ESTUDIO DEL CASO ENCUADERNADORA S.A.

Integrantes:

Universidad Politécnico Gran Colombiano

Nota:

Materia: Compras y aprovisionamiento

Bogotá(Cundinamarca)

28/09/2018
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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO 1

OBJETIVO GENERAL 2

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2

JUSTIFICACIÓN 3

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN 4

Ilustración 1 Análisis Gráfico (elaboración propia) 6

Ilustración 2 5W 1H 7

ANÁLISIS 5W 1H 7

METODOLOGÍA 8

Ilustración 3 Diagrama de Proceso 9

Ilustración 4 Diagrama de flujo 9

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE LA EVALUACIÓN 10

Ilustración 5 Diagrama de flujo Solución 15

Ilustración 6 Diagrama de Gantt Solución 15

RECOMENDACIÓN 16

CONCLUSIONES 17

REFERENCIAS 17
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OBJETIVO GENERAL

Lograr una solución de mejora para el posible desabastecimiento de materia prima en la

empresa y así proponer planes de acción como una medida preventiva pronosticando posibles

problemas a futuro.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

● Analizar posibles vías para la solución del problema

● Generar trabajo en equipo para dar una solución

● Crear plan de acción para para no volver recurrente el problema

● Pensar de forma efectiva y rápida las posibles soluciones

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JUSTIFICACIÓN

Hoy en día. una de las áreas de mayor importancia en las empresas es la de Compras. Si no hay

un abastecimiento adecuado, se pueden desencadenar problemas de mayor orden en la calidad

y los tiempos de entrega de los productos, lo cual afecta a los clientes finales y puede dañar la

imagen de la empresa.

El área de compras y abastecimiento es una de las más importantes en la operación de cualquier

compañía; los retrasos o la falta de calidad en esta etapa repercute en los demás procesos de

forma directa.

Teniendo esto en cuenta y basándonos en el caso hipotético de la empresa “Encuadernadora

S.A.” haremos un diagnóstico de la situación y buscaremos las mejores alternativas que

podamos plantear para resolver un grave problema de posible desabastecimiento.

El presente trabajo nos permitirá poner en práctica, los temas vistos y aprendidos en el módulo

de Compras & Aprovisionamiento.

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DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Según lo leído en el informe de la ENCUADERNADORA se presenta un estudio del caso lo

cual se determina que el centro de la problemática es el desabastecimiento de la materia prima

cuando el “proveedor de mi proveedor no puede suplir la necesidad” en este caso particular

menciona sobre el paro de los ingenios o recolectores de caña de azúcar, de la caña sale un

material de nombre bagazo principal componente para la elaboración de hoja ya que el producto

finales representado por un 10% de cartón y un 80% de bagazo por lo que lo hace materia prima

fundamental para la elaboración de cada hoja. por ende, este problema tiene una cadena de

repercusiones para varios proveedores que depende de este material, por lo que las

consecuencias de este paro es el desabastecimiento de la materia prima para la producción de

cuadernos por la disminución de producción, incumplimiento a los clientes, posibles despidos

masivos de personal y la pérdida de credibilidad frente a los distribuidores y consumidores.

Aunque el posible desabastecimiento de ENCUADERNADORA S.A. es inminente podemos

optar por realizar un análisis y en base a este presentarle una propuesta a gerencia el cual

consiste en el Diagrama Pareto, el cual se basa que el 80% de un fenómeno en este caso el

desabastecimiento de ENCUADERNADORA S.A. es causado por 20% de las causas las

cuales definimos así:

Causas:

● Referente al pago y situación de los trabajadores que hacen parte de las

subcontratados por parte de las cooperativas de estas zonas que ascienden a los

19.000.

● Posterior a la situación los ingenios pertenecientes a empresas como Mi cañita,

Santa Clara, Dulce sabor, Marujita y azuquitar entran en paro perteneciendo al 65.7

de la población en paro es decir 12500 trabajadores.

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● Parar inicialmente afectaría a la empresa PAPELITOS S.A. que es la planta que

compra el bagazo lo procesa para así entregar el papel a la ENCUADERNADORA

S.A. esto implica el suministro de 135T/SEM de ancho 64.5 y 320T/SEM de ancho

124.5 ya que solo se estaría trabajando con un solo molino que no entro en paro.

Mediante las anteriores causas podemos determinar el resultado del desabastecimiento de

ENCUADERNADORA S.A. a continuación realizaremos el análisis

DATOS % DE PORCENTAJE
CAUSAS
RECOLECTADOS PARTICIPACIÓN ACUMULADO

Malas condiciones de trabajo 19000 59% 59%

Paro de ingenios 12500 39% 99%

Déficit molino para ancho 124,5 T/Sem 320 1% 100%

Déficit molino para ancho 64,5 T/Sem 135 0% 100%

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Ilustración 1 Análisis Gráfico (elaboración propia)

Realizando el ejercicio con ayuda del análisis podemos determinar que el principal motivo

superior al 80% en las malas condiciones laborales en las que actualmente están los ingenios

de las empresas Mi cañita, Santa Clara, Dulce sabor, Marujita y azuquitar.

por otro lado, son datos que hacen parte del diagnóstico para ENCUADERNADORA S.A.

para poder cumplir el pedido asumiendo que papelitos le puede abastecer desde esa fecha

durante 15 días necesita 545 Ton/SEM en el ancho 64.5 y 1280 Ton/SEM actualmente en

inventario poseen en inventario 1600 Ton de ancho 124.5 y 430 Ton de ancho 65.2 por lo que

tendrán un faltante en según el pronóstico en la semana 46 de un déficit de 3335 Ton y en las

demás referencias de cuaderno mediano y pequeño de 6840 T por lo que si no se realiza una

acción correctiva y efectiva se correrá el riesgo de llegar a un incumplimiento de entregas y

como resultado la pérdida de credibilidad en la empresa (Oscar, 2008).

Partiendo de la explicación anterior podemos realizar un análisis del caso un poco más

específico con la metodología 5W1H el cual consiste en un método para hacer preguntas sobre

procesos y a si determinar la causa raíz sobre la problemática que se está generando del mismo.
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Ilustración 2 5W 1H

ANÁLISIS 5W 1H

A continuación, aplicaremos la metodología:

¿Qué (What)?:

Futuro desabastecimiento de ENCUADERNADORA S.A. y por ende quedar mal con los

pedidos programados a distribuidores y clientes.

Quien/Quienes (Who)?:

ENCUADERNADORA S.A., PAPELITOS S.A., Clientes uy distribuidores.

¿Cuándo (When)?:

15 de septiembre 2008 (durante producción para suplir necesidad de temporada alta en enero)

¿Dónde (Where)?:

Valle del Cauca, Risaralda y Cauca.

¿Por qué (Why)?:

Papelitos actual proveedor de encuadernadora no alcanza a suplir el pedido debido al paro de

ingenios recolectores de bagazo para producir papel.

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¿Cómo (How)?

Debido a las condiciones deprimente por las que son sometidos los trabajadores de los ingenios

recolectores del bagazo referente a sueldo y precaria situación lo trabajadores entran en paro y

cese de actividades frente a la recolección de bagazo.

METODOLOGÍA

para iniciar el diagnóstico del caso se deben determinar una serie de pasos los cuales nos

servirán de punto de inicio para su posterior solución los cuales veremos a continuación:

