(001-16) Modelo para La Creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales Colombianos de Categoría 1 y 2, Basadoen Arquitectura Empresarial PDF

Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC |1
Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales
Colombianos de Categoría 1 y 2, Basado en Arquitectura Empresarial
Autor
Jhon Jairo Jiménez Alvarez
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ingenierías
Maestría en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Bucaramanga
2016
Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales
Colombianos de Categoría 1 y 2, Basado en Arquitectura Empresarial
Autor
Jhon Jairo Jiménez Álvarez
Trabajo Presentado como Requisito para Optar al Título de Magister en Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones
Director del Trabajo de Grado:
Gina Paola Maestre Góngora
Ms. C. En Ingeniería Informática y Computación - UIS
Ph.D.(C) En Ingeniería de Sistemas – Universidad del Norte
Facultad de Ingenierías
Maestría en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Bucaramanga
2016
Dedicatoria
A Dios por haberme permitido avanzar en mi vida desde el aspecto profesional y personal, por
proveerme de salud y mantener siempre en nuestra mente motivos de superación, bondad y amor.
A mis padres por su amor, dedicación y apoyo incondicional en todos los años de mi
existencia, gracias a ustedes he alcanzado muchos objetivos en mi vida, todo el esfuerzo que han
de dedicado en mí, me fortalece para seguir adelante, por toda la confianza depositada en mí, por
acompañarme a conseguir uno de mis mayores sueños.
A mi esposa y mis hijos, por comprender la importancia de este proyecto y permitirme
desarrollarlo en el espacio y tiempo que necesité, a ellos por su amor incondicional que me
fortaleció en mente y alma para alcanzar no solo éste logro sino todos los que hemos alcanzado
juntos en familia.
3
Agradecimiento
Agradezco de manera muy sincera y profunda, el invaluable apoyo prestado por mi directora de
tesis, la Ingeniera Gina Paola Maestre Góngora, gracias a sus aportes y orientaciones se alcanzó
el objetivo propuesto y sobre todo el haber adquirido conocimientos estructurados producto de su
dedicación en la investigación.
Gracias a la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, en especial al Dr. Juan Carlos
Espinosa Vargas, por permitirnos acceder a toda la información en la Secretaría de las TIC del
Municipio, de igual manera a los ingenieros Leonardo Aguas Bohórquez y Marino Rodríguez
Palacios por su apoyo en el desarrollo de las entrevistas.
Al Ingeniero Carlos Alberto Mendoza Saad, por su aporte en la investigación con
información y orientaciones que permitieron realizar un análisis más detallado y por haber
facilitado toda la información desde la Secretaría TIC de Barrancabermeja.
A la Doctora Mayerly Díaz, Directora de vigilancia y control del Ministerio de las TIC por
su aporte con información oficial sobre el comportamiento de la institucionalidad TIC en el País.
A mis hermanos, por acompañarme siempre durante este camino, en especial a mi hermana
Ruby Milena por sus enseñanzas y aportes con el idioma Inglés.
4
Y por último, a mi amigo Gerardo Augusto Cáceres por su apoyo incondicional y constantes
orientaciones, además por facilitarme sus instalaciones y sus equipos que nos permitieron
obtener los mejores resultados en la investigación.
5
Contenido
Pág.
Introducción .......................................................................................................................... 29
1. El Problema....................................................................................................................... 31
1.1. Descripción Del Problema ............................................................................................. 31
1.2. Formulación de la Pregunta de Investigación ............................................................... 34
1.3. Justificación .................................................................................................................. 34
1.4. Objetivos ........................................................................................................................ 37
1.4.1. General ................................................................................................................ 37
1.4.2. Específicos ...........................................................................................................37
1.4.3. Resultados esperados .......................................................................................... 38
2. Marco Teórico ................................................................................................................... 39

2.1. Arquitectura empresarial ................................................................................................ 39
2.2. Origen del concepto de Arquitectura Empresarial – AE ............................................... 39
3. Metodología ...................................................................................................................... 48
4. Desarrollo Del Proyecto ....................................................................................................51

4.1. Identificación de requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las TIC
............................................................................................................................................... 51
4.1.1. Introducción.........................................................................................................51
4.1.2. Metodología .........................................................................................................54
4.1.3. Resultados ............................................................................................................55
4.1.4. Discusión ............................................................................................................. 64
4.2. Elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial TI a la Secretaría TIC ............73
4.2.1. Introducción.........................................................................................................73
4.2.2. Metodología .........................................................................................................75
4.2.3. Resultados ............................................................................................................76
4.2.3. Discusión ............................................................................................................. 82
4.3. Modelado de procesos y actividades seleccionadas de la estrategia ti aplicables a una
Secretaría TIC municipal ......................................................................................................89
4.3.1. Introducción.........................................................................................................89
4.3.2. Metodología .........................................................................................................91
4.3.3. Resultados ............................................................................................................97
4.3.4. Discusión ........................................................................................................... 102
4.4. Aplicabilidad del modelo, mediante la validación de los procesos estratégicos de TI en una
Secretaría TIC del país. .......................................................................................................115
4.4.1. Introducción.......................................................................................................115
6
4.5. Metodología ................................................................................................................. 118

4.5.1. Resultados ..........................................................................................................120
4.5.2. Discusión ........................................................................................................... 121
5. Conclusiones ................................................................................................................... 124
6. Recomendaciones ..........................................................................................................129
Bibliografía ......................................................................................................................... 131
7
Listas de Tablas
Pág.
Tabla 1. Resultados esperados en el desarrollo de los objetivos ..........................................38

Tabla 2. Lista de Framework de AE. (J. Schekkerman, 2006) ............................................. 42
Tabla 3. Categorización de Municipios de Estudio. ............................................................. 56
Tabla 4. Caracterización por Municipio. .............................................................................. 58
Tabla 5. Recursos Invertidos por Municipio en TIC. ........................................................... 59
Tabla 6. DOFA Dominio estrategia de TI ...........................................................................60
Tabla 7. DOFA Dominio Gobierno de TI............................................................................. 61
Tabla 8. DOFA Dominio Información.................................................................................. 62
Tabla 9. DOFA Sistemas de Información ............................................................................. 62
Tabla 10. DOFA Dominio Servicios Tecnológicos .............................................................. 63
Tabla 11. DOFA Dominio Uso y apropiación ......................................................................63
Tabla 12. Municipios con institucionalidad TIC (Secretarías de Despacho). Fuente; Dirección de
Apropiación Ministerio TIC .................................................................................................65
Tabla 13. Consolidado Índice de gobierno en línea 2011-2014. ..........................................66
Tabla 14. Planes de Desarrollo con Estrategia TI. ................................................................ 66
Tabla 15. Institucionalidad TIC en Colombia por categoría. ................................................ 69
Tabla 16. Requerimientos y necesidades creación Secretaría TIC. ......................................73
Tabla 17. Lineamientos y elementos del ámbito Entendimiento Estratégico ....................... 77
Tabla 18. Lineamientos y elementos del ámbito Direccionamiento Estratégico ................. 79
Tabla 19. Lineamientos y elementos del ámbito Implementación de la estrategia de TI. ...80
Tabla 20. Lineamientos y elementos del ámbito Seguimiento y Evaluación de la estrategia de
TI. ..........................................................................................................................................82
Tabla 21. Mapeo estratégico de TI. ...................................................................................... 83
Tabla 22. Elementos Subproceso. ......................................................................................... 93
Tabla 23. Elementos tareas. ..................................................................................................94
Tabla 24, Elementos compuertas, ......................................................................................... 95
Tabla 25. Elementos conectores. .......................................................................................... 96
Tabla 26. Elementos contenedores ....................................................................................... 97
Tabla 27. Overview del Modelado de procesos y actividades de la Estrategia TI. ............ 114
Tabla 28. Tabulación de Ámbitos y Elementos Estrategia TI. ........................................... 123
8
Listas de Figuras
Pág.
Figura 1. Diagrama Causa – Efecto, planteamiento y descripción del problema. ................ 32

Figura 2. Marco Institucional Normativo. (DNP, 2008)....................................................... 36
Figura 3. Evolución cronológica de los Framework de AE. ................................................. 42
Figura 4. Estructura del Marco de Referencia de AE para la Gestión de TI en el Estado
colombiano............................................................................................................................ 44
Figura 5. Modelo de contexto de los dominios .....................................................................45
Figura 6. Dominio Estrategia TI - Marco de Referencia AE Colombia ............................... 47
Figura 7. Metodología de desarrollo de la investigación. .................................................... 49
Figura 8. Etapas de desarrollo del diagnóstico .....................................................................55
Figura 9. Alienación a la Estrategia TI con los Planes de Desarrollo. ..................................67
Figura 10. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Jurídico. ............... 86
Figura 11. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Administrativo. ....87
Figura 12. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Técnico. ............... 89
Figura 13. Modelado de ámbitos de la Estrategia TI con los requerimientos y necesidades.
............................................................................................................................................... 99
Figura 14. Modelado de procesos y actividades del dominio Estrategia TI. . .................... 101
Figura 15. Modelado requerimientos jurídicos. ..................................................................104
Figura 16. Modelado requerimientos técnicos. ...................................................................105
Figura 17. Modelado de requerimientos administrativos. .................................................. 105
Figura 18Direccionamiento Estratégico de la Arquitectura Empresarial. .......................... 107
Figura 19. Modelado Subproceso Crear Secretaría TIC. .................................................... 108
Figura 20. Modelado del Subproceso Diseño de Programas, Subprogramas y Proyectos, 109
Figura 21. Modelado Entendimiento Estratégico. .............................................................. 110
Figura 22. Modelado Subproceso Construcción del Plan de Desarrollo Municipal, ..........111
Figura 23. Modelado Implementación de la Estrategia TI. ................................................ 112
Figura 24. Modelado Seguimiento y Evaluación TI. .......................................................... 113
9
Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC | 10
Listas de Anexos
Pág.
Anexo A Institucionalidad TIC en el País

Anexo B Plantillas Documentos Jurídicos
Anexo C Plantilla Requerimientos Administrativos
Anexo D Decreto 0021 de 20136
Anexo E Comunicación del Secretario General del Municipio de BarrancabermejaAnexo F

