exclusivo de su resguardo. Con el tiempo, se mantiene una
separación entre las problemáticas ya resueltas y las aún no resueltas, este proceso
mencionado viene siendo lo que es su mesa de ayuda con anterioridad.

ORGANIGRAMA DE LA MESA DE AYUDA DEL FUNCIONAMIENTO


ANTERIOR

Anteriormente, el proceso de inventario del Ayuntamiento del Centro era bastante


tedioso, puesto que se tenía que registrar manualmente en formatos de registro y
control del mismo. Por ende, la existencia de problemas se encontraba cuando
había pérdidas de formatos, y, por consiguiente, se perdía el conteo exacto de
mobiliarios en el Ayuntamiento de Centro. A continuación, se puede visualizar el
proceso de inventario anterior a la propuesta dada.

1
Problema

Solicitud para
Aplicación de la
resolver el
solución
problema

Asistir de manera
Ayuda de un
presencial al
personal
ayuntamiento

Explicación del proceso.

1. Problema existente
2. Se realiza un formato de registro del problema
3. Se asiste de manera presencial al Ayuntamiento.
4. Un personal con experiencia brinda ayuda de acuerdo al problema
5. Se aplica en la brevedad posible la solución del problema.

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ORGANIGRAMA DE LA ETAPA ANTERIOR

Gerente o
encargado del
área

Jefe del área

Analista de Capturista de
datos datos

Justificación de puestos en la anterioridad

Gerente o encargado del área


Encargado del área, encargado de supervisar y guiar al equipo, es de mucha
importancia que sea conocido por ser responsable y sobre todo por saber resolver
problemas.

Jefe del área


Subordinado del gerente o encargado del área, este es el que supervisa todos los
casos, puesto que el encargado del área necesita atender sus otras ocupaciones.

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Analista de datos
Analiza y revisa los datos a registrar en los formatos de registro, visualiza y se
encarga de verificar que no haya similitud de datos.

Capturista de datos
Una vez verificado los datos, es decir; el haber pasado por el primer filtro, el
capturista se encarga de registrar los datos en los formatos de registro. Por ende,
también hace un segundo filtro, el capturista viene siendo el segundo filtro. Se
registra el mobiliario, equipo o producto, y se hace el resguardo de éste.

MATRIZ RACI

PROCESOS GERENTE O JEFE DEL ÁREA ANALISTA DE DATOS CAPTURISTA DE


ENCARGADO DEL DATOS
ÁREA
Análisis de datos R R R C
existentes
Verificación de datos R R C C

Registro de datos I R I R

Vaciado de datos R C C R

Siglas
R – Responsable
A – Aprobador
C – Consultado
I – Informado

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DIAGRAMA DE FLUJO RESPECTO A LA MESA DE AYUDA
PROPUESTA

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JUSTIFICACIÓN DE PUESTOS A MESA DE AYUDA PROPUESTA

Justificación de los puestos actuales de la mesa de ayuda

Director del proyecto

El director de un proyecto es la persona a la que el responsable de la empresa ha


asignado la tarea de liderar un equipo con la función de conseguir unos objetivos.
Es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y ejecución de
cualquier proyecto. También se le puede conocer como gestor de proyectos,
gerente, líder o encargado de proyecto. En si el director del proyecto sabe acerca
de todas las áreas de conocimiento del proyecto por lo cual él es el encargado de
todos los miembros.

Subdirector del proyecto

La responsabilidad del subdirector de proyectos se podría resumir en la función de


satisfacer necesidades. Tanto las necesidades que las tareas requieren, como las
necesidades del equipo y las necesidades individuales de los miembros que lo
integran. Prácticamente el subdirector del proyecto es el que se encarga en resolver
las problemáticas cuando el director no está, el subdirector es el auxiliar del director
por lo cual también conoce todo del proyecto y tiene una gran responsabilidad
acerca de todos los procesos que se realicen.

Ing. En Tic´s

Los Ing. en TIC utilizan sus habilidades técnicas y de gestión para planificar y
coordinar proyectos de TIC. Se aseguran de realizar todas las actividades
planificadas, de terminarlas a tiempo, de que son de calidad y de que cumplen con

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las especificaciones especificación y quedan dentro del presupuesto. Además de
todo esto tienen la habilidad de resolver cualquier tipo de problemática que se
presente con equipos de cómputos, sistemas informáticos, aplicaciones web y área
de redes.

Ing. En Redes y Telecomunicaciones

Un ingeniero de redes debe poseer un conocimiento amplio de los sistemas de


redes y telecomunicaciones (infraestructura, cableado, protocolos, herramientas de
administración, seguridad, etc.), además de las habilidades interpersonales y de
organización de un director de proyectos para poder coordinar a los equipos
técnicos. También podría involucrarse en la contratación de equipos de técnicos.
Todo esto es necesario saberlo para poder resolver problemas que se registren en
la mesa de ayuda.

Ing. En Sistemas Informático

El ingeniero en sistemas informático se encarga del diseño, la programación, la


implantación y el mantenimiento de sistemas. Aparte de esto se encarga de resolver
problemas de sistemas informáticos, asi como problemas de autenticación de
usuarios entre otras cosas por lo cual es necesario tenerlo en el organigrama en el
proyecto de mesa de ayuda, ya que la mesa de ayuda esta dirigía a una aplicación
web.

