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Base de datos en Excel

En clases anteriores ya conoció el comando filtro que permite aplicar filtros básicos a una pequeña
lista o base de datos.

En Microsoft Excel el concepto de lista se asimila al de base de datos. De hecho, la planilla de

cálculo Excel no es un programa administrador de bases de datos, pero posee algunas utilidades y
funciones básicas para trabajar con ellas en operaciones elementales, tales como Filtro Avanzado
y funciones de base de datos.

Sin embargo, antes de analizar estas utilidades debe tener claros algunos conceptos elementales
sobre bases de datos.

Para desarrollar esta actividad utilice la planilla Pagos.xls que se encuentra en los materiales.

Conceptos básicos sobre bases de datos

Lista o base de datos

Lista o base de datos es un conjunto de celdas contiguas estructuradas en forma de tabla. Cada
una de las filas que componen la lista se denomina Registro. Cada una de las columnas se
denomina Campo.

Por ejemplo, en el caso de la planilla que Ud. tiene abierta, la lista o base de datos es el rango
A2:F26. Esta base de datos en particular está compuesta por 6 campos y 24 registros.

Si la base de datos tiene títulos y subtítulos como el que existe en la fila 1, no se consideran como
parte de la misma.

La base de datos no puede contener filas vacías, es decir no puede haber registros en blanco. No
obstante, si podría tener celdas vacías puesto que es posible que a un registro le falte la
información relativa a uno más campos.

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Criterio

Un criterio es una zona de la planilla, independiente de la lista, que Ud. debe construir. En dicha
zona Ud. especificará las condiciones que indican al programa cuáles son los registros que debe
considerar al realizar una operación, como el que aprecia en el rango H2:H3 en la planilla que
tiene abierta.

Un criterio es, en el fondo, un rango constituido por el rótulo de una o más columnas de la lista y
debajo de los rótulos al menos una fila con una o más condiciones relativas a dichas columnas.
Para expresar criterios que comparen datos, debes utilizar los operadores de comparación. Para
construir el criterio es recomendable que copie el rótulo o título del campo al que se referirá el
criterio. Digitar el rótulo puede significar problemas si no lo escribe exactamente como figura en la
base de datos.

Ejemplos de Criterio simple (constituidos por un solo campo)

Mes Este criterio le especifica a Excel que considere los registros que contienen
Enero Enero en la columna Mes.

Pago Este criterio le especifica a Excel que considere los registros que tengan
>230000 montos superiores a 230000 en la columna Pago

Ejemplos de criterios compuestos (constituidos por dos o más campos o datos)

Zona Mes Este criterio le especifica a Excel que considere los registros que sean de la
76 Mayo Zona 76 y que correspondan al mes de mayo.
Para construir un criterio basado en el conector Y escriba las condiciones en
la misma fila.

Zona Mes Este criterio le indica a Excel que considere los registros de la Zona 76 o
76 que correspondan al mes de mayo.
Mayo Para construir un criterio basado en el conector O escriba las condiciones
en filas distintas.

Mes Este criterio le indica a Excel que considere los registros que contienen
Enero Enero o Mayo en la columna Mes.
Mayo

Zona Mes Este criterio le indica a Excel que considere los registros de la Zona 76 que
76 Mayo correspondan a Mayo o que sean de la Zona 80 siempre que correspondan a
80 Enero Enero.

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Tipos de Criterios

En un rango de criterios es posible utilizar los siguientes tipos de criterios:

Criterios de comparación

Es posible utilizar los operadores de comparación que Ud. ya conoce para elaborar criterios que
permitan operar con registros entre límites determinados. Por ejemplo, para operar con los
registros cuyos valores sean iguales o superiores a 1.000 en el campo Ventas, escriba >=1000
bajo el rótulo Ventas en el rango de criterios.

Series de caracteres

Para operar con registros de una lista que contengan un valor exacto, es necesario escribir el
texto, número, fecha o valor lógico en la celda situada bajo el rótulo de criterios. Por ejemplo, si
escribe 600906 bajo el rótulo de un campo llamado Código en el rango de criterios, Excel sólo
tomará en cuenta las filas que contienen este valor.

No obstante, si utiliza texto como criterio, Excel busca todos los elementos que comienzan con
este texto. Por ejemplo, si escribe Ara como criterio bajo el rótulo de un campo llamado Paterno,
Excel encontrará "Araya", "Aravena", "Aranda" y cualquier otro dato que comience con “ara”.

Uso de comodines

Para operar con registros cuyos valores de texto comparten algunos caracteres pero no otros,
puede utilizar un carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no
especificados.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter en la misma posición que el signo de
interrogación.

Por ejemplo, B?rr bajo el rótulo de un campo llamado Paterno en el

rango de criterios tomará en cuenta apellidos como "Barrios" y
"Berríos".

