Uladech - Biblioteca - Virtual para Tesis Primera Tarea

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES,
FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
“CARACTERIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL

COLEGIO DE NOTARIOS DE LAMBAYEQUE Y
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE,
2014”
TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE

CONTADOR PÚBLICO.
AUTOR:
GREGORIO REYES BELLODAS
ASESOR:
CPCC. DOMINGO SANTIAGO HURTADO SIPIÓN
CHIMBOTE – PERU
2014
JURADO EVALUADOR
---------------------------------------------
Dr. EZEQUIEL EUSEBIO LARA
PRESIDENTE
------------------------------------------------
Dr. LUIS TORRES GARCÍA

SECRETARIO
-----------------------------------------------------
Mg. PATRICIA OSORIO PASCACIO

MIEMBRO
ii
AGRADECIMIENTO
A Dios Todo Poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome
la fortaleza necesaria en cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera
para poder culminarla con éxito.
A la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote por haber ejecutado
y cumplido con su convenio académico sin el cual no hubiera sido
posible la obtención de mi título de CP.
A mi Asesor de Tesis CPC. Domingo Santiago Hurtado Sipión quien aún
sin conocerme me brindó su paciencia y apoyo desprendido
impartiéndome sus conocimientos profesionales y científicos en la
culminación de éste trabajo.
iii
DEDICATORIA
La presente Tesis la dedico de

manera especial a mi amada hija
Johany Abigail por ser el pilar
fundamental de mi esfuerzo y
lucha constante para que ésta
sea una herencia y ejemplo de
vida en su futuro profesional.
A mi esposa por su paciencia

Y apoyo en todas las
Situaciones que atravesé
Durante mis estudios.
A mi madre, hermanos,
Por su cariño y comprensión
Incondicional en todos los
Momentos cuando las necesité.
iv
RESUMEN
La investigación, partió del problema: carencia de un Manual de Procedimientos de
Control Interno en el Área Contable del Colegio de Notarios de Lambayeque, que
podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el
desarrollo institucional. El propósito principal fue: elaborar un Manual de
Procedimientos de Control Interno en el Área Contable, para asegurar una
administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. La
investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el
movimiento económico; las actividades que cumplen el personal del área contable;
las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración
financiera. La metodología fue explicativa, campo, como técnica: la encuesta, como
instrumento: el cuestionario. Los datos recopilados fueron procesados en sendos
cuadros y gráficos de barra. Como resultados destacan: las actividades contables que
rigen las Normas Peruanas de Contabilidad; el tipo de control interno es el
Concurrente; el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones
y la carencia del Manual de Funciones. En la propuesta, se hace constar la
Normativa Contable, Fines y objetivos a fin de que la institución los ponga en
vigencia y asegure una excelente administración financiera. Como conclusiones
relevantes, se citan: el Departamento de Contable que realiza, el arqueo de caja, la
conciliación bancaria mensual, determina los saldos de caja, efectúa balances de
comprobación, estado de situación financiera, acciones que permiten proteger los
recursos y advertir errores de manera oportuna. Los principios de transparencia y
eficacia, se los ejercita en la institución. La coordinación entre Directivos solo se
concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores; se
v
capacita al personal del Área Contable, con talleres y cursos. Se maneja el sistema
contable, que facilita las transacciones y operaciones diarias, pero no se dispone de
un equipo informático moderno.
vi
ABSTRACT
The research began with the problem: lack of a Manual of Internal Accounting
Control in the area at the College of Notaries of Lambayeque, which could create
uncertainty in financial transactions and constraints on institutional development.
The main purpose was to: develop a Manual of Procedures for Internal Control in the
accounting area, to ensure efficient and effective financial management to the
Institution and the environment. The research investigated the nature of internal
control that has been implemented in the economic movement, the activities carried
out by members of the accounting area, the strategies and principles that have been
implemented in financial management. The methodology was explanatory field as
art: the survey as an instrument: the questionnaire. The data collected were processed
in separate tables and bar graphs. As results are: accounting activities governing
Peruvian Accounting Standards, the type of internal control is the Concurrent, the
Department lacks professional staff to fulfill roles and lack of manual functions. In
the proposal, finds the Accounting Rules, Purpose and objectives so that the
institution put in place and secures excellent financial management. As main findings
are: the Accounting Department performs the cash count , monthly bank
reconciliation , cash balances determined , makes trial balances, statement of
financial position , actions that protect resources and warn errors timely manner. The
principles of transparency and efficiency, they are exercising at the institution.
