ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA SMP PANGUDI LUHUR SEDAYU

NASKAH PUBLIKASI

Disusun Oleh
Cela Andriani Putri
11.12.6039

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2014
 ANALYSIS AND DESIGN OF LIBRARY INFORMATION SYSTEM AT
PANGUDI LUHUR SEDAYU JUNIOR HIGH SCHOOL

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PADA SMP PANGUDI LUHUR SEDAYU

Cela Andriani Putri

Bambang Sudaryanto
Jurusan Sistem Informasi
STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Pangudi Luhur Junior High School is a Private who want a change towards a better
quality every year. It can be seen from the clear vision of the school. When viewed from the
elements of the existing school, the school library is an element that still has a lot of problems
in it. Existing problems of the lending system is still manual books and librarians who are
required to accommodate borrowing books, asset structuring, asset records, and preparing
reports bookkeeping.
The purpose of this study is to analyze, design and build a library information system
that can be improved its performance in the junior library information system Pangudi Luhur.
In this study, researchers analyzed the lending system that is already running on SMP library
Pangudi Luhur are still manual, so we get the problems that make the ineffectiveness of
existing systems. Then among these issues comprehensively analyzed in order to obtain a
new system design that is then used to build a library information system efaktif and more
efficient.
Research methods and research results that will be achieved in this study are as
follows: In this study, researchers used a method with analytical methods development
research PIECES. In the implementation of researchers are trying to design an information
system by examining the first library system is already running, then analyzed the problems
that are found, and then design a new system and can better optimize existing systems is the
library, with no need to increase the number of librarians who already there. And the making
of Information System aims to make every effort to develop a system that is better and more
effective.
Keywords: Library Information Systems, Junior Pangudi Luhur.
1. Pendahuluan
Jika dilihat dari efektivitas dan efisiensi baik deri segi biaya maupun kebutuhan
tenaga kerja, sistem yang terintegrasi dengan komputer lebih baik dibanding dengan sistem
yang masih manual. Hal ini disebakan karena dengan adanya Sistem Informasi kegiatan-
kegiatan yang sebelumnya dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu yang tidak
sedikit serta membutuhkan ruang penyimpanan file yang besar, sekarang dapat dilakukan
menggunakan komputer dengan waktu yang lebih singkat serta membutuhkan tempat
penyimpanan file yang kecil. Selain itu penggunaan sistem database dapat lebih
mempermudah penyimpanan dan pengolahan data lebih lanjut, karena database berfungsi
layaknya cabinet tempat menyimpan arsip-arsip (Andi Sunyoto, 2007: 123).
SMP Pangudi Luhur merupakan Sekolah Menengah Swasta yang menginginkan
perubahan menuju kualitas yang lebih baik pada setiap tahunnya. Hal ini dapat dilihat dari
visi yang jelas dari sekolah tersebut. Jika dilihat dari elemen-elemen sekolah yang ada,
perpustakan merupakan elemen sekolah yang masih banyak memiliki permasalahan
didalamnya. Permasalahan yang ada adalah dari sistem peminjaman buku yang masih
bersifat manual dan pustakawan yang diharuskan dapat mengakomodir peminjaman buku,
penataan asset, pencatatan asset, dan pembuatan laporan pembukuan. Hal ini
mengakibatkan pekerjaan pustakawan tidak dapat dilakukan secara maksimal dan optimal.
Dengan melihat latar belakang di atas, maka peneliti berusaha merancang sebuah
sistem informasi yang dapat mengoptimalkan sistem yang ada diperpustakaan tersebut,
dengan tidak perlu menambah jumlah pustakawan yang sudah ada. Serta pembuatan Sistem
Informasi ini bertujuan untuk berusaha semaksimal mungkin mengembangkan sistem yang
ada menjadi lebih baik dan lebih efektif. Oleh karena itu, dalam rencana penelitian ini penulis
mengambil judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi pada Perpustakaan SMP
Pangudi Luhur Sedayu.
2. Landasan teori
2.1 Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen yaitu guna
pengambilan suatu keputusan. Definisi sistem informasi adalah sebagai berikut:
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial, kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan- laporan yang diperlukan (Lani, 1995: 11).
2.2 Sistem Informasi Perpustakaan
Sistem Informasi menurut Gordon B.davis (2003) : “Sistem Informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
data harian, penunjang kegiatan dalam penyimpanan data, dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
“Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang
didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data
anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan” ( di salin berdasarkan
aslinya dari: http://www.google.com/ SIPERPUS/ 2 April 2014).
2.3 Data Base
Menurut Kusrini (2006: 2) Data base adalah kumpulan data yang saling
berealisasi”. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data
dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter atau symbol) database dapat diartikan
dalam berbagai sudut pandang:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian
rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkam dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan secara bersma sedemikian
rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi
kebutuhan.
2.4 Model ER Diagram
ERDiagram adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat,
disimpan, dan digunakan dalam system bisnis( Hanif Al Fatta, 2007: 121).
2.5 Microsoft Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB saja) merupakan sebuah
bahasa pemrograman yang bersifat event drivendan menawarkan Integrated
Development Environment (IDE) visual untuk membuat program aplikasi berbasis sistem
operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman Common Object
Model (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan
pengembangan aplikasi komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data
menggunakan Data Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX
Data Object (ADO), serta menawarkan pembuatan kontrol ActiveX dan objek ActiveX.
Beberapa bahasa skrip seperti VisualBasic for Applications (VBA) dan Visual Basic
Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang
berbeda.
 Tool Bar
Menu

Project
Explore

Window
Properties

Form
Layout

ToolBox Form

Gambar 1. Tampilan IDE Microsoft Visual Basic 6.0

2.6 Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database
Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Orang sering menyebutnya dengan
SQL Server saja. Microsoft SQL Server juga mendukung SQL sebagai bahasa untuk
memproses query ke dalam database. Microsoft SQL Server Mirosoft SQL Server banyak
digunakan pada dunia bisnis, pendidikan atau juga pemerintahan sebagai solusi database
atau penyimpanan data. Pada tahun 2000 Microsoft mengeluarkan SQL Server 2000
yang merupakan versi yang banyak digunakan.
3. Analisis Perancangan Sistem
3.1 Analisis Sistem
Analisis system adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-
bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen
tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. (Hanif Al Fatta, OP.Cit.
hal. 4)
Analisis system merupakan tahapan paling awal dari pengembangan system
yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan
nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus
dibangun.
3.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada sistem
perpustakaan yang ada pada SMP Pangudi Luhur Sedayu dapat dilihat masalah yang
terjadi, yaitu :
1. Pengolahan data pada perpustakaan yang sedang berjalan menghasilkan
informasi yang kurang akurat, relevan, dan tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari
proses pencatatan yang masih bersifat manual atau masih belum
terkomputerisasi. Tidak jarang mengakibatkan kesalahan pencatatan, hilangnya
buku serta perhitungan denda bagi yang terlambat mengembalikan, memerlukan
waktu yang lama dalam mempersiapkan data-data jika ada pihak lain yang
membutuhkan.
2. Laporan yang dibuat tidak lengkap dan lambat karena kesulitan dalam penulisan
laporan, pendataan disimpan secara manual dalam lembaran buku.
3.3 Analisis Kelemahan Sistem
Tujuan dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan
permasalahan yang dihadapi dalam suatu organisasi. Hal ini dilakukan agar dapat
diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga
untuk mengetahui kelemahan dari sistem yang ada. Apabila kelemahan telah
ditemukan, kemudian dilakukan perbaikan dengan sistem yang baru.
Untuk mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah yang terdapat pada
sistem lama maka digunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economic,
Control, Efficiency, Service).
3.4 Analisis PIECES
1. Analisis Kinerja Sistem ( Performance )
2. Analisis Informasi ( Information )
3. Analisis Ekonomi ( Economy )
4. Analisis Pengendalian ( Control )
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
6. Analisis Pelayanan ( Service )
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah memahami dengan sebenar-
benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang
mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan
sistem baru tidak dibutuhkan.
Untuk mempermudah analisis sistem dalam menentukan keseluruhan kebutuhan
secara lengkap, maka analisis dibagi ke dalam dua jenis kebutuhan sistem. Jenis pertama
adalah kebutuhan fungsional (functional requirements), jenis kedua adalah kebutuhan
nonfungsional (nonfunctional requirements).
3.5.1 Kebutuhan Fungsional (Functional Requirements)
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa
saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-
informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.
1. Pendataan Buku
2. Pendataan Siswa
3. Transaksi Peminjaman
4. Transaksi Pengembalian
5. Sistem dapat melakukan pengecekan status siswa apakah siswa
6. Sistem dapat melakukan pencetakan laporan.
3.5.2 Kebutuhan Non-Fungsional (Nonfunctional Requirements)
Kebutuhan non Fungsional menjabarkan apa-apa saja yang harus dimiliki
oleh sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non-fungsional melitputi ketersedian
perangkat keras, perangkat lunak, kebutuhan informasi dan pengguna
1. Perangkat Keras/Hardware
2. Perangkat Lunak/Software
3. Perangkat Manusia/Brainware
3.6 Analisis Kelayakan Sistem
Setelah semua analisis dilakukan dan dapat mengetahui kelemahan serta
permasalahan yang ada pada sistem lama, maka untuk mengetahui apakah sistem baru
lebih dari sistem lama diperlukan adanya analisis kelayakan pada sistem baru, yaitu
sebagai berikut :
1. Kelayakan Teknologi
2. Kelayakan Hukum
3. Kelayakan Operasional
4. Kelayakan Ekonomi
3.7 Analisis Biaya dan Manfaat
Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk menentukan apakah sistem yang
akan diterapkan layak atau tidak untuk digunakan. Biaya terdiri dari biaya pengadaan,
biaya pengembangan atau pembuatan sistem informasi persediaan barang dan biaya
yang berhubungan dengan operasi (perawatan) suatu sistem.
3.8 Perancangan Sistem
Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan seteah analisis selesai
dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada
programmer tentang sistem yang akan dikerjakan. Langkah perancangan sistem dapat
berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi,
termasuk menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat dari suatu sistem.
3.8.1 Flowchart
Adapun flowchart sistem yang diusulkan dalam pengembangan sistem ini
adalah sebagai berikut :

