Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
GUIDE BOOK
Hello clients,
Terima kasih untuk kepercayaan Anda menggunakan Talenta dalam membantu proses
kerja HR di perusahaan.
Application Guide Book ini dibuat khusus user dengan role Super Admin dan Admin.
Diharapkan dengan adanya guide book ini, user dapat merasa terbantu dalam
memahami menu dan fungsi yang ada di Talenta. Seiring dengan perubahan dan penambahan
yang kami lakukan pada sistem Talenta, guide book ini juga akan kami evaluasi dan perbaharui.
Enjoy!
TALENTA.CO
The Best Way to Manage Your Talent
i|P age
TABLE OF CONTENT
HELLO FROM US.................................................................................................................................................... i
TABLE OF CONTENT ........................................................................................................................................... ii
HOW TO ................................................................................................................................................................... 1
1. Dashboard .........................................................................................................................................................1
2. My Info .............................................................................................................................................................5
2.1. General Info ............................................................................................................................................... 6
2.2. Payroll Info .............................................................................................................................................. 11
2.3. Time Off .................................................................................................................................................. 12
2.4. Overtime .................................................................................................................................................. 15
2.5. Reimbursement ........................................................................................................................................ 16
2.6. History ..................................................................................................................................................... 19
2.7. My Files................................................................................................................................................... 21
2.8. Assets ...................................................................................................................................................... 22
3. Employee Info ................................................................................................................................................23
3.1. Add New Family Info .............................................................................................................................. 23
3.2. Add New Emergency Contact ................................................................................................................. 24
3.3. Add New Education History.................................................................................................................... 24
3.4. Add New Informal Education History ..................................................................................................... 25
3.5. Add New Working Experience ................................................................................................................ 26
3.6. Add New Payroll Component.................................................................................................................. 27
3.7. Request Time Off .................................................................................................................................... 28
3.8. Request Delegation .................................................................................................................................. 30
3.9. Request Overtime .................................................................................................................................... 31
3.10. Request Reimbursement .......................................................................................................................... 33
3.11. Add New My Files .................................................................................................................................. 35
3.12. Edit My Files ........................................................................................................................................... 36
3.13. Add New Asset ........................................................................................................................................ 37
3.14. Edit Asset ................................................................................................................................................ 38
4. Employee ........................................................................................................................................................39
4.1. Add Employee ......................................................................................................................................... 39
4.2. Add New Employee’s Payroll Component (selain Basic Salary) ............................................................ 48
4.3. Add/Change Employee’s Schedule ......................................................................................................... 52
4.4. Add Employee’s Prorate.......................................................................................................................... 54
4.5. Add Employee’s Time Off ...................................................................................................................... 59
4.6. Add Time Off Balance ............................................................................................................................ 63
4.7. Employee Transfer (Pindah Branch) ....................................................................................................... 68
4.8. Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan) .................................................................................. 70
4.9. Employee Resign ..................................................................................................................................... 73
5. Attendance ......................................................................................................................................................76
5.1. Change Shift ............................................................................................................................................ 76
5.2. Input Check In & Check Out ................................................................................................................... 78
5.3. Input Time Off (Cuti Tahunan, Sakit, Ijin, Dinas, dll.) ........................................................................... 81
5.4. Input Overtime ........................................................................................................................................ 83
5.5. Delete Attendance/Time Off ................................................................................................................... 86
6. PTKP Status Adjustment ................................................................................................................................89
6.1. Add (per Employee) ................................................................................................................................ 89
6.2. Import (with Template) ........................................................................................................................... 93
7. Other Import ...................................................................................................................................................98
7.1. Emergency Contact ................................................................................................................................. 98
7.2. Family Data ........................................................................................................................................... 103
7.3. Employee Photos ................................................................................................................................... 109
8. Payroll ...........................................................................................................................................................113
