Data Validation Sample Workbook Fundamentos de validación

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1 Presupuesto -- Marketing
Las celdas con contorno azul de este libro tienen configuración de validación.
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Cuenta Real Previsto Celda B7: validación simple con mensajes
3 Costos del personal Haga clic en la celda B7 y lea el mensaje que aparece, que explica qué datos se
4 110 Nóminas 45,328 60,000 pueden especificar en la celda y dónde puede encontrar más información. A
120 Impuesto sobre la renta 15,997 25,000 continuación, intente escribir algunos valores: escriba 1600 y presione ENTRAR.
5 Lea el mensaje que aparece, que explica por qué es incorrecta esta entrada y
6 140 Plan de pensiones 6,249 8,000 cómo se puede arreglar.
7 Comisiones/Bonificaciones 2,720
Gracias a la validación de datos de Excel, no es necesario ser programador para
8 Subtotal 70,294 93,000 crear entradas personalizadas y mensajes de error como éstos. Seleccione la
celda B7 y, a continuación, haga clic en Validación en el menú Datos. En la
9 Subcontratas y servicios ficha Configuración, verá que la celda está configurada de modo que sólo
permite entradas de tres caracteres. Si el usuario escribe dos o cinco caracteres,
10 la entrada no será válida.
201 Servicios de telecomunicaciones 637 700
11 254 Publicidad 40 100 A continuación, haga clic en la ficha Mensaje entrante. Éste es el texto del
12 Subtotal 677 800 mensaje que apareció cuando hizo clic por primera vez en B7. Haga clic en la
13 Total 70,971 93,800 ficha Mensaje de error para ver el texto del mensaje que apareció cuando
escribió una entrada de cuatro caracteres.
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15 Haga clic en Cancelar, escriba 160 en la celda B7 y presione ENTRAR. El
mensaje de error no aparece porque ha realizado una entrada de tres caracteres
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válida.
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18 Éstos son los fundamentos de la validación de datos, pero también se pueden
19 establecer criterios más sofisticados para determinar lo que es válido y lo que
no.
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21 Celda E7: para mantener los números dentro de los límites
22
Haga clic en la celda E7 y observe que no hay mensaje de entrada (los mensajes
23 de error y los de entrada son opcionales). Escriba 5000 y presione ENTRAR.
24 Observe el mensaje que aparece. Puede hacer clic en Reintentar o Cancelar,
25 aunque no importa lo que escriba, porque Excel no permitirá escribir un número
mayor de 3600 en esta celda.
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27 Haga clic en Cancelar y después en Validación en el menú Datos y mire en la
28 ficha Configuración. Esta celda sólo permite especificar números menores o
iguales que un valor máximo. No se proporciona mensaje de entrada, aunque en
29 la ficha Mensaje de error el estilo del mensaje es Detención. Este estilo de
30 mensaje evita que el usuario especifique datos que no satisfagan los requisitos.
31
Esta regla de validación establece un límite fijo simple en el número, aunque
32 también se pueden utilizar fórmulas basadas en cálculos que pueden incluir
33 valores de otras celdas para comprobar la validez. Consulte la hoja de cálculo
34 Fórmulas para ver los ejemplos.
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Data Validation Sample Workbook Mensajes

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1 Tipos de mensajes de validación de datos Las celdas con contorno azul tienen cada una un tipo diferente de mensaje de
2 validación de datos. Intente escribir valores diferentes en cada celda y, a
Para ver un mensaje de entrada, haga clic en continuación, haga clic en Validación en el menú Datos para ver la
3 configuración.
esta celda:
4 La celda C3 tiene un mensaje de entrada, pero no un mensaje de error.
5 Aunque la celda está configurada para permitir escribir sólo números enteros
entre 1 y 3, puede especificar lo que desee, ya que Excel no lo detendrá ni le
Para ver un mensaje de información, haga clic notificará que no es válido. Sin embargo, Excel marca como no válido cualquier
6 en esta celda, escriba 5 y, a continuación, dato que no sean los números 1, 2 y 3, así que puede comprobarlos
presione ENTRAR: posteriormente (consulte la hoja de cálculo Datos no válidos).
7 Las celdas C6, C9 y C12 también están configuradas para permitir escribir sólo
8 los números entre 1 y 3, pero cada una tiene un tipo diferente de mensaje.
Intente escribir un número no válido como 5 en cada una de estas celdas y, a
Para ver un mensaje de advertencia, haga clic continuación, mire sus configuraciones de validación. Observará que la celda
9 en esta celda, escriba 5 y, a continuación, C12, que tiene un mensaje de Detención, no le dejará escribir datos no válidos.
presione ENTRAR: Las celdas C6 y C9 tienen mensajes de Información y Advertencia, que
10 informan al usuario de que la entrada es incorrecta pero le permiten decidir si
desea mantenerla así.
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Para ver un mensaje de detención, haga clic en
12 esta celda, escriba 5 y, a continuación, presione
ENTRAR:
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Data Validation Sample Workbook Listas desplegables