Coordination between executives only to abide by the specific provisions issued by
the Higher Organisms; train staff of the Accounting Area, workshops and courses.
The accounting system that facilitates transactions and daily operations, but there is
not a modern computer is handled.
vii
CONTENIDO
Pág.
I. INTRODUCCIÓN………………………………………. 01
II.REVISIÓN DE LITERATURA……………………………... 05
II.1. Antecedentes………………………………………………... 05
II.1.1. Antecedentes del Control Interno…………………………. 10
II.2. Bases teóricas………………………………………………. 11
II.2.1. Sistema…………………………………………………… 12
II.2.2. Importancia de los Sistemas……………………………… 12
II.2.3. Teorías del Control Interno………………………………. 13
II.2.4.La Organización del Notariado…………………………… 14
II.3. Marco conceptual………………………………………….. 20
II.3.1. Generalidades del Control Interno………………………. 20
II.3.2. Definición del Control Interno…………………………... 21
II.3.3. Fundamentos del Control Interno……………………….. 23
II.3.4. Objetivos del Control Interno……………………………. 24
II.3.4.1. Objetivos Básicos del Control Interno………………… 24
II.3.4.2. Objetivos Generales del Control Interno………………. 24
II.3.4.3. Objetivos generales del Control Interno aplicado a todos
Los sistemas……………………………………………. 25
II.3.4.4. Objetivos del control Interno aplicables a ciclos de
viii
transacciones…………………………………………… 25
II.3.5. Principios del Control Interno…………………………….. 26
II.3.6. Hipótesis…………………………………………………… 28
II.4. Recolección de la información…. …………………………... 28
III.METODOLOGÍA……………………………………………… 28
III.1. Diseño de la investigación…………………………………… 28
III.2. Población y muestra………………………………………... 28
III.2.1. Población…………………………………………………. 28
III.2.2. Muestra…………………………………………………… 29
III.3. Técnicas e Instrumentos……………………………………. 29
III.3.1. Técnicas………………………………………………….. 29
III.3.2. Instrumentos……………………………………………... 29
III.4. Tipo y nivel de la investigación……………………………. 29
IV. RESULTADOS……………………………………………… 30
IV.1. Resultados…………………………………………………… 30
IV.2. Análisis de los resultados……………………………………. 47
V. PRESENTACIÓN DE PROPUESTA DE MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO……………… 49
V.1. Presentación………………………………………………… 49
V.2. Base Legal y normativa del Colegio de Notarios de Lamb… 49
V.2.1. Base Legal………………………………………………… 49
ix
V.2.2. Normatividad contable…………………………………… . 50
V.3. Fines…………………………………………………………. 01
V.4. Objetivos…………………………………………………….. 50
V.5. Estructura de las áreas del Colegio de Notarios de Lambayeque 52
V.5.1.Del Contador………………………………………………… 52
V.5.2. Del Auxiliar Contable……………………………………….. 53
V.5.3. Principios del Control Int. en el Dpto. del Área Contable… 54
VI. CONCLUSIONES……………………………………………. 58
VI.1. Conclusiones…………………………………………………. 58
VI.2. Recomendaciones…………………………………………….. 59
Aspectos complementarios……………………………………….. 61
Referencias bibliográficas………………………………………… 61
ANEXOS………………………………………………………… 63
Anexo 01. ………………………………………………………… 63
Anexo 02. ..……………………………………………………… 68
Anexo N°03……………………………………………………... 101
x
I. INTRODUCCIÓN
Las actividades económicas exponen a las entidades a varios tipos de riesgos,
algunos difíciles de controlar, tales como los cambios adversos en leyes que afectan
impuestos y operaciones de distinto género.
Se vive en un mundo donde cada día se experimentan cambios profundos y
acelerados. Las variaciones constantes que se dan en el Perú no solo a nivel
económico y de control de las entidades, sino también de tipo organizacional,
involucran a las instituciones a enfocar el control interno de un modo actualizado,
creativo e innovador.
La competitividad, actualmente en boga, hace que los directivos de los Colegios en el
Perú se muestren abiertos a las innovaciones frecuentes de tipo tecnológico que
ocurren día a día.
Las instituciones deben estar a la par de todas las empresas y por lo tanto manejarse
de acuerdo a las normas legales, económicas y contables que rigen en el Perú.
El Control Interno es una parte esencial en la administración financiera, hace posible
realizar un seguimiento de las estrategias internas para comprobar que está
funcionando, si la organización es viable económicamente y si los recursos se están
invirtiendo correctamente para lograr los objetivos.
