"Año de la Lucha Contra la Corrupción y la Impunidad"

Universidad Andina del Cusco

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Escuela Profesional de Contabilidad

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

ESTACIÓN DE SERVICIOS “PETROGAS S.A.C”

Asignatura : Contabilidad Gerencial

Docente : DR.CPC Rubén Tito Mariño Loaiza

Presentado por : Castillo Calderón Vania Alexandra

Hurtado Baca Nigel Javier

Merma Puertas Verioska Pamela

Silvera Ccorisapra Menmay Khoysa

CUSCO - PERÚ

2019
 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA ESTACIÓN DE SERVICIOS

“PETROGAS S.A.C”

Los sistemas de información y comunicación, está constituido por los métodos establecidos

para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y

financieras de una entidad, en este caso es aplicado a nuestra estación de servicios

“PETROGAS S.A.C”.

SEGUIMIENTO

Seguimiento es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el

tiempo y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las

circunstancias así lo requieran. Se orientará a la identificación de controles débiles o

insuficientes para promover su reforzamiento, y para asegurar que los hallazgos y los

resultados de antiguas revisiones.

Al analizar la documentación de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la

organización que puedan llegar a suplir la descripción de los sistemas realizados por el

auditor.
Dependerá de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro método de

documentación y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el

material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentación necesaria para

evidenciar la evaluación del sistema de información, contabilidad y control.

MODELOS DE GESTIÓN

Para empezar, debemos diferenciar entre dos tipos de estaciones, según el modelo de

gestión adoptado por el empresario.

Las primeras, conocidas como estaciones de servicio abanderadas, son las que obtienen sus

beneficios de las comisiones que les pagan los gigantes del mercado.

El segundo modelo son las estaciones independientes, también conocidas como estaciones

de servicio libre. Su nombre no deja mucho lugar a la imaginación: compran y venden su

producto sin tener un contrato con un distribuidor determinado. Es decir,

independientemente.

Sea cual sea el modelo, todas las estaciones coinciden en que sus actividades van más allá de

la mera venta de combustibles. Esta relación de elementos suele coincidir, con mayor o

menor precisión, en todas las estaciones:

 Venta de artículos en tienda.

 Servicios de lavado de vehículos.

 Servicio de recarga de móviles.

 Prensa y periódicos.

 Bares y restaurantes.
La contabilidad de la estación deberá, entonces, reflejar por separado y con claridad cuál es

el resultado de cada una de esas actividades.

A ello cabe sumar que los empresarios suelen contar con más de una estación de servicio.

Tal diversificación obligará a llevar la contabilidad por estaciones (centros) y actividades.

Una vez conocemos el modelo de gestión de la estación de servicio y las actividades

complementarias que realiza, ya podemos empezar a definir qué modelo de cuentas contables

vamos a utilizar.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA CONTABILIDAD DE LAS ESTACIONES

DE SERVICIO

COMPRAS

Hay que diferenciar claramente la compra de carburantes de las compras del resto de

actividades. La compra del carburante debe quedar registrada de tal forma que podamos

verificar los precios de compra y los litros suministrados. Al contrario que en otros sectores,

se habla de un mercado en el que el precio de compra va y viene. Sube o baja de una manera

constante al estar está sujeto a las variaciones que dicta el mercado. Su precio varía cada día

y los litros suministrados acaban por diferir de los litros pedidos a la distribuidora.

VENTAS

Aquí también es necesario diferenciar claramente los ingresos producidos por la venta de

carburantes del resto de actividades. En este caso es básico conocer el volumen de litros

vendidos a través de los surtidores y su precio unitario.

EXISTENCIAS

Estación independiente

Debemos tener establecido un sistema de control de existencias que nos permita conocer en

todo momento cuál es el volumen de existencias en los tanques de combustible a través de

un sistema de medición informatizado o el tradicional de varillas.

 Se deberá valorar las existencias al final de cada periodo para corregir el valor de las

mismas a través de la variación de las cantidades. Este proceso conlleva una

peculiaridad añadida. Los carburantes almacenados son muy sensibles a las

temperaturas y sus densidades varían, por lo que las mediciones no coinciden con los

registros de los sistemas de control y se producen diferencias. Hay que corregirlas.

SERVICIOS EXTERIORES

Debemos tener en cuenta para qué centro o actividad corresponde el gasto y contabilizarlo

en función de su naturaleza.

Los transportes en las compras deberán imputarse como mayor valor de la compra, pero en

una cuenta diferente de la utilizada para la compra de carburante.

SERVICIOS BANCARIOS Y SIMILARES

Existe una partida importante, correspondiente a las comisiones cargadas por las

liquidaciones de ventas cobradas con tarjetas, las cuales deberemos verificar si son de

entidades bancarias pactadas.

GASTOS DE PERSONAL
Imputar los gastos de personal en función del centro donde desarrollan las actividades.
DOTACIÓN PARA AMORTIZACIONES
Debemos de tener un cuadro de amortización en el cual estén reflejados todos los elementos

del inmovilizado, clasificados por su naturaleza independientemente de si están totalmente

amortizados o no.