Entrevistas Aplicadas
Anexo G Informe Bizagi Modelo BPMN
10
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
RESUMEN ANALÍTICO
1. GENERALIDADES:
A. TIPO DE DOCUMENTO:
Monografía
B. TIPO DE IMPRESIÓN:
Procesador de texto
C. NIVEL DE CIRCULACIÓN:
Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia
2. TÍTULO:
Modelo Para La creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales Colombianos de categoría
1 y 2, basado en Arquitectura Empresarial
3. AUTORES:
JHON JAIRO JIMÉNEZ ALVAREZ
11
4. PUBLICACIÓN:
Bucaramanga, Universidad Cooperativa de Colombia, de 2016.
5. UNIDAD PATROCINANTE:
6. TEMAS RELACIONADOS:
Arquitectura Empresarial, Marco de Referencia, Secretaría TIC, Estrategia TI, Gestión de
TI, Plan Estratégico de TI.
7. DESCRIPCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:
El desarrollo del proyecto buscó dar respuesta al siguiente interrogante de investigación:
Cómo orientar la implementación de un modelo de arquitectura empresarial (AE) de TI en
los entes territoriales municipales de categoría 1 y/o 2, alineado a la Estrategia de TI del
Gobierno Nacional de Colombia?
Para tal propósito se trazó el siguiente objetivo general:
12
Diseñar un modelo de estrategia de Tecnología de Información, basado en Arquitectura
Empresarial y modelado de procesos de negocio (BPMN), para guiar a los Entes Territoriales
colombianos en la creación de una Secretaría TIC.
A fin de dar repuesta al interrogante y alcanzar el objetivo general, se diseñó una
metodología de desarrollo del proyecto, así:
 Identificando los requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Municipios de Colombia.
 Seleccionando los elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial que propone el
Gobierno Nacional y que sean útiles para la gestión de TI en las Secretarías TIC de los
Municipios de Colombia.
 Modelando a través de la metodología BPMN (Business Process Modeling Notation), los
procesos y actividades seleccionados de la Estrategia de TI aplicables para una Secretaría
TIC municipal.
 Verificando la aplicabilidad del modelo, mediante la validación de los procesos
estratégicos de TI en una Secretaría TIC del País.
8. FUENTES:
Para el diseño, implementación y desarrollo del proyecto se consultaron 32 fuentes;
discriminadas de la siguiente manera:
13
Libros: J. Zachman. (1987). A Framework for Information Systems Architecture, Pareek,
Deepak. (2007). Business Intelligence for Telecomunications, J. Schekkerman. (2006). How to
Survive in the Jungle of Enterprise Architecture Framework. Quality trade paperback.
Revistas: CINTEL Proyectos TIC Innovadores. (2013). Arquitectura Empresarial, CIO
Ministerio TIC. (2012). Arquitectura Empresarial . CIO, DNP. (2008). Cartilla Hacia una
sociedad mejor informada, Minsterio TIC. (2013). Arquitectura Empresarial.
Documentos: Se consultaron varias fuentes de documentos electrónicos, principalmente del
Ministerio de las TIC de Colombia, teniendo en cuenta que el concepto del marco de referencia
de Arquitectura Empresarial es nuevo en el País y está sujeto a la normatividad exigida para las
instituciones del estado en el orden Nacional, Departamental y Municipal. Algunas de las
fuentes principales son; Ministerio TIC. (2014). Arquitectura Empresarial TI Colombia Marco de
Referencia. Obtenido de http://www.mintic.gov.co/marcodereferencia/624/w3-article-7643.html,
Ministerio TIC. (Diciembre de 2014). Fortalecimiento de la gestión TI en el Estado. Obtenido de
http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-
4211_Borrador_del_Decreto_que_adoptaria_el_Marco_de_Referencia_de_Arquitectura_Empres
arial.pdf, Ministero de las TIC. (2014). TI en el Estado . Obtenido de
http://www.mintic.gov.co/gestionti/615/w3-propertyvalue-6200.html.
14
9. CONTENIDOS:
Los principales temas abordados dentro de cada uno de los marcos fueron:
Marco teórico
La arquitectura empresarial (AE) es un concepto metodológico y estratégico orientado al
negocio de las empresas con respecto a sus procesos y mejoramiento considerando el área de
tecnología. La arquitectura debe documentar el estado actual de la organización, el estado
deseado y la brecha entre ambos. Las características de la arquitectura deben derivarse de un
análisis del negocio que será el punto de partida para definir la estrategia de sistemas desde
cuatro perspectivas: de negocio, información, aplicaciones y tecnología.
Metodología
Para la descripción de los procesos se selecciona la notación gráfica que describe la lógica
de los pasos de un proceso de Negocio conocida en sus siglas en inglés como BPMN (Business
Process Modeling Notation) que se concentra en la administración de los procesos de negocio y
se entiende como tal a la metodología que orienta los esfuerzos para la optimación de los
procesos de la empresa, en busca de mejorar la eficiencia y la eficacia por medio de la
gestión sistemática de los mismos que permite generar y controlar cambios de forma ágil,
oportuna, confiable y de calidad, con miras al logro de los objetivos.
15
9.1. JUSTIFICACIÓN:
En lo que respecta a los Municipios, es clave que los mandatarios comprendan la
importancia de elevar a una Secretaría de Despacho las acciones entorno a las TIC, ya que de ella
se desprende toda una cadena de valor de la información, la cual se convierte en una herramienta
eficaz, eficiente y confiable en la gestión Municipal. El beneficio de implementar la Arquitectura
Empresarial en las Secretarías TIC redunda en mejores servicios y trámites en línea para
ciudadano, información eficiente y confiable, alineación de la gestión de TI con los Planes de
Desarrollo Municipales, convirtiendo al Ciudadano en el centro del Estado.
9.2. ANTECEDENTES Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA:
La no implementación de una correcta arquitectura empresarial en los Municipios, conlleva
a un problema de entendimiento del negocio de la institución, ocasionando dificultades en los
procesos tanto administrativos como de tecnología. Como resultado del ejercicio y del análisis al
problema, se evidencia que la falta de una dirección de tecnología en los entes territoriales de
Colombia, evidencian la no identificación de los productos, servicios y capacidades, como
también el diseño de los procesos y de una arquitectura empresarial (estructura, roles, perfiles)
que permita el despliegue de las capacidades para cumplir los objetivos de la Institución.
Algunas de las razones es; la inexistencia de una oficina o dirección que se encargue de liderar
todos los aspectos de TI del Municipio, la evolución y el desarrollo de los procesos se ven
afectados debido a que los objetivos de TI no están alineados con la Institución, la inexistencia
de un portafolio de TI y debilidades en la gestión de servicios TI.
16
9.3. FUNDAMENTOS TEÓRICOS:
Arquitectura Empresarial
Marco de referencia de AE para Colombia
El marco establece los elementos que, de manera común, deben considerarse para la
implementación de AE en el Estado. La estructura del Marco de Referencia de AE para el Estado
Colombiano está compuesta por los siguientes elementos (Ver Figura No. 4 Estructura del Marco
de Referencia de AE para la Gestión de TI en el Estado Colombiano):
1. Principios.
2. Dominios.
3. Base de conocimiento.
Los dominios del Marco de Referencia de AE, para el Estado colombiano están alineados
con las definiciones hechas en el Diseño Contextual del Marco de Referencia de AE (Unión
17
temporal Everis / Tecnocom, 2014) y son similares a los niveles que se presentan en los
conceptos tradicionales de Arquitectura Empresarial.
9.4. METODOLOGÍA:
BPMN (Business Process Model and Notation)
9.5. ANÁLISIS DE RESULTADOS:
El resultado de la caracterización de la información con respecto a los Planes de Desarrollo
y Planes de Inversión, permitió realizar un diagnóstico por Municipio en relación al
cumplimiento de los lineamientos de política nacional de TIC y determinar qué nivel de esfuerzo
se ha ejecutado por cada uno de ellos en materia de TI junto a los programas y subprogramas
previstos.
Los Municipios evaluados reconocen muy bien que la capacidad de TI para crear valor a
partir de sus activos intangibles. A pesar de esto son cada vez más los funcionarios públicos que
se enfrentan con la dificultad de gestionar eficazmente estos recursos. Su desafío es alinear las
iniciativas de TI con las prioridades estratégicas de la organización.
Teniendo en cuenta la caracterización de los requisitos para la creación de la Secretaría TIC,
se procede a realizar el modelado mediante la notación BPM y se puede observar el
18
comportamiento en cada uno de los ámbitos, basados en n los procesos y tareas propias de una
administración municipal.
Finalmente, mediante las entrevistas semiestructuradas se logró la participación de los
ingenieros Leonardo Aguas Bohórquez, quien se desempeña como Profesional Universitario en
el grupo de Servicios Digitales y Marino Rodríguez Palacios, quien se desempeña como
Profesional Universitario en el grupo de Operaciones de TI. En ellas se abordaron cada uno de
los elementos de los ámbitos de la estrategia de TI, realizando preguntas orientadas a los
conceptos de los elementos y luego se realiza una calificación de la valoración de la aplicabilidad
por cada elemento.
9.6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
A continuación se relacionan algunas de las conclusiones y recomendaciones:
 Los Municipios que han tomado la decisión de crear la Secretaría de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, como por ejemplo el Municipio de
Barrancabermeja y Armenia, han mejorado los indicadores tales como el índice de
gobierno en línea e índice de gobierno abierto.
 Los Dominios Gobierno de TI, Estrategia de TI y el Dominio Uso y Apropiación
presentan mayores fortalezas y oportunidades en el Municipio de Barrancabermeja, a
19
partir de la creación de la Secretaría TIC, resaltando el aprovechamiento de factores de
planeación y administración interna de los procesos de gestión de TI.
 Predominan debilidades en cuanto a Sistemas de Información debido a la baja inversión y
procesos de estandarización de la información al interior de los Municipios objeto del
estudio, inclusive ausencia de estrategias que los administre.
 La Institucionalidad TIC en Colombia se presenta en un bajo porcentaje (1%) con
respecto a la totalidad de los Municipios (Inclusive de categoría 1 y 2), si se tiene en
cuenta que desde el año 2013 existe la Ley 1341 que establece que "Las entidades de
orden nacional y territorial promoverán, coordinarán y ejecutarán planes, programas y
proyectos tendientes a garantizar el acceso y uso de la población, las empresas y las
entidades públicas a las Tecnologías de la información y las Comunicaciones. Para tal
efecto dichas autoridades incentivarán el desarrollo de infraestructura, contenidos y
aplicaciones, así como la ubicación estratégica de terminales y equipos que permitan
realmente a los ciudadanos acceder a las aplicaciones tecnológicas que beneficien a los
ciudadanos, en especial a los vulnerables y de zonas marginadas del país. Las entidades
de orden nacional y territorial incrementarán los servicios prestados a los ciudadanos a
través del uso de las TIC.".
 Los Municipios como Barrancabermeja, Armenia y Floridablanca realizaron inversiones
en TI superiores a $30.000´000.000, lo que indica que se requiere recursos financieros
que soporten las inversiones en TI en los Municipios del País, para que les permita
mejorar los procesos de Gestión y Estrategia TI.
20
 Es importante que desde los Planes de Desarrollo Municipales se tracen las líneas
estratégicas de TI que vayan alineadas con las metas del Plan de forma transversal en
todos los sectores (Por ejemplo; Educación, Salud, Movilidad, infraestructura, Deporte,
etc.).
 Los Municipios de baja categoría, no están lo suficientemente preparados para dar
cumplimiento a la política nacional en la implementación del marco de referencia y
creación de Secretaría TIC, debido a dificultades presupuestales, falta de cultura TI y
resistencia al cambio.
 El 57% de los Municipios reportados por el Ministerio de las TIC con Institucionalidad
TIC, han delegado las funciones de gestión de TI a un cargo de la planta administrativa y
solo el 1% de esos Municipios han avanzado en la creación de la Secretaría TIC.
 El bajo porcentaje de Institucionalidad TIC en Municipios de categoría 1 y 2, evidencia la
oportunidad de orientar estos Municipios a través del modelo diseñado, para que les
permita identificar fácilmente las actividades, requerimientos y procedimientos para crear
la Secretaría TIC cumpliendo con el marco de referencia de TI bajo el concepto de AE,
dada la ausencia orientaciones claras para los Municipios.
 El modelo propuesto permitirá la alineación estratégica de los proyectos de TI con la
estrategia del Municipio, los recursos técnicos y financieros se optimizarán teniendo en
21
cuenta que con la aplicación de AE se podrán disminuir sustancialmente los costos
operativos.
10. LUGAR:
REVISÓ: Ing. ___________________________________
FECHA: _________________
22
Resumen
En el presente proyecto de investigación, desarrolla en un modelo de Arquitectura Empresarial
de TI (Tecnologías de la Información), dirigido a los Municipios de Colombia de categoría 1 y 2,
para que puedan crear la Secretaría de las TIC basados en Arquitectura Empresarial TI, teniendo
en cuenta los lineamientos de la política nacional en gestión de TI que dirige el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del País. (Ministerio de las TIC, 2013)
Con base en el marco de referencia para Colombia, las instituciones del Estado del orden
Nacional, Departamental y Local, están en la obligación de implementar Arquitectura
Empresarial (AE) para de ésta forma cambiar la historia de las áreas de tecnología en las
entidades públicas, a través del diseño de una Estrategia de TI asegurando los procesos de
gestión, administración y control de las Tecnologías de la Información, sin embargo los
Municipios no cuentan con la metodología y el entendimiento necesario para desarrollar el
marco de referencia, traduciéndolo en procesos y tareas, estableciendo sus responsables y el
mecanismo de implementación.
La metodología que se utilizó, consistió en el desarrollo de cuatro objetivos; 1. Identificar los
requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones en Municipios de Colombia. 2. Seleccionar los elementos aplicables de la
Arquitectura Empresarial que propone el Gobierno Nacional y que sean útiles para la gestión de
TI en las Secretarías TIC de los Municipios de Colombia. 3. Modelar a través de la metodología
BPMN (Business Process Modeling Notation), los procesos y actividades seleccionados de la
Estrategia de TI aplicables para una Secretaría TIC municipal. 4. Verificar la aplicabilidad del
23
modelo, mediante la validación de los procesos estratégicos de TI en una Secretaría TIC del País.
En ellos se evaluaron el diagnóstico y se presentan los resultados mediante la metodología
BPMN (Business Process Modeling Notation), identificando los aspectos orientadores del marco
de referencia y discutiendo el modelo de implementación en los Municipios, traducido en
procesos, subprocesos, tareas y responsables. Luego se realizó una evaluación de la
aplicabilidad y validación del modelo en la Secretaría TIC del Municipio de Barrancabermeja
(Santander) y se muestra el comportamiento del modelo, arrojando como resultados el avance en
la calificación de los índices de gobierno en línea en los Municipios, el avance en la
institucionalidad TIC de Colombia, identificación de barreras administrativas y jurídicas en la
implementación de una Estrategia de TI, los requerimientos para la creación de una Secretaría
TIC Municipal, elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial TI a la Secretaría TIC, el
cómo alinear los ámbitos y elementos de la Estrategia de TI que contempla el marco de
referencia de AE para Colombia y la optimización de los recursos técnicos y financieros de los
Municipios ya que el modelo a través de la arquitectura empresarial permitirá disminuir
sustancialmente los costos operativos en TI.
Ésta investigación contemplo el desarrollo actividades de diagnóstico, levantamiento de
información, recolección de datos suministrados por el Ministerio de las TIC a través de sus
medios electrónicos de publicación de información, tabulación de la información mediante tablas
electrónicas que permitieron la alineación de los ámbitos de la Estrategia de TI con los
requerimientos técnicos, administrativos y jurídicos de los Municipios, elaboración de entrevistas
semiestructuradas a funcionarios de la Secretaría TIC del Municipio de Barrancabermeja con el
fin de evaluar el comportamiento de los elementos del modelo de AE y la elaboración de un
mapeo estratégico en el que se establecen la relaciones teniendo en cuenta el nivel de
24
importancia de los aspectos jurídicos, administrativos y técnicos, lo que nos permitió elaborar un
análisis y los documentos base para que los Municipios de categoría 1 y 2 puedan crear la
Secretaría de las TIC con un enfoque de AE, cumpliendo con el marco de referencia que el
Ministerio de las TIC ha elaborado para Colombia, el tiempo de ejecución de las actividades en
la investigación fue de 9 meses, contados a partir del mes de Junio de 2015.
Palabras Claves: Arquitectura Empresarial (AE), Tecnologías de la Información (TI), marco de
referencia, Estrategia de TI, ámbitos, elementos, BPMN (Business Process Modeling Notation),
Secretaría TIC, institucionalidad TIC.
25
Abstract
This investigation proyect becomes in a model that is ofered to all Colombian’s Municipalites
category 1 and 2, so they can to créate ICT’s Secretary -based Enterprise Architecture IT, taking
into account the guidelines of the national policy on IT management who heads the Ministry of
Information, Communications and Technologies of the country.
Based on the framework for Colombia, state institutions in order national, departmental and
local, are obliged to implement a standard that allows them to define an IT strategy, ensuring
management processes, administration and control of technologies Information, however the
municipalities don’t have the methodology and the knowledge necessary to develop the
framework, translating into processes and tasks, establishing responsible and understanding the
mechanism of implementation.
The methodology used consisted of the development of four targets where were evaluated the
diagnosis and the results are presented using the BPMN Methodology (Business Process
Modeling Notation), identifying related guiding aspects of the Framework and Discussing the
Model Implementation in municipalities, translated in processes, threads, tasks and
responsibilities. Then it has been made an evaluation of the applicability and Model Validation
in A ICT’s Secretary of the country and the behavior model and relevant elements for
implementation is shown.
The methodology used consisted in the development of four objectives; 1. Identify the
requirements and needs for the creation of Secretariat of Information Technology and
Communications in Colombia’s Municipalities. 2. Select the applicable elements of the
enterprise architecture proposed by the Government and useful for managing IT in the ICT
26
Secretariats of the Colombia’s Municipalities. 3. Model through the methodology BPMN
(Business Process Modeling Notation), the processes and activities selected of the IT strategy,
applicable to a municipal ICT Secretariat. 4. Verify the applicability of the model, by validating
the strategic IT processes in ICT Country’s Secretariat. They diagnosis were evaluated and the
results are presented by BPMN (Business Process Modeling Notation) methodology, identifying
the guiding elements of the framework and discussing the implementation model in the
municipalities, translated into processes, subprocesses, tasks and responsible. Then we maked a
evaluation of the applicability and validation of the model that was performed in the ICT
Secretariat of the Municipality of Barrancabermeja (Santander) and model behavior, casting as a
result progress in qualifying rates online government in the municipalities, progress in ICT
institutions of Colombia, identification of administrative and legal in the implementation of an IT
Strategy barriers, the requirements for the establishment of a Secretariat ICT Municipal,
applicable elements of Enterprise Architecture IT ICT Secretariat, the aligning areas and
elements of the IT strategy that provides the framework of AE for Colombia and optimization of
technical and financial resources of the municipalities since the model through enterprise
architecture will substantially reduce operating costs in IT.
This research contemplate developing diagnostic activities, gathering information, collecting
data supplied by the Ministry of ICT through its electronic information publishing, tabulation of
information through electronic tables that allowed the alignment of the areas of IT strategy with
technical, administrative and legal requirements of the municipalities, development of semi-
structured interviews with officials of the ICT Secretariat of the Municipality of
Barrancabermeja in order to evaluate the behavior of model elements AE and the development of
27
a strategic mapping in which the relations are established taking into account the level of
importance of legal, administrative and technical aspects, which allowed us to develop an
analysis and documents basis for the municipalities of category 1 and 2 to create the Secretariat
of ICT with a focus on AE, complying with the framework that the Ministry of ICT has prepared
for Colombia, the runtime research activities was 9 months, from the month of June 2015.
Keywords: Enterprise Architecture (EA), Information Technology (IT) framework, IT Strategy,
areas, elements, BPMN (Business Process Modeling Notation), ICT Secretariat, ICT institutions.
28
Introducción
El marco normativo institucional regulatorio y vigente del Gobierno Nacional de Colombia
propone desarrollar un ecosistema digital (infraestructura, servicios, aplicaciones y usuarios) e
incentivar de una forma integral la oferta y la demanda de servicios digitales para la inclusión
social y la disminución de la brecha digital, así como la innovación, la productividad y la
competitividad.
En este orden de ideas, en el artículo 5 de la Ley 1431 de 2009 se establece que: “Las
entidades de orden nacional y territorial promoverán, coordinarán y ejecutarán planes, programas
y proyectos tendientes a garantizar el acceso y uso de la población, las empresas y las entidades
públicas a las Tecnologías de la información y las Comunicaciones. Para tal efecto dichas
autoridades incentivarán el desarrollo de infraestructura, contenidos y aplicaciones, así como la
ubicación estratégica de terminales y equipos que permitan realmente a los ciudadanos acceder a
las aplicaciones tecnológicas que beneficien a los ciudadanos, en especial a los vulnerables y de
zonas marginadas del país. Las entidades de orden nacional y territorial incrementarán los
servicios prestados a los ciudadanos a través del uso de las TIC.”
Es así como, el Gobierno Nacional promueve un Estado ordenado a través de la Arquitectura
Empresarial (AE) para que todas las entidades públicas estén alineadas y puedan interactuar
mejor, para ello se proponen alinear procesos, datos, aplicaciones e infraestructura tecnológica
con los objetivos estratégicos del negocio o con la razón de ser de las organizaciones, para ello la
29
existencia de un líder encargado de la gestión estratégica de Tecnologías de Información (TI)
denominados CIO (Chief Information Officer) es indispensable.
Si bien se han definido los lineamientos generales de la AE, en la actualidad no existen
modelos para su implementación en los entes territoriales. Con el fin de lograr lo anterior se
propuso definir un modelo para la creación de las Secretarías TIC en el país con base a la
propuesta de Arquitectura Empresarial en particular del dominio de Estrategia de TI, mediante
la descripción de los procesos para lograr dicha alineación entre el Ente Nacional (MinTIC) y
los entes territoriales (Alcaldías). Lo anterior permite que la gestión en TI en los Municipios se
convierta en propulsor del desarrollo, que los proyectos sean sostenibles en el tiempo, impulsar
el desarrollo aplicado del conocimiento y la promoción de economías locales, además de
intensificar el uso social de las TIC y garantizar el derecho a la información y un mayor acceso a
la educación, el conocimiento, los negocios, la organización y operación de redes sociales y la
eficiencia gubernamental.
Los resultados de este proyecto son el punto de partida para el sector Estatal porque ofrece
una estandarización de procesos con la provisión de un marco normativo, estructura
administrativa, funcionalidad en la infraestructura de TI aplicable, Misión, Visión y el
establecimiento de un modelo dirigido a la formulación de la estrategia de TI, basado en AE para
las Secretarías TIC del País.
30
1. El Problema
1.1. Descripción Del Problema
Los entes territoriales (Municipios) del País, adolecen de una lógica organizativa de toda la
institución, ya que ésta se encuentra permeada por el aparato político de turno que la administra,
bajo interés relacionados con los programas y planes de gobierno del actual mandatario, lo que
conlleva en la mayoría de los casos, que el core del negocio se vea sesgado o inclinado hacia
ciertos sectores de dichos territorios. (Ver Figura No. 1. Diagrama Causa – Efecto, planteamiento
y descripción del problema).
La no implementación de una correcta arquitectura empresarial (AE) en los Municipios,
conlleva a un problema de entendimiento del negocio de la institución, ocasionando dificultades
en los procesos tanto administrativos como de tecnología.
31
Figura 1. Diagrama Causa – Efecto, planteamiento y descripción del problema.
Fuente: Autor
El diagrama causa – efecto de la Figura No. 1. fue elaborado en una sesión de trabajo en
conjunto con los funcionarios de la Secretaría TIC de Barrancabermeja, por ser el primer
Municipio del País (no capital y de categoría 1) en crear una Secretaría de Despacho que se
encargara de la gobernanza de TI en el Municipio, en dicha sesión participó el Secretario de las
TIC, un profesional del área de proyectos de TI, un profesional del área de servicios digitales y
un profesional del área de operaciones de TI. La metodología realizada fue la generación de una
lluvia de ideas, la cual permitió analizar en grupo el problema que vivía el Municipio de
Barrancabermeja antes de crear la Secretaría TIC. En el ejercicio se estableció la espina central
o problema central que se describe a la derecha de la Figura No. 1., luego se procedió a
identificar categorías relacionadas con el problema y por cada una de ellas se identificaron las
32
causas. Ésta actividad estuvo coordinada por el Secretario de las TIC del Municipio de
Barrancabermeja, Ing. Jhon Jairo Jiménez Álvarez.
Como resultado del ejercicio y del análisis al problema, se evidencia que la falta de una
dirección de tecnología en los entes territoriales de Colombia, evidencian la no identificación de
los productos, servicios y capacidades, como también el diseño de los procesos y de una
arquitectura empresarial (estructura, roles, perfiles) que permita el despliegue de las capacidades
para cumplir los objetivos de la Institución. Algunas de las razones es; la inexistencia de una
oficina o dirección que se encargue de liderar todos los aspectos de TI del Municipio, la
evolución y el desarrollo de los procesos se ven afectados debido a que los objetivos de TI no
están alineados con la Institución, la inexistencia de un portafolio de TI y debilidades en la
gestión de servicios TI.
Las decisiones acertadas de tecnología, datos o aplicaciones, incluso de inversión, generan
resultados de mayor impacto a nivel de negocio, por ejemplo, con mayor satisfacción de
ciudadanos, menor número de reclamos, tiempos de atención optimizados o incluso nuevos
bienes o servicios, todo esto redundando en un mayor margen para los Municipios.
La práctica de arquitectura empresarial (AE) encauza las inversiones y los esfuerzos
produciendo como resultado una organización óptima y coherente, que asegure una gestión de TI
adecuada a las necesidades de sus grupos de interés (internos y externos). Por supuesto, si su
direccionamiento estratégico fue el acertado, aún si no lo es, la función de gobierno de la
arquitectura empresarial (AE) le permitirá identificarlo y realizar oportunamente los correctivos.
33
1.2. Formulación de la Pregunta de Investigación
La pregunta de investigación que aborda este proyecto es: “¿Cómo orientar la
implementación de un modelo de arquitectura empresarial (AE) de TI en los entes
territoriales municipales de categoría 1 y/o 2, alineado a la Estrategia de TI del Gobierno
Nacional de Colombia?”
El Gobierno Nacional se encuentra desarrollando un marco de referencia de AE que se
adaptará tanto para sectoriales como instituciones del estado, entre estas los Entes Territoriales
(Municipios). En ese sentido el proyecto desarrollará un proceso que determine la importancia
de implementar una dirección de TI en los Municipios partiendo de la necesidad de elevar al
nivel directivo tanto la gestión, como la infraestructura y administración de TI, diseñando un
modelo para la creación de una Secretaría de Despacho de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, alineando su estructura a la política nacional de arquitectura empresarial
dirigida hacia el dominio de Estrategia TI.
1.3. Justificación
La Arquitectura Empresarial (AE) es una metodología que está basada en una visión integral
de las organizaciones o en este caso, de todo el Estado (CIO Ministerio TIC, 2012), permite
alinear procesos, datos, aplicaciones e infraestructura tecnológica con los objetivos estratégicos
del negocio o con la razón de ser de las entidades. En general, dentro de la Arquitectura
34
Empresarial se identifican seis dominios: Estrategia, gobierno de TI, información, sistemas de
información, servicios de tecnología, uso y apropiación.
El desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) tiene una
función flexibilizadora y un carácter dinamizador de la organización que han impulsado nuevas
configuraciones organizacionales. Así, esta evolución ha conllevado a definir marcos de trabajo
para desarrollar arquitecturas empresariales, y dentro de ellas, arquitecturas de TI, soportadas por
Infraestructuras de TI que brindan Servicios, básicos o primarios y adicionales.
Su principal objetivo es garantizar la correcta alineación de la tecnología y los procesos de
negocio en una organización, con el propósito de alcanzar el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos. Las áreas de tecnología en las entidades del Estado y en general en todo tipo de
organizaciones aún son vistas con frecuencia por los altos directivos como simples oficinas de
soporte que generan unos costos fijos necesarios para soportar los procesos operativos y
administrativos, compra y mantenimiento de equipos y sistemas de información, licencias de
software, servicios de telecomunicaciones, etc.
La Arquitectura Empresarial señala un esquema o un mapa de navegación que incluye los
procesos, componentes y políticas de una organización, y debe servir de apoyo en la toma de
decisiones estratégicas. Y, en consecuencia, permite a la alta gerencia entender mejor el papel de
la tecnología en su estrategia general, establecer el retorno de la inversión, o por sus siglas en
inglés ROI y revalorizar la importancia estratégica de las áreas de tecnología en la organización.
35
Perder el control es una tarea que no todos los gobernantes y directivos de entidades
públicas están dispuestos a ceder, lo que hace difícil que los entes territoriales puedan llegar a
desarrollarse rápidamente, debido a la falta de planeación estratégica y la coherencia de sus
acciones frente a las metas de los planes de desarrollo municipales. La Arquitectura Empresarial
aplica perfectamente en las entidades de cualquier municipio colombiano, por pequeño que sea.
La inclusión de estrategias de las TIC en los planes de desarrollo territorial, es una práctica
que debe estar armonizada con las estrategias de avance del país en torno al sector TI, ya que el
componente de las TIC a nivel nacional ha sido incluido en las directrices impartidas en
documentos tales como Visión Colombia II Centenario 2019, Plan Nacional de Desarrollo 2014 -
2018 y el Plan Vive Digital Regional. En lo que respecta a los Municipios, es clave que los
mandatarios comprendan la importancia de elevar a una Secretaría de Despacho las acciones
entorno a las TIC, ya que de ella se desprende toda una cadena de valor de la información, la
cual se convierte en una herramienta eficaz, eficiente y confiable en la gestión Municipal.
.Generación 2. Difusión 3. Uso

- Contenidos - TIC - Acceso
- Instrumentos de - Competencias
recolección de info. básicas
4. Marco institucional y normativo

(estándares e incentivos)
Figura 2. Marco Institucional Normativo. (DNP, 2008)
36
Si bien es sabido, la arquitectura empresarial es un tema tan complejo como se quiera
diseñar o especificar, este es útil en cualquier tipo de organización y en especial, debería ser más
útil en instituciones dónde se tiene más restricciones de recursos y de mercado.
El aspecto más relevante de la creación de la Secretaría de las TIC en los entes territoriales
de Colombia tiene que ver con los beneficios que ésta trae no solo a la gobernabilidad al interior
de los Municipios, sino a la puesta al servicio de los ciudadanos de información, trámites,
servicios en línea, democracia participativa, acceso de las TI en la población y mejoramiento de
procesos de formación disminuyendo la brecha digital en toda la población.
1.4. Objetivos
1.4.1. General
Diseñar un modelo de estrategia de Tecnología de Información, basado en Arquitectura
Empresarial y modelado de procesos de negocio (BPMN), dirigido a los Entes Territoriales
colombianos de categoría 1 y 2 para la creación de Secretaría TIC.
1.4.2. Específicos
 Identificar los requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Municipios de Colombia.
 Seleccionar los elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial que propone el
Gobierno Nacional y que sean útiles para la gestión de TI en las Secretarías TIC de los
Municipios de Colombia.
37
 Modelar a través de la metodología BPMN (Business Process Modeling Notation), los
procesos y actividades seleccionados de la Estrategia de TI aplicables para una Secretaría
TIC municipal.
 Verificar la aplicabilidad del modelo, mediante la validación de los procesos estratégicos
de TI en una Secretaría TIC del País.
1.4.3. Resultados esperados
Tabla 1. Resultados esperados en el desarrollo de los objetivos
Objetivo Especifico Resultado / Evidencia

Describir los requerimientos y Descripción de los procedimientos, documentos y
necesidades para la creación de la elementos básicos necesarios para realizar el
Secretaría de las Tecnologías de la proceso de creación de una Secretaría de las
Información y las Comunicaciones Tecnologías de la Información y las
en Municipios de Colombia. Comunicaciones en Municipios de Colombia con
categoría 1 y 2.
Seleccionar los elementos (Lista) Análisis de los elementos contemplados
aplicables de la Arquitectura en el marco de la Arquitectura Empresarial en
Empresarial que propone el Colombia y elegir los que sean aplicables para
Gobierno Nacional y que sean los Municipios del País que contribuyan con la
útiles para la gestión de TI en las gestión de TI, desde el punto de vista
Secretarías TIC de los Municipios administrativo y de infraestructura TI.
de Colombia.
Modelar a través de la metodología Descripción gráfica de las actividades, procesos,
BPMN (Business Process Modeling recursos, funciones que permita observar el
Notation), los procesos y diagrama de modelado de procesos de negocio
actividades seleccionados de la aplicado al cumplimiento de la estrategia de TI
Estrategia de TI aplicables para para los Municipios del País.
una Secretaría TIC municipal.
Verificar la aplicabilidad del Demostrar la adaptabilidad del modelo diseñado,
modelo, mediante la validación de mediante la evaluación y comparación de la
los procesos estratégicos de TI en estructura, procesos y planes de TI de una
una Secretaría TIC del País. Secretaría TIC ya creada.
38
2. Marco Teórico
2.1. Arquitectura empresarial
La arquitectura empresarial (AE) de una entidad es la organización lógica para la
infraestructura de TI y los procesos de negocios, los cuales reflejan los requerimientos de
integración y estandarización del modelo operativo de la empresa.
2.2. Origen del concepto de Arquitectura Empresarial – AE
Según Zachman “El éxito del negocio y los costos que ello conlleva dependen cada vez más
de sus sistemas de información, los cuales requieren de un enfoque y una disciplina para la
gestión de los mismos” (J. Zachman, 1987). La visión de Zachman sobre la agilidad y valor que
39
las TI podrían aportar al negocio se puede desarrollar de forma más efectiva a través del
concepto de una arquitectura holística de sistemas.
El enfoque dado por Zachman fue un gran aporte a los primeros pasos que dio la agencia del
gobierno de los Estados Unidos – El Departamento de Defensa – para crear una AE conocida
como Technical Architecture Framwork for Information Management – TAFIM y se centraba en
la optimización de los proyectos tecnológicos alineados con las necesidades del negocio, de aquí
nace una Ley orientada a la Gestión de las Tecnologías de la Información dirigida a todas las
agencias federales del gobierno de Estados Unidos y se crea el consejo CIO Council conformado
por todos los CIO (Chief Information Officer) de los principales órganos gubernamentales. (U.
N. CONGRESS, 1996).
En 1998, el CIO Council le cambia el nombre al modelo de referencia AE-TAFIM y da
origen a un nuevo modelo de referencia de arquitectura empresarial (Framework), el cual fue
denominado Federal Enterprise Architecture Framwork – FEAF en su versión 1.1. (R. Whittle y
C. Myrick, 2004).
Posteriormente las responsabilidades del CIO Council fueron asignadas a una nueva
dependencia del gobierno denominada Office of Management and Budget – OMB, en el año
2002, la OMB le cambia el nombre al Framework de arquitectura FEAF, por el Federal
Enterprise Architecture – FEA, el cual se conserva hasta la fecha. (R. Sessions, 2008).
40
En 1995, el trabajo realizado por TAFIM fue retomado por The Open Group, el cual creó un
nuevo Framework para AE denominado The Open Architectural Framework – TOGAF.
TOGAF fue evolucionado a través de diferentes versiones hasta llegar a la actual 9.1, dicha
versión es compatible con IEEE 1471, 2000.
En el año 2005, los CIO de las empresas privadas comienzan a tener una alta relevancia en
la apropiación y desarrollo de Framework. En este mismo año el grupo Gartner Group adquiere
a Meta Group, grupo que contaba con una amplia experiencia en el área de gestión de procesos,
además de su propia AE. Gracias a ésta alianza, el Gartner Group publica su propio Framework
de arquitectura denominado Gartnet Enterprise Architectural Framework – GEAF.
A pesar que desde 1994 aparecen estos Framework, solo hasta el 2000 se ven aplicados en
las entidades gubernamentales de los Estados Unidos y a partir del 2003 aparecen las versiones
comerciales, los cuales comienzan a ser adoptados por diferentes empresas industriales del
mundo. (Ver Tabla No. 1. Lista de Framework de AE).
41
Tabla 2. Lista de Framework de AE. (J. Schekkerman, 2006)
Framework de descripción arquitectura empresarial

zACHMAN Zachman Framework for interprise
Architecture (www.zifa.com, s.f.)
E2AF Extended Enterprise Architecture
Framework (enterprise-architecture, s.f.)
TOGAF The Open Group Architecture Framework
(http://www.opengroup.org/togaf/, 2013)
GEAF Gartner Enterprise Architecture
Framework
(www.gartner.com/technology/, 2014)
FEAF Federal Enterprise Architecture
Framework V. 2.0 US.
(www.whitehouse.gov, 2013)
BTEP GC Enterprise Architecture and Standards
(www.tbs-sct.gc.ca, 2010)
En la figura 3 se muestra un resumen sobre la cronología de evolución del concepto de AE y
algunos de los frameworks a través de los cuales es aplicado. (R. Sessions, 2008).
Figura 3. Evolución cronológica de los Framework de AE.
42
El desarrollo de la AE se debe entender como la descripción integral y estructurada de los
diferentes elementos que conforman las entidades, que es realizada por equipos
interdisciplinarios que conocen muy bien la entidad, sus procesos, las líneas de negocio y la
forma en que la entidad evoluciona, que se acogen a las reglas y principios corporativos, que
aplican las técnicas y metodologías establecidas, que se arriesgan a proponer, a innovar y a
disfrutar del proceso de construcción de diferentes procesos y proyectos que apoyan el desarrollo
del negocio, y que tienen la capacidad de percibir, pensar y proyectar la entidad con una visión
global e integral.
AE, es un modelo de referencia puesto a disposición de las entidades del Estado colombiano,
para ser utilizado como soporte de la estructuración de las arquitecturas empresariales, tanto
sectoriales como institucionales, y que se adaptará a las necesidades y características propias de
cada sector y entidad respectivamente.
El marco establece los elementos que, de manera común, deben considerarse para la
implementación de AE en el Estado. La estructura del Marco de Referencia de AE para el Estado
Colombiano está compuesta por los siguientes elementos (Ver Figura No. 4 Estructura del Marco
de Referencia de AE para la Gestión de TI en el Estado Colombiano):
1. Principios.
2. Dominios.
3. Base de conocimiento.
43
Figura 4. Estructura del Marco de Referencia de AE para la Gestión de TI en el Estado
colombiano.
Los dominios del Marco de Referencia de AE, para el Estado colombiano están alineados
con las definiciones hechas en el Diseño Contextual del Marco de Referencia de AE (Unión
temporal Everis / Tecnocom, 2014) y son similares a los niveles que se presentan en los
conceptos tradicionales de Arquitectura Empresarial, como se puede ver a continuación (Ver
Figura No. 5 Modelo de contexto de los dominios):
44
Figura 5. Modelo de contexto de los dominios
Dominios o dimensiones: El Marco de Referencia de AE para el Estado colombiano
lineamientos para la gestión de información como principal generador de valor estratégico para
la institución. Comprende la definición de los siguientes aspectos: diseño de los servicios de
información, la gestión de la calidad de la misma, la gestión del ciclo de vida del dato y de
información, el análisis de información y el desarrollo de capacidades para el uso estratégico de
ésta.
 Dominio de Estrategia de TI: define estándares y lineamientos, para diseñar la
estrategia de TI y lograr su alineación con las estrategias del Estado y el sector a la que
pertenece.
45
 Dominio de Gobierno de TI: define estándares y lineamientos para diseñar e
implementar esquemas de gobernabilidad de TI, alinear los procesos de la entidad con los
del sector e incorporar políticas de TI en las entidades y procesos para la gestión de TI,
gestión por procesos de TI, estructura organizacional de TI, gestión de proveedores y
gestión de proyectos.
 Dominio de Sistemas de Información: define estándares y lineamientos para la gestión
de los sistemas de información, incluyendo su arquitectura, ciclo de vida, las aplicaciones
que los conforman y los procesos de implementación y soporte.
 Dominio de Servicios Tecnológicos: define estándares y lineamientos para la gestión de
la infraestructura tecnológica que soporta los sistemas y los servicios de información, así
como los servicios requeridos para su operación. Comprende la definición de la
infraestructura tecnológica, la gestión de la capacidad de los servicios de TI, la gestión de
la operación y la gestión de los servicios de soporte.
 Dominio de Uso y Apropiación: define estándares y lineamientos para el Uso y
Apropiación de TI, el cual incluye la gestión del cambio y gestión de grupos de interés.
El Estado requiere un nuevo modelo para la gestión de la tecnología y de la información
(TI), con el objetivo final de maximizar los beneficios y ofrecer mejores servicios a las personas
y a las instituciones, de manera más eficiente y transparente. Colombia ha avanzado con
estabilidad y fortaleza en el acceso universal de sus ciudadanos a la tecnología. Sin embargo,
este gran progreso trajo nuevos retos de utilización de contenidos digitales, de uso de
información y de desarrollo de nuevos servicios para ciudadanos, organizaciones y entes
territoriales. Para responder a estas necesidades, los Municipios del país deben apropiar una
46
Arquitectura Empresarial (Ver Figura No. 6. Dominio Estrategia TI - Marco de Referencia AE
Colombia) que permita mejorar el desarrollo y uso de las TI, a través de una Estrategia TI para
que el Estado dinamice el desarrollo del país a través de las Tecnologías de Información con el
apoyo regional de las Gobernaciones y los Municipios.
Figura 6. Dominio Estrategia TI - Marco de Referencia AE Colombia
47
3. Metodología
La investigación cualitativa es aquella donde se describe la calidad de las actividades,
relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o problema.
La misma procura por lograr una descripción holística, esto es, que intenta analizar
exhaustivamente, con sumo detalle, un asunto o actividad en particular. La investigación
cualitativa se interesa más en saber cómo se da la dinámica o cómo ocurre el proceso de en qué
se da el asunto o problema.
Para la descripción de los procesos se selecciona la notación gráfica que describe la lógica
de los pasos de un proceso de Negocio conocida en sus siglas en inglés como BPMN (Business
Process Modeling Notation) que se concentra en la administración de los procesos de negocio y
se entiende como tal a la metodología que orienta los esfuerzos para la optimación de los
procesos de la empresa, en busca de mejorar la eficiencia y la eficacia por medio de la
gestión sistemática de los mismos que permite generar y controlar cambios de forma ágil,
oportuna, confiable y de calidad, con miras al logro de los objetivos estratégicos de la
organización. Estos procesos deben ser modelados, automatizados, integrados, monitoreados
y optimizados de forma continua. BPM permite:
 Un lenguaje estándar para la diagramación de los diferentes procesos existentes en la
organización.
48
 Modelar los procesos de la organización comprensibles para los usuarios finales y
facilita el levantamiento de los requerimientos necesarios para la creación de los
sistemas requeridos.
 Manejar una representación visual común para los usuarios finales que permite que el
lenguaje utilizado no sea técnico y pueda haber una comunicación eficaz entre ambas
partes.
En particular para esta investigación se asume esta metodología y la notación BPMN para el
análisis, diseño y modelado de procesos necesarios para formular un modelo de estrategia de
Tecnología de Información basada en Arquitectura Empresarial y modelado de procesos de
negocio (BPMN), para guiar a los Entes Territoriales colombianos en la creación de una
Secretaría TIC. (Ver Figura No. 7. Metodología de desarrollo de la investigación).
Figura 7. Metodología de desarrollo de la investigación.
Fuente: Autor.
49
Análisis Estratégico de la Organización: en la cual se perfeccionan las herramientas
metodológicas para obtener la información de los procesos por parte de los responsables
de los mismos, cuáles serán las fuentes de información que se utilizarán, cuál es la misión
que persigue el bien y/o servicio que brinda la organización, marcos legales o regulatorios y la
identificación de los actores de los procesos y sus respectivas necesidades y/o expectativas.
Análisis de Procesos: Debe determinar los procesos con los cuales se desarrollarán
las actividades para el objetivo del negocio de conformidad con las necesidades y expectativas
determinadas por los actores, considerando siempre las funciones que la legislación
vigente. En esta etapa se genera un listado de todos los procesos y actividades que se
desarrollan en la institución. Conociendo cuáles son los usuarios y determinados los bienes y/o
servicios que estos requieren, pueden establecerse los procesos que sirvan para generarlos.
Modelado de procesos: Una vez que se tienen identificados y clasificados los
procesos a partir del listado de procesos institucionales generado en la etapa anterior, se debe
proceder a realizar el modelado mediante BPMN. Cada proceso se encuentra conformado por
una serie de procedimientos, y estos a su vez por actividades o tareas por desarrollar, así
mismo el detalle de los recursos requeridos y los actores en cada uno de estos.
Validación: se realiza una revisión de los procesos establecidos por la organización, y
de ser necesario, se rediseñan estos para mejorarlos y adecuarlos para satisfacer las
necesidades de los usuarios. El objetivo es evaluar los procesos y si es el caso modificarlos para
crear servicios o productos dirigidos a satisfacer las necesidades de los actores.
50
4. Desarrollo Del Proyecto
4.1. Identificación de requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las
TIC
4.1.1. Introducción
Los entes territoriales (Municipios) del Colombia, adolecen de una lógica organizativa de
toda la institución, ya que ésta se encuentra permeada por el aparato político de turno que la
administra, bajo interés relacionados con los programas y planes de gobierno del actual
mandatario, lo que conlleva en la mayoría de los casos, que el core del negocio se vea sesgado o
inclinado hacia ciertos sectores de dichos territorios. La no implementación de una correcta
arquitectura empresarial de TI en los Municipios, conlleva a un problema de entendimiento del
negocio de la institución, ocasionando dificultades en los procesos tanto administrativos como de
tecnología.
Algunas de las debilidades de los Municipios de Colombia frente a una dirección de
tecnología de información eficiente, es la no identificación de los productos, servicios y
capacidades, como también el diseño de los procesos y de una arquitectura empresarial
(estructura, roles, perfiles) que permita el despliegue de las capacidades de TI para cumplir los
objetivos de la Institución, por varias razones como por ejemplo; la inexistencia de una oficina o
dirección que se encargue de liderar todos los aspectos de TI del Municipio, la evolución y el
desarrollo de los procesos se ven afectados debido a que los objetivos de TI no están alineados
51
con la Institución, la inexistencia de un portafolio de TI y debilidades en la gestión de servicios
TI.
La falta de una visión a futuro de los Municipios, incluyendo las arquitecturas de sistemas de
información e infraestructura y la no práctica de gobierno de TI, impacta en el establecimiento de
marcos y la utilización de las métricas, el portafolio, los proveedores, los acuerdos de servicio, el
aseguramiento de la calidad, la construcción, adquisición, implementación y entrega de los
servicios de los entes territoriales.
Las decisiones acertadas de tecnología, datos o aplicaciones, incluso de inversión, generan
resultados de mayor impacto a nivel de negocio, por ejemplo, con mayor satisfacción de
ciudadanos, menor número de reclamos, tiempos de atención optimizados o incluso nuevos
bienes o servicios, todo esto redundando en un mayor margen para los Municipios. La práctica
de arquitectura empresarial encauza las inversiones y los esfuerzos produciendo como resultado
una organización óptima y coherente, que asegure una gestión de TI adecuada a las necesidades
de sus grupos de interés (internos y externos). Por supuesto, si su direccionamiento estratégico
fue el acertado, aún si no lo es, la función de gobierno de la arquitectura empresarial le permitirá
identificarlo y realizar oportunamente los correctivos.
Para avanzar en el tema, el Ministerio de Tecnologías de Información y Comunicación
(MinTIC) de Colombia ha desarrollado el marco de referencia de arquitectura empresarial para la
gestión de TI (Moreno, P, ez, Parra, & Campos, 2014), que es el instrumento para orientar la
implementación de la arquitectura TI Colombia y habilitar la estrategia de Gobierno Electrónico
52
del Estado Colombiano, en donde uno de los objetivos es que las mediciones se conviertan en
guías de la visión estratégica de TI en Colombia (Ministerio de las TIC, 2015). Está dirigido a
las entidades que conforman la administración pública con el fin de contribuir con la
construcción de un estado abierto, más eficiente, transparente, participativo y que preste mejores
servicios con la colaboración de toda la sociedad, lo cual facilitará la implementación y el
desarrollo de ciudades y gobiernos inteligentes.
Si bien se han definido los lineamientos generales de la AE (Arquitectura Empresarial), en la
actualidad no existen modelos para su implementación en los entes territoriales. Para ello se ha
realizado inicialmente un diagnóstico o estudio preliminar del estado actual de los entes
territoriales identificando a nivel nacional la existencia de oficinas o secretarias existentes de
Tecnologías de Información. Posteriormente se toman como caso de estudio los Municipios de
Barrancabermeja (Santander), Floridablanca (Santander) y Armenia (Quindío), para identificar
como estos municipios han asumido mediante el desarrollo de programas e inversión el objetivo
de alinear sus políticas y objetivos con las TI. Para finalizar se toma el municipio de
Barrancabermeja (Santander) y se hace un diagnóstico del estado de la secretaría TIC frente a
cada uno de los dominios de la arquitectura propuesta por MinTIC a través de un análisis DOFA.
El diagnóstico anterior permitirá identificar las necesidades las necesidades y requerimientos
(técnicos, jurídicos y administrativos) necesarios para la creación de secretarias de TIC en
municipios colombianos que facilite la implementación del Dominio de Estrategia de TI acorde
con la Arquitectura Empresarial TIC Colombia, con el fin de que los proyectos sean sostenibles
en el tiempo, permitan impulsar el desarrollo aplicando el conocimiento y la promoción de
53
economías locales, además de intensificar el uso social de las TIC y garantizar el derecho a la
información y un mayor acceso a la educación, el conocimiento, los negocios, la organización y
operación de redes sociales y la eficiencia gubernamental.
4.1.2. Metodología
Para el diagnóstico inicial o estudio preliminar se ha tomado como referencia la
información disponible a nivel nacional sobre secretarias TIC, posteriormente se seleccionó
como caso de estudio la Secretaría de Tecnologías de Información y Comunicaciones del
Municipio de Barrancabermeja (Santander), del Municipio de Armenia (Quindío) y la Alcaldía
del Municipio de Floridablanca (Santander) que en la actualidad no cuenta con Secretaría TIC,
en esta se realizó una evaluación inicial del estado de los planes de desarrollo municipal,
programas, subprogramas e inversiones realizadas respecto a los dominios propuestos en la
arquitectura empresarial de MinTIC y por último se toma como estudio la secretaría TIC de
Barrancabermeja, la primera creada en el país, en la cual se hace un diagnóstico (Ver Figura No.
8. Etapas del desarrollo del diagnóstico) de cada uno de los dominios de la arquitectura de TI
planteada por el MinTIC.
54
Para ello se ejecutaron las siguientes etapas:
Figura 8. Etapas de desarrollo del diagnóstico
4.1.3. Resultados
4.1.3.1. Problema
El asunto de interés para el diagnóstico es la identificación del estado de las oficinas de TIC
de los Municipios mediante la caracterización de la información en que nos permitió conocer
como han avanzado los Municipios en materia del Plan Vive Digital, Gobierno en Línea,
Arquitectura Empresarial TI y Plan de Desarrollo Municipal. Además, cuáles fueron las
herramientas de ejecución, y qué recursos financieros fueron invertidos en cada uno de los
programas ejecutados que estuvieran relacionados directamente con las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones. Todo lo anterior, teniendo en cuenta el objeto de estudio
relacionado con el dominio de Estrategia de TI del marco de referencia para Colombia.
55
4.1.3.2. Alcance
El 30 de Julio de 2009 el Presidente de la época Dr. Alvaro Uribe Vélez, sancionó la Ley
1341 de 2009 convirtiendo el Ministerio de las Comunicaciones en Ministerio de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones. La nueva Ley creó un marco normativo para el
desarrollo del sector y promover: el acceso y uso de las TIC a través de la masificación, el
impulso a la libre competencia, el uso eficiente de la infraestructura y en especial fortalecer la
protección de los derechos de los usuarios. (Ministerio de las TIC, 2015).
El estudio se desarrolló en los Municipios de Barrancabermeja (Santander), Floridablanca
(Santander) y Armenia (Quindío), los cuales presentan la siguiente caracterización en la Tabla
No. 3. Categorización de Municipios de Estudio:
Tabla 3. Categorización de Municipios de Estudio.
Departamento Municipio Categoría Institucionalidad Año

TIC
Quíndio Armenia 1 Secretaría TIC 2012
Santander Barrancabermeja 1 Secretaría TIC 2013
Santander Floridablanca 1 Ninguna -
Fuente: Autor
4.1.3.3. Recopilación y caracterización de la información
Parte de las metas del Plan Vive Digital de Colombia, es incrementar la institucionalidad
TIC en los entes territoriales del País, es así que se presenta un balance de cómo los Municipios
y Departamentos de Colombia han implementado en sus territorios la creación de las Secretarías
de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, además de la creación de jefaturas,
asesorías y coordinaciones TIC (Ver Anexo A Institucionalidad TIC en el País).
56
Para la recolección de información se realizaron socializaciones en los Municipios objeto de
estudio junto a los profesionales involucrados en las actividades y procesos TIC, además la
revisión documental a los Planes, Programas y Proyectos en el periodo de mandato del 2012 al
2015. Posteriormente se procedió a la documentación a través de evidencias de lo discutido
previamente para soportar los resultados obtenidos.
En torno a la caracterización se determinaron los aspectos relevantes en la política nacional
de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones aplicadas para los Municipios del
País, en ese sentido se caracterizó el estado de los Municipios en:
 Plan Vive Digital 2014-2018.
 Logros en Gobierno en Línea.
 Arquitectura Empresarial TI.
 Programas en el Plan de Desarrollo relacionados con TIC.
 Plan de Acción e Inversiones TIC
El resultado de la caracterización (Ver Tabla No. 4. Caracterización por Municipio),
permitió realizar un diagnóstico por Municipio en relación al cumplimiento de los lineamientos
de política nacional de TIC y determinar qué nivel de esfuerzo se ha ejecutado por cada uno de
ellos en materia de TI junto a los programas y subprogramas previstos.
57
Tabla 4. Caracterización por Municipio.
Fuente: Autor
58
Como resultado del análisis de los Planes de Acción y Planes de Inversiones (Ver Tabla No. 5. Recursos Invertidos por Municipio
en TIC.), se caracterizaron los montos de inversión por programas y subprogramas, dicha información resulta del análisis realizado a
los Planes de Desarrollo Municipal de la vigencia 2012 al 2015.
Tabla 5. Recursos Invertidos por Municipio en TIC.
Fuente: Planes de Desarrollo 2012-2015 – Autor
59
Adicionalmente se toma como asunto de interés la identificación mediante la matriz DOFA
del estado de las actividades y procesos actuales que se llevan a cabo en la secretaria TIC de
Barrancabermeja y establecer el nivel de avance que pueden facilitar o limitar la implementación
de la AE de MinTIC, teniendo en cuenta los seis dominios propuestos.
En la actualidad el Municipio de Barrancabermeja cuenta con una Secretaría de Despacho
encargada de todos los temas relacionados con las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, siendo ésta la primera Secretaría TIC de Colombia del orden Municipal
convirtiéndose en modelo para el País y orientada hacia el fortalecimiento de un Ecosistema
Digital Municipal acorde con las Políticas Nacionales de TIC.
Tabla 6. DOFA Dominio estrategia de TI
FORTALEZA DEBILIDADES
 Existe la estructura administrativa de la  Se debe crear el sector TIC a nivel
Secretaría TIC en el Municipio de del Plan Municipal de Desarrollo
Barrancabermeja en términos de roles y con el fin de tener un presupuesto
manual de funciones, determinando la visión definido.
y misión de la misma.( Decreto Municipal
021 de 2013)  No se cuentan con indicadores de
 En el Municipio de Barrancabermeja se han seguimiento y control a la estrategia
creado diversas estrategias TIC, como: de TI en general.
Gobierno en línea, Apropiación e inclusión
TIC para la comunidad de escasos recursos,
Fortalecimiento de la plataforma TI,
Ciudadano digitales, Acceso a convocatorias
del MinTIC, Mejoramiento del flujo de
procesos internos para mejorar la prestación
de servicios y trámites en línea, entre otras.
60
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 El Municipio tiene implantado varios  No poder acceder al proyecto Plan
programas del MinTIC para la comunidad Vive Digital Regional, el cual
(PVD, Apps, En TIC Confio, Redvolución, maneja los recursos en el País para
entre otros). la implementación de las TIC en
sólo Gobernaciones y Ciudades
Capitales.
Tabla 7. DOFA Dominio Gobierno de TI
 Existen Proyectos de TI en el Banco de  El Sistema de Gestión de Calidad se

Programas y Proyectos del Municipio de encuentra solo documentado y su
Barrancabermeja. implantación aún no se ha realizado
 Existe un Mapa de Riesgos dentro de la dentro de la entidad.
Secretaría TIC.  Procesos de toma de decisiones
 Se Realiza Seguimiento y Control a los dependen de la alta dirección y de
proyectos. otras secretarías lo que a veces
puede demorar los procesos.
 Bajos presupuestos para inversión
en TI.
 El Municipio demanda muchas necesidades  Tiempos para convocatoria de

de TI en aspectos de Movilidad proyectos cortos.
(Semaforización moderna con centro de  Deficiente el proceso normativo
control de movilidad en línea), Plataformas para evaluación de proveedores.
Web para apoyar la seguridad urbana y  Políticas de transparencia débiles.
rural integrándola a las Cámaras de
Seguridad, Mejoramiento de la cobertura en
Conectividad en las 7 comunas y 6
corregimientos, fortalecimiento de la
enseñanza y aprendizaje en las aulas de
clases desde las edades más pequeñas
posibles con la inclusión de las TIC.
 Existen fondos en otras entidades para el
apoyo de TI.
61
Tabla 8. DOFA Dominio Información
 Política de publicación en etapa de
 Existe una política Editorial para la
publicación de la información en implementación.
página web.  Resistencia al cambio para la
 A nivel de datos existen diversos implementación de una cultura de
niveles de restricciones para el publicación.
acceso a la información.  Usuarios de la Administración Municipal
no ejercen procesos de seguridad y control
de la información.
 Gobierno nacional ha normalizado  Alto nivel de corrupción.
la necesidad de publicar la  Baja credibilidad de la comunidad hacia el
información. sector público.
 Política de transparencia cada día
más fuerte con la rendición de
cuentas.
Tabla 9. DOFA Sistemas de Información
 Se cuenta con un sistema de  Existen procesos que deben integrarse al

información financiero robusto y a sistema maestro de una mejor forma.
la medida.  Los recursos son escasos para el coste de
 Los sistemas de información se los sistemas de información.
planean por medio de proyectos de
inversión.
 El gobierno nacional realiza planes  Los requisitos para las convocatorias no
de choque para ayudar a aplican para ciudades no capitales.
implementar sistemas de
información misionales a los entes
territoriales
62
Tabla 10. DOFA Dominio Servicios Tecnológicos
 Existe un DataCenter de última  Las mudanzas y cambios internos entre

tecnología y ajustado a las oficina se realizan sin tener en cuenta la
necesidades de la entidad. distribución de la red de datos.
 Existe un anillo de fibra óptica  El plan de mantenimiento de la red de
propia interconectando los edificios datos es deficiente.
principales de la entidad.  El plan de mantenimiento de equipos de
 Existe una buena cantidad de cómputo funciona solo de forma
equipos de cómputo actualizados correctiva sin tener en cuenta la
disponibles para realizar las labores preventiva.
misionales de la entidad.
 El gobierno nacional tiene programas  Los requisitos para las convocatorias
de apoyo a los entes territoriales en el pueden no aplicar para el municipio de
desarrollo de sus necesidades de Barrancabermeja.
infraestructura.  El hardware tiende a desactualizarse de
 Existen servicios sobre la nube que una manera rápida que dificulta el soporte
pueden ayudar a minimizar el (sobre todo en servidores y dispositivos
soporte tecnológico a la entidad. de telecomunicaciones).
Tabla 11. DOFA Dominio Uso y apropiación
 Se tienen acciones para el uso y  La exigencia de Conectividad hace que
apropiación de las TIC con políticas los recursos sean escasos.
de inclusión (personas tercera edad,  Resistencia al cambio por parte de los
en situación de discapacidad, LGTBI, grupos de interés, tales como líderes
entre otros). sociales, asociaciones de usuarios,
 Se cuenta con espacios para uso y contribuyentes, docentes, entre otros.
apropiación de TIC (Puntos Vive  Falta socialización y promoción de las
Digital) actividades de apropiación.
 Existen convenios con entidades
certificadoras de competencias
(SENA).
 Se trabajan programas para mejorar
la calidad educativa mediante la
utilización de herramientas TIC en el
aula.
63
Tabla 10. (Continuación)

 El gobierno nacional cuenta con  Los programas a veces no se ajustan a

programas y convocatorias para las necesidades de la región.
apropiación mediante los Puntos Vive  La tecnología puede ser subutilizada por
Digital. parte de la entidad.
 Existen convenios a nivel nacional  Falta de continuidad en los procesos de
para uso y apropiación de TIC. acuerdo al gobierno de turno.
 No utilización de los servicios por parte
de la comunidad.
4.1.4. Discusión
El análisis realizado a los programas en Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones que en la actualidad los Municipios han implementado, en algunos de los casos
a partir de la creación de la Secretaría TIC, permitió identificar los resultados que en la materia
han alcanzado. Se evidenció que los Dominios Gobierno de TI, Estrategia de TI y el dominio
Uso y Apropiación se destacan con mayores fortalezas y oportunidades, lo que indica que
Municipios, como Barrancabermeja aprovecha los factores positivos del entorno, los cuales están
alineados con los factores internos positivos, sin embargo persisten algunas situaciones negativas
de índole interno y externo lo que determina la necesidad de establecer una estrategia adecuada
para sortearlas, éstas situaciones negativas identificadas en alto porcentaje en los dominios de
Información y Sistemas de Información, debido a la baja inversión y por ende ausencia de
estrategias que los administre.
La evaluación del criterio de creación de Secretarías TIC en Colombia llegó a tan solo el 1%
con respecto a la totalidad de Municipios (Ver Tabla No. 12. Municipios con institucionalidad
TIC (Secretarías de Despacho), esto quiere decir que sólo 11 Municipios han avanzado en la
64
consolidación de una política en materia de TIC, evidenciando una gran oportunidad para la
implementación de arquitectura empresarial TI desde el marco de referencia para Colombia.
Tabla 12. Municipios con institucionalidad TIC (Secretarías de Despacho). Fuente; Dirección
de Apropiación Ministerio TIC
INSTITUCIONALIDAD TIC
DEPARTAMENTO MUNICIPIO TIPO CATEGORIA
INSTITUCIONALIDAD
ANTIOQUIA APARTADÓ SUBSECRETARIA TIC 3
ANTIOQUIA BELLO SECRETARIA TIC 1
CAQUETÁ MONTAÑITA SECRETARIA DE 6
PLANEACION Y DE LAS TIC
CAQUETÁ PUERTO RICO SECRETARIA DE 6
CAQUETÁ SOLITA SECRETARIA DE 6
CHOCO UNION SECRETARIA TIC 6
PANAMERICANA
HUILA NEIVA SECRETARIA DE 1
META CASTILLA LA NUEVA SECRETARIA TIC 5
QUINDIO ARMENIA SECRETARIA TIC 1
QUINDIO LA TEBAIDA SECRETARIA TIC 6
SANTANDER BARRANCABERMEJA SECRETARIA TIC 1
El criterio evaluado frente a la política de Gobierno en Línea muestra un avance, aunque no
tan significativo, es relevante a lo propuesto en el Plan Vive Digital 2008 – 2014. (Ver Tabla No.
13. Consolidado Índice de gobierno en línea 2011-2014).
65
Tabla 13. Consolidado Índice de gobierno en línea 2011-2014.
Municipio VIGENCIA ÍNDICE GOBIERNO EN

LÍNEA
Barrancabermeja 2011 15,99

2012 49,63
2013 77,51
Barrancabermeja 2014 87
Floridablanca 2011 28,2
2012 49
2013 93,29
2014 91
Armenia 2011 36,1
2012 48,1
2013 79,76
2014 83
Fuente: Ministerio de las TIC – Procuraduría General de la Nación
En el estudio se evidenció que los Municipios objeto de la muestra proporcionan algunas
herramientas de tipo financiero apoyados por los planes de desarrollo, el cual es el documento
estratégico de negocio de los entes territoriales (Ver Tabla No. 14. Planes de Desarrollo con
Estrategia TI.).
Tabla 14. Planes de Desarrollo con Estrategia TI.
Municipio Ejes Programas SubProgramas Inversión

PDM
Armenia 1 3 4 $1.939.468.286
Barrancabermeja 3 3 6 $21.596.888.937
Floridablanca 2 4 4 $6.916.000.008
Fuente: Autor
66
El Plan de Desarrollo Municipal, describe los planes, programas, subprogramas, metas y
proyectos para dar cumplimiento al objeto misional de los Municipios, en ese sentido se
evidenció la inclusión de estrategias de TI en los mandatos de los Municipios de
Barrancabermeja, Floridablanca y Armenia. (Ver Figura 9. Alienación a la Estrategia TI con los
Planes de Desarrollo).
Alineación a la Estrategia TI
7
0
Ejes PDM Programas SubProgramas
Armenia Barrancabermeja Floridablanca
Figura 9. Alienación a la Estrategia TI con los Planes de Desarrollo.
Fuente: Autor
La institucionalidad TIC (Ver Anexo A Institucionalidad TIC en el País) en Colombia ha
comenzado dar sus frutos a partir de la transformación del Ministerio de las Comunicaciones a
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones desde el 2009, apoyado
con la formulación de una política pública de TI definida en el Plan Vive Digital, lo que ha
conllevado a que cada año a partir del 2011, más Municipios se sumen a la implementación de
estructuras administrativas al interior de los entes territoriales con el fin de darle prioridad a los
67
proyectos TI, sin embargo es necesario establecer una hoja de ruta acompañada de un modelo
que permita alinear estos esfuerzos con la Política de TI Nacional y los planes de desarrollo
Regional y Municipal.
Como resultado de la evaluación al diagnóstico se concluye que los Municipios de más baja
categoría en su gran mayoría no están preparados para la creación de una estructura
administrativa y la formulación de una política de TI que permita cumplir con el marco de
referencia de TI para Colombia, en algunos casos debido a su tamaño en presupuesto, cantidad
de población y en el mayor de los casos por la falta de conocimientos de cómo a través de un
modelo de gobierno de TI que contemple aspectos como el marco legal y normativo, la
estructura de TI y sus procesos, la gestión de relaciones y los acuerdos de servicio y desarrollo,
como producto del componente de Gobierno de TI, se logran formalizar las políticas, estándares,
normas y lineamientos de TI en los Municipios del País.
Excluyendo los Municipios que han avanzado en la creación de Secretarías TIC, se ha
encontrado que la institucionalidad TIC (Ver Tabla No. 15. Institucionalidad TIC en Colombia
por categoría) es dispersa en los Municipio de categorías 3, 4, 5 y 6, en los que se encuentran
delegadas las responsabilidades TIC en niveles bajos de responsabilidades, ya que el 57% de los
(186) Municipios reportados por el Ministerio de las TIC solo tienen funciones delegadas en un
cargo de la planta administrativa y el 1% sostiene una gobernanza TI, a su vez el 16% de los
Municipios a conformado los llamados Enlaces TIC cuya misión es estar en contacto directo con
el Ministerio de las TIC para gestionar los programas de la política TIC nacional sin una
gobernanza TI definida en el Municipio.
68
Tabla 15. Institucionalidad TIC en Colombia por categoría.
Institucionalidad TIC en Colombia