El Colegio de Notarios de Lambayeque, ha estado atravesando por un sinnúmero de
problemas ocasionados por la falta de un sistema de control interno en el área
contable, porque no se ha dispuesto de un plan de organización en todos los
procedimientos, coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución
para que se puedan proteger y resguardar los activos, verificar la exactitud y
1
confiabilidad de los datos contables para satisfacer los requerimientos del colegio y
las exigencias derivadas de la capacidad Directiva.
Al no poseer un sistema de Control Interno efectivo y eficiente en el Área Contable,
el Colegio de Notarios de Lambayeque, corre el riesgo de tener desviaciones en las
operaciones financieras y por supuesto las decisiones que se tomen no serán las más
adecuadas para la gestión e incluso podrían llevar a una crisis operativa, que
perjudicarían los resultados de sus actividades.
Por lo expuesto, se considera que El Colegio de Notarios de Lambayeque necesita
urgentemente un Manual de Procedimientos de Control Interno que le permita
manejar sus bienes económicos de una manera ágil y oportuna, ya que en la
Institución a lo largo de su trayectoria se han llevado los estados financieros basados
en la confianza de las personas que han sido responsables de este control, aspectos
que corroboran la conveniencia de elaborar un Manual de Procedimientos de Control
Interno en el Área Contable para la Institución .
Por todas estas razones, el enunciado del problema de investigación es el siguiente:
¿Qué características tiene el Control Interno del Área Contable en el Colegio de
Notarios de Lambayeque y cómo mejorarlo?
Para dar respuesta al problema se ha planteado el siguiente objetivo general:
Determinar y describir las características del Control Interno para el Área Contable
en el Colegio de Notarios de Lambayeque y proponer un Manual de Procedimientos
de Control Interno, 2013.
Para poder conseguir el objetivo general, nos hemos planteado los siguientes
objetivos específicos:
2
1) Describir las características del Control Interno para en el Colegio de Notarios de
Lambayeque, 2013.
2) Proponer un Manual de Procedimientos de Control Interno para el Área Contable
en el Colegio de Notarios de Lambayeque, 2013.
El presente trabajo de investigación se considera también importante, ya que
visualiza a la Institución desde un enfoque sistémico, de tal manera que el control
interno se ubica como un componente de dicho sistema, encargado de proteger no
sólo el buen funcionamiento del sistema de Control Interno, sino además, de
salvaguarda del movimiento de la Institución a los efectos de su supervivencia y
logro de las metas propuestas.
Con el Manual de Procedimientos de Control Interno en el Área Contable, se podrá
conocer en el Colegio de Notarios de Lambayeque de manera oportuna y con
certeza, el estado financiero real de la Institución, controlar las operaciones y
suministrar información financiera de la entidad, con lo que se ganará en
transparencia y credibilidad, lo que favorecerá la imagen del Colegio de Notarios de
Lambayeque.
Este trabajo de investigación denominado “Caracterización del Control Interno en el
Colegio de Notarios de Lambayeque y propuesta de un Manual de Procedimientos de
Control Interno para el Área Contable, 2013”, se ha organizado en seis capítulos y
contenidos siguiendo una secuencia lógica:
El Capítulo I enmarca las generalidades del Colegio de Notarios de Lambayeque,
haciendo referencia al planteamiento del problema, tema de investigación y las
causas que lo originaron, tomando como tema principal el inadecuado Control
3
Interno en la Presentación de la Información Financiera, así también se establecen los
objetivos generales y específicos junto con la respectiva justificación.
Capítulo II, en este capítulo se señalan los Antecedentes Investigativos, en los que
describen opiniones y explicaciones de diversos estudios de la problemática
planteada en este trabajo de investigación, así como las fundamentaciones
respectivas, en las que se señala la posición del control Interno y las orientaciones
sociales, legales que contempla este problema, además de formular la hipótesis
correspondiente.
Capítulo III, se plantea la Metodología mediante la cual se procede a la recolección
de información en base a la investigación de campo realizada en el Colegio de
Notarios de Lambayeque.
Capítulo IV, se realizó la tabulación de los resultados del instrumento de
investigación, se elaboraron las tablas y gráficos estadísticos mediante los cuales se
procedió al análisis de los datos para obtener resultados confiables de la
investigación realizada y comprobación de Hipótesis por porcentajes.
El Capítulo V se encarga de desarrollar de forma práctica la propuesta de un Manual
de Procedimientos de control Interno para el Área Contable en el Colegio de
Notarios de Lambayeque.