8.1. Update Payroll Component (Kenaikan Gaji/Tunjangan) ....................................................................... 113
8.2. Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap ............................................................... 117
8.3. Loan ....................................................................................................................................................... 123
8.4. Reimbursement ...................................................................................................................................... 127
8.5. Calculate THR ....................................................................................................................................... 131
ii | P a g e
8.6. Tax Recalculate ..................................................................................................................................... 136
8.7. Ex Employee Allowance ....................................................................................................................... 138
8.8. Ex Employee Allowance (Template) .................................................................................................... 142
9. Company .......................................................................................................................................................147
9.1. Assets .................................................................................................................................................... 147
9.2. Reprimand ............................................................................................................................................. 151
9.3. Task ....................................................................................................................................................... 154
9.4. Announcement....................................................................................................................................... 157
9.5. User Activity Log .................................................................................................................................. 159
9.6. Add Event .............................................................................................................................................. 161
9.7. Create Polling ........................................................................................................................................ 163
10. Report ...........................................................................................................................................................165
10.1. View Time Off Balance by Employee................................................................................................... 165
10.2. View Balance Detail .............................................................................................................................. 166
10.3. View Report .......................................................................................................................................... 168
10.4. Lock Payroll .......................................................................................................................................... 171
10.5. Unlocak Payroll ..................................................................................................................................... 173
10.6. Send / Download Payslip ....................................................................................................................... 175
11. Employee Self Service (ESS) .......................................................................................................................178
11.1. Approve Time Off / Overtime / Change Data / Delegation / Shift / Attendance ................................... 178
11.2. Approve Request Secara Massal ........................................................................................................... 180
11.3. Melihat Status Request Karyawan ......................................................................................................... 181
12. Settings .........................................................................................................................................................183
12.1. Company Detail ..................................................................................................................................... 183
12.2. Add New Organization Structure .......................................................................................................... 185
12.3. Add New Job Level ............................................................................................................................... 186
12.4. Add New Job Position ........................................................................................................................... 188
12.5. Add New Role ....................................................................................................................................... 189
12.6. Add Custom Field ................................................................................................................................. 192
12.7. Create New Shift ................................................................................................................................... 194
12.8. Onboarding Setting ................................................................................................................................ 196
12.9. Invite Employee .................................................................................................................................... 203
iii | P a g e
HOW TO
1. Dashboard
1.1. Tampilan Layar ke-1 dari Dashboard
1|P age
1.2. Tampilan Layar ke-2 dari Dashboard
2|P age
1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Dashboard (Contract & Probation)
3|P age
1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Dashboard (Task)
4|P age
No. Nama Field Penjelasan
Menu untuk membuat dan menampilkan daftar pengumuman
1 Announcement
yang dibuat untuk karyawan.
Membuat pengumuman baru untuk karyawan
Add tertentu.
Announcement
2 (Lihat point 9.4 Announcement)
Button
Menampilkan semua pengumuman yang pernah
View All
dibuat.
Announcement
3 Berisi daftar pengumuman yang diberikan yang telah dibuat.
Area
Fitur online chat Talenta untuk berkomunikasi langsung dengan
4 INTERCOM
Tim Support.
2. My Info
5|P age
2.1. General Info
2.1.1. Tampilan Layar ke-1 dari General Info: Employment Data
6|P age
2.1.2. Tampilan Layar ke-2 dari General Info: Personal Data
7|P age
2.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari General Info: Family Info
8|P age
2.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari General Info: Education Info
9|P age
Untuk mengunggah Education History, Informal Education History,
atau Work Experience secara massal.
Untuk mengunduh Education History, Informal Education History,
atau Work Experience secara massal atau mengunduh template.
Untuk mengunduh CV dari Talenta.
10 | P a g e
2.2. Payroll Info
11 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih tab PAYROLL INFO.
Update data payroll yang diinginkan.
1. Untuk update nominal salary dan komponen upah yang lain, klik tombol
TRANSACTION ADJUSMENT
(Lihat point X. XXX)
Untuk menambahkan komponen upah, klik tombol ADD NEW COMPONENT
12 | P a g e
2.3.1. Tampilan Layar ke-1 dari Time Off: Time Off Request
13 | P a g e
2.3.2. Tampilan Layar ke-2 dari Time Off: Delegation
14 | P a g e
2.3.3. Tampilan Layar ke-3 dari Time Off: Time Off Taken
2.4. Overtime
15 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih tab OVERTIME.
Menampilkan daftar lembur yang pernah diajukan.
2.5. Reimbursement
16 | P a g e
2.5.1. Tampilan Layar ke-1 dari Rimbursement: Reimbursement Request
17 | P a g e
2.5.2. Tampilan Layar ke-2 dari Rimbursement: Reimbursement Taken
18 | P a g e
2.6. History
2.6.1. Tampilan Layar ke-1 dari History: Adjustment History
19 | P a g e
2.6.2. Tampilan Layar ke-2 dari History: Transfer History
20 | P a g e
2.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari History: Loan History
2.7. My Files
21 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih tab MY FILES.
Menampilkan informasi dokumen yang Anda simpan di sistem.
Untuk menambahkan dokumen baru.
(Lihat point 3.11 Add New My Files)
2.8. Assets
22 | P a g e
3. Employee Info
3.1. Add New Family Info
23 | P a g e
3.2. Add New Emergency Contact
24 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Grade Pilih jenjang pendidikan.