Cat. / Tipo AC AS CO DEL DEP DIR EN FUN GER GRU JEF OFI PRO
ESP 1 2 1
1 3 3 2 1 1
2 3 3 1 2
3 3 1 1 1 1 1
4 2 3
5 2 1 4 1
6 2 4 5 29 96 1 1 3 1
Fuente:
AC Min. TIC –TICAutor
Alta Consejería
AS Asesor TIC
CO Coordinador TIC
DEL Delegado TIC
DEP Departamento TIC
AC =
DIR AltaTICConsejería TIC, AS = Asesor TIC, CO = Coordinador TIC, DEL = Delegado
Direccion
EN Enlace TIC
FUN
TIC, DEPFunciones
GER
TIC
= Departamento
Gerencia TIC
TIC, DIR = Dirección TIC, EN = Enlace TIC, FUN = Funciones TIC,
GRU Grupo TIC
GER
JEF = Gerencia TIC, GRU = Grupo TIC, JEF = Jefe de Sistemas, OR = Oficina de Sistemas,
Jefe de Sistemas
OFI Oficina de Sistemas
PRO Profesional TIC
PRO = Profesional TIC.
Lo anterior determina la alta probabilidad de implementar un modelo de arquitectura de TI
mediante la creación de las Secretarías TIC en los Municipios de categoría 1 y 2, teniendo en
cuenta el marco legal y los recursos para sus financiamiento, los cuales está directamente
relacionados con el tamaño del presupuesto del Municipio y su capacidad de gestión ante las
instancias departamentales y nacionales. Es el caso de Municipios como Barrancabermeja
(Santander) que inició el proceso de creación de la Secretaría TIC a partir del 2012 y que desde
el mes de abril de 2013 consolidó una estructura administrativa que estableció funciones y
responsabilidades para los procesos de gestión de TI y administración de TI, alcanzando mejorar
sus indicadores a nivel nacional y posicionando al Municipio entre los mejores del País en el
cumplimiento de la política TIC de Colombia.
69
La definición de las responsabilidades y las funciones en el marco de la gobernanza de TI,
permitió que Barrancabermeja alcanzara una inversión en proyectos de TIC superior a los
$27.000´000.000 de pesos, además logró ubicar al Municipio entre los 20 mejores entes
territoriales calificados en Gobierno en Línea pasando del puesto 887 en el 2011 al puesto 9 en el
2014, superando a ciudades capitales (Bogotá, Cali, Medellín, entre otras) en su calificación. En
el caso del Municipio de Armenia (Quindío), logró ubicarse como la mejor ciudad capital del
País con el indicador más alto en Gobierno en Línea con una inversión en proyectos de TIC que
supera los $1.500´000.000 de pesos. Sorprende el caso del Municipio Floridablanca (Santander),
que sin tener una Secretaría TIC ha avanzado en la consolidación de acciones de TI en
coordinación con la alta dirección para movilizar recursos en respuesta a sus necesidades de TIC,
logrando que las funciones de tecnologías de la información estén al servicio de la estrategia
misional, dándole valor agregado mediante la generación de valor y rendimiento, a través de la
inversión que superó los $6.000´000.000 de pesos.
4.1.4.1. Requerimientos para la creación de secretaría TIC
A partir del marco normativo aplicable a los entes territoriales se identificaron los
requerimientos y necesidades para crear una Secretaría de las Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones en Municipios de categoría 1 y 2, estos elementos fueron establecidos
teniendo en cuenta la experiencia y el camino recorrido por el Municipio de Barrancabermeja
(Santander) y los logros obtenidos en materia de gobernanza y gestión de TI. (Ver Tabla No. 15.
Requerimientos y necesidades creación Secretaría TIC).
70
Requisitos Jurídicos
Son las condiciones impuestas por Ley que deben ser cumplidas desde el inicio del proceso
de creación de las Secretaría TIC como en la funcionalidad de la misma. Los requisitos jurídicos
nacen de las leyes vigentes y que apliquen a la modificación de la estructura administrativa de
los Municipios ya sea por su naturaleza o por su jurisdicción.
Según el artículo 313 numeral 6 de la Constitución Política de Colombia, corresponde al
Concejo Municipal determinar la estructura Administrativa Municipal y las funciones de sus
dependencias, las escalas de remuneración correspondientes a las distintas categorías de
empleos; crear a iniciativa del Alcalde establecimientos públicos y empresas industriales y
comerciales y autorizar la constitución de sociedades de economía mixtas.
De igual forma el artículo 315 superior establece que es atribución del Alcalde Municipal,
crear, suprimir o fusionar los empleos de sus dependencias, señalarles funciones especiales y
fijar sus emolumentos con arreglo a los acuerdos correspondientes. A su vez deben existir los
respectivos niveles de gastos de funcionamiento y creación de cargos determinados por las
Secretarías de Hacienda y General.
El Alcalde Municipal deberá presentar ante el Concejo Municipal dichos requerimientos
Jurídicos en los que se establezca las necesidades y las justificaciones pertinentes para la
creación de la Secretaría TIC, las cuales serán valoradas, revisadas y debatidas por parte de la
Corporación edilicia. (Ver Anexo B Plantillas Documentos Jurídicos).
71
Requisitos Administrativos
Los requerimientos administrativos o actos administrativos son establecidos para producir
efectos jurídicos que se dicte en ejercicio de la función administrativa por cualquier órgano del
Estado o incluso de particulares.
En ese sentido, se hace necesario definir los actos administrativos necesarios que produzcan
los efectos de soporte jurídico a la creación de la Secretaría TIC, como también la conformación
de la estructura administrativa, misión, visión, planta de cargos, perfiles, funciones y grupos de
trabajo. (Ver Anexo C Plantilla Requerimientos Administrativos).
Requisitos Técnicos
Los requerimientos técnicos se convierten en el soporte funcional de la Secretaría TIC, entre
ellos se encuentran los elementos primordiales para el cumplimiento de la estrategia de TI.
Aspectos como la infraestructura TI, plataforma tecnológica y componentes de seguimiento.
La plataforma tecnológica debe estar acorde con la estrategia tecnológica del Municipio que
asegure la disponibilidad, operación, documentación y uso correcto de la infraestructura de TI de
la entidad. Esta debe estar contemplada en los planes estratégicos del Municipio y deben ser
estructurados de manera conjunta con la alta dirección asegurando inclusive los recursos
financieros necesarios para su cubrimiento. La adecuada estructuración de la infraestructura de
TI facilitará la operación de los procesos y procedimientos de la estrategia de TI y facilitará la
adquisición de recursos TI que realmente sean necesarios.
72
Tabla 16. Requerimientos y necesidades creación Secretaría TIC.
Fuente: Autor
4.2. Elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial TI a la Secretaría TIC
Para los Municipios el modificar su estructura administrativa no es solamente generar
decisiones sobre su jerarquía, procesos, procedimientos y la distribución de actividades entre las
personas, sino que toda organización tiene que tener dentro de su diseño, un componente
estratégico y un esquema de habilitación tecnológica, para poder entrar a dar cobertura en
automatización a una parte de los procesos y poder ofertar servicios a una comunidad objetivo, a
través de canales como los canales electrónicos (redes sociales, portales, y otros esquemas de
interacción).
73
La Arquitectura Empresarial permite dar instrumentos, herramientas y modelos, de cómo
diseñar una Secretaría TIC para que pueda sobrevivir en tiempos tan exigentes como los de hoy.
Los recursos financieros, tienen una serie de influencias muy fuertes, la globalización, la
madurez de los procesos, la disponibilidad de información, la competencia de las personas y todo
el esquema ambiental, cultural, deben tenerse en cuenta a la hora de revisar o fortalecer el diseño
de una Secretaría TIC.
Con la creación de la Secretaría TIC y la aplicación de la Arquitectura Empresarial TI, los
Municipios de Colombia podrán asegurar el Gobierno de TI como un componente proactivo en
toda la entidad, teniendo en cuenta que se podrá establecer un estándar a través del marco de
referencia para Colombia y una mejor práctica establecida por un modelo de procesos alineado a
las estrategias del Municipio establecida en el Plan de Desarrollo Municipal.
El Ministerio de las TIC impulsa el marco de referencia TI para la aplicación de arquitectura
empresarial basada en seis dominios; Estrategia TI, Gobierno TI, Información, Sistemas de
Información Servicios Tecnológicos, Uso y apropiación.
Teniendo en cuenta el diagnóstico y el análisis realizado, se estableció el desarrollo del
dominio de Estrategia TI para el caso de la creación de las Secretarías TIC en Municipios de
Colombia categoría 1 y 2, basados en un enfoque de arquitectura empresarial. A su vez se
determinó como se alinean los requerimientos y necesidades a cada uno de los elementos del
Dominio propuesto.
74
4.2.2. Metodología
Para la creación de la Secretaría TIC alineada con los elementos aplicables del dominio de
estrategia TI, se estableció la metodología de correlación de los elementos contra los requisitos y
necesidades para la creación de dicha dependencia, a su vez se realiza la descripción de cada uno
de los elementos que componen el dominio y mediante un mapeo estratégico se establecen la
relaciones teniendo en cuenta el nivel de importancia de los aspectos jurídicos, administrativos y
técnicos.
Luego de la alineación, se procede mediante el estándar BPMN (Business Process Modeling
Notation), que permite mediante notación gráfica plasmar la lógica de las actividades, los
mensajes entre los diferentes actores y toda la información necesaria para que un proceso sea
analizado, simulado y ejecutado.
De la alineación se identificaron los procesos para la creación de la Secretaría TIC con
enfoque de arquitectura empresarial y se procedió a la modelación interpretando las relaciones
entre dichos procesos, procedimientos y los diferentes actores que intervienen.
La función del BPMN es crear un mecanismo simple para realizar un modelo de procesos
del dominio de estrategia TI, con todos sus elementos gráficos, y que al mismo tiempo sea
posible gestionar la complejidad. El método elegido para manejar estos dos conflictivos
requisitos es organizar los aspectos gráficos de la notación en categorías específicas.
Las cuatro categorías básicas de elementos son:
75
 Objetos de flujo: Un diagrama de procesos de negocio está compuesto por tres elementos
básicos; eventos, actividad y compuertas. De esta forma, no es necesario reconocer un
gran número de formas diferentes.
 Objetos conectores: Conectan los objetos de flujo de un proceso, y definen el orden de
ejecución de las actividades. Los tipos de conectores son; secuencia, mensaje y
asociación.
 Canales: Son un mecanismo empleado para organizar actividades en categorías separadas
visualmente, con el fin de ilustrar diferentes capacidades funcionales o responsabilidades.
BPMN soporta los swimlanes con dos constructores principales; lane y pool.
 Artefactos: Son objetos gráficos que proveen información adicional de los elementos
dentro de un proceso, sin afectar el flujo del proceso. BPMN cuenta sólo con estos tipos
de artefactos predefinidos; grupos y anotaciones.
Mediante la aplicación del estándar se logra identificar un lenguaje común de los procesos y
por ende un entendimiento general de cómo se relacionan con la estrategia TI. El estándar
facilitó la estandarización y reutilización de los procesos internos y externos de la Entidad, como
también la definición de las funciones de los responsables en los procesos.
4.2.3. Resultados
Para gestionar de forma adecuada las tecnologías de la información y el apoyo de estas a la
estrategia y operación del Municipio, se definen los esquemas de estrategia de TI, que dan las
pautas, herramientas y guías para definir instancias que permitan guiar la toma de decisiones
alrededor de la adecuada gestión y operación de las tecnologías de la información.
76
Las indicaciones de este dominio permiten alinear las definiciones, principios y lineamientos
definidos en la estrategia de la institución y el los dominios de estrategia de TI, información,
sistemas de información, servicios tecnológicos y en el dominio de uso y apropiación.
Este domino facilita:
 Definir, direccionar y evolucionar las tecnologías de la información con base en lo que el
Municipio realmente requiere.
 Diseñar e implementar el proceso para dar seguimiento a la estrategia de TI.
El entendimiento estratégico busca el entendimiento preciso, claro y documentado de la
situación actual de la institución, el contexto organizacional y el entorno, para proporcionarle a la
Dirección de Tecnologías de la Información orientación que le permita usar la tecnología como
agente de transformación. Incluye el entendimiento estratégico de la Arquitectura Empresarial,
de la dinámica organizacional y el análisis del desempeño estratégico. (Ver Tabla No. 17.
Lineamientos y elementos del ámbito Entendimiento Estratégico).
Tabla 17. Lineamientos y elementos del ámbito Entendimiento Estratégico
Ámbito Entendimiento Estratégico

Entendimiento estratégico
Definición de la arquitectura empresarial
Lineamientos Mapa de ruta de la arqitectura empresarial
Proceso para evaluar y mantener la arquitectura empresarial
Documentación del estrategia de TI en el PETI
Análsis de desempeño estratégico
Elementos Entendimiento de la dinámica organizacional
Fuente: . (Ministerio TIC, 2014)
77
Los elementos contemplados en la alineación de la estrategia TI con la estrategia del
Municipio, fueron establecidos por:
 Análisis de desempeño estratégico: Este elemento establece en equipo, con funcionarios
de la institución, la situación actual, el mantenimiento y evolución de la gestión de TI,
con el fin de tener los elementos necesarios y suficientes para identificar posibles
oportunidades y retos de TI, que contribuyan a habilitar y a transformar la gestión de la
entidad.
 Entendimiento de la dinámica organizacional: Ayuda a la Dirección de Tecnologías y
Sistemas de Información o a quien haga sus veces a establecer su situación actual como
proveedor de servicios tecnológicos de la institución, con el fin de que tenga los
elementos necesarios y suficientes para identificar posibles oportunidades y retos de TI
que contribuyan a cumplir su misión y objetivos estratégicos de manera alineada con la
estrategia y los procesos de la institución.
 Entendimiento estratégico: Ayuda a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de
Información o a quien haga sus veces a establecer y entender los procesos que se
desarrollan en el ámbito sectorial e institucional, y los servicios e interacciones que el
sector tiene con todos los grupos de interés, con el fin de que tenga los elementos
necesarios y suficientes para identificar posibles oportunidades y retos de TI que
contribuyan al cumplimiento de la estrategia sectorial e institucional.
El direccionamiento estratégico, proporciona las directrices para una Estrategia de TI
alineada con los planes del Estado, los sectoriales e institucionales, desde el entendimiento de la
78
misión, las metas y los objetivos de la institución con el fin de generar valor público. Incluye la
identificación de retos y oportunidades de TI, y la definición de políticas e iniciativas
estratégicas de TI. (Ver Tabla No. 18. Lineamientos y elementos del ámbito Direccionamiento
Estratégico).
Tabla 18. Lineamientos y elementos del ámbito Direccionamiento Estratégico
Ámbito Direccionamiento Estratégico

Políticas y estándares para la gestión y gobernabilidad de TI
Lineamientos
Plan de comunicación de la estrategia de TI
Identificación de políticas de TI
Definición de iniciativas estratégicas
Elementos
Plan estratégico de TI
Identificación de retos y oportunidades de TI
Fuente:. (Ministerio TIC, 2014)
 Identificación de políticas de TI: Este elemento ayuda a la Dirección de Tecnologías y
Sistemas de Información o a quien haga sus veces, a identificar políticas de TI, seguridad
de la información y continuidad de negocio que hacen que la Estrategia TI sea apropiada
e implementada por todos los colaboradores de la institución.
 Definición de iniciativas estratégicas: Este elemento prioriza las oportunidades y retos
de TI con el propósito de definir y documentar las iniciativas estratégicas de TI del Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI).
 Plan estratégico de TI: Este elemento prioriza las oportunidades y retos de TI con el
propósito de definir y documentar la Estrategia de TI en el Plan Estratégico de
Tecnologías de Información (PETI).
79
 Identificación de retos y oportunidades de TI: Este elemento ayuda a la Dirección de
Tecnologías y Sistemas de Información a establecer retos y oportunidades de TI mediante
un análisis entre la situación actual encontrada en la entidad, sus procesos, su contexto y
entorno; y los dominios del Marco de Referencia.
La implementación de la estrategia de TI busca el despliegue de proyectos estratégicos de TI
y su entrega para la operación de la institución. Incluye el portafolio de proyectos de TI, la
gestión de los recursos financieros, la hoja de ruta de las iniciativas, los proyectos de TI y la
definición de la oferta de servicios de TI. (Ver Tabla No. 19. Lineamientos y elementos del
ámbito Implementación de la estrategia de TI).
Tabla 19. Lineamientos y elementos del ámbito Implementación de la estrategia de TI.
Ámbito Implementación de la Estrategia TI

Participación en proyectos con componentes de TI
Control de los recursos financieros
Lineamientos
Gestión e proyectos de inversión
Catálogo de servicios de TI
Proyectos de TI
Hoja de ruta de iniciativas estratégicas de TI
Elementos Definición de la oferta de servicios de TI
Gestión de recursos financieros
Portafolio de planes, programas y proyectos de TI
Fuente: (Ministerio TIC, 2014)
 Proyectos de TI: Este elemento ayuda a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de la
Información o a quien haga sus veces, a gestionar los proyectos de TI para llevar a la
práctica el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI).
80
 Hoja de ruta de iniciativas estratégicas de TI: Se define y gestiona la hoja de ruta de
proyectos del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), teniendo en
cuenta diferentes aspectos o elementos como: tiempo, riesgos, impacto, cumplimiento y
otros.
 Definición de la oferta de servicios de TI: Este elemento involucra los lineamientos
relacionados con la definición del Catálogo de Servicios de TI y su relación con los
Proyectos de TI.
 Gestión de recursos financieros: Este elemento permite definir y gestionar los recursos
presupuestales y de ejecución financiera asociados a los proyectos que se encuentran
registrados y aprobados en el Portafolio de planes, programas y proyectos de TI.
 Portafolio de planes, programas y proyectos de TI: Este elemento está relacionado con
la planeación estratégica de TI desde la construcción de las metas a alcanzar y las
directrices de cómo se abordarán cada uno de los planes del Municipio desde el punto de
vista de TI.
El seguimiento y evaluación de la Estrategia TI busca facilitar y asegurar un correcto
seguimiento y evaluación de la implementación y cumplimiento de entrega de valor de la
Estrategia TI a la institución. (Ver Tabla No. 20. Lineamientos y elementos del ámbito
Seguimiento y Evaluación de la estrategia de TI).
81
Tabla 20. Lineamientos y elementos del ámbito Seguimiento y Evaluación de la estrategia de TI.
Ámbito Seguimiento y Evaluación de la Estrategia TI

Evaluación de la gestión de la estrategia de TI
Lineamientos
Tablero de indicadores
Tablero de indicadores
Elementos
Seguimiento al desempeño y cumplimiento
Fuente:(Ministero de las TIC, 2014)
Los elementos contemplados en la alineación de la estrategia TI con la estrategia del Municipio,
fueron establecidos por:
 Tablero de indicadores: Facilita definir y gestionar los indicadores que le permitirán hacer
monitoreo al cumplimiento de la implementación de la Estrategia TI, así como su impacto en
los procesos y servicios de la institución.
 Seguimiento al desempeño y cumplimiento: Este elemento ayuda a la Dirección de
Tecnologías y Sistemas de Información o a quien haga sus veces, a definir y gestionar el
cumplimiento y avance del Plan Estratégico de TI (PETI), así como su impacto en la
institución y en la misma dirección.
4.2.3. Discusión
Los Municipios evaluados reconocen muy bien que la capacidad de TI para crear valor a
partir de sus activos intangibles. A pesar de esto son cada vez más los funcionarios públicos que
se enfrentan con la dificultad de gestionar eficazmente estos recursos. Su desafío es alinear las
iniciativas de TI con las prioridades estratégicas de la organización.
82
La estrategia de TI a veces la focalizan erróneamente en la reducción de costos, al vincularse
simplemente con el mantenimiento y el funcionamiento de los sistemas operacionales, mientras
que el negocio necesita de la tecnología para maximizar la creación de valor. Con el objetivo de
situarse más allá del simple rol que implica el mantenimiento de los sistemas, los directores de
TI pueden utilizar la metodología de mapeo para acelerar la alineación de la estrategia de TI con
la estrategia de la entidad, convirtiéndose en una herramienta poderosa que le ayudará de forma
estratégica a optimizar los recursos y a identificar sus reales necesidades.
El mapa estratégico de TI (Ver Tabla No. 21. Mapeo estratégico de TI) permitió traducir los
requerimientos y necesidades para la creación de la Secretaría TIC a través de los 5 ámbitos y
sus elementos que plantea el dominio de Estrategia de TI del modelo de arquitectura empresarial
de TI y alinearlos al marco de referencia para Colombia.
Tabla 21. Mapeo estratégico de TI.