Ing. En Base de Datos

El ingeniero de base de datos podrá resolver cualquier problemática que se


presente con la base de datos, ya sea problemas de registro, errores de captura de
datos entre otras cosas relacionado a la base de datos, este ingeniero tiene mucha

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importancia en el organigrama ya que se puede presentar problemas en la
aplicación web que tenga que ver con la base de datos.

Administrador de Servidores

Un administrador de servidores tiene muchas funciones de trabajo que varían de


una organización a otra. Generalmente, sin embargo, los administradores de
servidores son responsables de la Planeación, Instalación, Soporte y Mantenimiento
de un Sistema o Servidor informático. Los servidores centralizados son fuentes de
datos para una empresa y asegurarse de que funcionen sin problemas es
fundamental. Por lo cual es necesario tenerlo presente en la mesa de ayuda ya que
este ser encargado de evitar el tiempo de inactividad del servidor a través de un
mantenimiento programado, garantizando la seguridad del servidor y ayudar al
personal en la conexión con el servidor son todas las tareas importantes de un
administrador de servidores. Hacer una copia de seguridad de los datos del servidor
es también un deber del personal de administración de servicios.

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MÉTRICA DE EVALUACIÓN

Aplicación de una auditoría a la mesa de ayuda propuesta.

Alumno auditor: Eros Nicolás Durán de la O

Mesa de ayuda auditada: Mesa de ayuda para aplicación web de inventario del H.
Ayuntamiento del Centro del Estado de Tabasco

Alumno auditado: Luis David Pérez Hernández

RUBRO SI NO

FORMATO Fuente: Arial de 12 puntos para textos X

Márgenes: Superior 2.5cm, inferior 2.5cm, izquierdo 3.0, derecho 2.5 X

Numeración colocada en la parte inferior central X

Interlineado: 1.5 X

No dejar sangría X

Configuración de párrafo de Word <<WORD>> debe ser la opción X


"Quitar espacio antes y después del párrafo"

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CONTENIDO DEL CAPÍTULO VI: METODOLOGÍA
GESTIONES RUBRO SI NO
GESTIÓN DE INTEGRACIÓN Desarrolló el acta de constitución del proyecto X
Desarrolló el plan para la dirección del proyecto X
Dirigió y gestionó el trabajo del proyecto X
GESTIÓN DE ALCANCE Planificó la gestión del alcance X
Recopiló requisitos X
Definió el alcance X
Creó la EDT/WBS X
GESTIÓN DE TIEMPO Planificó la gestión del cronograma X
Definió las actividades X
Secuenció las actividades X
Estimó los recursos de las actividades X
Estimó la duración de las actividades X
Desarrolló el cronograma X
GESTIÓN DE R.H Planificó la gestión de los Recursos Humanos X
Adquirió el equipo del proyecto X
Desarrolló el equipo del proyecto X
Dirigió el equipo del proyecto X
GESTIÓN DE COMUNICACIONES Planificó la gestión de las comunicaciones X
Gestionó las comunicaciones X
Controló las comunicaciones X
GESTIÓN DE CALIDAD Planificó la gestión de calidad X
Realizó el aseguramiento de calidad X
Controló la calidad X
GESTIÓN DE RIESGOS Planificó la gestión de los riesgos X
Identificó los riesgos X
Realizó el análisis cualitativo de los riesgos X
Realizó el análisis cuantitativo de los riesgos X
Planificó la respuesta a los riesgos X
GESTIÓN DE ADQUISICIONES Planificó las gestiones de adquisiciones X
Efectuó las adquisiciones X
Controló las adquisiciones X
Cerró las adquisiciones X
GESTIÓN DE COSTOS Planificó la gestión de los costos X
Estimó los costos X
Determinó el presupuesto X
Controló los costos X
GESTIÓN DE INTERESADOS Identificó a los interesados X
Planificó la gestión de los interesados X
Gestionó la participación de los interesados X

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Controló la participación de los interesados X

CHEKLIST DE LA MESA DE AYUDA

APLICACIÓN DE CHEKLISTS A MESA DE AYUDA

RUBRO SI NO

¿Se muestra correctamente el diagrama de procesos? X

¿Se explica el proceso de cada uno de los puntos exhibidos? X


DIAGRAMA DE PROCESOS
¿Se logra exponer la problemática principal de la mesa de X
ayuda?
¿Se muestra como tal la secuencia del proceso de la mesa de X
ayuda?
¿Se visualizan las responsabilidades de los puestos? X

MATRIZ RACI ¿Se muestran los puestos que se ejecutan en el proyecto? X

¿Se muestran los procesos que se llevan a cabo en la mesa X


de ayuda?
¿Se entienden los puestos expresados para la mesa de X
ayuda?
JUSTIFICACIÓN DE ROLES ¿Se explican correctamente la ejecución de los puestos? X

¿Se mantiene una redacción clara y comprensible para el X


entendimiento del proyecto?
¿Se nota la jerarquía de los puestos asignados? X
ORGANIGRAMA
¿Se nota el orden de importancia de los puestos? X

¿El diagrama fluye correctamente ante las problemáticas de X


la mesa de ayuda?
DIAGRAMA DE FLUJO ¿Se realiza el diagrama de flujo especificado? X

¿Se presentan las problemáticas que conlleva el diagrama de X


flujo?

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