2 Institution Isi dengan nama institusi pendidikan.
3 Score Isi dengan nilai akhir (optional).
4 Year Start Pilih tahun awal pendidikan.
5 Year End Pilih tahun akhir pendidikan (kelulusan).
25 | P a g e
Tik kotak ini apabila training memiliki sertifikat, kemudian
masukkan sertifikat melalui tombol berikut:
26 | P a g e
3.6. Add New Payroll Component
27 | P a g e
3.7. Request Time Off
3.7.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Time Off: Full Day
6 Delegate To
28 | P a g e
3.7.2. Tampilan Layar ke-2 dari Request Time Off: Half Day
5 Schedule In
Schedule Out
29 | P a g e
8 Comment Isi dengan keterangan yang diperlukan.
30 | P a g e
3.9. Request Overtime
3.9.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Overtime: Shift Normal
31 | P a g e
Klik tombol SUBMIT untuk mengirim permohonan lembur
atau
32 | P a g e
3.10. Request Reimbursement
3.10.1. Tampilan Layar ke-1 dari Request Reimbursement
33 | P a g e
3.10.2. Tampilan Layar ke-2 dari Request Reimbursement
34 | P a g e
3.11. Add New My Files
35 | P a g e
3.12. Edit My Files
36 | P a g e
3.13. Add New Asset
37 | P a g e
3.14. Edit Asset
38 | P a g e
4. Employee
4.1. Add Employee
4.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add Employee
39 | P a g e
4.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari Add Employee
40 | P a g e
4.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Add Employee
2 Identity Type
Terdapat 2 pilihan:
a. Isi dengan tanggal kadaluwarsa
Expired Date
3
Identity b. Tick checkbox untuk kartu identitas yang berlaku seumur hidup
41 | P a g e
Residential
7 Isi dengan alamat tempat tinggal
Address
8 Place of Birth Isi dengan tempat lahir yang tertera pada kartu identitas.
9 Date of Birth* Isi dengan tanggal lahir yang tertera pada kartu identitas.
10 Mobile Phone Isi dengan nomor handphone.
11 Phone Isi dengan nomor telepon rumah atau nomor telepon lain.
42 | P a g e
4.1.5. Tampilan Layar ke-5 dari Add Employee
1 Branch
Organization
2 Pilih divisi atau departemen penempatan karyawan.
Name*
Pilih posisi atau jabatan karyawan pada divisi/departemen
3 Job Position*
tersebut.
Pilih level dari posisi karyawan pada divisi departement tersebut.
Job Level akan berpengaruh pada komponen payroll yang dimiliki
4 Job Level*
oleh level tertentu dan setting approval yang berlaku di
perusahaan.
Terdapat 3 pilihan:
a. Full Time
b. Contract
Pada pilihan contract, terdapat End Contract Date.
Employment
5
Status*
c. Probation
43 | P a g e
Pada pilihan contract, terdapat End Probation Date.
44 | P a g e
4.1.7. Tampilan Layar ke-7 dari Add Employee
45 | P a g e
Pilih status pajak karyawan. Hal ini akan berpengaruh pada
perhitungan PPh21.
Employee Tax
9
Status
46 | P a g e
Pilih konfigurasi BPJS Kesehatan.
By Company: dibayarkan full oleh perusahaan.
BPJS Kesehatan
13 By Employee: karyawan membayar bagiannya.
Configuration
Default: mengikuti setting perushaan (Payroll
Configuration)
Isi dengan jumlah netto yang diterima dari pernghasilan
14 Beginning Netto sebelumnya (karyawan transfer atau karyawam join di tengah
tahun)
Isi dengan jumlah PPH 21 periode sebelumnya yang telah
15 PPH 21 Paid dibayarkan (karyawan transfer atau karyawan join di tengah
tahun).
47 | P a g e
Back to Employee
2 Digunakan untuk kembali ke menu Employee.
Index
4.2.2. Tampilan Layar ke-2 dari untuk ke Menu New Employee’s Payroll
Component (selain Basic Salary)
48 | P a g e
4.2.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Add New Employee’s Payroll
Component (selain Basic Salary)
4.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Add New Employee’s Payroll Component (selain
Basic Salary)
49 | P a g e
4.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari Add New Employee’s Payroll Component (selain
Basic Salary)
Payroll
1
Component
50 | P a g e
4.2.6. Tampilan Layar ke-6 dari Add New Employee’s Payroll Component (selain
Basic Salary)
4.2.7. Tampilan Layar ke-7 dari Add New Employee’s Payroll Component (selain
Basic Salary)
51 | P a g e
4.3. Add/Change Employee’s Schedule
4.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add/Change Employee’s Schedule
52 | P a g e
4.3.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Add/Change Employee’s Schedule
53 | P a g e
2 Effective Date Isi dengan tanggal mulai berlakunya jadwal kerja tersebut.
3 Flexible Schedule Di-tik apabila jadwal kerja bersifat fleksibel atau dapat berubah.
Berisi nama-nama employee yang akan ditambahkan jadwal
4 Employee Name
kerjanya.
