SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Versión: 02
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 41 Tablas de Retención

Documental

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: Identificar la aplicabilidad de las tablas de

retención documental

Programa de Formación: Código: 122121

TECNICO EN ASISTENCIA Versión: 02
ADMINISTRATIVA
Nombre del Proyecto:
DESARROLLO DE SOLUCIONES
PARA EN MEJORAMIENTO DE LA
GESTION ORGANIZACIONAL DE Código:
LOS PROCESOS DE APOYO 270096
ADMINISTRATIVO EN PEQUEÑAS
ORGANIZACIONES O EMPRESAS
Fase del proyecto: EVALUACIÓN DE LAS SOLUCIONES
PROPUESTAS PARA LOS PROCESOS DE ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA EN LA ORGANIZACIÓN
Actividad (es) de Ambiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
 Conocer los Mínimo un (1) Por tratarse de
Macroaula, Computador tecnología
procesos, así blanda no se
como los usos de Biblioteca Sena, portátil por
utilizan
Biblioteca Virtual cada 5
la microfilmación materiales
SENA, aprendices consumibles y la
y/o la utilización
Internet. información se
Actividad (es) del Proyecto: de medios
transmite por la
Verificación del proceso de tecnológicos para plataforma
preservación de documentos la preservación y
en la organización conservación de la
información en
una organización
o empresa.
 Proponer un
proceso tablas de
retención
documental
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Mínimo un (1) Por tratarse de
Preservar los documentos Organizar la Biblioteca Sena, Computador tecnología
Biblioteca Virtual portátil por blanda no se
(soporte físico o digital) para documentación utilizan
el suministro de información teniendo en cuenta las SENA, cada 5
materiales
de acuerdo con las normas, normas legales y de la Internet. aprendices
consumibles y la
las técnicas, la tecnología organización información se
disponible y la legislación transmite por la
plataforma
vigente.
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Resultados de Aprendizaje: Competencia: Macroaula, Bascula, lasos, Fichas de

Generar hábitos saludables en su Promover la interacción espacio abierto, conos, evaluación
estilo de vida para garantizar la idónea consigo mismo, parque balones. física.
prevención de riesgos con los demás y con la
ocupacionales de acuerdo con el naturaleza en los
diagnostico de su condición contextos laboral y
física individual y la naturaleza y social.
complejidad de su desempeño
laboral.
Duración Fase de Evaluación: Modalidad de Formación:
200 Horas Presencial Desescolarizada
Duración de la guía (en horas): virtual
40 Horas

2. INTRODUCCIÓN

En la guía anterior se analizó como se fue generando la necesidad de guardar y analizar información como
testimonios de la historia, a través de los años y su importancia para la conservación de estos documentos
como pruebas reales ante situaciones organizacionales, con el fin de
garantizar la perdurabilidad de su patrimonio documental para futuras
generaciones.

La creciente y continua demanda de información en el mundo

empresarial y en las instituciones educativas, técnicas y culturales, ha generado una seria problemática de
organización documental. Ninguna actividad del hombre por sencilla que sea, es ajena a la producción de
documentos que sustentan y dan testimonio del quehacer socio-económico, político y administrativo en
todas sus fases1

El mundo en el que vivimos está enmarcado por las constancias sustentadas en todo tipo de documentos.
Esta producción, organización y conservación corresponden al ámbito conocidos como los archivos

1
Gonzales de Ríos, Beatriz, Sánchez de Laguna Amparo, Organización de archivos, Administración de la información,
grupo editorial Norma

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institucionales, que hasta hace pocos años estuvieron relegados a los sótanos oscuros y perdidos de las
empresas que los producían.2

Cada día surge la necesidad de contar tiempo con los soportes documentales necesarios para el ejercicio de
cada actividad, el manejo de los archivos pasó de ser la “cenicienta” de las empresas a una herramienta
administrativa fundamental en la toma de decisiones.

Con el desarrollo de esta guía el futuro asistente administrativo identificará las técnicas más apropiadas para
la eficiente organización de la documentación empresarial, y a través de las tablas de retención documental
podrá definir el tiempo necesario para la conservación de los documentos y el lugar para hacerlos y la
depuración de los mismos

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Método de preguntas
2.- Socialización en plenaria
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
1 hora 0 horas 0
Imagine al siguiente situación:

Una característica fundamental de los años 30 ha sido marcada por un vertiginoso y acelerado proceso
innovador en los medios de comunicación masivos, pasando del radio de tubo de los años 30 a los
transistores; de la televisión en blanco y negro a televisión de color. Y de rupestres a los pictogramas.