* (asterisco) Cualquier número de caracteres en la misma posición del asterisco.

Por ejemplo, * Eduardo bajo el rótulo de un campo llamado

Nombre completo tomará en cuenta todos los registros que
contengan la palabra Eduardo sin importar el número de caracteres
que haya antes.

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Filtro avanzado

Ud. ya sabe que los filtros en Excel se utilizan para trabajar con subconjuntos de datos. El filtro
avanzado a diferencia de lo que estudió en las clases anteriores es que éste último permite utilizar
criterios más complejos y generar una nueva lista en otra ubicación de la planilla con los datos
considerados.

Para utilizar filtro avanzado debe, en lo posible, seguir la secuencia de pasos que se indica abajo.
Si Ud. no sigue la secuencia se verá obligado a interrumpir el proceso.

- En primer lugar, debe construir el criterio en alguna zona vacía de la hoja

- En segundo lugar, se le recomienda, aunque no es obligatorio, colocar el cursor en alguna

de las celdas de la lista

- En tercer lugar, ejecute el ícono Filtro avanzado del menú ficha Datos.
- Aparecerá el cuadro de diálogo de la página siguiente:

- En el cuadro de diálogo debe decidir mediante los botones de opción del recuadro Acción, si la
lista se filtrará en el mismo lugar o si la copiará en otro lugar.

- En el recuadro Rango de la lista ingrese el rango de la lista, si el comando no fue capaz de

detectarlo automáticamente.

- En el recuadro Rango de criterios debe especificar el rango en el cual Ud. ingresó o digitó los
criterios.

- En el recuadro Copiar a indique la celda a partir de la cual el comando comenzará a copiar los
datos. Este último dato se llama rango de extracción.

- Marque la casilla Sólo registros únicos si la lista contiene registros duplicados y Ud. desea
obtener sólo registros únicos.

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Realice estas actividades:

1. Se desea obtener un listado de todos los registros de pagos que corresponden al mes Enero.
El criterio ya está escrito en la planilla así que no debe ingresarlo

 Ponga el cursor en alguna celda de la lista

 Presione el ícono del menú Datos.

 En el recuadro Acción seleccione Copiar a otro lugar.
 En el cuadro combinado Rango de la lista digite o seleccione el rango A2:F26 si por alguna
razón no aparece ya seleccionado.
 En el cuadro combinado Rango de criterios digite o seleccione el rango H2:H3.
 En el recuadro Copiar a digite o selecciona una celda vacía, por ejemplo J2.
 Presione Aceptar. Debe obtener el resultado que aprecia en la imagen

2. Se desea obtener un listado de todos los registros cuyo nombre empiece con C, (apellido
para ser estricto, puesto que el campo nombre empieza por el apellido paterno)

 En el rango H10:H11 digite el criterio siguiente

 Ponga el cursor en alguna celda de la lista

 Presione el ícono Filtro avanzado del menú Datos.
 Seleccione Copiar a otro lugar en el recuadro Acción
 En el cuadro de diálogo verifique que el Rango de la lista esté establecido como A2:F26, de
lo contrario debe seleccionarlo.
 En el cuadro combinado Rango de criterios especifique el rango en el que digitó el criterio
 En el cuadro Copiar a digite o seleccione la celda J10
 Presione Aceptar. Debe obtener dos registros como aprecia en la imagen

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3. Se desea obtener un listado de todos los registros cuyo nombre contenga el nombre JOSE sin
importar el o los apellidos iniciales.

 En el rango H14:H15 digite el criterio que observa en la imagen (debe dejar un espacio entre
el asterisco y jose).

 Ponga el cursor en alguna celda de la lista

 Presione el ícono Filtro avanzado del menú Datos.
 Seleccione Copiar a otro lugar en el recuadro Acción
 En el cuadro de diálogo verifique que el Rango de la lista esté establecido como A2:F26, de
lo contrario debe seleccionarlo.
 En el cuadro combinado Rango de criterios especifique el rango en el que digitó el criterio
 En el cuadro Copiar a digite o seleccione la celda J15
 Presione Aceptar. Debe obtener cuatro registros como aprecia en la imagen

4. Ejecute todos los filtros cuyos criterios se especifican en la página 4. Copie el criterio en
alguna zona vacía de la planilla y luego proceda como en los casos anteriores.

5. Usando el comodín que corresponde obtenga mediante un filtro avanzado una nueva lista con
los registros de los clientes “Araneda Eduardo” y “Aravena Karina”. Debe usar el campo
nombre para construir el criterio.

A veces se desea que el filtro avanzado genere una nueva lista que contenga registros con sólo
algunos campos específicos de la tabla original. En el caso que nos ocupa, podría desear generar
una nueva lista con registros que sólo contengan los campos Banco, nombre y pago.

En dicho caso, el rango de extracción debe ser construido copiando los rótulos de los campos que
le interesa extraer.

