Gestión Tecnológica y del Conocimiento

UNIVERSIDAD EAN

FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES

CONTADURÍA PÚBLICA

GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DEL CONOCIMIENTO

AUTOR

MARLY NATALY RIAÑO ASCENCIO

TUTOR

DAGO HERNANDO BEDOYA ORTIZ

BOGOTÁ, D.C., 02 DE SEPTIEMBRE DE 2017

 Gestión Tecnológica y del Conocimiento

CONTENIDO

Introducción………………………………………………………………….…………….…1
Guía No 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del
conocimiento…..………………2

Actividad No 1. Prospectiva de la gestión tecnológica y del

conocimiento……………3

1.1. Grupo de Trabajo….…………...........................................................................3

1.2. Caracterización de la empresa
seleccionada…………………………...…..……3
1.3. Problema u oportunidad para implementar el proceso de
prospectiva ……………………………………………………………….………….5
1.4. Propuesta de prospectiva…………………………………………………………..6
1.5. Fases del proceso de
prospectiva………………………………………………….8
1.6. Informe de prospectiva ALPINA
S.A……………………………………………...10

Conclusiones…..………………………………………………………............................11

Referencias………..………………………………………………………………………..12
 Gestión Tecnológica y del Conocimiento

LISTA DE TABLAS

No. Titulo Página

1.1. Caracterización de ALPINA S.A.…………………………………………………..3

1.2. Propuesta de prospectiva ALPINA S.A………………………………………...…6
1.3. Fases del proceso de prospectiva ALPINA S.A………………………………….8
 Gestión Tecnológica y del Conocimiento

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se realizará un proceso de prospectiva para la empresa ALPINA

S.A. tomando como base una problemática u oportunidad de la implementación del
nuevo ERP (Oracle). Mostrando las fases del proceso estudiado y su informe
correspondiente con las conclusiones encontradas.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

GUÍA No 3.

PROSPECTIVA DE LA GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DEL CONOCIMIENTO

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Actividad No 1. Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

1.1. Grupo de Trabajo

 Ruby Carolina Castañeda García.

 Edwin Eduardo García cruz.
 Marly Natalie Riaño Ascencio.

1.2. Caracterización de la empresa seleccionada

Tabla 1.1. Caracterización de ALPINA S.A.

Nombre ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A.

Sector Alimentos consumo masivo
Alpina SA es una compañía colombiana fundada en 1945 por la familia
suiza Göggel y Banzinge, actualmente tiene presencia en 4 países: Colombia,
Localización Ecuador, Venezuela y Estados Unidos, y realiza exportaciones a países como:
República Dominicana, México, Perú, Canadá, Guatemala, Cuba, Bolivia,
Curazao, Surinam, Haití y Aruba.
Datos Teléfono: 4238600
Contacto Dirección: KM 3 Vía Briceño Sopó, Ed. Corporativo
Lácteos: Avenas, Leches, Yogurt (Original y Yogo yogo), Kumis, Alpinito entre
otros.
Quesos: Frescos (Campesino), Esparcibles (Cremosino), Maduros (Brie),
Principales Semimaduros (holandés), Bajos en grasa (Finesse),
Productos Bebidas: Néctares (Frutto), Refrescos (Soka) y lanzamiento 2017 bebida de
Almendras.
Alpina Baby: Formulas Infantiles, Compotas, Papillas y Yogurt Alpina Baby.
Postres y Dulces: Alpinette, Flan, Pudín, Arequipe, Gelatinas y Mini BonYurt
Línea Finesse: Productos bajos en grasa (Griego, quesos, leches y cremas)

Infraestructura:

Alpina SA en su operación de Colombia cuenta con 6 fábricas ubicadas en

Cadena de Sopó, Caloto, Popayán, Facatativá, Entrerríos y Chinchiná junto con 4 centros
Valor de acopio ubicados en Simijaca, Guachucal, Entrerríos y Chigorodó.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Administración de Recursos Humanos

Alpina S.A. posee un sin fin de estrategias y acciones para garantizar en la

compañía el mejor talento, gracias a esto ha obtenido reconocimientos
importantes de MercoTalento y Great Place to Work, se identifican modelos
como Balance Score Card, CIMA, Plataforma de Capacitación como
herramientas para lograr la gran empresa que es Alpina S.A. hoy en día.
Desarrollo Tecnológico

Su principal sistema de gestión y administración es ORACLE Reléase 12.1

EBS, a este le siguen soportes tecnológicos principales como Cervello (WEB
2.0) gestor de requerimientos internos y externos e ICG como administrador
de ventas de Retail.