 Indague en su familia con sus padres o abuelos como manejan los documentos, que tipos de
documentos conocen, por cuanto tiempo han conservado los documentos ya sean de sus cuentas
familiares o cuentas de los negocios que manejaban en esa época. Y como era la forma en que se
comunicaban los antepasados y como era la forma de escritura.

Responda las siguientes preguntas:

2
Ibid, Pág. 1

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 ¿Cómo cree que era la comunicación anteriormente?

 ¿Cómo era la escritura de hace un siglo atrás?
 ¿Qué tipo de papel y tinta utilizaban anteriormente para elaborar documentos?
 ¿Cómo considera que anteriormente en las organizaciones o comunidades producían y procesaban
documentos?
 ¿Cómo creen que los avances tecnológicos producen y procesan los documentos?

(Esta actividad es individual tiene como duración de 10 minutos)

 Socialice con sus compañeros como ha sido la evolución de la comunicación y la escritura a través de
los años y como ha sido la forma de producir y procesar los documentos en las organizaciones.

(Esta actividad es individual y tiene un tiempo presencial de 40 minutos)

 Intercambie con un compañero (s), según su reflexión cual sería la forma de conservar los
documentos y según su ciclo por cuánto tiempo se deben guardar los documentos.
(Esta actividad es grupal y tiene como duración 10 minutos)
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)

Por medio de ésta guía se identificarán los siguientes conceptos:

Manual de gestión documental. Concepto e importancia

Unidades de Información: Concepto. objetivos, servicios que presta
Tablas de retención documental: concepto, objetivos, parámetros, destino final, importancia
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Estrategias (didácticas activas)

1.- Lectura autorregulada.
2.- Resumen
3.- Socialización plenaria
4.- Descripción
5.- Informe
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
16 hora 13 horas 6
En su carpeta de evidencias organice un archivo que contenga el desarrollo de las siguientes actividades:

3.3.1 Realice lectura autorregulada de la unidad 8: NORMALIZACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVOS Y MANEJO DE DOCUMENTOS. Páginas 137 a la
147 del libro Organización de archivos 2- Administración de la información, de

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las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

 Con base a la anterior lectura, realice una descripción detallada de los elementos que compone
un manual de archivo

(Esta actividad requiere de 6 horas presenciales y de 5 horas de trabajo autónomo)

3.3.2 Realice lectura autorregulada de la unidad 4: EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS Páginas 86 y 87 de las tablas de retención y sus
objetivos del libro Organización de archivos - Administración de la información,
de las autoras GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo.

 Con base en la lectura anterior realice un resumen de 2 hojas sobre la importancia de las tablas
de retención en las organizaciones e incluya formatos.

(Esta actividad requiere de 5 horas presenciales y de 4 horas de trabajo autónomo)

3.3.3 Realice una lectura autorregulada del material TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL, Guía de aplicación de TRD, de
las páginas 25-27.
 Con base en la lectura anterior elabore un mapa conceptual sobre las recomendaciones para el
manejo de archivos en las oficinas

(Esta actividad requiere de 5 presenciales y 2 horas de trabajo autónomo, 4 horas de trabajo virtual)

3.3.4 Participe activamente en el foro virtual propuesto en la plataforma Blackboard

para ésta semana, relacionado con la importancia de las tablas de retención
documental asumiendo una actitud crítica y con ideas fruto de su propia
reflexión.
(Esta actividad requiere de 1 hora de trabajo autónomo y 1 hora de trabajo virtual)

3.3.5 Presente la prueba virtual de ésta semana, que se encuentra en la plataforma

Blackboard.
(Esta actividad requiere de 1 hora de trabajo autónomo y 1 hora de trabajo virtual)

3.3.6 Participe activamente en la programación las jornadas de cultura física,

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emprendimiento y humanística que le sean programadas en esta semana.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Estrategias (didácticas activas)

1.- Informe
Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad
Presencial Desescolarizada Virtual
1 hora 1 horas 2
Es hora de aplicar los conocimientos ya adquiridos en la realización y tablas de retención documental. Debe
realizar un informe en Grupos Autónomos de Estudio- GAES que contenga lo siguiente :

 Diseño de un formato de tablas de retención documental incluyendo objetivos y políticas que la

unidad productiva deberá tener en cuenta y que indique para el ciclo vital el tiempo que los
documentos deben permanecer en cada una de sus etapas y en el momento en que deben
trasladarse a la siguiente
 Propuesta de un manual de archivo para la unidad productiva objeto de estudio con los principales
elementos, utilizar medios ofimáticos y medios tecnológicos para diseñar bases de datos
 Propuesta con la descripción de un proceso para la aplicación de las tablas de retención documental
para la organización objeto de estudio.