Finalmente en el Capítulo VI, se enumeran las diferentes conclusiones y
recomendaciones establecidas en el desarrollo de nuestra tesis, de acuerdo al análisis
estadístico de los datos que se obtuvieron en la Investigación realizado a los socios y
personal administrativo del Colegio de Notarios de Lambayeque, concluyendo que la
falta de un Manual de Control Interno incide en la Información Financiera.
4
En Anexos consta la bibliografía y demás instrumentos de que se han utilizado para
la presente investigación,
El presente estudio tendrá repercusión práctica sobre la actividad económica que se
realiza en el Colegio de Notarios de Lambayeque, de la ciudad de Chiclayo, y
aportará información valiosa para las demás instituciones que posee en el País.
II. REVISIÓN DE LITERATURA
II.1. Antecedentes
Existe un gran número de investigaciones referentes al tema ya planteado, de los
cuales merecen especial referencia los siguientes:
TESIS ORIGINAL 01:
PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD DE
LA UNIVERSIDAD POLITÉCNICA SALESIANA.
AUTORES:
- GUZMÁN NIVECELA DIANA VERÓNICA
- PINTADO LALOMEQUE MAYRA ALEXANDRA
CONCLUSIONES DE LOS AUTORES:
• El diagnóstico de la situación actual permite conocer las novedades del Área
de Contabilidad de la Universidad Politécnica salesiana como el de no contar
con un Sistema de Control Interno que le permita la identificación oportuna
del riesgo y la prevención de sus recursos, razón por la cual se diseñó
manuales para dichas áreas que permita una eficaz administración en el
manejo del área contable.
5
• El Área de Contabilidad es un departamento que demuestra ser un ente
organizado con una gran perspectiva de superación en las actividades que
desarrolla.
• La elaboración de los manuales Administrativos y Contables son piezas muy
importantes para garantizar la eficiencia de todas las operaciones y facilitar la
correcta ejecución en las mismas y el punto de partida para conocer la
eficacia del sistema de Control Interno y poder evaluarlo.
• Los manuales propuestos están orientados a las políticas Administrativas y
Procedimientos que están relacionados con el manejo contable del área.
• Los manuales administrativos de una Institución son esenciales ya que
generan los lineamientos adecuados para que se cumplan con eficiencia los
objetivos institucionales, normas, procedimientos con el fin de minimizar los
errores operacionales, evitando que los cambios en el sistema organizacional
surjan de una decisión precipitada, con la utilización de los manuales se
pretende reducir el período de capacitación al personal, facilitando la
inducción de nuevos empleados en los diferentes puestos. Estas son las
necesidades suficientes para justificar la elaboración de los manuales
Administrativos.
• En los manuales contables propuestos que presentamos se trató de hacer de la
manera más sencilla pero al mismo tiempo muy explicativo y fácil de
entender para los usuarios que hagan uso del mismo. Ya que la contabilidad
es muy importante en toda institución, por cuanto permite conocer la realidad
económica y financiera, su evolución, sus tendencias. La contabilidad no sólo
permite conocer el pasado y el presente de una entidad, sino el futuro, lo que
6
viene a ser lo más interesante la contabilidad permite tener un conocimiento y
control absoluto del ente.
ANTECEDENTES:
El trabajo de Investigación ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE NORMAS Y
PROCDIMEINTOS EN LAS ACTIVIDADES CONTABLES REALIZADAS POR
EL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
DE LA “CENTRAL AZUCARERA MONAGAS, C.A”
PRESENTADO POR:
- Manuel López (1994)
CONCLUSIONES:
• Los costos de la Central Azucarera Monagas, C.A. es muy alto por operar sin
manuales de procedimientos que guíe en los procesos. Esto significaría
pérdidas para cualquier empresa que opere sin este valioso instrumento.
• La dualidad de trabajo y esfuerzos, pérdida de tiempo mientras se determina
qué y cómo hacer, actuación errada, el beneficio particular de los empleados
por su actuación; y a la vez, costos elevados para adiestrar a un nuevo
personal son las causas de dificultades administrativas que tiene que
solucionarse con la implantación de Manuales de Normas y Procedimientos.
• Es de significativa importancia cada una de las partes que conforman a la
organización. Su ámbito de acción no sólo se limita a la parte contable, sino
que abarca todas las demás secciones de la empresa. Se entiende con esto que
la parte administrativa no está desligada del área contable, porque juntas
integran a las organizaciones.
7
• La experiencia y las formas de organización de las empresas de hoy
muestran que no hay entidades que no experimente la implantación de un
Manual de Normas y Procedimientos internos para coordinar sus acciones a
la consecución de las metas fijadas. Sean las entidades públicas o privadas, de
cualquier naturaleza, constitución o tamaño, necesitan de la ayuda de los
manuales para que su personal sea orientado a laborar eficientemente, y así
dispersar los errores y retrasos en las actividades.
El trabajo de investigación: PROPUESTA DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS INTERNOS EL FUNCIONAMIENTO ÓPTIMO DE LA
OFICINA SUBALTERNA DE REGISTRO PÚBLICO DEL DISTRITO
(MUNICIPIO) MATURÍN DEL ESTADO MONAGAS.
PRESENTADO POR:
- MARIYELYS DEL C. VILLAROEL (1998)
CONCLUSIONES:
• La falta de un Manual de Procedimientos que indique a cada uno de los
funcionarios registrales cuáles son sus atribuciones, competencias,
actividades y facultades, así como la forma y manera en que deben ejecutarse
las respectivas tareas, implica que los trabajadores apliquen los
conocimientos adquiridos por adiestramiento o experiencia en el área de
trabajo sin ser orientados a los objetivos de la organización.
El Trabajo de investigación denominado: DISEÑO DE UN MANUAL DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LAS INVERSIONES DE
CAPITAL DE LA EMPRESA CONSORCIO QUIRIQUIRE.
8
PRESENTADO POR:
- MARCANO YARUANI Y BRITO JENNY(1999)
CONCLUSIONES:
• En el Consorcio Quiriquire no existe un manual de normas y procedimientos
administrativos y contables para el manejo de los AFEs, lo cual trae como
consecuencia que el personal no tenga claramente establecido los pasos que
deben seguir para su tratamiento.
• A la situación antes planteada se recomienda a la empresa adoptar el Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos y Contables que se propone,
para proporcionar al personal que labora en el Consorcio, sobre todo al que
maneja directamente los AFEs, un fundamento para realizar de manera
adecuada los procedimientos necesarios; lo cual a su vez evitará que se
realicen para inadecuados.
• Los Departamentos encargados de desarrollo de los AFEs, no tienen como
política realizar procedimiento para realizar cargos y abonos adecuados, por
concepto de servicios y materiales cuando son requeridos y obtenidos. Por lo
que deberían contar con un procedimiento de revisión antes de efectuar los
reportes mensuales al Departamento de contabilidad, con el propósito de
evitar haber efectuado cargos por gastos no causados y disminuir el trabajo de
revisión del Departamento de contraloría General de tal entidad.
TESIS ORIGINAL 02:
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS CONTABLES Y DE CONTROL
INTERNO APLICADO A LA EMPRESA SIGHT CIA LTDA.
9
AUTORES:
- TOSCANO BORJA MARÍS DEL CARMEN
- SALAS JIJON SANDRA GRACIELA
CONLUSIONES DE LOS AUTORES:
• Al dar a conocer el organigrama de la compañía, facilitará el mejor
entendimiento del lugar que cada empleado ocupa y a quién deberá reportar
directamente.
 Al agrupar, asignar, y segregar funciones y unidades de trabajo
centralizándolas en un documento guía de permanente consulta nos permitirá
conseguir los objetivos propuestos de una manera efectiva y eficiente y el
equilibrio necesario para descentralizar actividades y a la vez delegar
autoridad para el mejor desempeño de las funciones asignadas, y
cumplimiento de las responsabilidades de cada miembro del área
administrativa contable.
 Al elaborar un Plan de Cuentas a medida de la compañía cumpliremos con
uno de los objetivos planteados y de esta manera lograremos brindar una
fuente de información eficiente y confiable para la obtención de los múltiples
estados financieros requeridos para la toma de decisiones de los usuarios
internos y externos de la compañía.
• Al desarrollar Manuales de Procedimientos y Políticas Contables
facilitaremos de una manera óptima el cumplimiento y control de las
actividades diarias de la compañía a fin de que garantice la eficiencia
administrativa contable y la correcta aplicación de las normas contables.
10
II.1.1. Antecedentes del Control Interno.
Las nociones del Control de las operaciones aparecen en Europa en los años 747 y
814 cuando Carlos I “El Grande” (Carlomagno) a través del Missi Dominici
nombrara un clérigo y un laico que inspeccionaban las provincias del imperio.
Posteriormente hacia el año 1319, Felipe V daría a su cámara de cuentas, poderes
administrativos y jurisdiccionales para el control de los negocios financieros.
Durante los años de la revolución francesa se modificó el sistema monárquico y con
base a los principios democráticos se perfeccionó la llamada separación de poderes,
estableciendo así un sistema de control apoyado en principios de especialización y
autonomía.
En 1807, Napoleón Bonaparte, a través de la corte de cuentas vigilaba los asuntos
contables del Estado y le otorgaba atribuciones para investigar, juzgar y dictar
sentencias. Esto sirvió para que muchos países de América que estaban en proceso de
organizar sus instituciones republicanas las tomaran como modelo.
La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de
Sociedades Anónimas de 1862. Entre 1862 y 1905, la profesión de Auditor creció de
Inglaterra y su principal objetivo entonces era la detección de fraudes.
Hacia 1900 llegó a Estados Unidos y allí se estableció con un concepto diferente,
dándole a la Auditoría como objetivo principal la revisión independiente de los
asuntos financieros y de los resultados de las operaciones.
11
II.2. Bases Teóricas.
En toda investigación las Bases Teóricas constituyen la piedra angular que permite el
conocimiento pleno de teoría, conceptos y argumentos planteados. Adicionalmente
guía al investigador para que se centre en el problema, evitando las posibles
desviaciones del objetivo original.
Por tal razón se hace importante la apertura de esta plataforma para identificar la
teoría básica que va a soportar a dicha investigación.
II.2.1. Sistema.
Catacora (1997, Pag.25), establece que un sistema es un conjunto de elementos o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.
Para Gómez C. (1994-Pág.327), Un sistema es una serie de elementos que forman
una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o
metas comunes mediante la manipulación de datos, energía o materia.
Basándose en las definiciones expuestas anteriormente, se puede conceptuar al
sistema como un conjunto de partes que interaccionan entre sí de forma organizada
para lograr un objetivo común que ayudará al fortalecimiento del sistema como tal,
de igual forma cada una de esas partes son independientes y tienen características
propias de cada una.
II. 2.2. Importancia de los sistemas.
Para los autores Koontz y O´Donnell (1991, Pag.109). El control es de vital
importancia dado que establece medidas que permiten corregir las actividades de tal
forma que alcancen los planes exitosamente, determinando y analizando rápidamente
12
las causas que puedan originar tal desviación para que no vuelvan a presentarse en el
futuro reduciendo así los costos y ahorrando tiempo, evitando posibles errores.
De lo ante expuesto por los autores se deduce, que el control es uno de los factores
determinantes para el desarrollo efectivo de cualquier organización, ya que permite
vigilar el avance de las operaciones y corregir errores que vayan surgiendo.
Así mismo es la herramienta más efectiva para que los administradores ejecuten un
seguimiento de los cambios ambientales que se dan dentro de la organización y
analizar las repercusiones que estos producen en el clima y avance organizacional.
II.2.3. Teorías del Control Interno
Según Luis Costa Lamberto:
Controlar es accionar, es comparar los logros con las metas (detectar las
desviaciones).La acepción que se le atribuía al término control, lo definía como
equivalente de acciones como inspeccionar, fiscalizar, examinar o comprobar. En la
doctrina y dentro del campo administrativo, el control se consideraba como la
actividad de utilizar información para compararla con patrones determinados a fin de
localizar oportunidades para tomar decisiones.
El control es esencial a la actividad humana (el hombre es imperfecto y comete
errores; las acciones de los hombres son perfectibles) posibilita la toma de
decisiones.
La necesidad del control en toda actividad humana, se hace cada vez más evidente en
una administración pública a la que han llegado las ideas de eficiencia, de
rendimiento, de productividad.
Holmes (1949, pág.3) Asegura que en el Control Interno está comprendido por el
plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas dentro
13
de una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobando con exactitud y
veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operante y estimular la
adhesión a los métodos prescritos por la gerencia.
Por su parte Ray Whittengton (2000, pág.172), expresa que el control interno es el
proceso efectuado por la junta directiva de la organización, la gerencia y demás
personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro
de los objetivos en las siguientes categorías:
 Confiabilidad en la presentación de los estados financieros.
 Efectividad y eficiencia de las operaciones.
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Basándose en las ideas expuestas, se puede definir el control interno, como un
conjunto de políticas, normas y procedimientos que son aplicadas por las
organizaciones para salvaguardar sus activos, de igual forma el control interno
permite establecer la confiabilidad en la información contable expresada en los
estados financieros permitiendo de esta manera corregir errores e irregularidades que
pueden desviar el curso de acción de una organización en el logro de sus objetivos.