Cuenta con el Instituto de Investigación y Desarrollo (I + D + I) entidad sin

ánimo de lucro dedicada a la investigación científica y tecnológica para la
agregación de valor en el sector de alimentos y bebidas.
Adquisiciones
Compra de materias primas nacionales e importadas, maquinaria, repuestos,
flota de transporte refrigerada de alimentos, frutas y leche a través de los
centros de acopio.
Logística de Operació Logística Comercializaci Servicios
Entrada n de Salida ón y Ventas
Almacenes de Plantas de Centros de Presupuestos Línea ética
materiales y producció distribució de ventas. y de
repuestos. n n regional Segregación del atención al
Centros de certificada y local. mercado y consumidor.
acopio. s y Flota de relaciones con Participació
Aprovisionamient aprobadas Transporte distribuidores n en
o de leche y fruta. por para secundarios. eventos y
órganos distribució Puntos de venta patrocinios.
de control. n primaria propios.
Procesos y
de Calidad secundaria
con .
mejores Separació
prácticas. n y reserva
PICKING.

Mapa de
Procesos

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Alpina S.A. lidera el mercado de lácteos en Colombia gracias a su

posicionamiento de marca al ser la más recordada y valorada por el consumidor.
En la categoría de leches los principales competidores son Alquería y Parmalat
Posición compañías con las cuales se lleva una ardua batalla por el mercado, en donde el
Competitiva precio final del producto al consumidor es el elemento más importante. En la
categoría de yogures Alpina S.A. posee una ventaja competitiva con productos
como el Bon Yurt y Yox, líneas muy rentables para la compañía. En refrescos y
bebidas las oportunidades son muchas, pues es un sector bastante competitivo y
con competidores multinacionales como Coca Cola, Quala y Postobón.
Almacenes Exito S.A.
Principales Cencosud
Clientes Jerónimo Martins
Colsubsidio
Distribuidores, Supermercados y mini mercados.
Fuente. Elaboración propia del autor.

1.3. Problema u oportunidad para implementar el proceso de prospectiva

Situación Problema: La organización dedica demasiado tiempo a actividades

operativas en el ERP (Oracle), las fallas en el aplicativo, la demora en sus procesos
y la falta de reportes obligan a los colaboradores a dedicar largas jornadas de
trabajo para obtener información útil para la compañía, la cual no es totalmente
confiable pues está expuesta a la manipulación y al error humano.

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1.4. Propuesta de prospectiva

Tabla 1.2. Propuesta de prospectiva ALPINA S.A.

Realizar una revisión de los procesos internos de la compañía para:

 Identificar actividades que no agregan valor.
 Evaluar y comparar con las mejores tendencias en los procesos:
Benchmarking.
 Hacer estudio minucioso a los tiempos de cada proceso.
 Documentar las actividades y rediseñar los procesos para lograr
Propuesta eficiencia.
Prospectiva  Detalla miento de los stakeholders de cada proceso.

Esto con el fin evaluar la oferta de los ERP´s existentes en el mundo y

elegir el más eficiente para la organización, esta actividad permitirá la
migración al sistema nuevo y que este se pueda articular con
actividades que agreguen valor a la compañía, más flexibles, y mucho
más analíticas.

Definición y Alcance:
Brindar a la compañía un nuevo sistema de gestión ERP que haga
sinergia con las actividades de los colaboradores y la información
interna de la compañía.
Dirección:
Evaluación de los necesidades y objetivos de cada uno de los procesos
para diseñarlos en el nuevo ERP identificando si cumple con ellos.

Gestión Mapeo Tecnológico:

Tecnológica Identificar el impacto del cambio del aplicativo, las interfaces con otros
aplicativos u la unificación de herramientas auxiliares en el aplicativo
principal.
Plan de Acción y Estrategia de Financiación:
Implementación del ERP en compañía de consultores externos, el
proveedor del servicio, y los colaboradores internos de la compañía,
basados en la revisión y rediseño de los nuevos procesos.
Recursos Propios los cuales son definidos en la ruta de inversión de la
compañía la cual es aprobada por el comité asesor, y la búsqueda del
apoyo de las instituciones gubernamentales como Colciencias.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Definición y Alcance:
Identificar las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos de
la compañía, a través de herramientas como el benchmarking y la
evaluación de los procesos con los colaboradores
Dirección:
Plasmar en los nuevos procesos el funcionamiento de la compañía para
los próximos años, alineados con la estrategia del negocio rompiendo el
paradigma de operación que actualmente existe para avanzar en el
Gestión de la plano analítico.
Innovación
Mapeo Tecnológico:
Identificar clara y concisamente las necesidades de cada proceso para
ser elaboradas correctamente en el nuevo ERP.
Plan de Acción y Estrategia de Financiación:
 Evaluación de los procesos acompañados de consultores
externos.
 Revisión de las mejores prácticas.
 Consideraciones de propuestas y nuevos procesos junto con la
validación del impacto en la organización.