Gambar 2. Flow chart

 3.8.2 DFD (Data Flow Diagram)
DFD merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk pnggambaran analisa mauoun
rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada
pemakai maupun pembuat program.

Gambar 3. Diagram Konteks

3.9 Perancangan Interface
Perancangan interface adalah suatu tahap perancangan tampilan layar dengan
proses menentukan bentuk dan isi dokumen sumber untuk memasukkan data. Data
masukan tersebut nantinya akan diproses untuk dijadikan sumber data dalam pembuatan
laporan.Adapun contoh rancangan interface yang akan diaplikasikan didalam sistem
informasi ini adalah sebagai berikut :

Menu Data Transaksi Laporan

Logout Admin Denda Laporan Data Anggota
Exit Anggota
Peminjaman buku Laporan Data Buku
Buku
-Data buku Pengembalian buku Laporan peminjaman
-Jenis buku
Pengecekan siswa
-Penerbit
-Pengarang

PERPUSTAKAAN SMP PANGUDI LUHUR SEDAYU

Jl.Wates km 12, Sedayu, Bantul 55752
Gambar 3.7 Rancangan Form Menu Utama
1) Rancangan Form Anggota

Gambar 4. Flow chart

4. Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap menerapkan sistem yang baru supaya siap
untuk digunakan atau di operasikan sesuai dengan yang diharapkan. Setelah mengalami
proses implementasi, objek-objek tersebut akan membentuk jaringan yang berpengaruh dan
bukan saja mengubah salah satu unsur, namun juga mengubah keseluruhan unsur, baik
secara perlahan maupun menyeluruh. Tujuan inplementasi sistem adalah menyiapkan
semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.1 Pengujian Sistem

4.1.1 White Box Testing

White Box Testing merupakan salah satu cara pengujian dengan melihat
kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah
ada kesalahan atau tidak didalam program tersebut. Jika terdapat modul yang
menghaslkan output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-
baris program, variable, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dilakukan
pengecekan satu persatu dan diperbaiki, dan kemudian akan di- compile ulang.
Berikut contoh hasil pengujian terhadap sistem dengan metode white box.

Gambar 5. Contoh white box testing

4.1.2 Black Box Testing
Black box testing merupakan salah satu metode pengujian perangkat lunak
yang dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul kemudian
diamati apakah hasil dari unit tersebut telah sesuai dengan proses sistem yang
diinginkan. Dengan kata lain, black box testing merupakan user testing, biasanya pada
 pengujian perangkat lunak dengan metode ini melibatkan klien atau pelanggan yang
memesan perangkat lunak tersebut.
4.2 Manual Program

Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan

program sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Didalam manual program
dijelaskan bagaimana membuka dan menjalankan aplikasi dalam komputer dan tampilan
form yang digunakan beserta dengan langkah-langkah didalam menggunakan form.
1. Form Login

Gambar 6. Form Login

2. Form Menu Utama

Gambar 7. Form Menu Utama

Setelah login sukses, maka akan muncul form utama yang merupakan induk dari
semua form yang ada pada sistem.
3. Form Data Anggota

Form anggota merupakan form untuk

mengolah data anggota perpustakaan. Dan
menyimpan seluruh data anggota didalam
database.

Gambar 8. Form Anggota

4. Form Jenis Buku

Form jenis buku merupakan form yang

digunakan untuk mengolah berbagai data
jenis buku yang ada di perpustakaan.

