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PROCEDIMIENTOS
AREA FUNCIONAL: ALMACENES 10 2012
PÁGINA
PROCEDIMIENTO:
PREPARACIÓN TOMA FISICA DE INVENTARIO 1 DE 6
OBJETIVO:
Proporcionar una herramienta que regule y controle la preparación y ejecución del inventario de las
existencias en almacén en un período de tiempo fijado, como base para establecer y mantener la relación
entre la situación contable y la de hecho, producto del reconocimiento físico. Es parte vinculante con los
procesos existentes de recepción y despacho de mercancía.
ALCANCE:
Almacenes y Logística de la sede principal y Centros de Distribución Laminart (C.D.L.) en las Regiones del
país.
RESPONSABLES:
NORMAS:
El inventario físico se realizará en períodos trimestrales y debe seguir una programación para su
ejecución.
El área de Control de CDL es responsable de la programación y ejecución del inventario físico, en
coordinación con las demás áreas vinculantes de la empresa.
Coordinación Recepción Almacén Principal, Coordinación Despacho Almacén Principal, y Almacén
CDL deben mantener una adecuada distribución de la mercancía dentro de los pasillos, anaqueles,
tramos y demás áreas de almacenamiento, y agrupar por tipo para facilitar su ubicación y conteo
durante el inventario.
Las operaciones de recepción y despacho de mercancía serán suspendidas durante la toma física de
inventario.
El personal supervisor de Almacén Principal y Almacén CDL debe obtener en forma oportuna de la
Gerencia de Administración en la sede principal o de Administración Financiera CDL las etiquetas
y hojas de identificación del producto, así como las tarjetas de conteo, u otro material necesario
para la preparación del inventario.
Se utilizará para el doble conteo el sistema de tarjetas prenumeradas las cuales deben estar
colocadas en toda la mercancía a inventariar, por lo menos un día antes del inicio de la toma física.
En ningún caso el primer y segundo conteo de inventario debe ser realizado por un mismo grupo.
Las anotaciones en las tarjetas deben hacerse en bolígrafo y sin enmiendas; caso contrario debe ser
firmada por el Coordinador designado del grupo de conteo.
Las tarjetas de inventario deben ser colocadas en estricto orden numérico para facilitar la ubicación
de la mercancía durante las labores de conteo y reconteo.
Cada grupo de conteo deberá comunicar de inmediato a los Coordinadores aquellos casos de
láminas que no tengan colocada su tarjeta de inventario para que regularicen la situación anotando
el código de identificación.
En caso de determinarse un tercer conteo deberá estar presente el Coordinador designado, y el
resultado obtenido se anotará en el reverso de la tarjeta de 1er. conteo y del 2do. conteo y deberán
ser firmadas por los Coordinadores, en señal de conformidad.
Durante el desarrollo del conteo las tarjetas serán entregadas a los Coordinadores durante su
recorrido por las filas identificadas previamente, para su inmediata confrontación.
Almacén realizará diariamente inventarios selectivos por instrucciones de Contraloría, en aquellos
rubros de mayor movimiento, con una meta mínima de seis (6) códigos de productos; y entregará la
información pertinente.
Los demás procesos y actividades que se generen en el área de Almacenes deben estar respaldados
por los formularios y soportes existentes, y los que se creen y establezcan en el futuro .
Las labores que se cumplen en esta materia de preparación de la toma física de inventario, y en
todas las demás áreas funcionales de la empresa deben desenvolverse dentro del marco del
Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contemplado en la vigente Ley Orgánica
de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).
PROCEDIMIENTOS:
A. Primera preparación
Encargado de Almacén CDL elabora hoja o “hablador” de identificación en las cantidades que
requiera, con indicación de la codificación interna del producto.
B. Segunda preparación
Cajas y rumas:
1) El Administrador Financiero CDL prepara listado donde indica cantidad y código del producto; y
Control de CDL realiza su descarga en el sistema.
2) El Administrador Financiero CDL y Control de CDL preparan serie de números, que imprimirán en
tamaño visible, para ser colocados en las cajas y rumas.
Anaqueles:
1) El Administrador Financiero CDL y Control de CDL entregan a Almacén las tarjetas de conteo que
se utilizarán en el inventario.
2) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL coloca en los tramos de los anaqueles, una (1) tarjeta con dos (2)
piezas desprendibles, ya sea un 1er. ó 2do. conteo a realizar; y verifican que coincida la
identificación de la etiqueta del anaquel con la identificación de la lámina.
3) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL pega etiquetas en las tarjetas y las coloca en estricto orden numérico
en todos y cada uno de los anaqueles distribuidos en el área física, siguiendo estrictamente la
secuencia establecida.
4) El Coordinador Recepción Almacén Principal, el Coordinador Despacho Almacén Principal o el
Encargado de Almacén CDL realiza chequeo final de las tarjetas de conteo y etiquetas colocadas
en los anaqueles, e informa su finalización al Gerente de Almacenes y Logística en sede principal, al
Administrador Financiero CDL y Control de CDL.
5) Control de CDL elabora programación del inventario y notifica a las distintas áreas de la empresa,
vía correo electrónico, el inicio y realización del inventario.
6) El Administrador Financiero CDL inicia las actividades preparatorias o preliminares de las áreas
involucradas en el inventario: Almacén, Sistemas, Administración:
- personal necesario y designación de responsabilidades: número de colaboradores,
coordinadores, grupos de conteo, equipos de análisis de ajustes, mesa técnica.
- Tarjetas de inventario
- Etiqueta de identificación del producto
- Hoja o “Hablador” de identificación del producto
- Lista de código de producto (disponible en sistema)
- Hoja electrónica sobre conteo de inventario
- Memorandum de inventario físico efectuado