ESTUDIO DE CASO

Distribuyamos

Oscar Hernando Ramirez Penaloza

Estrada Toledo Hector Jaime
Vizcaino Leon Miguel Angel
Daniel Felipe Campo Avendaño
Rony Jerzy Becerra Rosas

INSTRUCTOR

Alvarez Ardila Luis Evelio

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y CIENCIAS BÁSICAS
MARZO 2019

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3

OBJETIVOS 4

JUSTIFICACIÓN 5

METODOLOGÍA 6

DIAGNÓSTICO 8

DIAGRAMA ISHIKAWA 10

MATRIZ DOFA 11

PRINCIPIO DE PARETO 12

BIBLIOGRAFÍA 18

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 INTRODUCCIÓN
En el contenido de este proyecto podremos encontrar diferentes circunstancias que se presentan
con frecuencia en la industria más exactamente en los procesos logísticos , productivos y la
distribución. También se encontrarán herramientas que permiten identificar este tipo de dificultades
para poder establecer alternativas de solución y criterios que les evalué constantemente. A
continuación, se presenta una breve descripción del caso de estudio con la finalidad de centrar al
lector en el escenario de este.
La distribuidora número uno del país DISTRIBUYAMOS S.A se orienta en el área de logística de
la agencia de San Bernandino del Viento en su centro de distribución. Esta empresa maneja cuatro
portafolios de productos en diferentes segmentos, los cuales son la base central de la capacidad
productiva y en los que se concentra la problemática en cuanto a un manejo inadecuado de los
inventarios, de su gran almacén y del transporte tercerizado, sumado a la poca capacidad del
equipo de logística para inspeccionarlos y de los administrativos para controlarlos.
Partiendo de lo anterior, también se pretende elaborar este proyecto con dos finalidades, la primera
busca crear alternativas óptimas de solución a la problemática y la segunda pretende establecer
algunas recomendaciones a la empresa.

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 OBJETIVOS
● OBJETIVO GENERAL

A. Generar alternativas de solución que oriente los procesos de la distribución e inventarios

en el área logística de la empresa DISTRIBUYAMOS S.A. permitiendo el funcionamiento
deseado.

● OBJETIVOS ESPECÍFICOS

A. Tomar como puntos de partida las cartillas y demás material académico para la
conceptualización del proyecto.

B. Profundizar en la lectura del caso y en los datos estadísticos presentes en los anexos, como
fuentes primordiales de información.

C. Solucionar la productividad con base el diagrama logrando el incremento solicitado por la

altos directivos.

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 JUSTIFICACIÓN

La adecuada implementación de sistemas de orden físico en distribución tanto en manejo de

material, almacenamiento, personal y demás han permitido a grandes compañías obtener
resultados positivos como lo son: la mejora de la supervisión y control en sus procesos productivos
y de despachos, mayor facilidad de ajuste a los cambios de condiciones, mayor y mejor utilización
de la mano de obra; así como la prevención de accidentes y enfermedades laborales por sus
desplazamientos inoficiosos. Todas estas grandes ventajas que ofrece una correcta distribución
en planta han permitido a grandes compañías evolucionar y crecer exponencialmente. Lo que
sucede es que a medida que una compañía va creciendo paulatinamente esta presenta nuevas
metas por cumplir, como lo es por ejemplo el crecimiento de una planta por lo cual se deben hacer
adecuaciones para conservar el orden logístico; este es el caso de la empresa DISTRIBUYAMOS
S.A una empresa que gracias a su gran crecimiento necesita de un replanteamiento en su sistema
logístico pues así como la empresa crece, la distribución de la misma debe crecer ya que los
sistemas logísticos también evolucionan, y por tal motivo lo que hoy tienes implementado, en dos
años tal vez lo debes replantear y mas cuando estas realizando modificaciones y adecuaciones
tan grandes como es el incremento de un centro de distribución. Se debe buscar la mejores
opciones y métodos a implementar para obtener resultados eficientes, duraderos y que generen
valor agregado a la compañía y el personal de trabajo.