1. Como primera medida leer el caso

2. Una vez leído el caso conociendo la actividad económica de la organización que es la
cual ENCUADERNADORA S.A. debemos tener en claro la problemática que se está
presentado.
3. Verificamos costos de insumos posibles en el exterior y definir si es viable
4. Teniendo en cuenta las reuniones de alta gerencia con datos reales y así poder
determinar la posibilidad de mediar con nuestro proveedor la veracidad de
cumplimiento con la entrega pactada mientras se soluciona el paro de los ingenios
5. Encontrar solución más factible y adicional encontrar un plan de contingencia para así
determinar las acciones correctivas y a si de manera preventiva evitar que la empresa
tenga un déficit de la materia prima ya que según las lecturas representa el 80% del
producto final.
6. Evaluar y analizar existencia de más proveedores que sean sostenibles con el medio
ambiente y cumplan las expectativas deseadas con la empresa.
7. Dar propuesta final de implantación para así realizar solución correctiva y programar
soluciones predictivas y preventivas para no incurrir en este tipo de acontecimientos a
futuro
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Ilustración 3 Diagrama de Proceso

Ilustración 4 Diagrama de flujo

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ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE LA

EVALUACIÓN

Con el fin de dar alternativas de solución a la problemática referente al posible

desabastecimiento de la materia prima de mi proveedor, esto generado a partir del paro por

parte de los ingenios lo cual generará un impacto fuerte a ENCUADERNADORA S.A.

tenemos en cuenta el indicador más importante que es:

Los cuadernos están representados por 80% de papel y 10% de cartón.

El paro de los ingenios el cual directamente afectó a PAPELITOS S.A. el cual cuenta con

bagazo disponible para 15 días tenemos a continuación los siguiente:

PARA PODER
CAPACIDAD DEL CUMPLIR INVENTARIO
REFERENCIAS
MOLINO PEDIDO SE ACTUAL
NECESITA

64.5 CM 135 T/SEM 545 T/SEM 430 T

124.5 CM 320 T/SEM 1280 T/SEM 1600 T

Tenemos presente que PAPELITOS S.A. debe hacer entregas en las siguientes 2 semana

superiores a 135 T, más o menos 2 toneladas semanales y aun asi se tendra un faltante de 195

Toneladas en la semana 40.

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Con base a la anterior información podemos traer a colación posibles alternativas:

1. Producir producto en otro país.

Tenemos conocimiento que hay otras fábricas ubicadas en perú las cuales podemos contactar

para suplir la demanda actual, teniendo en cuenta que es un 3% más económico, pero cuenta

con estándares muy bajos mientras se suple necesidad actual y mientras termina el paro. Sería

una buena estrategia para minimizar el riesgo de faltante, pero por motivos de calidad la

empresa perdería credibilidad ante los compradores, además el Lead Time tiende hacer mucho

más alto, mientras se busca al proveedor se realiza la negociación y finalmente se despacha a

Colombia para poderlo distribuir.

2. Comprar la materia prima (papel) en otro país.

Teniendo en cuenta la situación actual de los ingenios ENCUADERNADORA S.A. podría

incursionar en la búsqueda de nuevos proveedores extranjeros que tengan la forma de

suministrar el material para cumplir con el programa de producción establecido. Por temas de

transporte incurriría en grandes costos para la cantidad tan grande que se pediría para poder

suplir la demanda de producción.

3. Buscar otros proveedores a nivel nacional.

Incursionando a nivel nacional y según los datos suministrados por el sector azucarero

Colombia cuenta con 225.560 hectáreas sembradas de caña de azúcar estos cultivos abastecen

a 13 ingenios de la región (Cabaña, Carmelita, Manuelita, María Luisa, Mayagüez, Pichichi,

Risaralda, San Carlos, Tumaco, Riopaila-Castilla, Incauca y Providencia) teniendo en cuenta

que 5 de los 13 ingenios están en paro todavía la ENCUADERNADORA tiene 8 opciones,

para minimizar casi a cero el impacto del paro actual.

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4. Buscar un papel hecho de otros insumos.

Es una propuesta muy llamativa per demorada en estudio teniendo en cuenta de que calidad le

vamos a vender los productos al cliente estos estudios no son de un día para otro ya que entran

variable como durabilidad, resistencia etc. por lo que podríamos incurrir en un aumento de

costos debido a los estudios y posibles nuevos componentes que incrementaría su valor.

