I.E.

NORMAL SUPERIOR SANTIAGO DE CALI

Asignatura: TECNOLOGIA E INFORMÁTICA
Docente: Carlos Andrés Castañeda Henao

EXCEL

CONTENIDO:

Formato Condicional

Validación de datos

Función BuscarV.

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa
celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar
las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al Botón Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas
que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas
celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto
a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

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En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas
que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se
marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre
un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se
mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde
de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que

cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda
no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún
formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios

efectuados en el formato condicional.

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LA VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy
concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar
un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda.

- Seleccionamos la celda que queremos validar.

- Accedemos a la pestaña Datos y oprimimos el botón Validación de

datos.

Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios
tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición

para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor,

Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto
y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel
sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario
intenta escribir un número decimal, se producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con

la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los
valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir

una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá,
Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje entrante podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve
para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando
introduzca en la celda un valor incorrecto.

Tipos de datos que se pueden validar

Excel permite designar los siguientes tipos de datos válidos para una celda:

Números Especifique que la entrada en una celda debe ser un número entero o un número decimal. Puede establecer un
mínimo o máximo, excluir un número o intervalo determinado, o utilizar una fórmula para calcular la validez de un número.

Fechas y horas Establezca un mínimo o máximo, excluya determinadas fechas u horas, o utilice una fórmula para calcular
la validez de una fecha u hora.
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Longitud Limite el número de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un número mínimo de caracteres.

Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeño, mediano, grande, y admita
sólo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para
facilitar la selección de una opción de la lista.

Tipos de mensajes que se puede mostrar

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes de que el usuario
introduzca los datos y otro que aparece después de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos.
Si los usuarios tienen activado el Ayudante de Office, éste mostrará los mensajes.

Mensaje de entrada Mensaje entrante Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se
puede utilizar este tipo de mensaje para facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de introducir en la celda.

Mensaje de error Este tipo de mensaje aparece sólo cuando el usuario escribe datos no válidos y presiona la tecla ENTRAR.
Se puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Mensaje de información Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Además del texto que proporciona el
usuario, incluye un icono de información, un botón Aceptar, que introduce los datos no válidos en la celda, y un botón
Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de advertencia Este mensaje no impide la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el
usuario, un icono de advertencia y tres botones: Sí introduce los datos no válidos en la celda, No regresa a la celda para
más modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.
Mensaje de detención Este mensaje no permite la entrada de datos no válidos. Incluye el texto que proporciona el
usuario, un icono de detención y dos botones: Reintentar regresa a la celda para más modificaciones y Cancelar
restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no está concebido como medida de seguridad: si bien
los usuarios no pueden introducir datos no válidos escribiendo y presionando ENTRAR, pueden eludir la validación
copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Si no se especifica ningún mensaje, Excel marca si los datos que introduce un usuario son válidos de modo que se pueden
comprobar más adelante, pero no notifica al usuario cuando una entrada no es válida.

FUNCIÓN BUSCARV

Busca un valor específico en la primera columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra
columna de dicha matriz de tabla.

La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran
en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

Sintaxis =BUSCARV(Celda;Rango;Columna)

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o
una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV
devuelve al valor de error #N/A.
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Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la
primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números
o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

Indicador_columnas Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

 Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!

 Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!

Ordenado Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

 Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna

coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

 Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de
ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para
obtener más información, vea Ordenar datos.

 Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los
valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de
matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se
devolverá el valor de error #N/A.

Observaciones

 Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de ésta no
tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni
tipográficas ( ‘ o “), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un
valor inesperado o incorrecto.
 Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en
no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o
inesperado.

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  Ejemplo de Función =BUSCARV

Vamos a seguir con una de las funciones más útiles que existen de cara al
control de una lista de argumentos como podrían ser, por ejemplo, productos
de una empresa. Observa la sintaxis de la función =BUSCARV( )

=BUSCARV(Celda;Rango;Columna,ordenado)

Es decir, buscará el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el

contenido de n columnas a su derecha.

¿Qué significa esto? Supongamos que tenemos una listado de productos tal
que así:

Suponte que es una lista súper larga de artículos en almacén. Observa que
en la parte superior hemos preparado tres casillas de colorines. Estas celdas
servirán para nuestro propósito. En la celda C2 colocaremos la función:
=BUSCARV(C1;A7:C15;2)

¿Para qué servirá esta hoja? Lo que haremos será escribir un código de artículo en la celda C1 (amarilla) y Excel hará que
aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores.

Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo que hay en la celda C1, y lo buscará
en el rango A7:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la 1ª columna), mostrará lo que hay en la columna 2 de la
matriz o rango selecionado, es decir, la descripción del producto.

Observa detenidamente los tres argumentos que nos pide la función =BUSCARV, primero la celda donde estará lo que
intentamos buscar (el código), luego el rango donde ha de buscarlo, y por último el número de la columna que queremos
mostrar.

Ahora, escribiremos la fórmula para la celda C3. Básicamente es igual a la anterior, pero ahora el número de columna será
el 3, es decir, mostrará la cantidad:

=BUSCARV(C1;A7:C15;3)

Ahora sólo faltará comprobar las dos fórmulas escribiendo cualquier código de la lista de artículos en la celda C1.

EJERCICIO

DIGITE EL CUADRO EN EXCEL Y APLIQUE LA FUNCIÓN BUSCARV :

En la casilla B9 se ha utilizado la función BUSCARV para encontrar el nombre del producto que tiene código 2.

Es decir, BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra el valor correspondiente de la
segunda (2) columna de este Rango.

Cambie el valor del código en la casilla B8 para ver como automáticamente cambia el nombre del producto y el precio.

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 El éxito es aprender a ir de fracaso en
fracaso sin desesperarse.

Winston Churchill (1874-1965).

Con el apoyo de http://www.aulaclic.es