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 METODOLOGÍA

El planteamiento de la metodología que se detalla a continuación permitirá encontrar con claridad

las oportunidades de mejora de la logística de la agencia, proponiendo solución a la distribución
planeada de la nueva planta física que se montó con el objetivo de lograr mayor capacidad de
distribución pero que por no hacerse cuidadosamente terminó en un mal manejo de inventarios y
con ello incumplimiento en las entregas y pérdidas para la compañía.

Nos preguntamos entonces: ¿Qué y cómo se hará para lograr cada objetivo?, razón por la cual
seguiremos los siguientes pasos:

PASOS DESCRIPCIÓN

1 DEFINICIÓN Y Para esto se realiza una investigación exhaustiva de la

JUSTIFICACIÓN información compuesta por la descripción del caso y sus
DEL PROBLEMA respectivos anexos, y se realizará una matriz en la que se
tabular todos los puntos clave encontrados de una manera
general y específica.

2 METODOLOGÍA A La metodología empleada se conoce como Método

APLICAR Descriptivo, ya que es un método cualitativo que se basa en
la observación y diagnóstico; tiene como objetivo definir,
clasificar, catalogar y caracterizar todos los puntos críticos
para poder brindar una solución específica cada uno de ellos.

3. PLANTEAMIENTO Realizar la formulación de las posibles herramientas que

DE LA SOLUCIÓN ayuden a resolver el problema encontrado.
Realizar propuestas de mejora con base en planes de acción
y a través del control de los posibles riesgos que puedan
presentarse a futuro y que ayuden a minimizar el impacto de
los problemas generados en el pasado, con el fin de que la

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 empresa pueda empezar a cumplir a satisfacción con sus
objetivos.

4. ANÁLISIS DE Con la previa tabulación de los problemas encontrados de

DATOS Y acuerdo a la clasificación de los factores a considerar dentro
CONCLUSIONES de la organización de la planta, enfrentada a las soluciones
planteadas en el análisis, se levanta información de los
productos o portafolios de DISTRIBUYAMOS, luego es
necesario analizar factores internos y externos que afectan a
la empresa y que generan el problema que se detectó.
Diseñar diagrama de operación, donde se busca identificar las
brechas que se deben cubrir para la optimización de los
procesos administrativos y operativos, a su vez detectar las
falencias y la ruta de operación. Se trabajará para generar
conclusiones y recomendaciones para mejorar el rendimiento
de la operación de la empresa, optimizando los recursos
humanos físicos, y tecnológicos

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 DIAGNÓSTICO
En el caso distribuyamos S.A logramos identificar varios aspectos que nos permitieron definir los
problemas con los que cuenta la compañía, que es una empresa que, aunque está en crecimiento
exponencial pues cada vez se logra posicionar más en el mercado, lo cual le permite pensar en la
expansión en varios de sus puntos de distribución como lo es el de San Fernando del viento, ya
empieza a dilucidar algunos hechos preocupantes en su sistema logístico.

El primero y el cual nos da una pauta para afirmar que se debe intervenir el sistema de distribución
de planta y orden logístico es que se sigue trabajando con sistemas que a la fecha le son poco
útiles, que fueron un plan estratégico de trabajo eficiente en el pasado, pero con la expansión y
nuevas formas de trabajar empiezan a generar dudas sobre el manejo de los stock que hay en las
bodegas actualmente y que dejan preocupantes atascos. La expansión se debe a el crecimiento
de la agencia que cada vez mayor donde notamos que el crecimiento de ventas es de un 35,47%
y el de importaciones es de 44.6%; por lo cual ya la empresa ya inicia a tener un incumplimiento
en su manejo de inventarios o en el cronograma del manejo de estos. Ya la utilización del plan
estratégico actual inicia a ser obsoleto necesita una modificación o reestructuración.