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1 Estudio fotográfico Composición
Intente hacer clic en la celda D5. Observe que a la derecha de ella aparece una flecha de
2 DíaFecha Descripción Horas Cliente lista desplegable. Haga clic en ella y podrá seleccionar entre una lista de valores
3 L 9-Jun Boda 5 Saavedra permitidos para esa celda. Esta forma de validación de datos permite especificar una lista
de valores para una celda, de modo que los usuarios después puedan elegir en ella.
4 M 10-Jun Graduación 3 Menéndez
5 M 11-Jun Configuración de la lista de valores
6 M 11-Jun Gala benéfica 3 Del Valle Haga clic en la celda D5, después en Validación en el menú Datos y mire en la ficha
7 J 12-Jun Reunión 4 Juárez Configuración. La configuración permite especificar valores en una lista y el cuadro
8 V 13-Jun Graduación 2 Núñez Origen tiene un signo igual y una referencia a las celdas entre la D13 y la D17 de la
misma hoja de cálculo. (Las referencias a celdas tienen que ser de celdas de la misma
9 S 14-Jun Cumpleaños infantil 2 García hoja de cálculo, excepto si se utiliza un nombre definido, como se describe a
10 continuación.) Si cambia los valores de cualquiera de las celdas entre D13:D17, hace clic
11 en D5 y, a continuación, en la flecha de lista desplegable, observará que la lista ahora
refleja los cambios. También puede escribir un valor propio en la celda D5 y presionar
12 Utilizar estas descripciones ENTRAR. La celda no tiene un mensaje de Detención, así que nada le impide realizar un
13 Boda entrada no válida.
14 Cumpleaños infantil
Ocultar la lista para que otros usuarios no puedan modificarla ni cambiarla
15 Gala benéfica
16 Graduación Además de agregar un mensaje de Detención, existen varios modos de dificultar que
17 Reunión otros usuarios encuentren y cambien la lista de valores válidos. Un modo sería ocultar las
filas desde D13 a D17 y, a continuación, proteger la hoja de cálculo para que los
18 usuarios no pudieran mostrarlas.
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20 Mire la configuración de validación de datos de F5. Esta celda tiene una lista desplegable
de nombres de clientes y un mensaje de Detención, pero la lista no está en ningún
21 lugar de la hoja de cálculo Listas desplegables, que no tiene filas ni columnas ocultas.
22 En su lugar, el cuadro Origen contiene =Clientes, que hace referencia a un nombre
23 definido en otra hoja de cálculo. Vaya a la Hoja7 y haga clic en Clientes en el Cuadro
de nombres situado al lado de la barra de fórmulas:
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29 Puede utilizar el comando Definir del submenú Nombre del menú Insertar para definir
un nombre para el intervalo que contiene la lista. Después de configurar la lista en otra
30 hoja de cálculo, puede ocultar ésta con la lista y proteger el libro, de modo que los
31 usuarios no tengan acceso a la lista.
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El uso de un nombre tiene otra ventaja: si agrega a la lista, puede redefinir el nombre y
33 no tiene que cambiar la configuración de validación de las celdas que utilizan la lista.
34
35 Incluso puede mantener la lista aprobada en otro libro al definir un nombre que haga
referencia a una lista de otro libro. Sin embargo, la validación de datos no funcionará con
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una lista nombrada de otro libro, a menos que éste esté abierto. Pregunte al Asistente
37 para Ayuda por el tema sobre la especificación de datos en una celda de una lista
38 desplegable.
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Data Validation Sample Workbook Fórmulas