DOMINIO ESTRATEGIA DE TI
Entendimiento Direccionamiento Implementación Seguimient
REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES (Creación
Estratégico Estratégico Estrategia TI oy
Secretaría TIC)
EE EDO ADE IRO DIE IPTI PPPTI GRF RITI DOSTI SDC TDI
Plan de desarrollo X X X
Exposición de motivos X
Estudio de cargas X
Certificación Hacienda X
Jurídico
Proyecto de acuerdo X
Acuerdo X
Sancion Acuerdo X
Decreto X
Estructura Aminstrativa (Perfiles, Roles, Funciones) X
Creación de cargos X
Programas, Subprogramas y Proyectos X X X X X
Administrativo
Plan de acción X X X X
Plan de inversiones X X X
Auditorías X
Plataforma tecnológica X
Gobierno en línea X
Técnico Comité técnico de seguimiento X X
Sistemas de información X
Infraestructura TI X
Fuente:. (Ministerio TIC, 2014)
83
EE = Entendimiento estratégico, EDO = Entendimiento dinámica organizacional, ADE =
Análisis de desempeño estratégico, IRO = Identificación, retos y oportunidades TI, DIE =
Definición de iniciativas estratégicas de TI, IPTI = Identificación de políticas de TI, PPPTI =
Portafolio de planes, programas y proyectos TI, GRF = Gestión de recursos financieros, RITI =
Hoja de ruta de iniciativas TI, DOSTI = Definición de la oferta de servicios TI, SDC =
Seguimiento al desempeño y cumplimiento, TDI = Tablero de indicadores.
Este panorama revela la urgencia de alinear los esfuerzos tecnológicos con los objetivos de
las Administraciones Municipales, redefinir la forma de ejercer el presupuesto, y revisar las
prioridades de las oficinas de Sistemas. Alcanzar la alineación de objetivos no es tarea sencilla, y
lo primero es contar con una evaluación del nivel de madurez de las TI –servicios, procesos y
controles–, identificar el estado del área y definir planes a corto, mediano y largo plazo, que
impulsen la mejora en las operaciones.
Las funciones de los entes territoriales deberán mantenerse alineadas con las tecnologías de
la información es decir, que la aplicación de las tecnologías de la información deben de
generarse de manera adecuada y oportuna. Lo más importante es que se deben de implementar de
acuerdo a las estrategias que estén llevando los Municipios, generándose así con base a las metas
y a las necesidades que se tienen.
El resultado del componente estratégico de TI, es consolidar una estructura de gobierno que
haga efectiva la toma de decisiones y que dé congruencia a los otros elementos del dominio. En
otras palabras, se trata de la organización al interior del gobierno municipal, una estructura y
84
diversas funciones coordinadas con el líder de TI para garantizar que las estrategias se lleven a
cabo y las decisiones surtan efecto. El éxito de la gobernanza de TI está relacionado con la
creación de la Secretaría TIC en los Municipios con autoridad administrativa y financiera, con la
participación en los consejos de gobierno y consejos directivos, para que el CIO (Chief
Information Officer) y/o Secretario TIC, tomen las decisiones pertinentes, incluyendo las
presupuestales. En un inicio, además, deben instaurarse políticas específicas (como seguridad de
datos, uso del equipo electrónico o administración de un correo institucional) que ayuden a
implementar los servicios que se planeen. De acuerdo con esto último, uno de los procesos más
importantes es la construcción de líneas de acción específicas en TI; en efecto, un plan
estratégico bien pensado hace posible contar con los recursos humanos, financieros y materiales
adecuados en el momento justo.
En ese sentido, dos de los procesos que deben ser cuidadosamente planeados son la gestión
de recursos financieros y el portafolio de planes, programas y proyectos. En el primer caso, se
debe sostener un plan sistemático de inversión que priorice de acuerdo con los intereses del
Municipio, tanto en lo relativo al presupuesto para sostener los programas vigentes como al
destinado a nuevos proyectos. Por el lado de la gestión, algunos de los proyectos demandan una
alta cantidad de recursos, pero también prometen amplios beneficios. En esos casos, el
Municipio puede buscar financiamiento con fondos estatales, federales o internacionales, así
como con organizaciones privadas. La gestión y el plan de inversión son fundamentales para
convertir un plan en una realidad de gobierno electrónico.
85
4.3.2.1. Modelado de requerimientos
La Alineación de los elementos aplicables de la arquitectura empresarial y los
requerimientos para la creación de la Secretaría TIC, fueron modelados de forma general
mediante el estándar BPMN, con el fin de brindar mayor claridad a los procesos y actores que
intervienen. (Ver Figura No. 10. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito
Jurídico).
Figura 10. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Jurídico.
Fuente: Autor
La necesidad surge desde el despacho del alcalde, desde la inclusión en el plan de
desarrollo Municipal las metas de creación de la Secretaría TIC hasta la expedición del Decreto
como acto administrativo que le da vida a la dependencia, con el apoyo en la ejecución de
algunas actividades de las Secretarías de Hacienda y General. Este proceso está orientado hacia
86
el entendimiento de la dinámica organizacional y parte del entendimiento estratégico del
Municipio. Es importante resaltar el papel que juega el Concejo Municipal en la aprobación de
la modificación de la estructura administrativa del Municipio a través de la realización de los
debates reglamentarios del proyecto de acuerdo. (Ver Figura No. 11. Modelado de
requerimientos y necesidades desde el ámbito Administrativo).
Figura 11. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Administrativo.
Fuente: Autor
Aquí se determina la estructura administrativa con la cual se conforma la Secretaría TIC, el
establecimiento de los perfiles, roles y cargos que conformarán los grupos de trabajos en las
áreas de TI y se establece el entendimiento estratégico, direccionamiento estratégico y la
implementación de la estrategia de TI.
Este proceso está dedicado al establecimiento del portafolio, planes, programas y proyectos
de la organización en las áreas de TI, la gestión de los recursos financieros, la definición de la
87
oferta de servicios y la hoja de ruta de las iniciativas TI. (Ver Figura No. 12. Modelado de
requerimientos y necesidades desde el ámbito Técnico).
El desafío de los mandatarios de hoy es saber cómo alinear los planes e iniciativas de TI con
las prioridades estratégicas del negocio. La estrategia enfocada en TI depende claramente de
contar con la gente correcta y el clima adecuado en el cual poder desarrollarse. La intensa
competencia entre los líderes de equipos, sumada a las habilidades necesarias que se deben
manifestar para ejercer un correcto liderazgo pone especial énfasis en la retención del personal
clave, respetando los objetivos relacionados con los costos y productividad.
Los municipios de Colombia tienen diversos rostros, situaciones y problemáticas, de ahí que
en esta propuesta se insista especialmente en la flexibilidad y en la posibilidad de aplicar el
modelo a contextos distintos. Todo esto no son más que líneas generales de una estructura sólida
que pretende convertirse en el apoyo básico de las tentativas de Municipios bajo el enfoque de
arquitectura empresarial de TI en nuestro país.
88
Figura 12. Modelado de requerimientos y necesidades desde el ámbito Técnico.
Fuente: Autor
4.3. Modelado de procesos y actividades seleccionadas de la estrategia ti aplicables a una
Secretaría TIC municipal
Con el fin de realizar un verdadero aprovechamiento de los servicios tecnológicos, los
Municipios de Colombia deben apuntar a una política de TI que sea clara y orientada a la gestión
de servicios de TI, planes estratégicos de TI, un portafolio de proyectos que incluya plan de
adquisiciones, acuerdos de niveles de servicio de TI y plan de sostenibilidad de TI en términos
técnicos y estratégicos para la entidad.
89
Por lo anterior, las tecnologías de la información son cada vez más importantes para los
entes territoriales, siendo un elemento clave para los Alcaldes del País, en el cumplimiento de
las metas del Plan de Desarrollo Municipales y como herramienta de gestión que permite de
forma transversal encaminar todos sus recursos al cumplimiento de su misión.
La gobernanza de TI en los Municipios está siendo afectada por los cambios de gobiernos
municipales (4 Años de Gobierno), es por ello, que se necesita disponer de un modelo de
arquitectura empresarial TI junto a la creación de las Secretarías de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones en los Municipios de Colombia, este modelo se plantea en
términos de “gestión de TI” y no de “hacer TI”, ya que la gobernanza de TI es un proceso
cultural de gestión de cambio, por ello éste modelo proporciona unas buenas prácticas que nos
permite ir madurando la gestión de TI tanto del punto de vista Nacional como Municipal.
El modelo propuesto busca que las TI contribuyan eficientemente a alcanzar los objetivos
del municipio a largo plazo, pero también el mandatario local (Alcalde), debe reconocer la
responsabilidad como máximo directivo y comprender que la función del CIO Municipal es no
solo la gestión de TI sino también su sostenimiento en el tiempo, a su vez, el CIO debe reconocer
y aceptar la responsabilidad de participar en una discusión a nivel estratégico del ente territorial
y no limitarse solamente a asuntos de TI. Debe convencer al consejo de gobierno y consejo
directivo sobre la importancia crítica y del gran impacto de las TI y todos adquirir la
responsabilidad de tomar decisiones relacionadas con estas.
Éste modelo permite integrarse en la cultura organizacional de los Municipios y establece
los mecanismos para la creación de la Secretaría de las Tecnologías de la Información y las
90
Comunicaciones en Municipios de categoría 1 y 2 de Colombia, debido a que está alineado a la
arquitectura empresarial TI, desde el dominio de estrategia, que lidera el Ministerio de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y que apenas nace en Colombia como
política de estado, es decir, el modelo permite a los Municipios encontrar una metodología de
aplicación derivada del marco de referencia establecido por el Gobierno Nacional para las
entidades públicas de Colombia.
4.3.2. Metodología
El diseño del modelo de procesos y actividades seleccionadas para la estrategia de TI se
desarrolló mediante el estándar de notación para modelado BPM (Business Process
Management). Ésta herramienta de modelado de procesos se convirtió en una metodología de
gran utilidad en la construcción de la arquitectura empresarial de TI para los Municipios,
mediante la cual se realizó un diagnóstico actual y se determinaron los requerimientos y
necesidades, los cuales fueron modelados inicialmente con el fin de alinearlos a los ámbitos del
dominio de estrategia de TI del marco de referencia de arquitectura empresarial para los entes
territoriales del País.
Desde el Dominio de Estrategia de TI, los ámbitos seleccionados para la alineación de los
requerimientos y necesidades fueron:
1. Entendimiento estratégico.
2. Direccionamiento estratégico.
3. Implementación de la estrategia de TI.
91
4. Seguimiento y evaluación de la estrategia de TI.
La estrategia de TI fue alineada a los requerimientos jurídicos, administrativos y técnicos,
identificando los procesos, subprocesos y tareas relacionados con cada ámbito de la estrategia.
La utilización del modelado de notación BPM, permitió la fácil manipulación de los
artefactos, la construcción de los modelos y el almacenamiento, ya que provee una interfaz
gráfica amigable y de uso rápido.
Posterior a la alineación de los requerimientos y necesidades con los ámbitos de la estrategia
TI, se procedió al modelado de cada uno de los ámbitos, aquí se detalla claramente los procesos,
subprocesos, tareas y actores que intervienen desde la arquitectura empresarial TI. Dicho
modelado se caracteriza por la utilización de elementos gráficos propios de la metodología BPM,
tales como:
4.3.2.1. Subprocesos
Es una actividad compuesta que se incluye dentro de un proceso. Compuesta significa que
puede ser desglosada a niveles más bajos, esto es, que incluye figuras y elementos dentro de ella.
(Ver Tabla No. 22. Elementos Subproceso),
92
Tabla 22. Elementos Subproceso.
ELEMENTO DESCRIPCIÓN NOTACIÓN

Sub-proceso Es una actividad cuyos detalles internos han sido
modelados utilizando actividades, compuertas,
eventos y flujos de secuencia.
Sub-proceso Identifica un punto en el flujo donde se invoca un
Reusable proceso pre-definido. Los procesos reusables se
conocen como Actividades de Llamada en
BPMN.
Sub-proceso Un sub proceso es definido como de Evento
de Evento cuando es lanzado por un evento. Un sub proceso
de evento no es parte del flujo normal de su
proceso Padre - no hay flujos de entrada o salida.
Transacción Es un sub proceso cuyo comportamiento es
controlado a través de un protocolo de transacción.
Este incluye los tres resultados básicos de una
transacción: Terminación exitosa, terminación
fallida y evento intermedio de cancelación.
Ad-Hoc Es un grupo de actividades que no requieren
sub-proceso relaciones de secuencia. Se puede definir un
conjunto de actividades, pero su secuencia y
número de ejecuciones es determinada por sus
ejecutantes.
Ciclo Los sub procesos pueden repetirse
Estándar secuencialmente comportándose como un ciclo.
Esta característica define un comportamiento de
ciclo basado en una condición booleana. La
actividad se ejecutará siempre y cuando la
condición booleana sea verdadera.
Ciclo Multi- Los sub procesos pueden repetirse
Instancia secuencialmente comportándose como un ciclo. El
ciclo multi-instancia permite la creación de un
número deseado de instancias de actividad que
pueden ser ejecutadas de forma paralela o
secuencial.
Fuente: (Bizagi, 2015)
93
4.3.2.2. Tareas
Se ejecutan de manera manual o automática (realizadas por un sistema externo o de usuario)
y pueden ser atómicas o no atómicas (compuestas). (Ver Tabla No. 23. Elementos tareas).
Tabla 23. Elementos tareas.

Tarea Es una actividad atómica dentro de un flujo de proceso. Se utiliza
cuando el trabajo en proceso no puede ser desglosado a un nivel
más bajo de detalle.
Tarea de Es una tarea de workflow típica donde una persona ejecuta con la
Usuario asistencia de una aplicación de software.
Tarea de Es una tarea que utiliza algún tipo de servicio que puede ser Web
Servicio o una aplicación automatizada.
Tarea de Es una tarea diseñada para esperar la llegada de un mensaje por
Recepción parte de un participante externo (relativo al proceso).
Tarea de Es una tarea diseñada para enviar un mensaje a un participante

Envío externo (relativo al proceso).
Tarea de Es una tarea que se ejecuta por un motor de procesos de negocio.
Script El usuario define un script en un lenguaje que el motor pueda
interpretar.
Tarea Es una tarea que espera ser ejecutada sin la asistencia de algún
Manual motor de ejecución de procesos de negocio o aplicación.
Tarea de Ofrece un mecanismo para que el proceso provea una entrada a un
Regla de motor de Reglas de Negocio y obtenga una salida de los cálculos
Negocio que realice el mismo.
Ciclo Multi- Las tareas pueden repetirse secuencialmente comportándose como
Instancia un ciclo. El ciclo multi-instancia permite la creación de un
número deseado de instancias de actividad que pueden ser
ejecutadas de forma paralela o secuencial.
Ciclo Las tareas pueden repetirse secuencialmente comportándose como
Estándar un ciclo. Esta característica define un comportamiento de ciclo
basado en una condición booleana. La actividad se ejecutará
siempre y cuando la condición booleana sea verdadera.
94
4.3.2.3. Compuertas
Se utilizan para controlar la divergencia y convergencia de flujos de secuencia. Determinan
ramificaciones, bifurcaciones, combinaciones y uniones en el proceso. El término “Compuerta”
implica que hay un mecanismo que permite o limita el paso a través de la misma. (Ver Tabla No.
24. Elementos compuertas).
Tabla 24. Elementos compuertas,

Compuerta De divergencia: Se utiliza para crear caminos
Exclusiva alternativos dentro del proceso, pero solo uno se
selecciona.
De convergencia: Se utiliza para unir caminos
alternativos.
Compuerta Representa un punto de ramificación en los
Basada en procesos donde los caminos alternativos que
Eventos siguen la compuerta están basados en eventos que
ocurren.
Cuando el primer evento se dispara, el camino que
sigue a ese evento se usará. Los caminos
restantes serán deshabilitados.
Compuerta Es una variación de la compuerta basada en
Exclusiva eventos que se utiliza únicamente para crear
Basada en instancias de procesos. Si uno de los eventos de la
Eventos configuración de la compuerta ocurre, se crea una
nueva instancia del proceso. No deben tener flujos
de entrada
Compuerta A diferencia de la Compuerta Exclusiva Basada en
Paralela Eventos, se crea una instancia del proceso una vez
Basada en que TODOS los eventos de la configuración de la
Eventos compuerta ocurren. No deben tener flujos de
entrada.
Compuerta De divergencia: Se utiliza para crear caminos
Paralela alternativos sin evaluar condición alguna.
De convergencia: Se utiliza para unir caminos
alternativos. Las compuertas esperan todos los
flujos que concurren en ellas antes de continuar.
95

Compuerta De divergencia: Se utiliza para controlar puntos de
Compleja decisión complejos en los procesos. Crea caminos
alternativos dentro del proceso utilizando
expresiones.
De convergencia: Permite continuar al siguiente
punto del proceso cuando una condición de
negocio se cumple.
Compuerta De divergencia: Representa un punto de
Inclusiva ramificación en donde las alternativas se basan en
expresiones condicionales. La evaluación
VERDADERA de una condición no excluye la
evaluación de las demás condiciones. Todas las
evaluaciones VERDADERAS serán atravesadas
por un token.
De convergencia: Se utiliza para unir una

combinación de caminos paralelos alternativos.
4.3.2.4. Conectores
Son los instrumentos de conexión entre los elementos, su forma permite identificar el tipo de
función al momento de la conexión. (Ver Tabla No. 25. Elementos conectores).
Tabla 25. Elementos conectores.