54 | P a g e
4.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke menu Employee’s Prorate
55 | P a g e
4.4.4. Tampilan layar ke-4 untuk ke menu Prorate (with template)
2 Prorate Type
3 Costum Number
56 | P a g e
4.4.5. Tampilan layar ke-5 untuk ke menu Prorate
2 Prorate Type
3 Costum Number
57 | P a g e
4.4.6. Tampilan layar ke-6 untuk menu Prorate
58 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 File Pilih file yang akan di-import.
2 Open Klik tombol Open untuk melanjutkan.
59 | P a g e
4.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Add Employee’s Time Off
60 | P a g e
Jenis-jenis time off yang muncul adalah jadwal kerja yang telah
dibuat pada Company Configuration sebelumnya.
Untuk menambahkan cuti pada karyawan, pilih ASSIGN.
3 Type
61 | P a g e
Atau klik tombol CANCEL untuk membatalkan transaksi.
62 | P a g e
4.6. Add Time Off Balance
4.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Add Time Off Balance
4.6.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Add Time Off Balance
63 | P a g e
4.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari Add Time Off Balance
2 Policy Name
3 Type
64 | P a g e
4.6.4. Tampilan Layar ke-4 dari Add Time Off Balance (Template)
4 Start date
5 End date
Contoh:
65 | P a g e
4.6.5. Tampilan Layar ke-5 dari Add Time Off Balance
66 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih file yang akan di-import.
1 File Nama file untuk Time Off Balance akan otomatis generate dari
system seperti contoh di atas.
2 Open Klik tombol Open untuk melanjutkan.
67 | P a g e
4.7. Employee Transfer (Pindah Branch)
4.7.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Transfer (Pindah Branch)
4.7.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Transfer (Pindah Branch)
68 | P a g e
4.7.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Transfer (Pindah Branch)
69 | P a g e
Atau klik tombol NO untuk membatalkan transaksi.
70 | P a g e
4.8.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Transfer (Perubahan Status
Karyawan)
4.8.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan)
71 | P a g e
Kemudian scroll layar ke bawah.
4.8.4. Tampilan Layar ke-4 dari Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan)
4.8.5. Tampilan Layar ke-5 dari Employee Transfer (Perubahan Status Karyawan)
72 | P a g e
4.9. Employee Resign
4.9.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Employee Resign
73 | P a g e
4.9.3. Tampilan Layar ke-3 dari Employee Resign
74 | P a g e
Compensation
5 Diisi apabila karyawan berhak menerima uang pergantian.
Pay
Kemudian scroll layar ke bawah.
75 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Notifikasi seperti ini akan muncul apabila resign karyawan berhasil dilakukan.
5. Attendance
5.1. Change Shift
5.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Change Shift
76 | P a g e
5.1.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Change Shift
2 Edit Klik tombol Edit (berbentuk pensil) di sebelah kiri Employee ID.
77 | P a g e
Shift yang muncul adalah jadwal kerja yang telah dibuat pada
Company Configuration sebelumnya.
Contoh:
78 | P a g e
5.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Input Check In & Check Out
5.2.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Input Check In & Check Out
2 Edit Klik tombol Edit (berbentuk pensil) di sebelah kiri Employee ID.
79 | P a g e
5.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Input Check In & Check Out
5.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari Input Check In & Check Out
80 | P a g e
5.3. Input Time Off (Cuti Tahunan, Sakit, Ijin, Dinas, dll.)
5.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Input Time Off
81 | P a g e
5.3.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Input Time Off
2 Edit Klik tombol Edit (berbentuk pensil) di sebelah kiri Employee ID.
82 | P a g e
Jenis time off yang muncul adalah jadwal kerja yang telah dibuat
pada Company Configuration sebelumnya, kecuali untuk cuti yang
sesuai dengan peraturan pemerintah, seperti Cuti Melahirkan, dll.
83 | P a g e
5.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Input Overtime
2 Edit Klik tombol Edit (berbentuk pensil) di sebelah kiri Employee ID.
84 | P a g e
5.4.4. Tampilan Layar ke-4 dari Input Overtime
85 | P a g e
5.5. Delete Attendance/Time Off
5.5.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Delete Attendance/Time Off
86 | P a g e
5.5.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Delete Attendance/Time Off
87 | P a g e
5.5.5. Tampilan Layar ke-5 dari Delete Attendance/Time Off
88 | P a g e
6. PTKP Status Adjustment
6.1. Add (per Employee)
6.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (per
Employee)
6.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu PKTP Status Adjustment (per
Employee)
89 | P a g e
6.1.3. Tampilan Layar ke-3 dari PTKP Status Adjustment (per Employee)
6.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari PTKP Status Adjustment (per Employee)
90 | P a g e
6.1.5. Tampilan Layar ke-5 dari PTKP Status Adjustment (per Employee)
91 | P a g e
6.1.6. Tampilan Layar ke-6 dari PTKP Status Adjustment (per Employee)
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data perubahan status pajak karyawan.
