ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:1. PROCESOS
ESTRATÉGICOS

Gestión Gerencial

Gestión de la Calidad2. PROCESOS MISIONALES

Diseño y patronaje

Extendido, marcado y corte

Confección, revisado y etiquetado

Acabados3. PROCESOS DE APOYO

Clientes

Compras

Mantenimiento

Talento humano Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de
revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la
Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los
documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo. Dando continuidad
al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, desnecesario documentar
el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con
instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema
de gestión.

1.

Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de

la información documentada ó montar los procedimientos operativos? Lo primero que haría
sería diseñar el procedimiento de control de la información2.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.Corresponde al proceso estratégico más
específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este
control3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada
de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001
en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las
siguientesactividades:a. Creaciónb. Revisión y aprobaciónc. Identificaciónd. Divulgacióne.
Control de cambios1)

Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.

Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de
uso.

Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos
con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental
–
TDR2)

Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma3)

Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

4)

Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de

versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de Gestión, sin
embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora
realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.).
Los cambios menores son:

Cambios en ortografía.

Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.

Mejoramiento en la redacción de párrafos.

Re direccionamiento de Hipervínculos.

Cambio en el nombre de un cargo.