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1 Presupuesto -- Marketing
Celda E7: cálculo del máximo valor permitido basado en otra celda
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Cuenta Real Previsto Haga clic en la celda E7, después en Validación en el menú Datos y mire en la
ficha Configuración. El cuadro Máximo contiene una fórmula, =E4*6%. Esta
3 Costos del personal fórmula calcula el 6% de las nóminas, 60.000 en la actualidad, para establecer
4 110 Nóminas 45,328 60,000 un límite máximo de 3600 para las comisiones y bonificaciones.
5 120 Impuesto sobre la renta 15,997 25,000
Intente escribir 4000 en la celda E7 y verá que aparece un mensaje de
6 140 Plan de pensiones 6,249 8,000 superación del presupuesto (un mensaje de Advertencia configurado en la
7 160 Comisiones/Bonificaciones 2,720 ficha Mensaje de error del cuadro de diálogo Validación de datos). Sin
embargo, si cambia la celda E4 a 90.000, observará que puede escribir 4000 en
8 Subtotal 70,294 93,000 la celda E7. La fórmula del máximo permitido en E7 ahora calcula 5400, así que
4000 es una entrada válida.
9 Subcontratas y servicios
Servicios de Celda E11: uso de dos criterios para determinar la validez
10
201 telecomunicaciones 637 700
Vuelva a escribir 60.000 en E4 y mire la configuración de validación para la celda
11 254 Publicidad 40 E11. Esta celda se valida mediante una fórmula personalizada,
12 Subtotal 677 700 =Y(E12<=800;E13<=97000). Esta fórmula utiliza la función de hoja de
cálculo Y para comprobar si las dos condiciones son verdaderas: el valor
13 Total 70,971 93,700 subtotal de la celda E12 debe ser menor o igual que 800 y la cifra del
presupuesto total de la celda E13 también debe ser menor o igual que 97000 (Y
14 significa que ambas condiciones deben ser verdaderas).
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16 En otras palabras, si la cifra de publicidad de E11 supera el presupuesto, debe
reducir el gasto en servicios de telecomunicaciones (E10) o reducir los costos de
17 personal o ambos. Un conjunto de fórmulas de validación para cada celda en
18 una hoja de cálculo de presupuesto puede ayudar a los usuarios a probar
19 diferentes asignaciones de fondos para encontrar números que satisfagan sus
necesidades y requisitos.
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Data Validation Sample Workbook Datos no válidos

A B C D E F G H I J K L
1 Presupuesto -- Marketing Esta hoja de cálculo tiene algunas celdas validadas en las que se han
2 especificado datos no válidos. Para ver las celdas con datos no válidos,
Cuenta Real Previsto seleccione Auditoría de fórmulas en el menú Herramientas y, a
3 Costos del personal continuación, haga clic en Mostrar barra de herramientas Auditoría de
fórmulas. En la barra de herramientas Auditoría de fórmulas, haga clic en el
4 110 Nóminas 45,328 60,000
botón Rodear con un círculo datos no válidos.
5 120 Impuesto sobre la renta 15,997 25,000
6 140 Plan de pensiones 6,249 8,000 Esta hoja de cálculo tiene la misma configuración de validación que la hoja de
cálculo Fórmulas para las celdas E7 y E11, pero observe la celda E13. Esta
7 160 Comisiones/Bonificaciones 2,720 3,750
celda contiene una fórmula, =E8+E12. Aunque no es una celda en la que los
8 Subtotal 70,294 96,750 usuarios escriban valores, está validada y puede utilizar la barra de herramientas
9 Subcontratas y servicios Auditoría de fórmulas para comprobar si el valor que calcula es válido.
Servicios de
10 Intente escribir 50.000 en la celda E4. Desactive los círculos rojos al hacer clic
201 telecomunicaciones 637 700 en Borrar círculos de validación y, a continuación, haga clic de nuevo en
11 254 Publicidad 40 200 Rodear con un círculo datos no válidos. El valor calculado en la celda E13
Subtotal 677 900 ahora está dentro de los límites, así que la celda ya no tiene contorno.
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13 Total 70,971 97,650
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Data Validation Sample Workbook "Clients" data

A B C D E F G H I
1 Estudio fotográfico Composición
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3 Lista de clientes Esta hoja de cálculo contiene la lista de los
4 nombres de clientes válidos para la celda F5
Del Valle de la hoja de cálculo Listas desplegables.
5 García Consulte la hoja de cálculo para obtener una
6 Juárez explicación de cómo funciona.
7 Menéndez
8 Núñez
9 Saavedra

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