92 | P a g e
6.2. Import (with Template)
6.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (with
Template)
6.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu PTKP Status Adjustment (with
Template)
93 | P a g e
6.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari PTKP Status Adjustment (with Template)
6.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari PTKP Status Adjustment (with Template)
94 | P a g e
6.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari PTKP Status Adjustment (with Template)
6.2.6. Tampilan Layar ke-6 dari PTKP Status Adjustment (with Template)
95 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Import Klik tombol IMPORT untuk memilih file yang akan di-import.
6.2.7. Tampilan Layar ke-7 dari PTKP Status Adjustment (with Template)
96 | P a g e
6.2.8. Tampilan Layar ke-8 dari Tax Status Adjustment (with Template)
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data perubahan status pajak karyawan.
97 | P a g e
7. Other Import
7.1. Emergency Contact
7.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Emergency Contact
98 | P a g e
7.1.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu Emergency Contact
99 | P a g e
Digunakan untuk mengunduh template yang berisi data emergency
Download With
2 contact yang terdaftar pada system, untuk kemudian diperbaharui
Existing Data
atau ditambah dengan contact baru.
100 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Isi dengan ID karyawan.
1 Employee ID
2 Increment Data
3 Name
4 Relationship
5 Phone Number
101 | P a g e
7.1.6. Tampilan Layar ke-6 dari Emergency Contact
102 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 File Pilih file Emergency Contact yang akan di-import.
2 Open Klik tombol Open untuk melanjutkan.
103 | P a g e
7.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Family Data
104 | P a g e
7.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Family Data
105 | P a g e
B. With Existing Data Template
1 Employee ID
2 Increment Data
3 Full Name
4 Relationship
5 Birth Date
106 | P a g e
Isi dengan nomor kartu identitas anggota keluarga.
6 No. KTP
7 Marital Status
8 Address
9 Gender
10 Job
11 Religion
12 Phone Number
107 | P a g e
7.2.6. Tampilan Layar ke-6 dari Family Data
108 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 File Pilih file Family Data yang akan di-import.
2 Open Klik tombol Open untuk melanjutkan.
109 | P a g e
7.3.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Employee Photos
110 | P a g e
7.3.4. Tampilan Layar ke-4 dari Employee Photos
111 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Klik kotak dengan garis terputus atau tarik file yang akan di-import. Kemudian tunggu sampai
ada notifikasi import berhasil.
1 File
112 | P a g e
7.3.7. Tampilan Layar ke-7 dari Employee Photos
8. Payroll
8.1. Update Payroll Component (Kenaikan Gaji/Tunjangan)
8.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Update Payroll Component
113 | P a g e
8.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Update Payroll Component
114 | P a g e
8.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Update Payroll Component
6 Backpay
115 | P a g e
Untuk memilihi beberapa karyawan yang akan di update payroll
7 Add
component.
Klik tombol Export untuk mengunduh template update payroll
component. Template ini dapat digunakan untuk mengupdate data
banyak karyawan.
Export
116 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Terisi otomatis dengan jumlah salary atau komponen upah yang
diterima karyawan saat ini.
1 Current Amount
Terisi dengan nol (0) apabila baru pertama kali ditempelkan pada
karyawan.
Terisi otomatis dengan jumalh salary atau komponen upah lain
yang diterima karyawan saat ini. Tetapi field ini dapat diubah
2 New Amount
dengan salary atau komponen upah lain yang baru apabila ada
perubahan.
117 | P a g e
8.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Run Payroll & Input
Bonus/Tunjangan/Potongan tidak tetap
8.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap
118 | P a g e
Di-tik apabila proses payroll dilakukan hanya untuk karyawan
tertentu saja.
Select Employee
3
to Run Payroll
8.2.4. Tampilan Layar ke-4 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap
119 | P a g e
berubah. Apabila ada perubahan nominal maka lakukan
adjustment.
Berisi jumlah actual jam lembur karyawan. Apabila diklik, maka
akan muncul detail dari nominal lembur yang diterima karyawan
tersebut per tanggal lembur.
Approved
3
Overtime
Additional
4
Earnings c. Allowance: merupakan tunjangan tidak tetap yang diterima
karyawan. Allowance Name yang muncul merupakan
allowance yang sudah dibuat sebelumnya. Isikan nominal
tunjangan pada kolom Amount.
120 | P a g e
Merupakan potongan tidak tetap yang ditanggung karyawan.
Deduction Name yang muncul merupakan deduction yang sudah
dibuat sebelumnya. Isikan nominal potongan pada kolom Amount.
5 Deduction
Klik tombol EDIT untuk menginput bonus, potongan atau tunjangan tidak tetap.
8.2.5. Tampilan Layar ke-5 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap
Klik SAVE & RUN PAYROLL untuk melanjutkan proses perhitungan gaji.