Definición y Alcance:
Diseñar una plataforma completa y un cronograma de capacitaciones
con el objetivo de acompañar a la organización en el cambio a los
nuevos procesos y gestión de la información. Se designarán líderes por
proceso y módulo del nuevo ERP para capacitar a los colaboradores
que no estarán en el desarrollo del proyecto.
Dirección:
Gestión del
Conocimiento El desarrollo de esta propuesta se contempla en etapas que deben
desarrollar habilidades a medida que avanza el proyecto, por eso es
importante dejar documentado cada uno de los procesos.
Mapeo Tecnológico:
Se fortalecerá el aplicativo de Daruma para contar con un repositorio
amplio y suficiente para que cada colaborador cuente con la
información de manera fácil y en tiempo real.

Sistemas de La implementación del nuevo ERP le dará dinamismo a la organización,

Información el objetivo principal es disminuir los tiempos operativos para que la
organización dedique más tiempo al análisis de la información, a la par,
se simplificará los procesos actuales.

Fuente. Elaboración propia del autor.

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1.5. Fases del proceso de prospectiva

Tabla 1.3. Fases del proceso de prospectiva ALPINA S.A.

Fases del Proceso de la Prospectiva

Acciones
Pre- Incorporación Generación Acción Renovación
Prospectiva

Diseñar la Evaluación de Modelo Transformac Adaptación a

macroestruct los procesos. organizaciona ión las nuevas
Propósitos ura del l de los tecnológica. tecnologías.
proceso de próximos 10
transformaci años.
ón.

Primer Revisar los Rediseño de Procesos Desarrollo del

proceso de procesos de la evaluados y nuevo ERP, y
planeación la compañía a organización prediseñado modelación
alineado a nivel en simultáneo s como para el nuevo
las intermedio, con las requisito sistema de
exigencias para que a nuevas para el información
del través de tendencias de nuevo ERP, de la mano
Alcance
crecimiento workshop´s gestión migrando el con la
del negocio, se propongan tecnológica modelo capacitación
las oportunidades para actual de a todos los
expectativas de mejora. proyectar la negocio. actores de la
de los organización organización.
accionistas, y hacia la
el futuro de competitivida
la economía d efectiva.
no solo
nacional sino
mundial.

Macroestruct Grupos de Diseño de los Análisis y Capacitación

ura del trabajo, nuevos adaptación a y líderes de
proceso de conversatorio procesos, con las cada proceso
transformaci s, actualización capacidades para
ón planeado benchmarking de políticas y del nuevo garantizar el
desde la , y compañía manuales de ERP. conocimiento
óptica de las de procesos. en todos los
Metodologí
mejores consultores niveles de la
a
prácticas. expertos en organización.
cada proceso.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Comité Líderes de Líderes de Personas Colaboradore

asesor, proceso y proceso y expertas de s y empresa
presidente y consultores consultores cada consultora
Equipo de vicepresident externos. externos. proceso, e para
Trabajo es. ingenieros acompañar el
del nuevo cambio en la
ERP. organización.

Capital Compañía Documentado Expertos en Herramientas

destinado de consultora en res y la nueva de
la proyección mejores diseñadores herramienta capacitación y
Recursos de la ruta de prácticas. de nuevos tecnológica. espacio de
inversión de procesos. conversación.
la compañía.

Toma de Expertos en Especialistas Habilidades Transmitir

decisiones tendencias de en flujos de tecnológicas información y
Capacidad de alto procesos y procesos. para el socialización.
es impacto para mejores diseño del
la compañía. prácticas. nuevo ERP.

Planeación Modelos de Flujos de Expertos en Facilidades

de largo negocios, procesos, SAP comunicativas
Conocimie plazo y toma contables, de diseño de y de
nto de decisión gestión, políticas y aprendizaje
es logística. manuales.
inversiones.

Actores Alta gerencia Consultores y Consultores y Ingenieros y Todo el

Clave colaboradores colaboradores Colaborador personal de la
. . es organización.

Análisis Asesoría y Documentaci Migración de Capacitación

financiero de acompañamie ón y detalla la y
la inversión. nto en la miento de información. acompañamie
Acciones revisión. cada proceso. nto después
de la
implementaci
ón.