Realice la actividad siguiente:

6. Se desea obtener todos los registros de pagos cuyo mes sea Enero o Febrero. La lista
resultante debe contener sólo los campos Banco, nombre y pago.

 Digite en el rango A28:A30 el criterio siguiente

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 Construya el rango de extracción al lado del criterio, a contar de la columna C, con los rótulos
de los campos solicitados.

 Seleccione una celda de la lista

 Presione el ícono Filtro avanzado del menú Datos.
 En Acción elija Copiar a otro lugar.
 En Rango de la lista especifique el rango de la base de datos si no apareció seleccionado.
 En Rango de criterios especifique el rango en el cual digitó el criterio.
 En Copiar a digite o selecciona el rango de extracción que construyó al lado del criterio, esto
es C28:E28
 Presione Aceptar. Se copiarán en la nueva lista sólo los datos de los campos solicitados.

 Guarde los cambios con el nombre Filtros y cierre el archivo.

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Funciones de Base de Datos

No siempre podrá efectuar algunos cálculos usando sólo las funciones básicas. Cuando los datos
están organizados en forma de tabla puede que Ud. desee efectuar cálculos sobre subconjuntos
de datos. En dicho caso, lo más probable es que la información valiosa para Ud. esté rodeada de
datos de los cuales Ud. debe prescindir.

Por ejemplo, considere la planilla Pagos.xlsx. Si se le pidiera calcular o determinar el total de

la columna Pago, Ud. podría con toda tranquilidad ingresar la función =SUMA(F3:F26) en alguna
celda y obtener de inmediato el resultado.

Pero si ahora le solicitaran calcular el total de la columna pago que corresponde a los
registros de pagos del mes de Enero, ya no sería tan fácil, puesto que dichos registros están
rodeados de registros de otros meses que Ud. no debe considerar en el cálculo.

Para estas actividades Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos
almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas
colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y
criterios. Existen varias funciones de base de datos. La ventaja principal de estas funciones es
que basta que Ud. aprenda a ocupar una de ellas para aprenderlas todas, dado que, sin considerar
la función utilizada, el procedimiento para utilizarlas es exactamente igual para todas.

Sintaxis

=BDFUNCION(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

BDFUNCION se sustituye por alguno de los nombres de función: BDSUMA, BDMAX, BDMIN,
BDPROMEDIO, BDCONTAR.

Dichas funciones hacen lo mismo que las funciones básicas, pero en el contexto de una base de
datos, es decir calculan basándose en las condiciones que se haya especificado en los criterios.

ARGUMENTOS

Base_de_datos: es el rango de celdas que compone la lista o base de datos.

Nombre_de_campo: indica el campo sobre el cual se desea operar o calcular.

Nombre_de_campo puede ser ingresado como texto con el rótulo
encerrado entre doble comillas, como por ejemplo "Mes", como un
número, que represente la posición de la columna en la lista: 1 para la
primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente, o también
como una referencia a la celda que contiene el rótulo del campo.

Criterios: es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Tal

como en el filtro avanzado, puede utilizar cualquier rango en el
argumento Criterios, mientras éste incluya por lo menos un rótulo de
columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que
especifique una condición de columna.

En todos los casos de estas funciones, resulta provechoso el uso del Asistente de funciones, así
que se recomienda su uso.

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Realice estas actividades:

1. Se desea determinar la suma de los pagos correspondientes al mes de Enero.

 Abra la planilla de pagos

 Incorpore el criterio correspondiente en el rango H2:H3.
 Seleccione la celda I2 y presione el botón Pegar o Insertar función.
 En la lista Categorías elija Base de Datos.
 En la lista Nombre de la función haga doble clic sobre la función BDSUMA. Aparecerá la
paleta de funciones o cuadro de diálogo de la función

 En la lista Categorías elija Base de Datos.

 En el cuadro del argumento Base_ de_datos digite el rango de la base de datos: A2:F26.
 En el cuadro del argumento Nombre_de_campo ejecute alguna de las acciones siguientes:

o Ingrese o digite el rótulo del campo que desea calcular: “Pago”, o

o Digite el número de columna que ocupa este campo en la base de datos: 6, o
o Digite la referencia a la celda que corresponde a ese rótulo: F2

 En el argumento Criterios, especifique el rango en que puso el criterio: H2:H3.

 Presiona Aceptar. El resultado debe ser 1.260.000

Solucione estos problemas:

 Determine el monto máximo de los pagos correspondientes al mes de Febrero. Debe usar
BDMAX
 Determine cuántos pagos correspondientes al mes de Enero hay en la lista. Debe usar
BDCONTAR
 Calcule el promedio de pagos de los registros que sean de la zona 76. Debe usar
BDPROMEDIO
 Determine el monto mínimo de los pagos que no son de la Zona 76. Debe usar BDMIN

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