121 | P a g e
8.2.6. Tampilan Layar ke-1 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap
Klik tombol CHECK YOUR INBOX untuk melihat apakah proses run
payroll telah selesai.
Atau klik Finish And Go Back To Payroll Menu untuk kembali ke menu payroll.
8.2.7. Tampilan Layar ke-1 dari Run Payroll & Input Bonus/Tunjangan/Potongan
tidak tetap
122 | P a g e
Pada inbox akan muncul pesan baru. Klik pada pesan tersebut.
8.3. Loan
8.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Loan
123 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih menu Loan/Reimbursement.
124 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Ini adalah tampilan dari daftar transaksi pinjaman yang telah dibuat.
125 | P a g e
Klik tombol Import untuk mengunggah data pada template yang
Import
telah dilengkapi.
126 | P a g e
Setiap dilakukan proses run payroll, maka pinjaman ini akan muncul pada bagian deduction.
8.4. Reimbursement
8.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Reimbursement
127 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Pilih menu Loan/Reimbursement.
128 | P a g e
Klik tombol REQUEST untuk membuat transaksi
pengajuan reimburesement baru.
129 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Transaction ID Nomor transaksi akan muncul otomatis dari system.
Isi dengan tanggal yang tertera pada bukti (contoh: kwitansi) yang
2 Effective Date
dilampirkan.
Pilih jenis reimbursement yang akan diajukan.
Reimbursement
3
Name
1 Benefit Name
130 | P a g e
Pilihan ini akan muncul apabila telah disetting sebelumnya.
Isi dengan nominal yang ada pada kuitansi atau disesuaikan apabila
2 Amount
remaining balance tidak mencukupi.
131 | P a g e
8.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Calculate THR
132 | P a g e
Non Taxable Tik apabila THR tidak dikenakan pajak.
Klik tombol SELECT EMPLOYEE(S) TO RUN THR apabila THR
diproses untuk karyawan tertentu saja.
Sebagai contoh:
4 Select Employee
133 | P a g e
Klik tombol Import untuk mengunggah data pada template yang
Import
telah dilengkapi.
Klik tombol RESET THIS PERIOD apabila data amount THR akan
2 Reset This Period
dikembalikan pada angka semula sebelum diedit.
Kolom ini akan otomatis terisi dengan:
- Nama karyawan
3 Employee - Employee ID
- Status kekaryawanan
- Basic Salary
Terisi otomatis dengan angka tunjangan yang dijadikan komponen
4 Total Allowance
penambah THR.
Terisi otomatis dengan masa kerja yang dipengaruhi oleh THR Date
5 Length of Service sebelumnya. Masa kerja akan berpengaruh pada amount THR yang
diterima.
Total amount yang diterima oleh karyawan.
6 Total THR
Angka ini dapat diedit sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Sebagai contoh yang muncul adalah Islam karena sebelumnya
7 Religion
telah dilakukan filter employee.
134 | P a g e
8.5.5. Tampilan Layar ke-6 dari Calculate THR
Klik SAVE & RUN THR untuk melanjutkan proses perhitungan THR.
135 | P a g e
Klik tombol VIEW REPORT untuk melihat laporan-laporan berkaitan dengan
proses payroll.
136 | P a g e
8.6.3. Tampilan Layar ke-3 dari Tax Recalculate
137 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 View Report Masuk ke menu view report untuk melihat hasil tax recalculate.
138 | P a g e
8.7.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Ex Employee Allowance
139 | P a g e
8.7.4. Tampilan Layar ke-4 dari Ex Employee Allowance
Taxable
Tik apabila perhitungannya di kenakan pajak.
4 Description Diisi dengan keterangan yang sesuai.
Untuk memilih beberapa karyawan yang sudah resign untuk
5 ADD
dibayarkan sisa tunjangannya.
140 | P a g e
8.7.5. Tampilan Layar ke-6 dari Ex Employee Allowance
141 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
DELETE Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1
tertentu.
142 | P a g e
8.8.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Ex Employee Allowance (Template)
143 | P a g e
8.8.4. Tampilan Layar ke-4 dari Ex Employee Allowance (Tamplate)
Taxable
Tik apabila perhitungannya di kenakan pajak.
4 Description Diisi dengan keterangan yang sesuai.
Untuk mengunduh template Ex Employee Alowance (file Ms.
5 Export
Excel).
144 | P a g e
8.8.5. Tampilan Layar ke-5 dari Ex Employee Allowance (Tamplate)
145 | P a g e
8.8.7. Tampilan Layar ke-7 dari Ex Employee Allowance (Tamplate)
146 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
DELETE Tombol delete digunakan apabila ada pembatalan untuk karyawan
1
tertentu.