No olvide que sus tutores prestarán asesoría y retroalimentarán cada uno de sus informes en el proceso de
formación, esto le permitirá desarrollar el proyecto día tras día, la actividad se debe realizar en GAES pero se
debe subir la evidencia a la plataforma de manera individual y en los tiempos establecidos por sus tutores.

(Esta actividad requiere de 1 hora presencial, 1 hora de trabajo autónomo y 2 horas virtuales)
3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e

Aprendizaje Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de  Identifica los Conceptos básicos de Cuestionario de

Conocimiento : Conservación Y Preservación de Documentos evaluación virtual
en la unidad productiva.

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 Controla la vigencia de los documentos

teniendo en cuenta las tablas de retención
documental

 Expone, socializa y debate en el ambiente de

Evidencias de aprendizaje los temas asignados de Observación lista de
Desempeño: Normatividad de archivos teniendo en cuenta chequeo
la claridad, conocimiento y seguridad en
éstos

 Informe con diseño de las tablas de retención

Evidencias de documental incluyendo objetivos y políticas Observación informe
de la unidad productiva
producto: escrito

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación
Materiales de formación Talento Humano AMBIENTES DE
devolutivos:
(consumibles) (Instructores) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ACTIVIDADES DEL DURACIÓN (Equipos/Herramientas)
PROYECTO (Horas) ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente
40 horas
Divididas de
Elaboración y Video Beam 1 COMPONENT
la siguiente
Portátiles 1 E TÉCNICO
presentación de manera:
Televisores LCD 1 Guías. COMPONENT
1 Escenarios de Aprendizaje: Ambientes de formación-
informes teniendo Macroaulas, bibliotecas, bibliografía sugerida y
Plataforma 1 Marcadores, E
en cuenta las • Virtual 8 Blackboard. 1 agendas, HUMANÍSTIC
1 cibergrafía, ambientes virtuales.
Horas Un kit por
normas técnicas, el • Presencial Libros de 1 papel, O
instructor 1 Medios y Recursos Didácticos: Computador, Video
protocolo y las 18 Horas Material de ésferos, COMPONENT
Beam, VHS, Recursos didácticos de autoformación,
Apoyo. cartulinas, E VIRTUAL
necesidades de la •
Bases de datos papel bond COMPONENT
1 tablero, grabadora, cámara de video, carteleras,
investigación. Desescolariza cuadernos, esferos, marcadores, televisores.
de la biblioteca E CULTURA
do o
virtual. FÍSICA
autónomo:
14 Horas

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

 Plazo precaucional: Tiempo prudencial de conservación de los documentos, una vez concluidas
su vigencia, como prevención de posibles reclamaciones.

 Tablas de retención de documentos: Lista de registro por el tipo de documentos, series, etc. Que
indica y determina a través del ciclo vital el tiempo que los documentos deben permanecer en
cada una de sus etapas y en el momento en que deben trasladarsen a la siguiente.

 Vigencia: Capacidad o “fuerza” de un documento de archivo para testimoniar, obligar e informar

sobre un asunto.

 Valor primario: Grado de utilidad que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, al destinatario o beneficiario del documento

 Valor secundario: Cualidad que interesa a los investigadores, surge una vez agotado el valor
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente

6. BIBLIOGRAFÍA/ WEB GRAFÍA

 CALDERÓN DELGADO Marco A. Conservación preventiva de documentos.

 GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos -
Administración de la información. Págs. 148
 Asociación Latinoamericana de Archivos http://www.ala-archivos.org/?page_id=624, tomado el
20 de junio de 2013.
 Archivo General de la Nación http://www.archivogeneral.gov.co/ tomado el 6 de julio de 2013

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia /red Fecha

Autor Lida Yamile Instructora Economía financiera y de 10/03/2012
Álvarez gestión
Fonseca
Revisión Dilia del Coordinadora Economía financiera y de
Rosario Área gestión
Ceballos Economía
Figueroa Financiera y
de Gestión.
Aprobación Jorge Alberto Subdirector Economía financiera y de
Betancourt de centro gestión

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio Fecha Responsable del cambio
Presentación. Sistema integrado Julio de 2014 Magda Lorena Barragán
Actividades de reflexión inicial. de calidad Ardila
Actividades de contextualización e
identificación del conocimiento
necesarios para el aprendizaje.
Actividades de apropiación del
conocimiento, Numerales 3.3.3, 3.3.4,
3.3.5, 3.3.6
Actividades de evaluación
Actividades de transferencia del
conocimiento.
glosario
Bibliografía
Ajustes estructura de forma F004-P006- Cambio de Marzo 12 de Juan Carlos Valencia
GFPI Vr2 formatos Sistema 2014 Enciso
integrado de Instructor
calidad.

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