Aplicar el método de cálculo de amortización más adecuado en cada caso y tener en cuenta

a qué elementos del inmovilizado le podemos aplicar el coeficiente por turnos.

Una vez conocida la cuota de amortización, la imputaremos en función de a qué actividades

están afectos los elementos del inmovilizado.

PROVEEDORES

Debemos tener en cuenta las fechas de pago, ya que si incumplimos el plazo nos podemos

encontrar con que no tenemos riesgo para realizar nuevas compras.

Los plazos de pago a proveedores de carburantes suelen ser, por norma general, no más de 9

días desde la fecha de facturación para las gasolineras abanderadas y no más de 30 días para

las gasolineras libres.

Hay que tener en cuenta que si nos hemos excedido del riesgo (éste siempre viene dado por

la entrega de un aval), deberemos pagar al contado para poder comprar.

CLIENTES

Para no tener problemas financieros debemos enfocar el negocio a un modelo de negocio al

contado, reduciendo las ventas a crédito a clientes.

Es recomendable definir un procedimiento que nos permita identificar aquellos clientes cuya

vejez de la deuda sea superior a 6 meses.

BANCOS

Conciliar de forma periódica las cuentas de bancos.

CAJA

Comprobar y verificar las cajas diarias, separadas por turnos de trabajo, identificando las

posibles diferencias que se puedan obtener.

SOFTWARE PARA ESTACIONES DE SERVICIO

Herramienta que permite gestionar todas las áreas de la Estación: playa, mini mercado y

BackOffice completo (clientes y proveedores, ventas, compras, proveedores, stock, cuentas

corrientes, fondos).

Es la solución de gestión ideal que combina una operatoria ágil, sencilla y segura con el

mayor control y la mejor información sobre el negocio.

CUALIDADES

 Optimizar la gestión comercial y aumentar la calidad de sus servicios.

 Solución Integral de Negocios.

 Mejorar los procedimientos internos para brindar un servicio de valor agregado a los

clientes.

 Agregar valor a su modelo de negocio mediante la fidelización de sus clientes.

 administrar eficazmente los costos de gestión, mejorando su conexión online con

surtidores.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

 Panel gráfico de facturación

 Cajas

 Manejo de Surtidores

 Tanques de combustibles

 Stock por combustible y tanque

 Compras

 Control de servicios

 Módulo administrativo contable

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES

 Panel gráfico de gestión de playa, con la distribución de islas y surtidores.

 Control de aforadores de combustible.

 Minimercado y servicios.

 Manejo de turnos con apertura y cierres de partes de caja.

 Control de stock.

 Cuentas corrientes de clientes y proveedores.

 Multidepósitos.

 Gestión de Artículos, agrupamientos y subagrupamientos.

 Todos los módulos de gestión administrativa básicos: facturación, compras, cuentas

corrientes, caja, formas de pago, bancos, impuestos, Libro IVA Ventas y Compras,

contabilidad integrada.

CARACTERÍSTICAS OPERATIVAS

 Ayuda sensible al contexto en todas las opciones del programa.

 Multiusuario.

 Manejo de perfiles de usuario con asignación de permisos.

 Asignación de perfiles de acceso a las distintas opciones del menú por usuario y

programa.

 Restricciones de acceso a los usuarios a determinada información a través de las

consultas.

 Compatible con todas las impresoras fiscales (EPSON, HASAR)

  Se adapta a la impresora que usted utiliza.

 Definición de impresoras por puesto de trabajo y/o comprobante.

 Genera informes imprimibles o visualizados en la pantalla.

 Generador de informes, reportes, consultas y listados definibles y personalizados.

 Enlace con Excel y exportación de datos a otros sistemas.

 Informes y estadísticas de utilización del sistema. Auditoria por Programa y Fecha,

Auditoria por Usuario y Fecha.

OPCIONES DIVERSAS Y AUDITORIA A TRANSACCIONES

 Gestiona los permisos a cada usuario en el sistema, el administrador tiene la

capacidad de indicar por cada usuario sus permisos y capacidades en los diversos

formularios del sistema.

 Esta capacidad además de lograr seguridad a la información, permite definir las

responsabilidades y funciones de cada usuario en el uso del sistema.

 Algunas de las capacidades que se pueden definir por usuarios son:

 Activar o bloquear la modificación de información de días anteriores.

 Poder o no vender productos con stock negativo, activar o bloquear la

modificación de los precios de venta al atender al público

 Contar con la herramienta de cierre de día, permite bloquear la información

en los días cerrados y mes contable cerrado declarado a la SUNAT evitando

que alguno de los usuarios altere la información del sistema.

 Crea automáticamente una copia de seguridad en modo automático

diariamente por medidas de seguridad.

 Permitirá a través de su usuario y en tiempo real tener integrada todas las

oficinas de las empresas sin importar la distancia que las separa; además de

sus clientes pueden sacar créditos y canjear puntos y acumular en cualquier

tipo de información, esta herramienta le dará el poder de gerenciar a

distancias, pensando para empresarios que están mayor parte del tiempo fuera

de sus empresas, usando una computadora portátil o un dispositivo móvil

puede acceder a la información de la empresa, en este caso de la estación de

servicios “PETROGAS S.A.C”