BIBLIOTECA DE RIESGOS

PROCESO DE CAJA MENOR

Esta herramienta le permitirá identificar los riesgos inherentes de un proceso general de Caja Menor, el
cual considera las actividades de asignación y entrega del fondo fijo, legalizaciones de gastos, controles de
arqueo de efectivo y reconocimiento contable.

No se debe descartar la buena práctica de entender el proceso de caja menor de la organización a evaluar,
identificando las actividades particulares y los riesgos que se encuentren presentes.

De acuerdo con el objeto social de la organización, su cadena de valor y la criticidad del proceso, es
importe valorizar los riesgos definiendo su probabilidad, impacto y velocidad.

SUBPROCESO RIESGO TIPO DE RIESGO

Asignación de la
administración de las cajas
menores
Aprobación de gastos y/o
erogaciones de las cajas
menores
Legalización y aprobación
de gastos de las cajas
menores
Asignación de cajas menores a áreas o personal no
autorizado por ausencia de políticas y/o lineamientos
administrativos
Pérdida de control de fondos fijos y/o asignación de
fondos fijos innecesarios y/o insuficientes.
Inadecuada administración y uso de cajas menores por Operativo
ausencia de una capacitación y entrega de políticas de
manejo forma.
Pérdida de recursos monetarios por ausencia e
ineficiencia de un lugar controlado y/o protegido para
el almacenamiento o custodia del fondo fijo.
Reclamaciones improcedentes a funcionarios que
administran los fondos fijos por ausencia de una Financiero
entrega formal para su administración.
Fondos fijos administrados por personal no autorizado Fraude
Uso de efectivo de las cajas menores para gastos y/o
compras no autorizadas por falta de políticas de
manejo. Operativo
Compras por montos que sobrepasan el límite de costo
autorizado, para cada tipo de compra.
Erogaciones de dinero y/o uso de efectivo para
compras sin soportes adecuados (facturas, recibos Financiero
provisionales) y/o autorizaciones
Erogaciones de dinero y/o uso de efectivo sin evidencia
Fraude
de recibido por el beneficiario y/o no soportados.
Legalizaciones sin la completitud de la información
requerida y/o detalle de conceptos y autorizaciones por
ausencia de políticas.
Operativo
Insuficiencia de efectivo para cubrir costos y/o gastos
requeridos, por incumplimiento del porcentaje de
agotamiento establecido por la administración.
Información financiera no confiable por falta de
oportunidad en el reporte de legalizaciones (gastos o
erogaciones).
Financiero
Documentos de gasto no idóneos, adulterados, copias
y/o sin las características de forma y legales requeridas
para aceptar el gasto
Legalización de gastos no autorizados por el
responsable definido en las políticas de la compañía
Fraude
Diferencias entre el fondo fijo y gastos no identificadas
en las legalizaciones y/o sin justificación.
 SUBPROCESO
Arqueo de cajas menores
Reintegro del fondo fijo al
responsable de su
administración.
Registro contable
RIESGO TIPO DE RIESGO
Gastos legalizados sin documentos soportes que los
respalden
Gastos legalizados más de una vez por el responsable
de la administración de la caja menor.
Ausencia de segregación de funciones y/o conflicto de
interés para la ejecución de arqueos de caja.
Fraude
Jineteo de dinero por falta de control y/o monitoreo
periódico del efectivo
Inoportunidad o falta de ejecución periódica de
arqueos de caja
Diferencias de fondos fijos no justificadas, sin
seguimiento y/o sin acciones de cobro al responsable
de su administración.
Operativo
Transacciones, documentación de soportes, recepción
y salidas de dinero durante la ejecución del arqueo de
caja
Resultados de arqueo de caja no documentados y/o sin
las observaciones del resultado detalladas.
Pérdida de dinero por entrega del efectivo al
funcionario responsable, sin controles de seguridad
Operativo
Costos o gastos no cubiertos por inoportunidad en el
reintegro del fondo fijo.
Reintegro de fondos fijos sin la aprobación y/o
causación contable previa de la legalización e
inexistencia de la misma.
Generación de reintegro a funcionarios no autorizados
Fraude.
y/o no responsables de administrar fondos fijos y por
valores que no corresponden.
Reintegros de fondos fijos por valores que no
corresponden.
Información financiera no confiable por gastos
registrados con error e inoportunidad en su causación. Financiero
Inadecuada segregación de funciones en el registro de
gastos.
Fraude
Causación de gastos sin documentos soportes y/o sin
autorización
Creación, modificación y ajustes de información por
personal no autorizado, por accesos y controles de Tecnológico
edición al sistema de información sin monitoreo
Falta de trazabilidad e identificación de los
funcionarios responsables de la administración del
fondo fijo, y del monto asignado.
Saldos de cajas menores sin conciliación y/o con
Operativo
diferencias no justificadas.
Reprocesos en la causación de legalizaciones de caja
menor por errores y/o debilidad en los conocimientos
del funcionario responsable de esta actividad.