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NA ELABORAÇÃO DE PROJETOS
Introdução
Medir o valor de uma informação numa organização é uma tarefa praticamente impossível, mas
quando se sabe que a informação existe e não se consegue encontrá-la, uma decisão pode ser
tomada de maneira errada ou contra os princípios da organização gerando desperdício de recursos.
Todas as principais funções nas empresas: fabricação e produção, marketing, contabilidade,
finanças e recursos humanos, utilizam documentos, que são uma grande fonte de informações.
Com a popularização do uso de ferramentas computacionais e o acesso facilitado às tecnologias de
transmissão de dados, o volume de informações aumenta cada vez mais rapidamente, assim torna-se
necessária uma estruturação das informações.
O gerenciamento do tempo dentro das organizações é fator chave para atingir as metas da
organização nos prazos previstos. O tempo de realização das atividades muitas vezes está vinculado
ao tempo de trâmite da papelada e não à realização trabalho. Otimizar o fluxo dos documentos pode
ser um diferencial de uma empresa para conquistar e manter uma vantagem competitiva.
LAUNDON & LAUNDON (1998), ao classificarem as atividades de uma empresa, afirmam que
40% do tempo do trabalho num escritório em organizações de diversos setores é utilizado com
atividades de gerenciamento de documentos. O fato da atividade gerenciar documentos ter sido
incluída como uma das principais atividades da organização já mostra sua importância.
Workflow
Algumas ferramentas de GED utilizam workflow integrado ao sistema de gerenciamento de
documentos. O workflow permite o controle eletrônico das atividades do ciclo de vida dos
documentos melhorando os processos da empresa.
Nestes workflows os usuários e os prazos para a realização das atividades podem ser determinados
previamente, e um registro das durações reais das atividades pode estar incorporado ao sistema.
Dentro da organização, esse controle facilita para a identificação dos gargalos da produção, e fora
dela, com o histórico da tomada de decisões, pode-se verificar quais empresas parceiras tomam
decisões mais rapidamente. O controle de prazos para a realização das tarefas nos workflows é um
importante diferencial do sistema GED em relação aos procedimentos não automatizados ou em
papel.
Para construir workflow é preciso analisar o processo do trabalho, assim, a implantação contribui
não apenas na organização na geração dos documentos, mas também na otimização dos processos.
Com processos mais estruturados aumenta a confiança na realização das tarefas e elimina-se
incertezas como, por exemplo, de quais pessoas devem receber um comunicado ou documento. Ao
melhorar um workflow os sistemas GED reduzem o espaço de armazenamento de informações,
reduzem o tempo de processamento, melhoram a eficácia em processos, agilizam o atendimento ao
cliente, garantem o controle de documentos e dá suporte à tomada de decisões.
Com o workflow muitas informações sobre o processo são incorporadas ao próprio processo.
Graficamente é possível saber exatamente quem está realizando qual tarefa o que proporciona uma
rápida resposta a uma solicitação. Essa verificação de status permite que o atendimento a clientes,
por exemplo, fique mais ágil.
Alguns sistemas de workflow favorecem a produção voltada à realização do trabalho. Os envolvidos
não se esquecem das atividades pendentes, pois são alertados pelo sistema para a realização das
mesmas, oferecendo garantia de realização e segurança ao solicitante. O sistema também evita o
trabalho em progresso, ou seja, quando um processo é iniciado chega ao fim sem a necessidade de
se recriar os documentos ou estar indagando qual foi a última ação realizada.
Devido ao grande número de alterações possíveis, o uso de ferramentas de filtros para visualização
da tabela é indispensável.
Uma das principais conseqüências dos fluxos de informações não estruturados nos projetos é que os
profissionais envolvidos, dificilmente possuem tempo suficiente para analisar o processo e melhorar
suas atividades. A falta de padronização para os desenhos e nomenclatura dos layers de arquivos em
CAD dificulta a visualização rápida das informações desejadas.
A fase de projetos é importantíssima para a redução do retrabalho ou desperdício nas obras.
Alterações realizadas nesta fase são mais baratas e evita paralisações na execução dos
empreendimentos.
A visualização dos documentos em CAD normalmente precisa ser realizada em papel para que se
possa compreender melhor os projetos. O GED não elimina totalmente as plotagens dos projetos,
mas contribui na estruturação do fluxo de informações e evita falhas dos projetos e dessa forma
reduz o desperdício.
Todas as decisões de projetos precisam ser documentadas de alguma forma, e a análise deste
histórico após as ações corretivas melhora o desempenho da equipe. É ideal que todas as decisões
estejam previstas numa fase de planejamento. O documento que define as decisões ou alterações de
responsabilidade do cliente deve ser claro para evitar interferências na execução da obra, o cliente
deve estar preparado para tomar uma decisão quando solicitado. Os prazos dessas alterações
também devem ser esclarecidos com antecedência. Não se trata da criação de registros inúteis para
manter procedimentos, são de informações que contribuem para o andamento da obra em ritmo
previsto.
A Figura 1 representa um workflow que está sendo desenvolvido numa pesquisa de aplicação de
GED para o processo de projetos no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil na UFPR,
que possui apoio da empresa POLO de Software. No workflow desenvolvido, a partir do software
GlobalDoc, o executor é o gerente de projetos. É usado associado a uma pasta de processo contendo
todos os documentos de um determinado projeto. No software utilizado, uma pasta de processo
pode ser entendida como algo similar a um diretório do gerenciador de arquivos do sistema MS-
Windows, o Windows Explorer. Porém a pasta não contém todos os documentos, mas apenas
apontadores (links) para os mesmos. A vantagem do uso da pasta de processos é que nesta pasta está
tramitando o acesso rápido por apontadores a todas as informações de um determinado projeto, para
que estas estejam sempre fácies de serem visualizadas quando necessário. Se um diretório do
Windows Explorer estivesse no fluxo, este seria mais lento.
Os documentos são arquivados em servidores, não sendo necessário que cada envolvido possua uma
cópia dos arquivos e evitando que um projetista possua uma versão diferente da mais atual. O
sistema GED pode compactar os arquivos que não estão sendo usados automaticamente. O sistema
pode programar e-mails automáticos para avisar sobre as atividades realizadas no workflow.
O modelo apresentado pode sofrer alterações pois é parte de uma pesquisa de dissertação de
mestrado que está em andamento.
Comentários Finais
A implantação de sistemas de informações como o de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
têm muitos impactos na forma de realização do trabalho dentro de uma organização. Isso acontece
não apenas pelo fato que o usuário passa a trabalhar com um novo sistema, mas faz com se
descubram alternativas de melhorar os processos.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não pretende eliminar o uso do papel, não em curto
prazo. Não se deve pensar em usar processo em papel ou eletrônico. As vantagens dos dois
processos devem ser somadas e utilizadas em proporções adequadas, permitindo a otimização e
redução de desperdícios com cópias desnecessárias, telefonemas, retrabalho e tempo para
localização de informações.
Em geral, todos os processos de uma empresa utilizam documentos, e todas informações das
empresas estão em computadores, gerenciar documentos ou manualmente adiciona atividades que
não agregam valor ao trabalho e dificulta a disseminação do conhecimento dentro da organização.
Dentre as dificuldades de implementação de GED, uma das principais é a resistência dos envolvidos
às mudanças. Dessa forma, aqueles que antes iniciarem uma implementação estarão com vantagem
em relação aos concorrentes, pois as falhas do sistema podem ser corrigidas com mais facilidade
comparada a uma mudança de cultura da organização. Quando aqueles que esperam para aprender
com os erros dos outros buscarem a tecnologia, os que já iniciaram a implantação estarão com
processos estáveis e com usuários mais receptivos para a realização do trabalho aproveitando
melhor os benefícios oferecidos pela tecnologia da informação.
A pesquisa de implantação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Construção Civil está
sendo realizada no Programa de Pós-Graduação em Construção Civil do Paraná na UFPR, e é parte
de uma dissertação de mestrado para modelar o gerenciamento dos documentos do processo de
projetos de edificações.
O software GlobalDoc, em uso nesta pesquisa e o suporte necessário foram cedidos pela POLO de
Software S/A, a qual os autores agradecem a parceria e o apoio prestado.
O GlobalDoc, é uma solução integrada para gestão de documentos desenvolvida pela POLO de
Software S/A. É composto por 7 módulos, sendo o módulo de Gerenciamento o núcleo do sistema,
que pode operar sozinho ou em associação com qualquer um dos outros seis: Workflow, Full Text
Search, Imaging, Mass Storage, Batch Check-in e Internet/Intranet.
Sites relacionados:
http://www.cesec.ufpr.br/~giandon
http://solar.cesec.ufpr.br/projetos
http://www.cenadem.com.br
http://www.globaldoc.com.br
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