Luego podemos centrarnos en uno de los factores más neurálgicos que encontramos al desarrollar
el caso y es el factor Hombre; es notoria la falta de comunicación que hay entre las diferentes
áreas administrativas; no saben asumir responsabilidades y se pasan todo el tiempo culpándose
los unos a los otros; el factor hombre es un factor mucho más flexible que el factor maquinaria y
los demás; por tal motivo todo el equipo de trabajo debe estar comprometido con la causa, deben
diseñar un plan de trabajo donde todos sigan los protocolos establecidos y no los que mejor les
parezca o con los que mejor se lleven; para esto es necesario y fundamental las capacitaciones
constantes a los equipos de trabajo que implique a todo el personal tanto administrativo,
administrativo de planta y operativo, para que cuando sucedan casos coyunturales como los
presentados en el caso puntual sepan cómo manejar un evento de la magnitud que se presentó,
cuenten con el personal idóneo y además llevan a cabo el protocolo establecido de manejo de
inventarios y así no haya faltantes y si se llegasen se pudiera dar rápidamente con la ubicación o

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zona en donde se produjo la pérdida y a sí poder reclamar a los encargados del área por el
elemento faltante.

El factor movimiento y el factor edificio deben ser intervenidos urgentemente, actualmente se

puede evidenciar que el inventario un tema sensible en los negocios de distribución, se empieza
ver afectado porque la mercancía actualmente no se encuentra fácilmente, así como el transporte
de esta está siendo muy complicado. Ahora con la ampliación del centro de distribución se tendrá
más espacio para lograr una correcta distribución de la mercancía y el personal de trabajo le será
mucho más fácil la distribución de esta y a su vez la encontrará y la movilizará mejor, solo si se
lleva a cabo un correcto plan de distribución del factor edificio y movimiento de lo contrario puede
reducir la productividad y provocará un aislamiento innecesario de los empleados y mercancía.

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 DIAGRAMA ISHIKAWA

El diagrama se estructura pensando en 4 factores esenciales, a partir de estos se subdividen

algunas causas o subcausas, permitiendo resaltar una falla. Se tomará a esta herramienta como
eje para orientar la gestión de calidad de DISTRIBUYAMOS S. A.

Figura 1. Diagrama Ishikawa – Caso Distribuyamos S.A. Creación propia.

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 MATRIZ DOFA

En el proceso de clasificación y planeación estratégica de todos los factores que afectan e inciden
en la empresa DISTRIBUYAMOS S.A., hemos realizado un análisis a través de una matriz DOFA
con la cual podemos analizar Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas,

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 PRINCIPIO DE PARETO

El grafico permite mostrar causas con alguna importancia frente a unas pocas muy importantes.
Dado que su escala es de 1 a 5 colocamos los pocos que son vitales a la izquierda y los muchos
triviales a la derecha. Elaboramos este tipo de diagrama para poder establecer un orden de
prioridades en la toma de decisiones dentro de la organización.

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 CONJUNTO DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
De acuerdo con el principio de Pareto tomado en el diagnostico de las causas, estableceremos soluciones
agrupando las problemáticas al lado izquierdo de las alternativas de solución del siguiente cuadro:
VALOR CAUSAS ALTERNATIVA DE SOLUCIÓN
• Desconocimiento La preparación del personal tanto para desempeñar el
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• Falta de control en el picking y cargo como para poder resolver asuntos relacionados a
packing los procesos de la empresa, hacen parte de las
• Requiere software WMS capacitaciones que establece la compañía de manera

• Falta seguridad coordinada con el área del recurso humano, al notar la

ausencia de este tipo de entrenamiento se hace
necesario reorganizar y reorientar los procesos
productivos, encaminándolos hacia la preparación
eficiente de los empleados e integrándolos con planes
de riesgos laborales que garanticen la seguridad tanto
de trabajadores, como del esquema físico del lugar.
Esto aumentara en gran manera el desempeño y
control sobre las tareas que se realizan en la bodega.
• Carga laboral Es necesaria la intervención urgente en los diseños
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• Perdida de recursos curriculares y de funciones para no generara tareas
• Falla el ERP innecesarios o perdidas de los recursos, también es

• Falta de control sobre el importante evaluar la gestión, desempeños y

personal conocimientos de los trabajadores para realizar estas

• Decisiones herradas
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• No hallan inventario físico
• Falta transporte propio
• Falta trabajo en equipo
funciones.
Es necesario la inversión e implementación de
herramientas y equipos como montacargas, gatos
hidráulicos, e inclusive poleas, para el adecuado
manejo de las mercancías, tomando en cuenta la nueva
ampliación y distribución de la bodega, y el objetivo de
mejorar los procesos en tiempos y movimientos
muertos. En cuanto al transporte se deberá análisis la
permanencia de las empresas tercerizadas o en su
defecto la inversión de un patio automotor propio.

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 • Sin comunicación Establecido el plan de riesgos, se deberán diseñar otras
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• Falta toma de registro alternativas que permitan el fomento y desarrollo de una
• Falta maquinaria y equipos acertada comunicación. Por ejemplo, realizar formatos

• Falta plan de riesgo para la toma de registro e informes donde los operarios
puedan reportar a tiempo fallas o procesos, como
también sistemas que registren la toma de decisiones
de los administrativos o personal que coordina las
operaciones.
• Despidos Para no presentar cambios drásticos e innecesarios de
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• Sin planeación personal, se hace necesario el esquema de
• Toma de inventario deficiente contratación por parte del recurso humano, el cual

• Bajo rendimiento y poco deberá estudiar el perfil idóneo para los cargos a
sentido de pertenencia. desempeñar y a su vez deberá generar en las personas
vinculadas el conocimiento y apropiación por los
objetivos, metas y valores corporativos de la empresa.
Figura 3. Alternativas de solución. Caso Distribuyamos S.A. Creación propia.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Auditorias,
Gestión y Conocimientos y
Informes Y
Calidad Aptitudes
Registros

Figura 4.–
Criterios de evaluación. Caso Distribuyamos S.A. Creación propia.

Los criterios de evaluación benefician notoriamente los desempeños de cualquier organización, por ello es
necesario contar con un sistema de evaluación acorde a las necesidades productivas, necesidades del
capital humano y necesidades del clima laboral. Realizar estas evaluaciones en casos como los de la
empresa DISTRIBUYAMOS permite conocer el desempeño diario de los empleados, como las áreas en las
que se presentan mejores resultados que otras, también permite prestar atención a las oportunidades como
a las fallas o malos hábitos que se pueden convertir en problemas futuros.
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Para poder realizar estas evaluaciones de manera eficiente, se deberá delegar un equipo o área interna de
la organización para el diseño de esquemas, formatos y actividades que en lo posible deberá evaluar los
desempeños en periodos cortos. A continuación, se presentan algunos aspectos y preguntas para tener en
cuenta en la evaluación, como un formato guía.

Figura 5. Aspectos y preguntas para evaluar la gestión. Caso Distribuyamos S.A. Creación propia.

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Figura 6. Formato para evaluación de gestión. Caso Distribuyamos S.A. Creación propia.

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Técnica de las 5 s para acompañar la evaluación de la gestión de calidad

Esta técnica de la gestión evalúa 5 principios principales, los cuales

determinan un adecuado desarrollo de la organización física de
la empresa, garantizando ambientes favorables y
armoniosos para los trabajadores. En la siguiente imagen se puede
observar su funcionamiento repetitivo y funcional.
Consultado en línea en;
https://www.sistemasoee.com/implantar-5s/

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 BIBLIOGRAFÍA

● Politécnico gran colombiano. (2019). Cartilla de distribución de plantas 1. Principios de la

Distribución
● Politécnico gran colombiano. (2019). Cartilla de distribución de plantas 3. Localización de
planta.
● Politécnico gran colombiano. (2019). Cartilla de distribución de plantas 4. Factores que
afectan la distribución en planta.
● Geo tutoriales.(Marzo de 1017).Gestión de operaciones.Que es el diagrama de Ishikawa o
diagrama de causa y efecto. recuperado de https://www.gestiondeoperaciones.net/gestion-
de-calidad/que-es-el-diagrama-de-ishikawa-o-diagrama-de-causa-efecto/

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