La Protocolización Notarial
MARIO CÉSAR ROMERO VALDIVIESO
Las distintas aplicaciones que se han
dado -muchas de ellas equivocadas- al trá-
mite de la protoco!ización, motivan el pre-
sente ensayo, que intenta exponer algunas
ideas que sin'an de orientación para el aná-
lisis del tema en cuestión.
Como es lógico, debemos comenzar
por el marco teórico que implica el concep-
to del término. Por protocolizar entende-
mos aquel acto de incorporar al protoco-
lo notarial una escritura matriz u otro do-
cumento que requiera esta formalidad, in-
corporación que es realizada por el notario.
La Ley del Notariado, Decreto Ley N°
26002, regula esta situación en la norma
contenida en el Art. 64° de dicho cuerpo
legal, cuando señala: «Porla potocotización
S( incorporan /11registro de tfmtums pÚbli-
cas los documentos lJuela ley, resolución j".
dicialo administriJtiva ordenenZ>.
De este primer análisis, encontramos
una serie de elementos que serán de utili-
dad para los efectos de comprender los al-
cances del acto de protocolización. Así, se
menciona que al hablar de protoco]izar,
como su nombre lo sugiere, se alude al
hecho de incorporar ciertos documentos al
protocolo notarial, el que, a su vez, resul-
ta ser la colección ordenada de registros so-
bre la misma materia (esto es, de escritu-
ras públicas, de testamentos, de protestos,
de actas de transferencia de bienes muebles
registrabas, de Asuntos no contenciosos),
elementos contenidos en los artículos 360
r 370 de la citada ley.
:No obstante lo expuesto, advertimos en
diversas oportunidades que en un proceso
judicial, en el que la pretensión está con-
tenida en un petirorio de Otorgamiento de
Escritura Pública, ]a resolución de su pro-
pósito disponga que, en ejecución de una
sentencia que ha declarado fundada dicha
pretensión, se remita el expediente al ofi-
cio del notario designado, «para su proto-
co/izaciónZ>, confundiendo trámites notaria-
les distintos entre si; el primero de ellos se.
rá extender la escritura pÚblica que corres-
ponda, de acuerdo con la minuta elabora-
da y suscrita por el Juzgado y la parte in-
teresada, luego de lo cual el notario debe-
rá dcvo]ver el expediente al órgano jurisdic-
cional; mientras que, en el segundo de los
casos, estamos ante un acto de incorpora-
ción de documentos a] protocolo que su-
pone justamente lo comrario, esto es, la per-
manencia del documento protocolizado
en el archivo del notario, con una norma
expresa en C$Csentido constituida por el úl-
timo párrafo del artículo 660 de la ley: «Los
docmnmtos protocotizados no podrlÍn sepa-
rarse del rrgistro de escriturss públicas por
ning'ln motivo»,
..
Sobre esta Última disposición también
es de mencionar que resulta algo descono-
cida en sede judicial, puesto que sude OCU-
rrir que, luego de haberse efectuado la
protoco!ización ordenada de un expedien-
te judicial,]a autoridad judicial solicite la rc-
misión del mismo para efectos de continuar
con algÚn trámite pendiente. Por ello re-
sulta imprescindible:: que, ames de la remi-
sión del expediente al notario para que se
pueda dar cumplimiento al mandato de
protoco!ización, el juzgado y las partes
concluyan con todos los trámites que pu-
diesen estar pendientes, con pleno conoci-
miento del hecho que, luego de la proto-
colización, los documentos no podrán ser
retirados del protocolo notarial.
FORMALIDADES DE LA
PROTOCOLIZACION,
Existe, en mi opinión, un error en la re-
dacción del articulo 50° de ]a ley, pues en
él se señala que en el registro de escrÜuras
públicas se extenderán las escrituras, pro-
tocolizadones y actas que la ley determina_
En realidad, son sólo dos los instru-
mentos públicos protocolares que se pue-
den extender: las escrituras públicas y las ac-
tas, cada una de ellas con sus propias carac-
terísticas y formalidades que no es del caso
detallar. La protocolización no es en si un
instrumemo como sí]o son la escritura pú-
b]ica y el acta; como ha quedado precisado,
la protoco!ización es un acto de incorpora-
ción de un documento determinado al pro-
tocolo del notario, y que se formaliza a tra-
vés de un acta notarial que se extiende en
el registro de escrituras públicas.
El articulo 65° de la ley nos precisa qué
es todo aquello que debe contener el acta
de protocolización:
MARIO C,,"SAR ROMERO VALOIVIESO
a) Lugar, fecha y nombre del notaría.
b) M..teria del documento.
c) Los nombres de los intervinientes.
d) El número de fojas de que conste.
e) Nombre dcl juez que ordena laproroco-
lización y del secretario cursor y mención
de la resolución que ordena la protoco.
lización con la indicación de estar consen-
tida o cjecutoriada o denominación de la
entidad que solicita la protocolización.
Luego de extendida el acta de protoco-
lización, la incorporación de los documen-
tas al protocolo se realiza agregando éstos
al final del tomo donde corre sentada la alu-
dida acta. Para la mejor comprensión de es-
ta formalidad, es menester aclarar -sobre to-
do para los lectores no notarios- que este
tomo del que habla la leyes aquel que se
forma por cada diez registros, y que cada
registro se compone de cincuenta fajas or-
denadas correlativamente según su nume-
ración.(Arts. 38° y 41° de la ley). De esta
forma, es al final del tomo y no a continua-
ción del acta de protoco!ización, donde
quedan incorporados los documentos pro-
tocolizados, lugar del que, como se ha in-
dicado, no podrán ser separados.
Toda esta formalidad debe observarse
como consecuencia de la finalidad que tie-
ne ]a protocolización, esto es, ]a custodia
y conservación de estos documentos origi-
nales en el archivo del notario, quien lue-
go de ello podrá expedir copias de los mis-
mos, con sujeción a las normas que sobre
traslados regula la ley (tcstimonio, boleta
y partes notariales).
LA PROTOCOLIZACION
EN EL TIEMPO.
Por lo general no existe. salvo la diligen-
cia ordinaria del notario y la voluntad de los
LA PAOTOCOllZACION NOTARIAL

interesados, regulación alguna sobre el cunscribirse al cuidado inn1l'diato del tiem-

tiempo mínimo o máximo bajo los cuales po}' a la facción del acta de su propósito de
deba llevarse a efecto la formalización de la manera oportuna, sobre todo porque pue-
protocolización por el notario. Sin embar- de estar, luego de concluído el proceso ju-
go, debe observarse con especial cuidado dicial, casi a la expiración del plazo y se le
el easo de la protocolización del testamen- podría atribuir algún tipo de responsabili-
to ológrafo}' de los testamentos especiales dad en el caso que se produzca la caduci-
(militar, marítimo, aéreo) dad no obstante que los actuados judicia-
les le fueron remitidos antes que opere di-
En efectO, el articulo 707" segundo pá- cho institUtO.
rrafo- del Código Civil, señala: "Para que
produzca efcctos (el testammto ológrafo) de-
be ser protocolizado, previa comprobación LA PROTOCOLIZACION EN LOS
judicial, dmtro del plazo máximo de un ASUNTOS NO CONTENCIOSOS.
ano contado desde la mllerte del testador. -";
esto significa que al momento que el no- Con la Ley N' 26662, Ley de Compe-
tario extienda el acta de protoco!ización no tencia Notarial en Asuntos No Conten-
debe de haber transcurrido un tiempo ma- ciosos, se cstableció!a posibilidad de la in-
yor de un año contado desde la muerte del tervención Ilotarial en determinados casos
testador. Este plazo, (es de prescripción o que en época anterior estaba reservada ex-
dc caducidad? Aún cuando la glosada nor- clusivamente para el Poder JudiciaL En
ma hace referencia solamente a la eficacia efecto, en el Código Procesal, en su articu-
del testamcnto en análisis, el inciso 10 del lo 749', se enClLentranpn_'Vistosaquellos ca-
art. 815" del mismo cuerpo sustantivo, sos que se tramitan en proceso no con-
prcvé que la herencia corresponde a los tcncioso. Sobre esta base, algunos de aque-
herederos legales, cuando ( ... ) Ha cadu- llos aSllntos son ahora tramitados, indistin-
cado (el testamento) por falta de compro- tamente de acuerdo al interés de los soli.
bación judicial. La doctrina de la materia citantes, ante el Poder Judicial o ante no-
también se ocupa de esta situación como un tario; siendo éstos los siguientes:
caso de caducidad total, aÚn cuando se re- l. Rectificación de !'artidas.
conoce que resulta un plazo reducido si se 2. Adopción de personas capaces.
tiene en cuenta la dilación que puede pro- 3. Patrimonio Familiar.
ducirse al estar sujeto a un proceso judicial, 4.Inventarios.
no obstante su carácter no conlcllCioso.(I) 5. Comprobación de Testamentos.
6. Sucesión Intestada.
Igual regla rige para los testamentos
militar, marítimo o aéreo(2) Tal como se precisara anteriormente, en
el caso de la intervención notarial, para la
La diligencia del notario al formalizar la formalización de los glosados seis casos, son
protocolización en estos casos, debe cir- dos los instrumentos públicos protocolares:

1 Ferrero AUgusto. Tratado de Derecho Civil. Tomo "V'whjmen I Derecho de Sucesiones pag, 445-456 4~ Edición Uni-
Yel'$idad de Lima

2 Articulo 715' y y Articulo 817' y

720' del Código Civil 820' del Código Procesal Civil.
..
la escritura pública y el acta. Por su natu-
raleza y de acuerdo a las normas cantClli-
das en la propia ley, en los tres primeros ca-
sos se extiende Escritura Pública y será el
Acta Notarial el que corresponda a los de-
más. En este orden de ideas, para los casos
en que deba extenderse la escritura públi-
ca, se formará, además, el minutario que co-
rresponda conforme a la Ley del Notaria-
do; siendo, en el caso del acta notarial,
que corresponderá, además, la protocoliza-
ción del 10 actuado, tal como 10 aluden
para los casos del Inventario y de la Suce-
sión Intestada los artículos 33° y 43° de la
Ley No 26662, mientras que para el caso
de la comprobación de testamento, se apli-
ea supletoriamente el articulo 8230 del
C'ASdigoProcesal Civil.
Con el conocimiento que puede existir
otra interpretación respecto del trámite de
la protocolización para los asuntos no con-
tenciosos, el análisis aquí desarrollado in-
tenta ser el adecuado a la naturaleza de los
institutos en materia y con sujeción a la for-
ma establecida por la propia normatividad.
Por ello entiendo que, cualquier otra for-
ma de observar el referido trámite, pa "1ne-
cesariamentc por una solución legislativa_
OTROS CASOS DE
PROTOCOLIZACION.
L"lpropia Ley del Notariado, Decreto
Ley N° 26002, ha previsto la posibilidad de
protocolizar un documento que naciÓ ex-
traprotoeo]ar, al regular en el artículo 960
quc, a solicitud de parte interesada, las ac-
[as y certificaciones -instrumentos pÚblicos
extraprotocolares- son susceptibles de in-
corporarse al protocolo notarial
L"l norma en comentario tiene como
MARIO ctSAR ROMERO VALDIVIESO
sustento el hecho que, por la importancia
que tiene el archivo notarial, teniendo en
cuenta la observación y custodia de los
documentos que le es propia, es factible el
interés que puede existir para cualquiera de
los citados documentos notariales perma-
nezca en el protocolo del notario para
que, eventualmente y en cualquier opor-
tunidad pueda solicitar una copia del mis-
mo, situación que no es posible cuando se
trata sóJo de uno de naturaleza extrapro-
tocolar.
Otro de los casos se eflcuentra expresa-
mente seflalado en la Ley N° 26572, Ley
General de Arbitraje, al establecer en su ar-
tículo 570 que, también a solicitud de par-
te, el laudo, sus correcciones, integración
y aclaraciones, puede ser protoco!izado
notarialmente, con ]0 que, el expediente dd
proceso arbitral se conserva en el archivo
del notario que lo protocoliza.
Encontramos con este caso, la confian-
za renovada en la labor de custodia y con-
servación del notario, razón por la que,
por los antecedellte.~ de su eficiencia se
pueden proponer otros casos similares. En
esre sentido, resulta plenamente aplicable
esta institución de la protoco!ización para
los efectos de la Ley N° 26872, Ley de
Conciliación Extrajudicial, toda \'Cz que, si
biell se ha pre\-isto la existencia del Regis-
tro de Actas de Conciliación (Arts. 28° y
38° de la citada Ley), no existe mayor ga-
rantía de su custodia y permanencia en el
tiempo que disponer ]a protoco!ización
notarial de dichas actas. Es, en todo caso,
un alcance que puede ser analiz;1do con
mayor detenimicnto pero que, como lo
ha demostrado la experiencia de los otros
casos desarrollad.os, contamos con una he-
rramienta segura, permanente y confiable
como la protoco!izadón. .