Flujo de Un flujo de secuencia es utilizado para mostrar
Secuencia el orden en el que las actividades se ejecutarán
dentro del proceso.
Asociación Se utiliza para asociar información y artefactos
con objetos de flujo. También se utiliza para
mostrar las tareas que compensan una
actividad.
Flujo de Se utiliza para mostrar el flujo de mensajes
Mensaje entre dos entidades que están preparadas para
enviarlos y recibirlos.
96
4.3.2.5. Swimlanes
Son los diferentes tipos de contenedores. Ver Tabla 26. Elementos contenedores.
Tabla 26. Elementos contenedores

Pool Un pool es un contenedor de procesos
simples (contiene flujos de secuencia
dentro de las actividades).
Un proceso está completamente

contenido dentro de un pool. Siempre
existe por lo menos un pool.
Lane Es una sub-partición dentro del
proceso. Los lanes se utilizan para
diferenciar roles internos, posiciones,
departamentos, etc.
Fase Es una sub-partición dentro del
proceso. Puede indicar diferentes
etapas durante el mismo.
4.3.3. Resultados
4.3.3.1. Problema
La identificación de los requerimientos y necesidades para la creación de la Secretaría de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones permite mostrar los criterios iniciales que
se deben tener en cuenta para justificar la creación de una dependencia que se encargue de la
gobernabilidad TI en el Municipio. Teniendo en cuenta el marco de referencia y el dominio
seleccionado, se debe realizar una alineación de dichos requisitos contra los ámbitos de la
97
estrategia TI e identificar cual es el comportamiento de los procesos y cómo influyen en la toma
de decisiones en la organización.
4.3.3.2. Modelo de procesos
Teniendo en cuenta la caracterización de los requisitos para la creación de la Secretaría TIC,
obtenidos en las secciones anteriores, se procede a realizar el modelado mediante la notación
BPM y se puede observar el comportamiento en cada uno de los ámbitos, basados en n los
procesos y tareas propias de una administración municipal (Ver Figura No. 13. Modelado de
ámbitos de la Estrategia TI con los requerimientos y necesidades).
Se ha optado por la creación de un modelo de tecnificación de las tareas funcionales entorno
a TI de los Municipios, donde los actores identificados son los responsables del negocio, el
apoyo del CIO o Secretario TIC, equipos de profesionales conocedores del negocio y la
definición de proyectos TI, buscan las mejores soluciones a las necesidades de las diversas áreas
de negocio del Municipio.
98
Figura 13. Modelado de ámbitos de la Estrategia TI con los requerimientos y necesidades.
Fuente: Autor
En todos estos procesos y muchos otros que están en fase embrionaria se ha conseguido o se
espera conseguir beneficios para el ciudadano y la ciudad, así como beneficios directos para el
ente territorial en tiempos de gestión y en calidad de la documentación.
El modelo permitió describir todos los procesos jurídicos administrativos y técnicos del
Municipio hacia su objeto misional, el cliente. Y entendiendo que ese cliente puede ser desde un
ciudadano, un funcionario (cliente interno) o una institución (cliente externo). (Ver Figura No.
14. Modelado de procesos y actividades del dominio Estrategia TI).
99
Finalmente, el beneficio directo será determinado por el incremento de la productividad y
ahorro de tiempo, por otro lado, se ha demostrado que con la gestión, estrategia de TI y éste
modelo se promueve la sostenibilidad de los programas, subprogramas y proyectos de toda la
administración municipal y se rompe con el paradigma de administración descentralizada en
términos de tecnologías de la información, en el entendido que tanto las instituciones
descentralizadas como las demás secretarías de despacho deberán optar éste mecanismo que
estandariza no solo la adquisición de TI, sino también la gestión de los recursos necesarios para
soportarla.
100
Figura 14. Modelado de procesos y actividades del dominio Estrategia TI.
Fuente: Autor.
101
4.3.4. Discusión
Con la Arquitectura Empresarial Territorial se busca habilitar el desarrollo del territorio a
través de la alineación de sus objetivos estratégicos con las tecnologías de la información, de tal
modo que los sistemas de información, los procesos, las unidades organizacionales y las
personas funcionen como un solo sistema.
Los objetivos estratégicos se materializan mediante la Arquitectura Empresarial Territorial,
se hace necesario contar con un análisis integral y estratégico de las oportunidades y los procesos
que han sido identificados gracias al modelo planteado. El análisis se basa en el dominio
estrategia TI del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI, con el
propósito de obtener, evaluar y diagnosticar su estado actual y planificar la transformación
necesaria que le permita evolucionar hasta la arquitectura empresarial objetivo.
4.3.4.1. Beneficios del modelo
Con el modelo propuesto se espera que el porcentaje de éxito de los proyectos TI que se
ejecuten en los Municipios sea mayor, ya que estarán planeados y alineados a la estrategia de la
entidad y de su territorio.
Los recursos técnicos y financieros de los Municipios se optimizan, ya que el modelo a
través de la arquitectura empresarial permitirá disminuir sustancialmente los costos operativos,
teniendo en cuenta que para la adquisición de TI, Sistemas de Información y mantenimiento y
soporte, se deben considerar la formulación de los programas, subprogramas y proyectos a futuro
que puedan identificar acciones tempranas e inversiones óptimas.

Mejores servicios a los ciudadanos se verán reflejados al interior de los Municipios ya que el
modelo de Arquitectura Empresarial refleja los procesos de gobernanza de TI orientados hacia
un gobierno en línea, eficiente y confiable.
En consecuencia, la Arquitectura Empresarial propuesta logra que la institución (Municipio)
funcione como un todo, con un norte estratégico claro que le permita ofrecer servicios eficientes
y oportunos.
4.3.4.2. Modelado de requerimientos y necesidades
Teniendo en cuenta el análisis realizado al Municipio de Barrancabermeja, se evidenció que
los requisitos jurídicos, administrativos y técnicos cuentan con tareas específicas, las cuales
fueron alineadas con los ámbitos del Dominio de Estrategia TI. Aquí se destaca gran
importancia y aporte de los requerimientos jurídicos al modelo, debido a que aporta una cantidad
mayor de seis (6) subprocesos con respecto a los demás requerimientos. (Ver Figura No. 15.
Modelado requerimientos jurídicos).
Lo anterior tiene un significado y es que el soporte normativo, legal y/o jurídico demarca el
rumbo de los procesos administrativos y técnicos, siendo consecuentes con la obligatoriedad del
cumplimiento de la Ley. Desde aquí se marca la hoja de ruta para las instancias normativas que
se deben cumplir para crear la Secretaría de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones en los Municipios.

Figura 15. Modelado requerimientos jurídicos.
Fuente: Autor
El ámbito entendimiento estratégico por ser uno de los más importantes, tratándose de que a
partir de él se pone en contexto la organización (Municipio) y le proporciona a la Alta Dirección
mecanismos de transformación de la administración municipal a fin de justificar la importancia
de la implementación de la Arquitectura Empresarial a partir de la creación de la Secretaría TIC.
El direccionamiento estratégico enmarca los elementos principales para el entendimiento de
la misión y la definición de una política de TI soportada en los actos administrativos como el
Acuerdo Municipal y los Decretos Municipales como orientadores de los lineamientos para el
cumplimiento de dicha política.
Parte del direccionamiento estratégico está alineado con los requerimientos técnicos de
infraestructura de TI y sistemas de información que soportan la transversalidad de las tecnologías
de la información en los Municipios (Ver Figura No. 16. Modelado requerimientos técnicos). El
cumplimiento de la política de gobierno en línea que se traduce en la gobernanza de TI, el comité
de seguimiento técnico a los programas, subprogramas y proyectos de TI y el seguimiento

estratégico en la organización (Municipio), son aspectos que está cubiertos por los ámbitos de
direccionamiento estratégico y seguimiento de la Arquitectura Empresarial.
Figura 16. Modelado requerimientos técnicos.
Fuente: Autor.
Los requerimientos administrativos aportan en gran medida el soporte estratégico a la
organización como son; la formulación de los programas, subprogramas y proyectos junto con
los planes de acción e inversiones, convirtiéndose en los insumos necesarios para la planeación
estratégica de TI en el Municipio (Ver Figura No. 17. Modelado de requerimientos
administrativos).
Figura 17. Modelado de requerimientos administrativos.
Fuente: Autor.
4.3.4.3. Modelado de procesos y actividades del dominio Estrategia TI
El modelado del dominio de Estrategia TI detalla en un segundo nivel todos los procesos,
tareas y actores que intervienen en los elementos de cada uno de los ámbitos de la estrategia TI,
de esta manera se logra orientar los planes hacia el cumplimiento de las metas del Plan de
Desarrollo del Municipio, administrando el cruce de las fronteras entre sus dependencias para
finalmente alinear todos sus esfuerzos organizaciones y de TI hacia la misión del ente territorial.
A continuación se detallan desde cada uno de los ámbitos algunos de los procesos y tareas
más importantes.
El Direccionamiento Estratégico es la materia prima para la estrategia TI convirtiéndose en
la columna vertebral del modelo, entregando elementos o insumos importantes a los ámbitos del
Entendimiento Estratégico y la Implementación de la Estrategia TI (Ver Figura No. 18.
Direccionamiento Estratégico de la Arquitectura Empresarial).
Los planes de acción y planes de inversiones son los derroteros importantes que definen los
lineamientos de TI para la ejecución de los subprocesos que generarán una dinámica
organizacional proporcionándole a la Alta Dirección (Alcalde) una orientación que le permita
usar TI como agente de transformación basado en el esquema de Arquitectura Empresarial.

Figura 18. Direccionamiento Estratégico de la Arquitectura Empresarial.
Fuente: Autor
En el ámbito de Direccionamiento Estratégico se destacan subprocesos como el de crear la
Secretaría TIC (Ver Figura No. 19. Modelado Subproceso Crear Secretaría TIC), en él se
determinan las tareas necesarias para crear la Dependencia y como intervendrá en las decisiones
estratégicas del Municipio.

Figura 19. Modelado Subproceso Crear Secretaría TIC.
Fuente: Autor
Otro de los subprocesos que se destaca es el diseño de programas, subprogramas y proyectos
(Ver Figura No. 20. Modelado del Subproceso Diseño de Programas, Subprogramas y
Proyectos), el cual define la estrategia de cómo se deben formular los proyectos TI y cuáles son
los procedimientos para sus respectivas viabilizaciones ante el banco de proyectos del
Municipio.
Figura 20. Modelado del Subproceso Diseño de Programas, Subprogramas y Proyectos,
Fuente: Autor.
El Entendimiento Estratégico (Ver Figura 21. Modelado Entendimiento Estratégico)
determina los subprocesos para el desempeño estratégico y la dinámica organizacional, con estos
elementos proporcionan el contexto la organización y el entorno del Municipio. Suministra a la
implementación de la estrategia TI, la estrategia del negocio del Municipio traducida en las
metas, planes y proyectos a desarrollar, los cuales estarán enmarcados en el Plan de Desarrollo
del Municipio.
Figura 21. Modelado Entendimiento Estratégico.
Fuente: Autor.
Del ámbito Entendimiento Estratégico se destaca el subproceso Construcción del Plan de
Desarrollo (Ver Figura No. 22. Modelado Subproceso Construcción del Plan de Desarrollo
Municipal), en el cual se establecen los lineamientos rectores de la planificación territorial que
sirven como fundamento normativo de las políticas económicas, sociales, culturales, ambientales
y a partir de este modelo se deben tener en cuenta en el Plan de Desarrollo metas e indicadores
que apunten a la creación de la Secretaría TIC con enfoque de Arquitectura Empresarial,
incluyendo la Estrategia de TI, necesarias para el desarrollo integral y sustentable.

Figura 22. Modelado Subproceso Construcción del Plan de Desarrollo Municipal,
Fuente: Autor.
En el ámbito Implementación de la Estrategia TI (Ver Figura No. 23. Modelado
Implementación de la Estrategia TI), incluye los elementos técnicos de la estrategia como son;
oferta de servicios TI, hoja de ruta de iniciativas TI, gestión de recursos financieros y programas,
subprogramas y proyectos. Este dominio entrega al entendimiento estratégico un componente
importante de seguimiento a través de un comité técnico quien retroalimenta a la organización
entregando información del comportamiento de la ejecución de la Estrategia TI para la toma de
decisiones.
Figura 23. Modelado Implementación de la Estrategia TI.
Fuente: Autor
En el ámbito de Seguimiento y Evaluación TI (Ver Figura No. 24. Modelado Seguimiento y
Evaluación TI), se evalúa el correcto funcionamiento de la estrategia TI en la institución, la cual
está a cargo del establecimiento de procesos, tareas y la conformación de un equipo
interdisciplinario que realice las funciones de seguimiento y establezca los mecanismos de
control y entrega de información a la Alta Dirección.

Figura 24. Modelado Seguimiento y Evaluación TI.
Fuente: Autor
El modelo permitió representar gráficamente la lógica de cada uno de los procesos que son
necesarios para para la creación de la Secretaría TIC y la implementación de la arquitectura
empresarial para el dominio de la Estrategia TI, aquí se logró contemplar procesos y
subprocesos, además permitió alinear las políticas estratégicas del Municipio con la
implementación de la estrategia de TI en los niveles de Alta Dirección, administrativos y
técnicos. Como resultado final del modelo, se identificaron 70 eventos, 55 compuertas, 31
Subprocesos 137 tareas, para un total de 293 elementos del modelo. (Ver Tabla No. 27,
Overview del Modelado de procesos y actividades de la Estrategia TI).

Tabla 27. Overview del Modelado de procesos y actividades de la Estrategia TI.
ITEM PROCESOS / SUBRPOCESOS Events Gateways Sub- Tasks Overall

Process
1 Crear Secretaría TIC - CRear Secretaría 2 0 0 5 7
TIC
2 Ámbitos del Dominio Estrategia TI - 2 2 3 0 7
Seguimiento y Evaluación TI
3 Diseñar Estructura Admin. - Diseñar 3 1 0 4 8
Estructura Admin.
Entendimiento Estratégico
5 Presentación a debate - Presentación a 3 1 0 4 8
debate
6 Creación de Cargos - CReación de 3 1 0 4 8
Cargos
7 Estrategia TI - Requerimiento Técnico 2 1 5 0 8
8 Mtto y Soporte Infraestructura de TI - 2 2 0 5 9
Mtto y Soporte Infraestructura de TI
9 Diseño Gobierno en Línea - Diseño 2 2 0 5 9
Gobierno en Línea
10 Elaboración Estudio de Cargas - 3 1 0 6 10
Elaboración Estudio de Cargas
Implementación Estrategia TI
12 Comité Téc. de Seguimiento - Comité 2 2 0 8 12
Técnico de Seguimiento
13 Comité Técnico de Seguimiento - Comité 2 2 0 8 12

Técnico de Seguimiento
14 Estrategia TI - Requerimiento 3 3 4 3 13
Administrativo
15 Elaboración Proyecto de Acuerdo - 3 3 0 7 13
Elaboración Proyecto de Acuerdo
16 Construcción Plan de Desarrollo - 3 1 0 9 13
Construcción Plan de Desarrollo
17 Elaboración Exposición de Motivos - 4 2 0 8 14
Elaboración Exposición de Motivos
18 Seguimiento a los Planes - Seguimiento a 3 3 0 11 17
los Planes
19 Adquirir Plataforma Tecnológica - 4 5 0 10 19
Adquirir Plataforma Tecnológica
20 Adquisición Sistemas de Información - 4 5 0 10 19
Adquirir Plataforma Tecnológica
21 Estrategia TI - Requerimiento Jurídico 6 4 6 4 20
Direccionamiento Estratégico
23 Diseñar Programas, Subprogramas y 4 5 0 16 25
Proyectos - Diseñar programas,
subprogramas y proyectos
Overall 70 55 31 137 293
Fuente: Autor
4.4. Aplicabilidad del modelo, mediante la validación de los procesos estratégicos de TI en
una Secretaría TIC del país.
El fundamento de la inclusión en el Plan de Desarrollo 2012 – 2015
“BARRANCABERMEJA CIUDAD FUTURO”, de las políticas para el impulso y promoción de
las tecnologías de la información y las comunicaciones es tomado textualmente de los
lineamientos que el Gobierno Nacional ha desarrollado en esta Materia. Lo anterior, se expone
con el objeto de que sirva como punto de partida para la armonización requerida desde el punto
de vista metodológico entre los lineamientos de política nacional y los que se formulen a nivel
territorial. De igual forma, el éxito de los programas se puede materializar, en la medida en que
exista articulación efectiva entre la Nación y las distintas entidades territoriales.
Es por esta, entre otras razones, que para la elaboración del Plan de Desarrollo 2012 – 2015
“BARRANCABERMEJA CIUDAD FUTURO”, se consideraron los lineamientos de política de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones aprobados en las bases del Plan Nacional
de Desarrollo 2010 – 2014 “Prosperidad para Todos” a través de la Ley 1450 de 2011.
Teniendo en cuenta que el Municipio de Barrancabermeja (Santander), fue el primer
Municipio del País de categoría uno (no capital de departamento) en crear una Secretaría de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se determinó la validación del modelo
propuesto en el proyecto en dicha Secretaría TIC, teniendo en cuenta que este proceso se realizó
sin tener en cuenta que el modelo de arquitectura propuesto por el Ministerio no se había
desarrollado, además por los logros alcanzados que en tan sólo dos años y medio ha ubicado al
Municipio en los primero lugares de los indicadores de TI que mide el Ministerio de las TIC.
La Secretaría TIC de Barrancabermeja inicia operaciones en el 2013 y está conformada por
cuatro grupos funcionales (Ver Anexo E Decreto 0021 de 2013), así:
4.4.1.1. Grupo de operaciones de TI
Sistemas de información, infraestructura y soporte tecnológico, sus funciones principales
son:
 Administrar y mantener los sistemas de información existentes en el Municipio.
 Realizar gestión de seguridad informática.
 Definir y asegurar el cumplimiento de las políticas relacionadas con la adquisición de
aplicaciones y/o sistemas de información en cuanto a documentación, pruebas,
configuración, capacitación e implementación.
 Determinar y orientar la arquitectura empresarial de la administración pública utilizando
marcos de trabajo y mejores prácticas (como TOGAF, SOA, entre otras).
 Asesorar al grupo de proyectos de TI sobre los requerimientos de infraestructura que
soliciten las diferentes dependencias.
4.4.1.2. Grupo de proyectos de TI
Sus funciones principales son:
 Orientar el desarrollo y acompañamiento de todos los proyectos de innovación, ciencia y
tecnología en la Administración Municipal.

 Ejecutar y controlar los procedimientos estratégicos, de planeación, administrativos y
normativos relacionados con TI.
 Formular, ejecutar y controlar los planes, programas y proyectos que debe desarrollar la
Administración Municipal en lo que corresponde a su función específica.
4.4.1.3. Grupo de servicios digitales
 Desarrollar, implementar y administrar estrategias de gobierno en línea en el Municipio
de Barrancabermeja.
 Generar estrategias que permitan mejores prácticas de buen gobierno y rendición de
cuentas al ciudadano.
 Coordinar con las demás Secretarias y Dependencias de la Administración Municipal, el
diseño y puesta en marcha de un sistema de información integral.
4.4.1.4. Grupo desarrollo de la ciencia, tecnología e innovación
 Formular, promover y coordinar la ejecución del plan estratégico de ciencia y tecnología
de Barrancabermeja.
 Dar apoyo técnico a los gobiernos municipal y departamental, en la planificación de las
actividades de ciencia y tecnología que se requieran, para su incorporación en los Planes
de Desarrollo.
 Apoyar y acompañar la formulación, gestión y ejecución de los proyectos de Ciencia,
Tecnología e Innovación de la Región.

