Generalidades de la administración financiera Elaboró: MDF Enrique Cruz González

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1. GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

1.1 Definición.
1.2 Objetivos.
1.3 Funciones.
1.4 Formas básicas de organización de una empresa.
1.5 Transacciones de la entidad con otros entes.
1.6 Estados Financieros
1.7 La ética en las finanzas.
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1.1. DEFINICIÓN

La ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, es el área que cuida de los recursos financieros de

la empresa, centrándose en dos aspectos importantes la rentabilidad y la liquidez, obtenidos
de la adecuada aplicación en las diferentes áreas que conforme al ente económico,
provisionando y redituando beneficios, evitando la pérdida de dichos satisfactores, por la
falta de planeación y observancia de las necesidades primordiales de la empresa.
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1.2. OBJETIVOS

Dentro de los principales objetivos de la administración financiera, encontramos los

siguientes:

 Planeación de los recursos

 Financiamiento
 Rentabilidad
 Liquidez
 Distribución de utilidades

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1.3. FUNCIONES
PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS

Para llevar a cabo una buena planeación de los recursos, el Administrador Financiero
deberá allegarse toda la información que le puedan proporcionar las diferentes áreas que
conforman la empresa; es decir:

-El Gerente de Ventas. Informará sobre los puntos de venta de mercado, tanto locales,
como foráneos en la República o en el extranjero; así como en el progreso de sus alcances
mes a mes, comparando las cifras con el ejercicio anterior en los mismos periodos. Además,
preparar un presupuesto hacia el futuro a corto, mediano y largo plazo, de acuerdo a sus
posibilidades actuales; considerando nuevos mercados y planes de expansión a través el
incremento del capital.

-El Gerente del Almacén. Informará el control de sus inventarios y precisará sus
necesidades para cumplir con las ventas previstas; cuidando no quedarse en un momento
dado sin la materia prima, materiales o mercancías que le sean requeridas para cumplir con
los compromisos adquiridos; evitando los productos llamados “burros”, por su poca
movilidad o estar pasados de moda, inservibles o inadecuados para su uso, proponiendo
soluciones para deshacerse de ellas o reducirlas al mínimo.

-El Gerente de Crédito y Cobranzas. Informará el control que realiza su departamento

referente a los créditos, así como de la cobranza, apegados a los financieros de la política
establecida por la empresa, presentando estudios mensuales, trimestrales o semestrales,
de los resultados obtenidos de las operaciones que llevan un atraso de 30, 60, 90 ó 120
días para la realización de su cobro; señalando las principales causas por las que no han
podido efectuarla oportunamente, dando lugar a posibles cambios de política al conceder
créditos a sus clientes.

-El Gerente de Compras. Apoyado en la información del Departamento del Almacén

precisará las adquisiciones de materia prima, materiales, productos, o mercancías que sean
necesarias para cubrir, los faltantes de inventario, determinando los mejores precios y
condiciones de crédito que proporcionen sus proveedores.

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El Contador General. Proporcionará los Estados Financieros Principales y Secundarios

periódicamente, de ser posible mensualmente y sino cada trimestre, semestre e
invariablemente la anual debiendo de entregar la información en el menor tiempo posible.

En resumen el Administrador Financiero, contado con la información anterior y de acuerdo

a las políticas establecidas por el Consejo de Administración y de sus Accionistas, tomaría
las decisiones financieras que considere convenientes, apoyando las diversas áreas,
consultando y precisando propuestas para autorizar desembolsos en el momento en que
se salieran del cauce normal de operaciones, llegaron inclusive a que forman parte de los
puntos a tratar en las Asambleas del Consejo de Administración e inclusive en la de
Accionistas y en situaciones extremas en reuniones extraordinarias.

Financiamiento
El Administrador Financiero tendrá que estar alerta cuando el capital de la sociedad o
empresa que está a su cargo, cuando sea insuficiente el financiamiento para obtener los
logros deseados, por lo cual buscará y presentará propuesta para que sea incrementado
de algún modo el capital, social que le permita al negocio en cuestión continuar con los
planes trazados hacia el futuro, tales como una expansión por la inclusión de nuevos
productos, nuevos mercados, inversión y maquinaria, etc., y por ende resolver el problema
de la contratación de nuevo personal necesario, tanto a nivel financiero, como de
empleados administrativos o de trabajadores en la planta, así como la visión de adquirir o
alquilar terrenos o edificios para cumplir con las nuevas condiciones de operación.

Rentabilidad
El Administrador Financiero estudiará y vigilará que los resultados que se han obtenido
sean los correspondientes al buen funcionamiento del ciclo económico, entendiéndose este
por la salida de dinero, por adquisición de bienes, ventas a crédito y/o en efectivo y su
recuperación monetaria, que incluya un superávit.

En el caso que esto suceda y se llega tener déficit, localizar las causas que lo motivan y
aplicar los correctivos en las áreas en las que se esté produciendo el problema.

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LIQUIDEZ

Queda en manos del Administrador Financiero, el conocer y saber manejar “El flujo de
efectivo, para determinar en periodos cortos si se obtiene un excedente de efectivo o a
través de su ejercicio fiscal que le permita absorber las erogaciones efectivamente
realizadas proveniente de sus ventas. Lo anterior será base para la toma de decisiones.
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DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES

El Administrador Financiero contando con los elementos antes descritos, podrá tomar la
decisión atinada de proponer la distribución entre los accionistas de los excedentes
obtenidos en el ejercicio; sin que esto perjudique la buena marcha del negocio y así
satisfacer las inquietudes de todo aquel inversionista que está esperando en obtener frutos
del capital por el proporcionado.

Como resumen de lo antes señalado el Administrador Financiero, se vuelve una

herramienta importante dentro de cualquier institución, sea ésta, comercial o industrial, la
toma de decisiones realizada en una forma oportuna y eficaz, redundará en beneficio de
todos los que la conforman, sean éstos elementos internos o externos, es decir empleados,
socios o accionistas que aportan y arriesgan su capital.

Además, hay que considerar al Fisco que se verá beneficiado porque a mayores utilidades,
mejores impuestos recaudados.
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1.4. FORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA
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ENTIDAD ECONÓMICA

Ente económico independiente cuyos bienes y valores, derechos y obligaciones pueden ser
manejados y/o representados por una persona física, por una persona moral o por una
combinación de ambas.

Ejemplo: Las entidades podemos dividirlas en:

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Entidades:
P Publicas
 Personas físicas P Mixtas
P Privadas
 Personas morales
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POR SUS ACTIVIDADES

 Comercio  De crédito  Servicios

 Industria  De seguros  Beneficencia
 Agricultura  De fianza  Culturales
 Ganadería  Casas de bolsa  Seguridad social
 Pesca  Casas de cambio
 Silvicultura  Casas de inversión

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POR SUS FINES

 Lucrativas
 No lucrativas

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CONSTITUIDAS COMO

 Sociedades mercantiles  Fideicomisos

 Sociedades civiles
 Asociaciones civiles
 Empresarios
 Sociedades cooperativas
 Sociedades mutualistas
 Organismos nacionales
 Organismos estatales
 Organismos municipales
 Desconcentrados
 De participación estatales

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Veamos como están consideradas las Pequeñas y Medianas Empresas, las llamadas
(PYMES), constituidas en cuatro sectores de actividad económica; Manufactura,
Construcción, Comercio y Servicios.

Lo anterior de acuerdo a las recomendaciones de la Organización de las Naciones Unidas

(ONU) y la actual Clasificación Mexicana de Actividades y Productos (CMAP), tomando en
cuenta dos aspectos, las ventas anuales y el número total de personal y el manejo de
salarios mínimos, según la clasificación de la Secretaría de Comercio Fomento Industrial
(SECOFI); como sigue:

EMPRESA VENTAS ANUALES EMPLEADOS

MICRO EMPRESA 110 SALARIOS MÍNIMOS DE 1 A 15
ANUALES
PEQUEÑA EMPRESA DE 110ª 115 SALARIOS DE 16 A 100
MÍNIMOS
MEDIANA EMPRESA DE 116 A 2010 SALARIOS DE 101 A 200
MINIMOS

NOTAS: 1. Los Salarios Mínimos considerados son de la Zona A.

2. Datos tomados NAFINSA –INEGI DE 1993.
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1.5 TRANSACCIONES DE LA ENTIDAD CON OTROS ENTES

Externos Internos
 Proveedores.  Socios.
 Clientes.  Funcionarios.
 Transportistas.  Empleados.
 Instituciones de crédito.  Etcétera
 Asesores.
 Comisionistas.
 Otros terceros.

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1.6. ESTADOS FINANCIEROS

Plasmadas en estados financieros, en moneda de curso legal:

Principales Secundarios
 Estado de Situación Financiera/  Estado de Variaciones en el Capital
Estado de Posición Financiera Contable
/Balance General  Estado de Producción y Ventas
 Estado de Resultados  Estados Analíticos de Resultados
 Estado de Cambios en la Situación  Estados Comparativos
Financiera/Estado de Flujo de Efectivo
 Etcétera.

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PERIODO CONTABLE

La vida de las entidades es continua, su existencia debe dividirse en periodos

convencionales, los cuales deben señalarse claramente para ubicar el periodo del que se
trate.
Los ejercicios contables y fiscales se unificarán en períodos de 12 meses, considerándose
como regulares, y sólo en casos de inicio o terminación de actividades en ejercicios
irregulares con periodos menores a 12 meses, que integran los años convencionales; nunca
existirán períodos de más de los 12 meses.

Ejemplo:
Periodos convencionales
Regulares Irregulares
 De 12 meses naturales  Menos de 12 meses
 Año calendario

Nota: No son admisibles periodos superiores a 12 meses; aun cuando el proceso

productivo corresponda a más de 12 meses.

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ÉTICA DE LAS FINANZAS

La Ética prevalece y debe prevalecer en todo Profesional que se precie de serlo, abarcando
todas las ramas del conocimiento: Gastronomía, Medicina, Ingeniería, Abogacía,
Contaduría, Administración, etc.

La Ética Profesional se puede juzgar desde diferentes ángulos, pero todos los caminos se
dirigen a una sola realidad, que debe actuarse con rectitud, porque el Profesional conlleva
la responsabilidad de sus actos ante terceros, que confían en la aplicación correcta y
atinada de sus actos para resolver los problemas que se presenten en la diferentes esferas
en las que se desenvuelven los profesionales, en cuestión.

Para efectos del Administrador Financiero dependen de su atinado juicio de interpretación

de los vaivenes de las finanzas de una empresa para poder salir adelante con la obtención
de recursos monetarios que puedan ser canalizados no sólo a cubrir las necesidades del
negocio que administra financieramente sino a la obtención de un superávit que incremente
las actividades o dé satisfactores a los inversionistas; todo dentro de un plano legal, sin
afectar ni a propios (Socios, Accionistas, Empleados, etc.) ni a extraños (Proveedores,
Acreedores, Fisco, etc.).

El buen Administrador Financiero, saldrá con la frente en alto, si lleva a cabo con éxito su
función aplicando normas de moralidad en su actuación.