DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO CÓDIGO: GDA-IN01

UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL VERSIÓN N° 3

GESTIÓN DOCUMENTAL Y FECHA: ENERO DE
INSTRUCTIVO
ARCHIVO 2017

Contenido
Pág.

1. OBJETIVO 2

2. DIRECTRICES DE REALIZACIÓN 2

3. DEFINICIONES 2

4. ACTIVIDADES 4

5. ANEXOS 7

Código: MCN-FT36
Versión N°. 1
Fecha vigencia: Mayo de 2016
 DILIGENCIAMIENTO DE FORMATO CÓDIGO: GDA-IN01
UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL VERSIÓN N° 3
GESTIÓN DOCUMENTAL Y FECHA: ENERO DE
INSTRUCTIVO
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1. OBJETIVO

El objetivo de este instructivo es describir en forma secuencial los pasos que se deben seguir para diligenciar
el “Formato Único de Inventario Documental GDA-FT-14”.

2. DIRECTRICES DE REALIZACIÓN

El instructivo para el diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental en la Terminal de

Transporte S.A., se aplicará como una herramienta sencilla y útil que busca orientar a los Colaboradores de la
Terminal de Transporte S.A., frente a la elaboración de Inventarios Documentales. Hace parte del Proceso de
Gestión Documental para describir de manera detallada las condiciones de manejos de Inventarios
Documentales en la Terminal de Transporte S.A.

3. DEFINICIONES

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

• Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

• Archivo De Gestión (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es

sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

• Archivo Central (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente
pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

• Archivo Histórico (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo Central
o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional.
• Calendario de Transferencias: Programación que elabora el Archivo Central, para que las dependencias
tengan claro las fechas en que se deben entregar los archivos de gestión.

• Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal. (Archivo Central), hasta su
eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico).

• Conservación de Documentos: Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos.
Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los
documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

• Conservación Total: Conjunto de documentos o series que son transferidos al Archivo histórico para su
conservación permanente.

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• Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una
oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

• Fechas Extremas: Se refiere a la fecha más reciente y más antigua que pueden encontrarse en un
expediente o en cualquier unidad documental.

• Folio: Hoja de libro de cuaderno o de expediente al que corresponden dos páginas. Número que Indica el
orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista o expediente.

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades
de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico
y preliminar.

• Patrimonio Documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

• Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, informes, entre otros.

• Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se
refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios.
Contrato de obra, etc.

• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
• Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de Gestión al Archivo Central y de
éste al Archivo Histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental adoptadas.

• Transferencias Primarias: Remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central

(intermedio o semiactivo).

• Transferencias Secundarias: Remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico ya sea de la
Contraloría o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad.

• Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental.

Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente.

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• Valores Primarios (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos
mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados
en el asunto.

• Valores Secundarios: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan
permanentemente.

4. ACTIVIDADES

En cada una de las casillas del Formato Único de Inventario Documental se debe registrar así:

NOMBRE DE LA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Debe relacionarse el nombre de la dependencia
1. Dependencia Responsable del archivo de
responsable de la documentación que se va a
remitente gestión de la dependencia
transferir.
2. Dependencia Debe relacionarse el nombre completo de la Responsable del archivo de
productora dependencia que produce o produjo los documentos. gestión de la dependencia
Debe consignarse el nombre de la dependencia o
3. Unidad Responsable del archivo de
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
administrativa gestión de la dependencia
dependa la oficina productora.
Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa
4. Oficina Responsable del archivo de
que produce y conserva la documentación tramitada
Productora gestión de la dependencia
en ejercicio de sus funciones.
Se debe consignar la finalidad del inventario, que
puede ser: Transferencias primarias, transferencias
Responsable del archivo de
5. Objeto secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión
gestión de la dependencia
y supresión de dependencia o dependencias,
inventarios individuales.
Hoja No. ___: Se numerará cada hoja del inventario
6. Hoja No:___ Responsable del archivo de
consecutivamente de ___: Se registrará el total de
De:_____ gestión de la dependencia
hojas del inventario.
Se diligencia sólo para transferencias primarias y
7. Registro de transferencias secundarias. Debe consignarse en las Responsable del archivo de
entrada tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la gestión de la dependencia
fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día).
8. Número de Responsable del archivo de
Se anotará el número de la transferencia.
Transferencia gestión de la dependencia
9. Número de Debe anotarse en forma consecutiva el número
orden correspondiente a cada uno de los asientos descritos, Responsable del archivo de
que generalmente corresponde a una unidad gestión de la dependencia
documental.
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Se debe anotar el respectivo código según las Tablas

de Retención Documental de la dependencia Responsable del archivo de
10. Dependencia
productora de los documentos a transferir y el gestión de la dependencia
respectivo nombre.
Sistema convencional establecido por la entidad que
Responsable del archivo de
11. Código identifica las oficinas productoras y cada una de las
gestión de la dependencia
Series, Subseries o asuntos relacionados.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de
unidades documentales de estructura y contenidos
homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las
12. Nombre de la ocasionadas por fusión y/o supresión de
Responsable del archivo de
Serie, Subserie o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de
gestión de la dependencia
Asuntos las unidades de conservación. En los inventarios
individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir
bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden
relación con la misma función de la oficina
productora.
Se debe realizar una breve descripción de lo que Responsable del archivo de
13. Contenido
comprenden los documentos a transferir. gestión de la dependencia
Deben consignarse la fecha inicial y final de cada
unidad descrita. Deben colocarse los cuatro dígitos
Responsable del archivo de
14. Fechas extremas correspondientes al año. En el caso de una sola fecha
gestión de la dependencia
se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará S.f. (Sin fecha).
Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento como: caja (Cj), carpeta (Cp), tomo
15. Unidad de (Tm), en la columna otro se registrará las unidades de Responsable del archivo de
conservación conservación diferentes escribiendo el nombre en la gestión de la dependencia
parte de arriba y debajo la cantidad o el número
correspondiente.
Se anotará el número total de folios contenido en Responsable del archivo de
16. No. de folios
cada unidad de conservación descrita. gestión de la dependencia
Se utilizará esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel, anexos a la documentación: Responsable del archivo de
17. Soporte
microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes gestión de la dependencia
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Se debe citar si la documentación registra un alto (A),
18. Frecuencia de Responsable del archivo de
medio (M), bajo (B) o ninguno (N) índice de consulta;
consulta gestión de la dependencia
para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
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registros de préstamo y consulta de la oficina

responsable de dicha documentación.
Esta columna se diligenciará especialmente para el
inventario de fondos acumulados.
Se consignarán los datos que sean relevantes y no se
hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente
como actas, resoluciones, memorandos, circulares,
entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia
de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas,
disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe
señalarse, en primer lugar, el número de unidades
anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5
Responsable del archivo de
19. Observaciones fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo
gestión de la dependencia
tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán
registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y consulta de la
información.
Especificar programas de sistematización de la
información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se
registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación, especificando el
tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación
de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores).
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la Responsable del archivo de
20. Elaborado por
persona responsable de elaborar el inventario. gestión de la dependencia
Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la Responsable del archivo de
21. Entregado por
persona responsable de entregar la transferencia. gestión de la dependencia
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la Responsable del archivo
22. Recibido por
persona responsable recibir el inventario. central

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5. ANEXOS

GDA-FT14 Formato único de inventario documental

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