II.2.4. LA ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO
La organización del notariado corresponde a los Colegios de Notarios que son
personas jurídicas de derecho público interno (art. 129) y que ejercen función de
dirección, inspección y vigilancia de sus miembros dentro de una demarcación
territorial denominada distrito notarial (art. 127). La ley ha precisado que estos
distritos son veintidós de acuerdo con la jurisdicción preexistente (art. 128). Cada
Colegio de Notarios tiene una junta directiva elegida cada dos años que se encarga de
la administración y gestión de la entidad (art. 132).
14
La nueva ley ha precisado algunas atribuciones de los Colegios de Notarios, tales
como emitir lineamientos, y verificarlos, respecto a la infraestructura mínima que
debe contar un oficio notarial (art. 132-g); velar por la integridad de los archivos de
los notarios en ejercicio, regulando su traslado a microformas digitales según la
legislación de la materia (art. 132-n), lo cual permite sin duda que se fiscalice la
situación física de los archivos; autorizar y supervisar la expedición del título de
fedatario informático (art. 132-ñ), entre otras.
Por su parte, el Estado también participa en la vigilancia de la función notarial a
través del órgano del Ministerio de Justicia denominado Consejo del Notariado (art.
140). La conformación de la entidad es la misma que en el régimen precedente, esto
es, lo integran el Ministro de Justicia o su representante, quien lo preside; el Fiscal de
la Nación, o el Fiscal Supremo o Superior a quien delegue; el Decano del Colegio de
Abogados o un miembro de la junta directiva a quien delegue; el Presidente de la
Junta de Decanos de Colegios de Notarios del Perú o un miembro de su consejo
directivo a quien delegue; y el Decano del Colegio de Notarios de Lima o un
miembro de su junta directiva a quien delegue. Entre sus principales atribuciones se
encuentran: ejercer la vigilancia de los Colegios de Notarios respecto al
cumplimiento de sus obligaciones, proponer los reglamentos y normas para el mejor
desenvolvimiento de la función notarial, vigilar el cumplimiento del reglamento de
visitas de inspección por parte de los Colegios de Notarios, decidir la provisión de
plazas vacantes, solicitar la convocatoria a concursos a los Colegios de Notarios,
absolver las consultas que formulen los Poderes Públicos y las Juntas Directivas de
los Colegios Notariales, conocer de las quejas formuladas por incumplimiento de las
15
obligaciones de los Colegios Notariales, llevar un registro actualizado de Juntas
Directivas, entre otras (art. 142).
La ley también introduce algunas novedades respecto a las atribuciones del Consejo
del Notariado, tal como reconocerle una potestad normativa, que antes no tenía, y por
la cual podrá emitir directivas de cumplimiento obligatorio para el mejor desempeño
de la función notarial (art. 142-d). Asimismo se autoriza la realización de visitas
opinadas o inopinadas a los oficios notariales, ya sea en forma directa o por
delegación. Además se da cobertura legal al ya existente Registro Nacional de
Notarios (art. 142-n), y que constituye un buen mecanismo de vigilancia del
notariado.
Uno de los puntos más sensibles en toda Ley del Notariado, y por su evidente
contenido político, es el referido a la creación de plazas notariales. El texto
primigenio del Dec. Ley 26002 adoptaba un número fijo de notarios en Lima y
provincias. Luego, el texto fijo se modalizó con una Comisión Técnica que debía
formular los requerimientos de acuerdo con un estudio del INEI. Finalmente esa
Comisión nunca produjo resultados, por lo cual el sistema fracasó rotundamente.
Por tal motivo resulta conveniente que el número de plazas notariales se determine
mediante un criterio único y objetivo, ajeno a subjetividades o decisiones arbitrarias.
Así, el art. 5 de la nueva ley establece ahora que cada provincia que tenga 50,000
habitantes deberá contar con no menos de dos notarios, y que por cada 50,000
habitantes adicionales se deberá contar con un notario adicional. La solución es
buena porque aleja el tema de los vaivenes políticos y establece un parámetro
objetivo.
16
Sin embargo, la cuestión no queda resuelta al interior de las provincias, pues
recordemos que los notarios tienen localización por distrito. De tal suerte, una
provincia como Lima puede requerir un número fácilmente determinado de notarios,
pero ¿y cómo se localizan ellos en cada distrito? La lógica indica que en el distrito
deba seguirse el mismo patrón objetivo que en la provincia, es decir, utilizar el
módulo de los 50,000 habitantes, pero ello requerirá una necesaria precisión
reglamentaria.
