Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
ARCHIVO
Concepto,
Objetivo,
Finalidad,
Clases.
PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO
Principio,
Usos generales del sistema alfabético, numérico, cronológico,
Procedimiento general para archivar.
Procedimiento general para consultar.
SISTEMA ALFABÉTICO
1. ARCHIVO
Concepto
Objetivo
Finalidad
Clases
2. PRINCIPIO DE ORDENAMIEINTO
PRINCIPIO: Es la base, el fundamento, origen, razón fundamental
sobre la cual se procede, discurriendo en cualquier materia.
Principio de ordenamiento Es la organización que se le da a las
carpetas, bolsas, fichas tarjetas etc. Utilizando una base determinada y
siguiendo un proceso lógico.
USOS GENERALES
a. USOS DEL SISTEMA ALFABETICO:
1. En las empresas pequeñas, para el archivo de las hojas de vida
2. En los departamentos de investigaciones científicas, donde la
documentación es solicitada por áreas o temas.
3. Los ejecutivos, profesionales, profesores y amas de casa, para
sus asuntos profesionales, sociales o personales.
4. Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan
sus operaciones por medio geográficos, sucursales, regionales
etc.
5. En las empresas en general, para la correspondencia de sus
clientes.
b. USOS DEL SISTEMA NUMERICO
1. En las instituciones bancarias y de seguros
2. En las instituciones docentes, parra las hojas de vida
3. En las oficinas de abogados, para los expedientes
4. En las clínicas, hospitales, para las historias clínicas
5. Y en general, para la facturación, contratos, pedidos, etc.
SUGERENCIAS.
Quite los ganchos y clips de todos los documentos que van a archivar
Alinee y cuadre bien los documentos
Perfore los papeles adecuadamente. Haga un patrón como guía para
toda la documentación y revise la perforadora antes de usarla
Archive siempre en orden cronológico(sistema indirecto)
Ubíquese siempre cerca dl archivador
Al archivar saque legajo por legajo, no todos al tiempo
Establezca la disciplina de archivar diariamente
El archivo debe permanecer al día
No abra más de una gaveta de archivo al mismo tiempo, en el mismo
gabinete.
No se retire de los archivadores dejando una gaveta abierta,
especialmente de las inferiores; esto podría causar un accidente.
CLASES DE ARCHIVOS
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la
persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de
Archivo. Los más usados son: Alfabético, Cronológico, Geográfico, por Asuntos y
Numérico.
ARCHIVO ALFABÉTICO.
GUIAS SECUNDARIAS: Sirven de auxilio a las guías primarias dentro de la gaveta del
archivo ya que facilitan la localización del documento.
1. REGLA
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.
EJEMPLOS:
NOMBRE DE PILA: APELLIDOS:
SE ARCHIVA:
Amaya Cabrera, Ernesto Humberto
Gómez Deras, María Elena
2. REGLA
Si antes del apellido aparece una inicial se toma...
Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución.
Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno
y nombre. Ejemplos: Domínguez Ramos Juan, Espínola Reyes Roberto, Sotomayor
Arroyo Leticia, etc.
2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del
mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández Julio,
De los Monteros Espinosa Jorge.
3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o
nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa,
Ópticas Devlin, etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.
Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas
indican, año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO
INTRODUCCION
CONCEPTO
USOS
2) Un tarjetero o fichero:
Puede ser:
La guía alfabética
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin
tener en cuenta las ciudades o piases, como si se estuviera organizando un
archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.
BOLIVAR
CARTAGENA
luego viene la CARPETA INDIVUDUAL del cliente, donde se depositen los
documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo
d. Distribuir
Distribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme
grupos.
Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o
pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra
subrayada o clave.
e. Archivar
La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los
objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:
f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una
guía de Afuera o Sustitución.
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
http://www.slideshare.net/carmenqr/redaccion-comercial
MENSAJE SOCIAL:
Sinceridad
Cordialidad
Oportunidad
Empatía
1. bosquejo
2. secuencia de Planeamiento:
3. b o r r a d o r
4. c o n t r o l d e c a l i d a d
5. borrador mejorado
consulte
1. Memorándum
2. Curriculum
3. La resolución.
I. DEFINA
1. Que es archivo y cuales es su finalidad?
2. Cuáles son las clases de archivo