5. Cultivar la materia prima

Aunque es una propuesta a largo plazo muy buena ya que no dependeríamos de ningún tercero,

incurre a corto plazo en un problema ya que necesitamos la materia prima lo antes posible para

suplir una demanda, la caña de azúcar tarde entre 9 y 24 meses dependiendo el clima de la

región en que se cultive por lo que es un tiempo extremadamente alto.

6. Papel reciclado.

Dejamos la opción de ultimas ya que para suplir la necesidad es mucho más viable mientras

que se define que camino coger con una ventaja muy importante frente a las demás ya que

estamos siendo sostenibles con el medio ambiente lo cual es un gran punto como empresa frente

a los consumidores y al planeta tierra.

Teniendo en cuenta esta opción es más fácil conseguir un proveedor encargado de reciclar y

nos suministre la materia prima en este tipo que buscar en si la materia prima original, pensando

en esta opción no bajaría tanto la calidad ya que presentaría al consumidor o distribuidor un

modelo más novedoso y con un costo un poco menor a lo acostumbrado

Opciones Beneficios Riesgos

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Producir producto en otro Se tendrá producto
disponible para entrega
país. según proveedor extranjero
escogido suplir la necesidad.
Opción como plan de
contingencia para siguiente
ocasión teniendo
identificado el posible
proveedor
Comprar la materia prima Se podría abastecer la
fábrica de materia prima
(papel) en otro país. para el inicio de producción
de cuaderno.
Se tendría proveedor de
contingencia para futuras
eventualidades.
Buscar otros proveedores a Se tendría plan de
contingencia nacional para
nivel nacional. futuros paros inesperados.
Se tendría a la mano el
abastecimiento de la planta
para iniciar producción lead
time muy bajo.
Ahorros de transporte.
Buscar un papel hecho de Continuar con la producción
al encontrar una nueva
otros insumos. materia prima.
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Los tiempos de envío y
entrega incrementan de
manera sustancial.
Referente al recurso humano
de la encuadernadora
tendería a disminuir ya que
no habría trabajo para
muchos de ellos
Disminuye utilidades ya que
estas se utilizarían para
pagar los envíos a Colombia.
El lead time incrementa ya
que depende de la búsqueda,
negociación y generación de
orden de compra lo cual
demora su entrega.
Incremento de costos en la
adquisición de materia prima
por alta demanda que
requiere la empresa.
La empresa no tiene certeza
si va a encontrar más
proveedores.
Perdida de costos y tiempo
en la búsqueda de estos
nuevos insumos para la
producción de un nuevo
papel con otra materia
prima.
Bastante tiempo de estudio y
riegos de sobre costos
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Cultivar la materia prima
Ser productores de su propia
materia prima, comprando
campos para cultivar esta y
así evitar problemas como el
que enfrenten.
Excelente opción a largo
plazo
Los costos que llevaría ser
productores de su propia
materia prima.
Demasiado tiempo de
alistamiento, cultivo y
cosecha

Papel reciclado. Se reduce el consumo de La selección debe ser muy

agua y energía. estricta ya que por ejemplo
el papel impreso o de
Sostenibilidad con el medio fotocopias es más
ambiente. complicado de procesar.

Menos sustancias químicas Se deben realizar chequeos

en su elaboración constantes para no bajar la
calidad del material.
Valor más bajo a la venta

A pesar de haber analizado las opciones por separado, lo que concluimos como equipo es que

la conjugación de todas son la mejor solución, para poder expresarlo mejor, proponemos un

diagrama de flujos y un diagrama de Gantt en el que se pueden ver las acciones definidas en

tiempo y sus debidos responsables.

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Diagrama posible opción:

Ilustración 5 Diagrama de flujo Solución

Ilustración 6 Diagrama de Gantt Solución

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RECOMENDACIÓN

La recomendación principal que proponemos a la empresa LA ENCUADERNADORA S.A.

para salir de la crisis de desabastecimiento de materia prima debido a un evento de fuerza mayor
como es un paro generalizado de trabajo, es echar mano de las alternativas propuestas por los
directivos para suplir las necesidades a corto plazo y cubrir la demanda de la temporada.
1. Búsqueda y contratación de nuevos proveedores a nivel nacional o en el exterior: seleccionar,
y negociar con otro u otros proveedores nacionales es la solución más económica, pues a pesar
de que puede haber un incremento en los costos logísticos, la empresa podrá cubrir su necesidad
de materia prima y cumplir la demanda de la temporada; si es necesario comprar materia prima
en el exterior, los costos de transporte aumentaran, pero se tendrá la posibilidad de negociar el
precio del producto para equilibrar la diferencia, además de trasladar los posibles incrementos
al cliente final.
2. Comprar producto terminado de fábrica del exterior (tercerizar la producción): esta
alternativa será necesaria si no se suple la necesidad de materia prima con proveedores distintos
al habitual, a pesar de no tener muchos adeptos dentro de la organización se puede hacer viable
haciendo una buena negociación con el outsourcing, evaluar si es posible comprar el producto
sin el terminado final para no impactar totalmente los puestos de trabajo de la organización.
3. Aumentar el nivel de inventario de seguridad: esta propuesta se hace con el objetivo de cubrir
la demanda de la siguiente temporada de producción en caso de un desabastecimiento más
prolongado de lo previsto, sin embargo, es necesario para cubrir cualquier eventualidad en el
futuro, sabemos que mantener un stock de seguridad incrementa los costos, pero esto se
justifica al tener cubierta la demanda de materia prima en caso de cualquier evento.

Ya con miras a suplir cualquier contingencia en un evento futuro de esta u otra naturaleza,
realizar una serie de tareas para asegurar un stock de producto y materia prima que pueda
garantizar el abastecimiento en cualquier circunstancia, sabemos que esto implica un
incremento en los costos de almacenamiento, sin embargo, es algo necesario pues estos serán
menores a los costos asumidos al llevar a cabo las tareas que fueron necesarias para salir de la
crisis vista en este caso de estudio.
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CONCLUSIONES

Todas las organizaciones están en riesgo de sufrir problemas de desabastecimiento en algún

momento de su operación debido a situaciones que se salen de la planeación y el control.

Teniendo esto en cuenta, es sano que las organizaciones cuenten siempre con un plan de

contingencia para suplir necesidades de emergencia, por ejemplo tener alternativas de

proveedores, los cuales pueden ser seleccionados y evaluados previamente por el departamento

de compras, el cual tiene la primera responsabilidad en proponer soluciones en caso de

incumplimiento de los proveedores habituales, también vimos la alternativa de tercerizar la

producción para cubrir la necesidad de satisfacer la demanda, a pesar de que son más los contras

que los pros en este caso en particular, vemos que es una alternativa que puede ser viable para

cubrir el nivel de servicio con los clientes y evitar pérdidas mayores a futuro.

REFERENCIAS
ESTUDIO DEL CASO

18

o LUIS. (2009). www.elartedelamemoria.org. Obtenido de

www.elartedelamemoria.org:
https://www.elartedelamemoria.org/2009/01/02/el-principio-de-pareto/

o Oscar, O. J. (18 de 11 de 2008). Ecuadernadora S CyA. Estudio del caso

Ecuadernadora S CyA. CALI, COLOMBIA: Universidad ICESI.

o VELASCO, F. (7 de 09 de 2017). www.youtube.com. Obtenido de

www.youtube.com: https://www.youtube.com/watch?v=CYZrZHmBXu8

o Iberoamericanas, R. d. (2018). http://uniasturias.edu.co. Obtenido de

http://uniasturias.edu.co: http://uniasturias.edu.co/wp-
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o https://blog.oxfamintermon.org/por-que-es-importante-el-reciclaje-de-papel/

o http://reciclaje-cobach.blogspot.com/2008/10/ventajas-y-desventajas-del-
reciclado.html