CONTROL DE FECHAS DE CODIGO: PPS0832

VENCIMIENTO MEDICAMENTOS Y VERSIÓN: 03

DISPOSITIVOS MÉDICOS
VIGENCIA: 15/08/2017
PROCEDIMIENTO
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1. OBJETO: Implementar un sistema de semaforización en el servicio farmacéutico de

la Sociedad de Oncología y Hematología del cesar, que permita optimizar el proceso
de productos próximos a vencer y/o rotación de medicamentos en la farmacia y en
los carros de paro.

2. ALCANCE: Este protocolo aplica para el servicio farmacéutico de la sociedad de

Oncología y Hematología del Cesar.

3. DEFINICIONES

3.1. Conteo cíclico: cuenta precisa de inventario, que permite establecer la

existencia de un grupo de productos seleccionados, en un tiempo determinado,
comparando dicha existencia con los datos arrojados por el sistema.

3.2. Fecha de expiración / vencimiento o caducidad: La que se indica como

tiempo máximo hasta el cual se garantiza la potencia, pureza, características
fisicoquímicas y terapéuticas, así como las demás que corresponden a la
naturaleza de un producto farmacéutico y que se recomienda con base en los
resultados de los estudios de estabilidad realizados al efecto.

3.3. Inventario general: es aquel en donde se realiza conteo físico y general de

todos los medicamentos y dispositivos médicos existentes en servicio
farmacéutico para determinar el estado real de existencias y cerrar n periodo
contable.

3.4. Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de

acondicionamiento o de un producto que posee las especificaciones de calidad,
elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo
condición(es) constante(s).

3.5. Medicamento: Es aquel preparado farmacéutico obtenido a partir de

principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma
farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento,
curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y
empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan
su calidad, estabilidad y uso adecuado.

ELABORÓ REVISÓ APROBO

Nombre: Kathy Ortega Acevedo
Cargo: Químico farmacéutico
Firma:
Fecha: 09/08/2017
Nombre: Álvaro Saballet Rincón Nombre: Raimundo Manneh
Amastha
Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: Gerente
Firma: Firma:
Fecha: 11/08/2017 Fecha: 11/08/2017
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3.6. Semaforización: Es una herramienta que permite identificar y determinar en

el momento oportuno que medicamentos están próximos a vencer, permitiendo
del mismo modo ejercer un control sobre estos, esta semaforización se efectúa
de acuerdo a la rotación de los medicamentos y se aplica en cada centro de
atención, en el almacén central, en el carro de paro y en donde se utilicen
medicamentos.

4. RESPONSABLES

4.1. Químico Farmacéutico: Responsable de difundir el protocolo y supervisar

que se aplique el presente procedimiento, Supervisar la correcta
semaforización de los medicamentos y dispositivos médicos e informar a todo
el personal del servicio farmacéutica la fecha de planeación del inventario.

4.2. Regente de Farmacia: Responsable del almacenamiento y semaforización

en general de medicamentos y dispositivos médicos. Participar en la
realización del inventario.

5. CONTENIDO

5.1. CONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO

Para el control de las fechas de vencimiento de los productos de que se tiene

existencias, se realizara una revisión bimensual, registrando en el formato
PPSR0828 productos con fechas de vencimiento de 6 meses o menos (productos
semaforizados con el color amarillo y rojo).

En el mes de vencimiento se retiran los productos de los estantes, se sacan del

inventario y se almacenan en el área de cuarentena para el retiro por parte del
proveedor o destrucción de medicamentos teniendo en cuenta las políticas de
devolución de medicamentos.

5.1.1. SEMAFORIZACION

El regente de farmacia será el encargado de la semaforización de los

medicamentos e insumos en el servicio farmacéutico y carros de paro, realizando
revisión bimensual de las fechas de vencimiento, semaforizando los
medicamentos así:

 Color verde: Medicamentos y dispositivos médicos con fechas de

vencimiento superiores a 6 meses, se organizan en estricto orden alfabético
en el espacio definido para tal fin con su respectiva rotulación.
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 Color amarillo: Medicamentos y dispositivos médicos con fecha de

vencimiento de 6 meses, se colocan en el área destinada para tal fin
organizados por orden alfabético. Estos medicamentos y/o dispositivos
médicos son para uso inmediato y tiene prioridad de dispensación sobre los
que tengan fecha de vencimiento mayor.

 Color rojo: Medicamentos y dispositivos médicos con fechas de vencimiento

de 3 meses o menos; deben estar semaforizados con de color rojo y se debe
garantizar su entrega antes de cumplir la fecha de vencimiento o, si algún
medicamento es de baja rotación se debe informar al Químico Farmacéutico
para que gestione su devolución de manera inmediata al proveedor.

SEMAFORIZACIÓN FECHA DE VENCIMIENTO

Tiempo de vencimiento de 3 meses o menos
Vencimiento en 6 meses
Fecha de vencimiento mayor a 6 meses

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

6.1. Decreto 780 de mayo 6 de 2016: Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social. CAPITULO 10, el
cual tiene por objeto regular las actividades y/o procesos propios del servicio
farmacéutico.
6.2. Resolución 1403 de mayo 14 de 2007: Por la cual se determina el
Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones
6.3. Resolución 1478 de mayo 10 de 2006: Por la cual se expiden normas
para el control, seguimiento y vigilancia de la importación, exportación,
procesamiento, síntesis, fabricación, distribución, dispensación, compra,
venta, destrucción y uso de sustancias sometidas a fiscalización,
medicamentos o cualquier otro producto que las contengan y sobre aquellas
que son monopolio del Estado.
6.4. Resolución 2003 de 28 de mayo de 2014: Que actualiza la resolución
1441 de 2013 por la cual se definen los procedimientos y condiciones de
inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de
salud.

7. REGISTROS

7.1. PPSR0828. Semaforización de medicamentos y dispositivos médicos próximos

a vencer.
7.2. PPSR0827. Inventario Carro de paro.
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7.3. PPSR0826. Acta de apertura del carro de paro.

8. ANEXOS
No aplica.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSION CAMBIO REALIZADO
ACTUALIZACION
01 - Documento nuevo 25-07-2016
- Se actualiza planeación del inventario
02 23-02-2017
- Se actualizan Responsabilidades
- Se modifica tiempo de vencimiento para asignar
colores en la semaforización.
03 - Se excluye información de planeación de 15-08-2017
inventario, para ser documentada en otro
procedimiento.