Gambar 9. Form Anggota

5. Form Admin

Gambar 10. Form Admin

6. Form Transaksi Peminjaman

Gambar 11. Form Peminjaman

Form peminjaman digunakan untuk mengolah proses peminjaman buku.
7. Form Transaksi Pengembalian

Gambar 12. Form Peminjaman

Form pengembalian digunakan untuk mengolah proses pengembalian buku.
8. Form Denda

Gambar 13. Form Denda

Form denda berfungsi untuk mengatur denda yang berlaku apabila anggota
terlambat mengembalikan buku yang dipinjam.
9. Laporan Anggota

Gambar 14. Laporan Anggota

Laporan anggota merupakan laporan yang berisi data anggota perpustakaan.
10. Laporan Buku

Gambar 15. Laporan Buku

Laporan buku merupakan laporan yang berisi data buku yang ada pada
perpustakaan.
11. Laporan Peminjaman

Gambar 16. Laporan Peminjaman

 Laporan Peminjaman merupakan laporan yang berisi data transaksi peminjaman
yang dilakukan
12. Laporan Pengembalian

Gambar 17. Laporan Pengembalian

Laporan Pengembalian merupakan laporan yang berisi data
transaksi pengembalian yang dilakukan.

4.3 Pemeliharaan (Maintenance)

Pemeliharaan sistem sangat diperlukan untuk menghindari adanya kesalahan

dikemudian hari. Hal ini biasanya dilakukan secara berkala oleh pembuat sistem. Berikut
adalah bagian-bagian yang perlu dicek pada tiap proses pemeliharaan untuk menghindari
kesalahan pada sistem dikemudian hari.
1. Data buku harus dicek apakah jumlah stok dalam database dan jumlah riil pada
perpustakaan sudah cocok atau belum.
2. Back up database, hal ini perlu dilakukan secara berkala untuk menghindari
kehilangan data yang diakibatkan hardware error seperti komputer rusak, karena
data hanya tersimpan pada satu komputer saja.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa untuk menganalisis,
merancang dan membangun sistem informasi pada perpustakaan SMP Pangudi Luhur
perlu dilakukan analisis sistem, yaitu dengan analisis kelemahan sistem, analisis
kebutuhan sistem, analisis kelayakan sistem dan analisis biaya dan manfaat. Setelah itu
dilakukan perancangan sistem dan perancangan data base. Sehingga dihasilkan sistem
 informasi perpustakaan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan, yakni
sistem perpustakaan yang dapat digunakan untuk melakukan pendataan anggota, buku,
pengarang, penerbit, jenis buku, admin atau petugas dan denda serta dapat melakukan
prosedur peminjaman, pengembalian, dan prosedur laporan data. Pada prosedur laporan
data sistem perpustakaan yang telah dibuat dapat menghasilkan laporan data anggota,
laporan data buku, laporan data peminjaman, dan laporan data pengembalian. Dengan
adanya analisis yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan juga bahwa sistem
informasi perpustakaan ini dapat diaplikasikan langsung ke SMP Pangudi Luhur Sedayu.
5.2 Saran
Berdasarkan pada kesimpulan di atas, penulis memberikan saran sebagai berikut :
1. Sistem lama yang sudah ada diganti dengan sistem yang baru yang dapat
bekerja lebih baik dan efektif dalam mengolah data dan menyajikan informasi
yang diperlukan.
2. Seiring dengan berkembangnya perpustakaan maka semakin kompleks juga
kebutuhannya sehingga menyebabkan sistem yang berjalan tidak layak lagi untuk
digunakan pada masa berikutnya. Maka dari itu pada saatnya nanti sebuah
sistem informasi juga perlu dilakukan pengembangan.
Demikian kesimpulan dan saran yang telah disampaikan, penulis berharap
sistem baru yang telah diusulkan tersebut dapat membantu mengatasi masalah-masalah
yang terjadi pada sistem lama dan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dengan
cepat, tepat, dan akurat. Dengan mempertimbangkan saran tersebut, penulis
mengharapkan sistem baru yang diusulkan dapat diterapkan pada sekolah dan
bermanfaat bagi pihak sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Endang Mulyatiningsih. (2012). Riset Terapan Bidang Pendidikan dan Teknik. Yogyakarta:
UNY Press.

John Burch, Gary G. 1986. Information Sistem Theory and Practice. New York: John Wiley &
Sons.
HM. Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
Dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset

Kristanto Andri. 2004. Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar).

Kusrini. 2006. Strategi Perancangan Dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset.

Lani, 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis, Jakarta : Elex Media

Riduwan. (2010). Belajar Mudah Penelitian Untuk Guru, Karyawan dan Peneliti Pemula.
Bandung: Alfa Beta.

Keputusan Mendikbud no. 0103/0/1981 tanggal 11 maret 1981

________. 2009. Sistem Informasai Perpustakaan. http://www.google.com/ SIPERPUS/.
Diakses tanggal 02 April 2014