UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE NICARAGUA

“Sirviendo a la Comunidad”

CONTROL GERENCIAL

UNIDAD - II

Escuela de Ciencias Económicas y Empresariales

Procesos de Controles Administrativo
 CONTROL GERENCIAL

UNIDAD II: PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO

a) Objetivos:
Los participantes conocerán el proceso de control, los tipos de control y sus puntos
estratégicos, en las distintas áreas de su ámbito laboral.

b) Contenidos:
1.1 Introducción
1.2 Proceso de control
1.3 Tres tipos de control
1.4 Puntos estratégicos de control
1.5 Ejercicios

1.1 Introducción

El proceso de control invariablemente del ámbito donde se encuentre, está integrado por tres pasos:
establecer estándares, medir el desempeño con estos estándares y corregir las variaciones de los
estándares y los planes. Así mismo se han designado tres tipos de control; el control preliminar, el
concurrente y el de retroalimentación. Dentro del proceso del control se deben identificar los puntos
estratégicos de control donde se debe dar la vigilancia o la recopilación de la información. Cuando
se han localizado los puntos estratégicos de control la cantidad de información que se tiene que
reunir y evaluar se pude reducir bastante.

1.2 Proceso de control

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Establecer normas y métodos para medir el rendimiento

Las metas y los objetivos deben ser diseñados y claros, que incluyen fechas límite específicas. Esto
es importante por varios motivos los cuales son los siguientes:

1. Las metas definidas en forma vaga, son igual que palabras huecas mientras los administradores
no empiezan a especificar qué quieren y que pretenden alcanzar en esta meta, y cuándo.
2. Las metas enunciadas con exactitud se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad,
3. Los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y
traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados.

Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma
importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planeación, mientras
que otras se les asignan los roles de control.

Lo anterior nos indica que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los
administradores establecen los controles y el primer paso lógico en el proceso de control sería
elaborar planes. Sin embargo, debido a que éstos varían en detalle y complejidad, y puesto que los
administradores por lo general no pueden vigilarlo todo, se fijan estándares especiales, por
definición, los estándares son simples criterios de desempeño. Se trata de puntos seleccionados en
todo un programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño para que los
administradores puedan conocer cómo van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada
paso en la ejecución de planes.

Medir el desempeño

La medición es un proceso constante y repetitivo. La frecuencia con la que se mida dependerá del
tipo de actividad que se mida.

Sin la medición los administradores se ven obligados a adivinar o a usar métodos empíricos que
pueden o no ser confiables. La medición requiere una unidad de medida y una cuenta de cuántas
veces la entidad está bajo consideración.

En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medición es útil pensar en términos de logros

tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenadas y muestras distribuidas son
mediciones tangibles. Indican la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de
posición relativa para una unidad conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles, no se
fácil reunir datos sobre ellos, por lo tanto, se debe depender de medios tales como el criterio.

Para llevar a cabo la medición del desempeño se deben establecer anticipadamente estándares, con
el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones
apropiadas.

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Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar
con exactitud qué hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado es
sencillas. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y
muchas otras que son difíciles de medir, como los resultados intangibles.

Comparación del desempeño con las normas o estándares

Cuando hay diferencia entre el desempeño y el estándar por lo general se necesita criterio para
evaluar su significado. Establecer una variación rígida absoluta o incluso una gama de lo que es
satisfactorio no es adecuado. Las desviaciones relativamente pequeñas del estándar son aprobadas
para el desempeño de algunas actividades, en tanto que en otros casos una ligera desviación puede
ser grave. Los administradores encargados del control, deben analizar, evaluar y juzgar los
resultados con lo mejor de su habilidad. También deben buscarse las sugerencias de quienes
desempeñan el trabajo o están cerca de él, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse.

En la mayoría de los casos, este paso del control comparar el desempeño con el estándar debe
hacerse tan cerca del punto de desempeño como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y
ayuda en la localización de las áreas que deben corregirse; por lo general resulta en pérdidas
mínimas.

Tomar medidas correctivas

Siempre que se descubren variaciones de importancia, es imperativa una acción enérgica, e

inmediata. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas o excesivas
excepciones.

La acción correctiva la aplican quienes tienen autoridad sobre el desempeño real.

La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se pude ver como una parte del
sistema completo de administración y se pude relacionar con las demás funciones administrativas.
Los administradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes o modificando sus
metas. O pueden corregir las desviaciones ejerciendo su función de organización mediante la
reasignación o la aclaración de las tares. También se pueden corregir mediante la contratación de
personal adicional. Una mejor selección y capacitación de los subordinados o por la medida más
drástica de la recontratación: el despido. Así mismo, se pueden corregir mediante una mejor
dirección.

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1.3 Tres tipos de control

Control preliminar.

En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos, es posible ejercer una influencia
controladores limitando las actividades por adelantado. Representativo de esto es el efecto de
aplicar políticas y procedimientos que, en el caso de las primeras, limitan el ámbito en el cual se van
a tomar las decisiones y, en el caso de los segundos, definir qué acciones específicas. El grado
hasta el cual se sigan o no se evalúan es mejor aplicando el proceso de control.

En realidad, la influencia de las políticas y procedimientos de control refleja la cercanía de la

planeación y el control. Y debe observarse que el control ayuda a unificar el entendimiento de las
políticas y procedimientos.

Control concurrente.

El control concurrente es la médula de todo sistema de control de operaciones. En el ámbito de la

producción, todos los esfuerzos están dirigidos a elaborar la cantidad correcta de los productos
adecuados en el tiempo preciso.
El control concurrente puede ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo
especificado y bajo las condiciones requeridas.

Control de retroalimentación.

La retroalimentación es de especial importancia en el control. Puede considerarse como un sistema

compuesto de los siguientes elementos:

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El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos y se han analizado, y que
se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando, de
manera que pueden hacerse correcciones. La oportunidad es crítica se va a tener algún beneficio de
control de retroalimentación.

1.4 Puntos estratégicos de control

Además de las áreas clave de desempeño, también es importante determinar los puntos críticos del
sistema donde se deben dar la vigilancia ola recopilación de información. Cuando se han localizado
estos puntos estratégicos de control la cantidad de información que se tiene que reunir y evaluar se
puede reducir bastante.

El método más importante y útil para seleccionar los puntos estratégicos de control consiste en
concentrarse en los elementos significativos de una operación dada. Por regla general, sólo un
porcentaje mínimo de actividades, hechos, personas u objetos de una operación dada producirán
una proporción elevada de los gastos o los problemas que los gerentes tendrán que encarar.
Otra consideración muy útil está en identificar los puntos del proceso productivo donde ocurren los
cambios. Por ejemplo, en el sistema de una organización para llenar pedidos de los clientes, el
cambio se presenta cuando una orden de compra se convierte en factura, cuando un artículo de
inventario pasa a ser uno de embarque, o cuando el artículo de embarque pasa a formar parte de la
carga de un camión. Como es más probable que se cometan errores cuando ocurren estos cambios,
por regla general el vigilar los puntos donde hay cambios suele ser una forma muy efectiva de
controlar una operación.

Los estándares son criterios con los que se mide el desempeño real o esperado. En una operación
sencilla, un administrador podría ejercer el control mediante una cuidadosa observación personal del
trabajo que se está realizando. Sin embargo, en la mayor parte de las operaciones esto no es
posible debido a la complejidad de las mismas y al hecho de que un administrador tiene mucho más
que hacer que observar personalmente el desempeño durante todo el día. Sólo puede escoger unos
puntos de atención especial y observarlos para asegurarse de que toda la operación avanza según
lo planeado.

Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, en el sentido de que son factores
limitantes de la operación o que indican mejor que otros si los planes están funcionando, aquí
podemos hacer referencia al principio del punto crítico de control, mencionado anteriormente.

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1.5 Ejercicios

Responde a los siguientes cuestionamientos:

1. ¿cuáles son los pasos del proceso de control?

2. ¿cómo definirías medición del desempeño?
3. ¿cuáles son los tres tipos de control?
4. ¿qué es un estándar?
5. ¿cuál es la utilidad de un estándar?
6. ¿por qué se necesita el control

RESUMEN

A partir de la descripción anterior sobre el proceso de control el cual destaca la importancia de

establecer normas o estándares que nos permiten medir el desempeño para tomar medidas
correctivas y poder lograr las metas y objetivos que se establecieron en la etapa de planeación.

Los tres tipos de control nos señalan que no necesariamente hay que esperar a que concluya una
actividad para establecer medidas de control lo cual permite diseñar medidas correctivas y
preventivas para los procesos permitiendo un logro eficiente de los planes.

Otro tema que se analizo es la importancia de identificar los puntos estratégicos del control lo cual
permite al administrador tener una visión clara de las áreas de oportunidad que necesitan mayor
atención para la prevención de posibles complicaciones o desviaciones.

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