RADICACION.

Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un numero

consecutivo, alas comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibido o de envió, con el
propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos que
establezca la ley.
La radicación de los documentos oficiales es importante porque:
 Con ella se ubica o matricula oficialmente el documento
en la empresa.
 Velarán por la transparencia de la actuación
administrativa, razón por la cual no se podrán reservar
números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados.
Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir
de uno utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados
Hay tres tipos de radicación son:
 Manual
 Mecánica
 Digital

PASOS DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

En primer lugar, es preciso entender que con una estructura
pequeña todos los colaboradores deben conocer el protocolo de
recepción de documentos, ya que a veces no es posible designar
una persona para la función con un turno integral.

Los pasos son:

 Sellar y registrar la documentación.
 Leer y verificar que sea para la oficina.
  Jerarquizarla: la que puede contestar la recepción o la que
debe atender el jefe.
 Contestar y mecano graficar la que nosotros atendemos.
 Sintetizar la información la información de la otra.
 Buscar los expedientes correspondientes si ya existen.
 Presentar al jefe y recibir instrucciones o dictado.
 Mecano graficarla o capturar y revisar antes de presentar a
firmar.
 Separar y repartir las copias o sacarlas.
 Colocar la copia en expediente para su seguimiento.
 Elaborar un acuse de recibo si es necesario.
 Archivar la copia.

NORMA QUE PERMITE REALIZAR EL CONTROL DE

DOCUMENTO

En la norma ISO 9001 en el numera 4.2.3, establece que los

documentos por el sistema de gestión de calidad deben controlarse
los registros, son un tipo de documentos especial y deben
controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el numeral 4.24
de la norma.
La norma ISO 9001 es un estándar internacional que se enfoca en
la satisfacción del cliente, la facultad de proporcionar productos y
servicios que cumplan con los requerimientos internos y externos de
la empresa de manera eficaz para lograr controlar y mejorar su
rendimiento, conducirlos hacia la eficiencia y excelencia de tus
productos, así como lograr la optimización del servicio al cliente.
Todo esto teniendo como estandarte los 7 principios de la calidad:
 Enfoque al cliente.
 Liderazgo.
 Compromiso de las personas.
 Enfoque a procesos.
 Mejora.
 Toma de decisiones basadas en evidencias.
 Gestión de las relaciones

17/05/19