Accionistas Consultores Colaboradore Expertos del Toda la

externos s y líderes de nuevo ERP organización
Grupos de proceso. y grupo de y externos.
Interés apoyo del
proyecto.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

Retornos a la Depuración Documentaci Migración Adaptación

inversión de los ón detallada con éxito al de la
Resultados destinada. procesos y del nuevo nuevo organización
Esperados diseño del modelo. sistema de a la
nuevo modelo gestión. transformació
de negocio. n propuesta.

Fuente. Elaboración propia del autor.

1.6. Informe de prospectiva ALPINA S.A.

Para la elaboración del siguiente proceso correspondiente a la prospectiva para la

compañía ALPINA S.A. se organizó un equipo de trabajo conformado por:

 Jhonatan Medina Osorio

 Edwin Eduardo García Cruz

 Rubí Carolina Castañeda

 Marly Nataly Riaño Ascencio

Luego de analizar cada uno de los integrantes las lecturas sugeridas para la
elaboración de la propuesta prospectiva para la compañía en la que hemos trabajo
todos los análisis, se procedió con la distribución de actividades e investigación de
algunos hechos de la empresa que serían útiles para la construcción de la
propuesta y el desarrollo de la misma, estos son tales como:

 La evolución que se ha tenido como empresa, tanto en materia de cliente

interno como externo.

 El comportamiento de los factores contextuales que influyen en el desarrollo

de la compañía, estos factores son económicos, políticos, sociales y
ambientales.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

 Y claramente una evaluación de la situación tecnológica de ALPINA S.A.

A partir de lo encontrado hubo una división de tareas con el fin de centralizar y

especializar los análisis de la compañía.

Edwin García, adquirió la responsabilidad de la identificación del problema,

oportunidad o necesidad para ser abordada mediante el proceso desarrollado de
prospectiva.

En este se identifica la necesidad de un cambio de ERP al surgir un nuevo modelo

de negocio, en este proceso de levantan todas las casuísticas que pueden existir en
las diferentes dependencias de la compañía con este cambio y también todos los
aportes que se puedan entregar desde las diferentes áreas de apoyo funcional.

Al revisar todo el modelo junto con asesores, en este caso Price Water House
Cooper, se identifica el mejor ERP, el que más se adapte a este nuevo modelo de
negocio y se toma la decisión de implementar SAP, que se haya con todas las
características necesarias para el cambio.

El detalle de todo el levantamiento de proceso y desarrollo del mismo se evidencia

en esta misma guía No. 3.

Jhonatan Medina, trabajo identificando y aplicando las fases del proceso de

prospectiva, dado esto con Nataly Riaño se trabaja incluyendo los diversos
elementos en cada fase del proceso.

Se identifican y aplican las fases, ubicando la renovación de ERP a partir de un

nuevo modelo de negocio como un primer paso, se aplica la pre-prospectiva como
un punto de partida en donde participan todas las dependencias de la compañía con
sus respectivos aportes.

Luego la fase de incorporación en donde se trabaja todos los planes Post-

implementación (CIC) del proyecto y modelos de TOBE, que es como se organizara
la información en este nuevo ERP llamado SAP.

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

La fase de generación que está dada en las comunicaciones y retroalimentación que

se den a las diferentes dependencias, en donde se explica de donde surge la
necesidad y a qué punto meta se quiere llegar. Por último, la fase de acción que es
la salida en vivo de este proyecto.

Nuestra compañera Carolina Castañeda, recopila toda esta información y genera los
ajustes necesarios y retroalimenta el equipo en caso de que se sugiera que hay
algún factor que no se haya tenido en cuenta.

De esta forma culmina nuestro proceso de prospectiva realizado a la compañía

ALPINA S.A., una compañía con una gran entrega en todos los proyectos que
desempeña e inspirada en la mejora continua de todos sus procesos.

CONCLUSIONES

En el desarrollo de esta guía se logró comprender la importancia de mejorar las

tecnologías de una organización con el objetivo de obtener mayores beneficios a
través de la implementación de mejoras en los sistemas de información que
permitan realizar las actividades cotidianas de un manera más fácil y amigable, lo

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 Guía No. 3 Prospectiva de la gestión tecnológica y del conocimiento

cual conlleva a que el usuario que registra la información pueda conseguir unas
mejores prácticas.

Estas nuevas implementaciones se deben realizar con el acompañamiento de

expertos en la materia que nos brinden una asesoría de acuerdo a la necesidad
identificada.

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Referencias

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Ortiz, E. y Nagles, N. (2014). Gestión de tecnología e innovación. Teoría, proceso y

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