Con el propósito de poder realizar la validación del modelo en el Municipio de
Barrancabermeja (Santander), a través de la Secretaría General del Municipio se solicitó el
respectivo permiso y acceso a la información de la Secretaría TIC para efectos de la evaluación
de la adaptación del modelo al Municipio (Ver Anexo F Comunicación del Secretario General
del Municipio de Barrancabermeja).
4.5. Metodología
Entre las técnicas de investigación social se encuentra la entrevista semiestructurada, ésta
técnica de investigación recoge los tipos de técnicas que se construyen a partir del diálogo entre
la persona que entrevista (que investiga) y la persona que es investigada, de alguna forma sirve
para conectar con otras técnicas de investigación de tipo cuantitativo, la conexión se establece
teniendo en cuenta el grado de estructuración de las técnicas, el grado de la estructuración de la
conversación que existe entre quien pregunta y quien responde. (Universidad de Valladolid ,
2014)
En este caso, el investigador establece un guion de preguntas que pueden estar cerradas pero
que le ofrece al investigado entregar respuestas abiertas, es decir, con opciones de respuestas
abiertas dándole un sentido de originalidad a la diversidad de respuestas que pueda formular el
investigado.
La entrevista semiestructurada es la más habitual en el campo de las ciencias sociales y por
supuesto en el ámbito de la investigación en comunicación, que consiste principalmente en un

diálogo, una conversación entre dos personas en la que una de ellas (el investigador) intenta
extraer cierta información que sirva para obtener los objetivos de su investigación, por lo tanto,
una de las metas de la entrevista semiestructurada que se desarrolló, es alcanzar el mayor grado
de naturalidad, la mayor comodidad con la forma en que los investigados manifestaron con total
naturalidad el comportamiento, el grado de aplicabilidad y hasta qué punto se podría validar en
la Secretaría de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Municipio de
Barrancabermeja (Santander).
El objetivo que se buscó mediante esta técnica de investigación es la construcción de una
atmósfera natural, en la cual las personas entrevistadas fueron las que protagonizaron el diálogo,
ya que se pretendió acceder o interpretar el sentido que los entrevistados le otorgaron al modelo
de implementación de la estrategia TI en la Secretaría TIC.
En el desarrollo de la entrevista semiestructurada se planteó el máximo grado de
profundidad posible, fueron entrevistas de máximo una hora en la que el investigador intentó
dirigir el diálogo hacía como el modelo de procesos y actividades de la estrategia TI es aplicable
a la Secretaría TIC, esto permitió alcanzar el objetivo propuesto.
El diseño de la entrevista se basó en:
 La formulación de un listado de preguntas por cada uno de los cuatro ámbitos del
dominio de Estrategia TI de la Arquitectura Empresarial para Colombia (entendimiento
estratégico, direccionamiento estratégico, implementación de la estrategia TI y
seguimiento).
 Se desarrollaron cuatro visitas a la Secretaría TIC del Municipio de Barrancabermeja
(Santander).
 Se seleccionaron dos funcionarios de planta de la Secretaría TIC.
 Se ejecuta las entrevistas con los funcionarios entregándoles los formatos de entrevista
con sus preguntas en medio digital y en las sesiones se realizaba una orientación de cada
pregunta y se toma nota de sus respuestas.
 Se realiza una tabulación de las respuestas frente a los subprocesos de cada ámbito.
 Se hace una discusión y conclusiones.
4.5.1. Resultados
4.5.1.1. Problema
La validación del modelo propuesto permitió determinar la aplicabilidad en la Secretaría de
las TIC del Municipio de Barrancabermeja mediante la comparación de los ámbitos del dominio
de Estrategia de TI contra los procesos que se vienen ejecutando en la Dependencia. La
entrevista semiestructurada procuró delimitar las acciones de la planeación, ejecución y control
de las tecnologías de la información en el Municipio y coadyuvo a determinar lo elementos
faltantes de la arquitectura empresarial en la Secretaría de las TIC.
4.5.1.2. Entrevistas semiestructuradas
Las entrevistas se desarrollaron entre el 21 de Enero y el 18 de Febrero de 2016, gracias a la
participación de los ingenieros Leonardo Aguas Bohórquez, quien se desempeña como

Profesional Universitario en el grupo de Servicios Digitales y Marino Rodríguez Palacios, quien
se desempeña como Profesional Universitario en el grupo de Operaciones de TI.
En ellas se abordaron cada uno de los elementos de los ámbitos de la estrategia de TI,
realizando preguntas orientadas a los conceptos de los elementos y luego se realiza una
calificación de la valoración de la aplicabilidad por cada elemento.
Los resultados de la entrevista pueden ser consultados en el Anexo F Entrevistas aplicadas.
4.5.2. Discusión
La tabulación de la información caracterizada en las entrevistas semiestructuradas, arroja un
resultado determinante en la aplicabilidad del modelo de arquitectura empresarial para la
Secretaría de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, teniendo en cuenta que
aunque dicha dependencia cuenta con procesos que aseguran el diseño, planeación y ejecución
de una Estrategia de TI alineada a los planes estratégicos de la entidad, se destacan aspectos del
Dominio de Estrategia de TI que en la actualidad la Secretaría TIC del Municipio de
Barrancabermeja no implementa (Ver Tabla No. 27. Tabulación de Ámbitos y Elementos
Estrategia TI).
Otro aspecto a destacar, está orientado a que en todos los ámbitos del Dominio de Estrategia
TI existen elementos que no están establecidos como procesos en la Secretaría TIC, entre ellos:
 Plan estratégico de TI – PETI: Este elemento prioriza las oportunidades y retos de TI
con el propósito de definir y documentar la Estrategia de TI en el Plan Estratégico de
Tecnologías de Información (PETI).
 Portafolio de planes, programas y proyectos de TI: Además de diseñar los proyectos,
estos están en constante actualización teniendo en cuenta la dinámica organizacional de
las entidades.
 Tablero de indicadores: Facilita definir y gestionar los indicadores que le permitirán
hacer monitoreo al cumplimiento de la implementación de la Estrategia TI, así como su
impacto en los procesos y servicios de la institución.
 Análisis de desempeño estratégico: Este elemento establece en equipo, con funcionarios
de la institución, la situación actual, el mantenimiento y evolución de la gestión de TI,
con el fin de tener los elementos necesarios y suficientes para identificar posibles
oportunidades y retos de TI, que contribuyan a habilitar y a transformar la gestión de la
entidad.
 Entendimiento estratégico: Ayuda a la Dirección de Tecnologías y Sistemas de
Información o a quien haga sus veces a establecer y entender los procesos que se
desarrollan en el ámbito sectorial e institucional, y los servicios e interacciones que el
sector tiene con todos los grupos de interés, con el fin de que tenga los elementos
necesarios y suficientes para identificar posibles oportunidades y retos de TI que
contribuyan al cumplimiento de la estrategia sectorial e institucional.
 Hoja de ruta de iniciativas estratégicas de TI: Con esto se define y gestiona la hoja de
ruta de proyectos del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI), teniendo

en cuenta diferentes aspectos o elementos como: tiempo, riesgos, impacto, cumplimiento
y otros.
 Definición de la oferta de servicios de TI: Este elemento involucra los lineamientos
relacionados con la definición del Catálogo de Servicios de TI y su relación con los
Proyectos de TI.
Tabla 28. Tabulación de Ámbitos y Elementos Estrategia TI.
Aplicable Implementado
ÁMBITOS ELEMENTOS
SI NO SI NO
Análisis de desempeño
estratégico
Entendimiento
Entendimiento de la dinámica
Estratégico
organizacional
Identificación de políticas de TI
Definición de iniciativas
Direccionamiento estratégicas
Estratégico Plan Estratégico de TI
Identificación de retos y
oportunidades de TI
Proyectos de TI
Hoja de ruta de iniciativas
estratégicas de TI
Implementación de Definición de la oferta de
la Estrartegia TI servicios de TI
Gestión de recursos financieros
Portafolio de planes, programas
y proyectos de TI
Evaluación de la gestión de la
Seguimiento y estrategia de TI
evaluación de la Tablero de indicadores
Estrategia TI Seguimiento al desempeño y
cumplimiento
Se Puede O Debe Aplicar Y Existe

No Existe En La Secretaría TIC
Fuente: Autor
5. Conclusiones
A continuación se relacionan las conclusiones resultantes del trabajo de investigación:
 Los Municipios que han tomado la decisión de crear la Secretaría de las Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, como por ejemplo el Municipio de
Barrancabermeja y Armenia, han mejorado los indicadores tales como el índice de
gobierno en línea e índice de gobierno abierto.
 Los Dominios Gobierno de TI, Estrategia de TI y el Dominio Uso y Apropiación
presentan mayores fortalezas y oportunidades en el Municipio de Barrancabermeja, a
partir de la creación de la Secretaría TIC, resaltando el aprovechamiento de factores de
planeación y administración interna de los procesos de gestión de TI.
 Predominan debilidades en cuanto a Sistemas de Información debido a la baja inversión y
procesos de estandarización de la información al interior de los Municipios objeto del
estudio, inclusive ausencia de estrategias que los administre.
 La Institucionalidad TIC en Colombia se presenta en un bajo porcentaje (1%) con
respecto a la totalidad de los Municipios (Inclusive de categoría 1 y 2), si se tiene en
cuenta que desde el año 2013 existe la Ley 1341 que establece que "Las entidades de
orden nacional y territorial promoverán, coordinarán y ejecutarán planes, programas y

proyectos tendientes a garantizar el acceso y uso de la población, las empresas y las
entidades públicas a las Tecnologías de la información y las Comunicaciones. Para tal
efecto dichas autoridades incentivarán el desarrollo de infraestructura, contenidos y
aplicaciones, así como la ubicación estratégica de terminales y equipos que permitan
realmente a los ciudadanos acceder a las aplicaciones tecnológicas que beneficien a los
ciudadanos, en especial a los vulnerables y de zonas marginadas del país. Las entidades
de orden nacional y territorial incrementarán los servicios prestados a los ciudadanos a
través del uso de las TIC.".
 Los Municipios como Barrancabermeja, Armenia y Floridablanca realizaron inversiones
en TI superiores a $30.000´000.000, lo que indica que se requiere recursos financieros
que soporten las inversiones en TI en los Municipios del País, para que les permita
mejorar los procesos de Gestión y Estrategia TI.
 Es importante que desde los Planes de Desarrollo Municipales se tracen las líneas
estratégicas de TI que vayan alineadas con las metas del Plan de forma transversal en
todos los sectores (Por ejemplo; Educación, Salud, Movilidad, infraestructura, Deporte,
etc.).
 Los Municipios de baja categoría, no están lo suficientemente preparados para dar
cumplimiento a la política nacional en la implementación del marco de referencia y
creación de Secretaría TIC, debido a dificultades presupuestales, falta de cultura TI y
resistencia al cambio.
 El 57% de los Municipios reportados por el Ministerio de las TIC con Institucionalidad
TIC, han delegado las funciones de gestión de TI a un cargo de la planta administrativa y
solo el 1% de esos Municipios han avanzado en la creación de la Secretaría TIC.
 El bajo porcentaje de Institucionalidad TIC en Municipios de categoría 1 y 2, evidencia la
oportunidad de orientar estos Municipios a través del modelo diseñado, para que les
permita identificar fácilmente las actividades, requerimientos y procedimientos para crear
la Secretaría TIC cumpliendo con el marco de referencia de TI bajo el concepto de AE,
dada la ausencia orientaciones claras para los Municipios.
 El modelo propuesto permitirá la alineación estratégica de los proyectos de TI con la
estrategia del Municipio, los recursos técnicos y financieros se optimizarán teniendo en
cuenta que con la aplicación de AE se podrán disminuir sustancialmente los costos
operativos.
 El modelo incluye el soporte legal y/o jurídico de forma clara, lo cual lo hace viable y
pertinente para que los Municipios lo puedan implementar como una hoja de ruta en el
cumplimiento del Decreto 2573 de 2014.
 El modelo incluye el soporte legal y/o jurídico de forma clara, lo cual lo hace viable y
pertinente para que los Municipios lo puedan implementar como una hoja de ruta en el
cumplimiento del Decreto 2573 de 2014.

 En el modelo se determina cómo los ámbitos de entendimiento estratégico,
direccionamiento estratégico, implementación de la estrategia y el seguimiento, son
alineados a los requerimientos y necesidades a fin de justificar la implementación de la
AE en los Municipios.
 El ámbito de direccionamiento estratégico es clave para la Alta Dirección, porque desde
allí se provee la dinámica organizacional de los Municipios a partir de la definición de los
planes de gestión de TI (planes de acción e inversión).
 Se evidenció que aunque el Municipio de Barrancabermeja ha avanzado en la Creación
de la Secretaría TIC y el mejoramiento de los procesos de gestión de TI, este a su vez
carece de aspectos importantes del marco de referencia de AE, como por ejemplo la
ausencia de un portafolio de servicios de TI, un procedimiento de seguimiento y control
con indicadores que midan la gestión de TI, un tablero de indicadores de TI un plan
estratégico de TI, análisis de desempeño estratégico y una hoja de ruta de iniciativas
estratégicas de TI.
 La validación del modelo en la Secretaría TIC del Municipio de Barrancabermeja arrojó
como resultado que el 53% de los elementos contenidos en el Dominio de Estrategia de
TI del marco de referencia de AE es implementado y que la totalidad de los elementos
son aplicables, lo que refleja que los Municipios de categoría 1 y hasta 2, están en la
capacidad de aplicar el modelo que les permita crear la Secretaría TIC con enfoque de
AE teniendo en cuenta el análisis que se desarrolló para el ámbito de la Estrategia de TI.
 No es suficiente con la expansión de la infraestructura TI. La apropiación y el uso de las
TIC son determinantes para mejorar la productividad. Es necesario desarrollar políticas
locales para que los Municipios tomen la iniciativa de generar una institucionalidad en su
territorio alrededor de la gobernabilidad de TI con procesos definidos para mejorar la
toma de decisiones.
 El crear la Secretaría de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los
Municipios, permitirá consolidar la política de TI en el ente territorial, además la
Secretaría TIC tiene como misión crear, fomentar, dirigir, apropiar y administrar el
ecosistema digital municipal, basado en el fortalecimiento de la productividad del
municipio, a través de la interconexión digital, que permita contar con información
oportuna y confiable para la toma de decisiones y el cumplimiento de todas las misiones
del ecosistema digital del Municipio.
 La creación de Secretarías TIC con enfoque de Arquitectura Empresarial representa retos
relacionados con la voluntad política, la formación y apropiación dentro de las entidades
de una Estrategia TI y la necesidad de integrar procesos interinstitucionales y el
fortalecimiento por medio de un marco legal.

6. Recomendaciones
 En el desarrollo de las actividades asociadas a un proyecto de arquitectura empresarial, se
ven involucradas tanto la parte administrativa del Ente Territorial como la alta dirección
(Alcalde), si no se cuenta con este acompañamiento será un trabajo que no le agrega valor
a la implementación del modelo para la Estrategia TI.
 Es importante que el Municipio sobre el cual se realice el trabajo de implementación de
la Arquitectura Empresarial, conciba previamente en su Plan de Desarrollo Municipal las
metas de creación de la Secretaría TIC, con lineamientos de política claros. Si no se
cuenta con este insumo se debe replantear la pertinencia en realizar un esfuerzo de este
tipo.
 Se debe identificar toda la documentación que se tenga relacionada con los procesos, y
revisarla previo a las entrevistas, ya que brinda una perspectiva del que hacer de los
procesos y le permite al investigador realizar cuestionamientos que pueden generar
información importante para el proyecto.
 La elaboración de las entrevistas para la documentación de los requerimientos, es
fundamental realizarlas con los conocedores de los procesos ya que estos cuentan con la
experiencia y conocimiento necesarios durante esta actividad. Realizar esta actividad con
personas que no cuentan con el suficiente conocimiento del proceso generara pérdidas de
tiempo y retrasos en el proyecto.
 Los Municipios junto con todas las Secretarías, Oficinas y Entes Descentralizados, deben
permitir que todos los proyectos de TI estén alineados con la estrategia definida por el
CIO del Ente Territorial.
 Todos los planes estratégicos del Municipio deben apuntar a lograr que la institución
funcione como un todo, con un norte estratégico claro que le permita ofrecer servicios
eficientes y oportunos.
 Aunque la adopción de las Tecnologías de la Información es de libre decisión de los
Entes Territoriales, se recomienda tener en cuenta los conceptos, requerimientos,
necesidades, modelos y conclusiones desarrollados en el proyecto, con el fin de
desarrollar una eficiente implementación de la creación de la Secretaría TIC y la
Arquitectura Empresarial necesaria.

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Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC |1

Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales

Colombianos de Categoría 1 y 2, Basado en Arquitectura Empresarial

Jhon Jairo Jiménez Alvarez

Universidad Cooperativa de Colombia

Maestría en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Diseño de un Modelo para la Creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales

Colombianos de Categoría 1 y 2, Basado en Arquitectura Empresarial

Jhon Jairo Jiménez Álvarez

Trabajo Presentado como Requisito para Optar al Título de Magister en Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones

Director del Trabajo de Grado:

Gina Paola Maestre Góngora

Ms. C. En Ingeniería Informática y Computación - UIS

Ph.D.(C) En Ingeniería de Sistemas – Universidad del Norte

Universidad Cooperativa de Colombia

Maestría en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

acompañarme a conseguir uno de mis mayores sueños.

A mi esposa y mis hijos, por comprender la importancia de este proyecto y permitirme

el objetivo propuesto y sobre todo el haber adquirido conocimientos estructurados producto de su

Gracias a la Alcaldía Municipal de Barrancabermeja, en especial al Dr. Juan Carlos

Palacios por su apoyo en el desarrollo de las entrevistas.

Al Ingeniero Carlos Alberto Mendoza Saad, por su aporte en la investigación con

facilitado toda la información desde la Secretaría TIC de Barrancabermeja.

su aporte con información oficial sobre el comportamiento de la institucionalidad TIC en el País.

Ruby Milena por sus enseñanzas y aportes con el idioma Inglés.

obtener los mejores resultados en la investigación.

2. Marco Teórico ................................................................................................................... 39

4. Desarrollo Del Proyecto ....................................................................................................51

4.5. Metodología ................................................................................................................. 118

5. Conclusiones ................................................................................................................... 124

Bibliografía ......................................................................................................................... 131

Tabla 1. Resultados esperados en el desarrollo de los objetivos ..........................................38

Figura 1. Diagrama Causa – Efecto, planteamiento y descripción del problema. ................ 32

Anexo A Institucionalidad TIC en el País

Anexo E Comunicación del Secretario General del Municipio de BarrancabermejaAnexo F

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Biblioteca de la Universidad Cooperativa de Colombia

Modelo Para La creación de Secretaría TIC en Entes Territoriales Colombianos de categoría

1 y 2, basado en Arquitectura Empresarial

JHON JAIRO JIMÉNEZ ALVAREZ

Bucaramanga, Universidad Cooperativa de Colombia, de 2016.

Universidad Cooperativa de Colombia

Arquitectura Empresarial, Marco de Referencia, Secretaría TIC, Estrategia TI, Gestión de

TI, Plan Estratégico de TI.

El desarrollo del proyecto buscó dar respuesta al siguiente interrogante de investigación:

Cómo orientar la implementación de un modelo de arquitectura empresarial (AE) de TI en

los entes territoriales municipales de categoría 1 y/o 2, alineado a la Estrategia de TI del

Gobierno Nacional de Colombia?

Para tal propósito se trazó el siguiente objetivo general:

Diseñar un modelo de estrategia de Tecnología de Información, basado en Arquitectura

colombianos en la creación de una Secretaría TIC.

A fin de dar repuesta al interrogante y alcanzar el objetivo general, se diseñó una

metodología de desarrollo del proyecto, así:

 Identificando los requerimientos y necesidades para la creación de Secretaría de las

Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en Municipios de Colombia.

 Seleccionando los elementos aplicables de la Arquitectura Empresarial que propone el

 Modelando a través de la metodología BPMN (Business Process Modeling Notation), los

procesos y actividades seleccionados de la Estrategia de TI aplicables para una Secretaría

 Verificando la aplicabilidad del modelo, mediante la validación de los procesos

estratégicos de TI en una Secretaría TIC del País.

Para el diseño, implementación y desarrollo del proyecto se consultaron 32 fuentes;

discriminadas de la siguiente manera: