INFORME AA1

 OBJETIVOS: Establecer el procedimiento con el fin de poder formalizar las solicitudes frente a
la necesidad de materiales, equipos, servicios etc.

Agregándole a la tramitología de pedidos para lograr la óptima entrega a nuestros clientes.

 ALCANZE: se presenta en todas las actividades con referencia a las identificación y definición
de las necesidades de compras de materiales, equipos y/o contrataciones de servicios extras.
 RESPONSABILIDADES: el encargado (supervisor general) recibe el pedido de la compra de
materia prima mercancía necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los
materiales faltantes para provisionarse de estos. El supervisor general también es el
encargado de las contrataciones, ejecuciones, solicitudes de compra.

DEFINICIONES

 CARACTERISTICA DE LA CALIDAD: relacionada con un requisito de algún producto o

procedimiento
 CLIENTE: organización o persona que recibe un producto.
 COMPRADOR: el cliente en una situación contractual
 DEFECTO: incumplimiento de un requisito con relación a un uso no especifico.
 ESPECIFICACION: documento en el cual se aplican requisitos para la conformación de un
producto.
 INSPECCION: evaluación de la conformación a través de la observación y un dictamen o
resultado unto con una prueba o ensayo.

DESARROLLO CONTROL DE COMPRAS

En esta gestión la responsabilidad es del coordinador de compras y su papel es asegurarse de:

 Que todos los materiales o servicios que se vallan a contratar estén claramente definidos y
reflejados en la hoja de pedidos.
 Que las hojas de pedidos estén autorizadas (firmadas) por todas las personas responsables
de la aprobación.

NECESIDAD DE COMPRA

Se debe realizar una revisión teniendo en cuenta los requisitos por el cliente y a partir de estos
planificar las actividades para la compra de los materiales necesarios.

IDENTIFICACION DEL PROOVEDOR

Ya realizado el listado con las necesidades en materiales presente se procede a comprar. Para esto
el responsable de las compras debe determinar un proveedor idóneo para realizar este pedido
seleccionado mediante el procedimiento SGC-P-007 (evaluación, re evaluación de proveedores
externos).

EVALUACION DE COTIZACIONES

Después de seleccionado el proveedor se les solicita una evaluación de cotizaciones vía

telefónica y/o se elegirá aquella que brinde las mejores condiciones económicas.
 GENERACION DE ORDEN DE COMPRA

Aprobado por gerencia se procede a hacer la correspondiente orden de compra. En esta orden
debe ir diligenciada toda la información, cantidad, materiales, lugar de entrega, forma de pago,
responsable del pago. Se deben imprimir 3 órdenes de compra:

1. Para el proveedor
2. Responsable de compras
3. Registro de pedidos

Así se haya enviado la orden de compra por E-mail es responsabilidad del encargado de esta
área debe tener un seguimiento del proveedor esto con la finalidad de que se cumpla a
cabalidad con los plazos impuestos.

RECEPCION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

Para recibir el material comprando debe estar el encardado del almacén el cual con orden en
mano debe supervisar que todo el pedido llegue acorde a lo establecido en la orden y de no ser
así se empieza a la devolución de dicho material informándole al supervisor general.

Después la mercancía que llega y es supervisada ingresa a la bodega de inventario como

disponible para su comercialización.

REGISTRO

A continuación, se presentan por medio de imágenes los registros que se deben llevar a la hora
de realizar:

 Orden de pedido
 Solicitud de compra
 Comparativo de ofertas
 Evaluación de proveedores
 Acta de entrega, recepción de producto
ORDEN DE PEDIDO:
SOLICITUD DE COMPRA:
COMPARATIVO DE COMPRA

EVALUACION DE PROVEEDORES
ACTA DE ENTREGA, RECEPCION DE PRODUCTO

 CUADRO DE RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO