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Portada 1
Contraportada 2
¿Que es el archivo? 3
Tipos de archivos 4
Ventajas y desventajas 5
Mapa concentual 6
¿QUE ES EL ARCHIVO?
El concepto de archivo se refiere al conjunto de documentos producidos por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta
definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta
con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de
la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).
Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma
importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las
bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una
buena clasificación y distribución para un uso eficiente
Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden
estar en un lapso de 1 a 5 años.
De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
Archivo Histórico
El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
VENTAJAS DESVENTAJAS
Se favorece conservación de los Es necesario depurar el
originales, evitando su desgaste, documento frecuentemente
deterioro o extravío Pérdida de la información por
Reducción del espacio físico manipulación
dedicado a papel, lo que evita Pérdida de tiempo en la
costes directos e indirectos. búsqueda de documentos
Eliminación de los procesos de Pérdida de tiempo, en cuanto a
impresión y gasto de papel. modificación
Se evita la pérdida de tiempo No se tiene control de fiabilidad y
profesional en la búsqueda manual autenticidad
de datos y documentos. Incompatibilidad, ya que no
Permite acceso on-line a los existe un estándar Universal
documentos desde cualquier lugar La tecnología digital es
del mundo a través de Internet. Se cambiante, en cuanto a imagen
elimina la necesidad de distribuir Costos en la adquisición de
múltiples copias de un mismo lectores
documento. Se puede duplicar el archivo
Mayor accesibilidad de los (Copia)
usuarios a toda la información
disponible. Mediante distintos tipos
de extracción de información
(índices de búsqueda, texto dentro
del documento, etc.) la información
se obtiene al instante y las
consultas son inmediatas.
MAPA CONCEPTUAL