9. Company
9.1. Assets
9.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Assets
147 | P a g e
9.1.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Assets
148 | P a g e
9.1.4. Tampilan Layar ke-4 dari Assets
6 Date Returned
149 | P a g e
9.1.5. Tampilan Layar ke-5 dari Assets
1 Export ASSETS
150 | P a g e
Klik import untuk mengunggah data pada tamplate yang telah di
Import ASSETS
lengkapi.
9.2. Reprimand
9.2.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Reprimand
151 | P a g e
9.2.3. Tampilan Layar ke-3 dari Reprimand
152 | P a g e
Apabila di-tik, maka system akan membaca jenis Surat Peringatan
yang dapat diberikan kepada karyawan sesuai dengan urutannya.
Apabila tidak di-tik, maka jenis Surat Peringatan dapat dipilih
Set by System
sendiri.
Send Email
Apabila di tik, maka surat peringatan akan masuk ke email
karyawan.
153 | P a g e
Isi dengan keterangan dari Surat Peringatan tersebut, sesuai
1 Conten
dengan kebutuhan perusahaan.
Diisi oleh karyawan untuk memberikan tanggapan mengenai Surat
2 Feedback
Peringatan.
9.3. Task
9.3.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Task
154 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Task Pilih menu Task.
155 | P a g e
9.3.4. Tampilan Layar ke-4 dari Task
156 | P a g e
9.4. Announcement
9.4.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu Announcement
157 | P a g e
9.4.3. Tampilan Layar ke-3 dari Announcement
158 | P a g e
Di-tik apabila pengumuman ini akan dikirimkan juga ke email
3 Send to Email
karyawan.
159 | P a g e
9.5.2. Tampilan ke-2 Untuk ke menu User Activity Log
160 | P a g e
9.6. Add Event
9.6.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Add Event
161 | P a g e
9.6.3. Tampilan ke-3 untuk menu Add Event
Is this company
holiday?
Tik kotak ini apabila acara yang dibuat merupakan hari libur kantor.
Everyone can
3 Ditik apabila acara yang dibuat untuk semua karyawan.
view this event
Only Show to
4 Ditik apabila acara yang dibuat hanya untuk beberapa karyawan.
Selected people
Send Email
Tik kotak ini apabila acara yang dibuat ingin di kirim ke email.
5 Note Diisi dengan keterangan yang diperlukan.
162 | P a g e
9.6.4. Tampilan ke-4 untuk menu Add Event
9.7.1. Pembuatan polls dilakukan dari menu Dashboard lalu klik “Create Polls”
163 | P a g e
9.7.2. Lengkapi ketentuan polling yang tersedia
164 | P a g e
10. Report
10.1. View Time Off Balance by Employee
10.1.1. Tampilan Layar ke-1 untuk ke Menu View Balance by Employee
View Balance by
1
Employee
Tik logo merah untuk melihat jumlah cuti yang dimiliki karyawan.
165 | P a g e
10.1.3. Tampilan Layar ke-3 untuk ke Menu View Balance by Employee
Nama Field
Penjelasan
No.
1 Employee ID Berisi semua ID karyawan.
2 Employee Name Berisi nama karyawan.
3 Balance Berisi jumlah cuti yang dimiliki karyawan.
166 | P a g e
10.2.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu View Balance Detail
View Balance
1 Tik strip merah untuk melihat informasi yang lengkap mengenai
Detail
cuti/ijin.
167 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Employee ID Berisi semua ID karyawan.
2 Employee Name Berisi nama karyawan.
3 Start Date Berisi tanggal awal muncul cuti karyawan.
4 End Date Berisi tanggal akhir cuti akan habis.
5 Balance Berisi jumlah cuti yang dimilik karyawan.
6 Type Berisi informasi mengenai jenis transaksi
7 Transaction ID Berisi menganai nomor transaksi
8 Status Berisi dari status cuti.
168 | P a g e
10.3.3. Tampilan Layar ke-3 dari View Report
169 | P a g e
7. Overtime Report
Untuk melihat data lembur karyawan.
8. Loan Report
Untuk melihat data pinjaman karyawan.
2. BPJS Report
Jenis Form
3. Salary Report
170 | P a g e
4. Turnover Report
5. Overtime Report
Download E-
4 Tombol ini digunakan untuk mencetak form e-banking.
Banking
Tombol ini digunakan untuk mengunci payroll pada periode yang
5 LOCK dipilih. Hal ini akan memungkinkan Payslip diakses oleh karyawan
pada ESS.
171 | P a g e
10.4.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Lock Payroll
172 | P a g e
LOCK THIS
2 Klik tombol LOCK untuk mengunci periode payroll yang dipilih.
PERIOD
173 | P a g e
10.5.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Menu Unlock Payroll
174 | P a g e
UNLOCK THIS
2 Klik tombol UNLOCK untuk membuka periode payroll yang dipilih.
PERIOD
175 | P a g e
10.6.2. Tampilan Layar ke-2 untuk ke Payslip
176 | P a g e
10.6.4. Tampilan Layar ke-4 dari Payslip
177 | P a g e
11. Employee Self Service (ESS)
11.1. Approve Time Off / Overtime / Change Data / Delegation / Shift / Attendance
11.1.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Approve Time Off / Overtime / Change Data
/ Delegation / Shift / Attendance
11.1.2. Tampilan ke-2 dari Approve Time Off / Overtime / Change Data /
Delegation / Shift / Attendance
178 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Pilih jenis Request. Sebagai contoh: Time Off
2 Klik 2 kali pada salah satu request time off yang akan diproses.
11.1.3. Tampilan ke-3 dari Approve Time Off / Overtime / Change Data /
Delegation / Shift / Attendance
11.1.4. Tampilan ke-4 dari Approve Time Off / Overtime / Change Data /
Delegation / Shift / Attendance
179 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Notifikasi seperti ini akan muncul setelah proses approval berhasil dilakukan.
180 | P a g e
11.2.3. Tampilan ke-3 dari Approve Request Secara Massal
181 | P a g e
11.3.2. Tampilan ke-2 dari Melihat Status Request Karyawan
182 | P a g e
12. Settings
12.1. Company Detail
12.1.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Company Detail
183 | P a g e
12.1.3. Tampilan ke-3 dari Company Detail
2 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan data.
184 | P a g e
12.2. Add New Organization Structure
12.2.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add New Organization Structure
185 | P a g e
12.2.3. Tampilan ke-3 dari Add New Organization Structure
3 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data.
Perubahan pada Organization Structure akan tampil pada area di
4
sisi kanan layar.
186 | P a g e
12.3.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Job Level
187 | P a g e
2 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data.
Perubahan pada Job Level akan tampil pada area di sisi kanan
3
layar.
188 | P a g e
12.4.3. Tampilan ke-3 dari Add New Job Position
3 SAVE
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data.
Perubahan pada Job Position akan tampil pada area di sisi kanan
4
layar.
189 | P a g e
12.5.2. Tampilan ke-2 untuk ke Menu Add New Role
190 | P a g e
12.5.4. Tampilan ke-4 dari Add New Role
191 | P a g e
12.6. Add Custom Field
12.6.1. Tampilan ke-1 untuk ke Menu Add Custom Field
192 | P a g e
12.6.3. Tampilan ke-3 dari Add Custom Field
193 | P a g e
Klik tombol SAVE untuk menyimpan data custom field.
194 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Company
1 Klik Configuration kemudian pilih Company Configuration.
Configuration
195 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
1 Name Isi dengan nama shift yang diinginkan.
2 In & Out Isi dengan jam masuk dan jam keluar kantor.
Break Out &
3 Isi dengan jam masuk dan jam keluar istirahat kantor.
Break In
4 Action
Klik tombol CREATE untuk menyimpan data shift baru.
Atau klik tombol CLOSE untuk keluar setelah menyimpan data atau membatalkan
pembuatan shift baru apabila data belum disimpan.
196 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Fitur yang digunakan untuk memberikan masa orientasi kepada
1 Onboarding
karyawan baru.
197 | P a g e
12.8.4. Tampilan ke-4 dari Menu Onboarding
198 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Select Location On Masukkan alamat kantor, sehingga karyawan yang menerima
1
Maps onboarding dapat mengetahui lebih jelas alamat kantor.
Memilih task dari master task inviter yang sudah pernah
2 Select Task For Inviter
dibuatkan sebelumnya.
Add New Task For Shotcut ke master task for Inviter. Untuk membuat task for
3
Inviter Inviter yang baru.
Select Task For New Memilih task dari master task new employee yang sudah
4
Employee dibuatkan sebelumnya.
Add New Task For New Shortcut ke master task for New Employee. Untuk membuat
5
Employee task untuk karyawan yang baru.
Jika data sudah lengkap dan sesuai, klik tombol untuk menyimpan data
atau
199 | P a g e
12.8.7. Tampilan ke-7 dari Menu Onboarding
200 | P a g e
No. Nama Field Penjelasan
Menampilkan jenis Task (Hanya dibaca, diupload dan
didownload).
1 Task Type
201 | P a g e
12.8.9. Tampilan onboarding dari sisi employee baru
202 | P a g e
Task to complete
3 Berisi task yang disetting di onboarding set oleh inviter
(1)
- Melengkapi data-data basic untuk database employee di
Task to complete Talenta.co
4
(2) - Field “Other information” : memunculkan custom field yang harus
dilengkapi oleh employee
203 | P a g e
12.9.3. Tampilan ke-3 dari Invite Employee
204 | P a g e
2 On Boarding Pilih karyawan yang akan diberikan akses onboarding.
205 | P a g e