PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos y metodologías para el almacenamiento de

documentación ejecutando la aplicación de Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para los documentos producidos por la entidad y que
han cumplido el tiempo de retención estimado en Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental y acorde al procedimiento de
tabla

3. RESPONSABLES.

Es responsabilidad del almacenamiento de la documentación el jefe de archivo

y funcionario responsable del Archivo Central e Histórico.

4. TERMINOS Y DEFINICIONES.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS:

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.

COMITÉ DE ARCHIVO:

Grupo de apoyo de la alta dirección, quien rige y administra las políticas

Archivísticas en el interior de la Institución, tomando como referencia La ley 594
de 2000 “ ley General de Archivos “ y demás normatividad emanada por el ente
rector en Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales

se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL:

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos

DISPOSICIÓN FINAL DEL DOCUMENTO:

Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de
los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración
documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.

SELECCIÓN DOCUMENTAL:

Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las

series documentales que genera y recibe una entidad para determinar sus
períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de
Control de Documentos

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Testimonio material, escrito, gráfico, audiovisual o legible por máquina, que

posee información y que ha sido producido o recibido en función de las
actividades de una entidad o particular.

DOCUMENTO DE APOYO:

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones,

que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.

ACTA DE ELIMINACIÓN.

Es el Documento oficial, donde se consigna lo relacionado a la autorización de

eliminación documental, emanada por el Comité de Archivo de la Institución.

POLITICAS DE OPERACIÓN

a) Los documentos deben atender en su ubicación física y tiempos de retención a

los plasmados en TRD Y TVD.

b) Una vez realizada la transferencia documental según cronograma de

transferencias se debe proceder a almacenar de inmediato.

5. CONTENIDO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

1 Jefe de Archivo y Según
Recibo de transferencia funcionario encargado cronograma de
documental transferencia
documental

2 Revisión de transferencia Funcionario Según

documental encargado cronograma de
 transferencia
documental

3 Ubicación y preparación del Funcionario Según

Espacio encargado cronograma de
Ubicar el espacio en el cual se transferencia
va a disponer la documentación documental
atendiendo a al principio
orgánico según tablas.

Retirar la documentación que

ya ha cumplido tiempo de
retención y almacenar en
orden cronológico la
transferencia recibida de modo
que se evidencie su debida
clasificación y cola.

6. NORMATIVIDAD

 Ley 594 de 2000 “ Ley General de Archivos”

 Acuerdo 039 de SEPTIEMBRE 21 DE 2002
 Acuerdo 002 de MAYO 7 DE 1994
 ACUERDO 042 DE OCTUBRE 31 DE 2002

PROYECTO: JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO

ELABORÓ: JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO

REVISO Y APROBÓ:

Febrero de 2011