En la actualidad toda institución debe contar con un sistema de control interno que
asegure transparencia, efectividad y eficacia en todos los procesos contables, siendo
importante que este sistema haga uso de un manual de procedimientos de control
interno en el área contable que viabilice los procesos administrativos y asegure el
desarrollo y gestión de la Institución.
La mayoría de las instituciones en el Perú, se encuentran insertas y supervisadas por
la SUNAT, lo que les asegura credibilidad y el manejo adecuado de los ingresos y
egresos económicos, pero en varios Instituciones este proceso se ha retrasado, siendo
uno de ellos la El Colegio de Notarios de Lambayeque , la cual ha tenido que vivir
un sinnúmero de dificultades ocasionadas por este desfase en el manejo de los
procesos contables, puesto que la contabilidad es la base sobre la cual se
fundamentan las decisiones directivas y por tanto, las decisiones financieras.
Hoy en día, las Tecnologías, están presentes en todas las áreas de las organizaciones.
Se hace necesario mejorar la planificación para futuras implementaciones, la
compactibilidad entre sistemas y la organización del personal y de la Institución.
Steven J, (Root. 1998) sostiene que:
17
“El control interno tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar,
cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a
controles técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado”.
El papel del control interno de la organización es desarrollar y comunicar esta
información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como
también de registros manuales e informes impresos.
El Control Interno abarca el plan de la organización, las técnicas, y decretos
sistematizados que se adoptan en una actividad para tutelar los activos, verificar la
exactitud, la confiabilidad de los datos contables y estados financieros, establecer la
eficiencia operacional y vigorizar la adhesión a las estrategias prescritas y diseñadas
para proveer seguridad razonable.
Cuando se carece de un buen control interno, ocurren grandes falencias en las
instituciones, no sólo en las pequeñas y medianas sino también en las grandes
organizaciones como en los Bancos y Empresas estatales.
En primer lugar se debe señalar la negligencia en acatar las normas básicas
primordiales en materia de control interno, así como la ausencia de amplitud de
conceptos en cuanto al custodio del patrimonio, y de los métodos e instrumentos de
análisis a ser utilizados por los auditores internos.
Otro aspecto importante a cuestionar en el control interno, es que sea percibido como
una entidad dedicada solo a la difusión y no al mejoramiento con el objetivo de
proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Muchas empresas han
dejado de existir como consecuencia de sus falencias en el control interno y en la
falla de una auditoría interna que evalúe eficazmente la misma.
18
La carencia de buenos controles internos han dado lugar a estafas o fraudes (sea ésta
por parte de ejecutivos, empleados o clientes) e incluso a graves deslices en materia
de producción o de información. En lo que atañe al cuidado de activos o patrimonio.
El Control Interno tradicional pone su acento en los activos físicos, derechos y
obligaciones de las instituciones, dejando desprotegidos activos tan valiosos como
son los clientes, sus niveles de satisfacción, el personal, su capital intelectual y, la
calidad de los bienes y servicios producidos por la entidad.
Dentro del control interno, se hace necesario tener presente los elementos y
principios que deben cumplirse en el desarrollo de actividades dentro de las
organizaciones, puesto que constituyen preceptos fundamentales definidos para
encaminar procedimientos y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones.
En síntesis, lo que se aspira en el Colegio de Notarios de Lambayeque es que el
Control Interno tenga como objetivo fundamental establecer las acciones, las
políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control,
evaluación y mejoramiento continuo de la Institución, que le permitan la
autoprotección para garantizar una función administrativa transparente, eficiente,
enmarcada en la Constitución, Leyes y Normas que la regulan, coordinando sus
actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona para contribuir en el
cumplimiento de la finalidad social de la Institución y el Estado.
Para alcanzar estos logros, un buen Sistema de Control Interno requiere varios
elementos, entre los que se destacan: Un plan de organización que proporcione una
apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad, un plan de
autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para otorgar un buen
control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
19
Se requiere técnicas eficaces para llevar a cabo el plan proyectado, de manera
prioritaria un personal debidamente competente en lo que concierne a deberes y
derechos de los principios de la ética profesional.
La concreción de óptimos procesos contables, requiere una Auditoría Interna o
formal del Control Interno, que tiene como uno de los objetivos fundamentales el
perfeccionamiento y protección de dicho control interno haciendo pleno uso de los
diferentes instrumentos y herramientas de gestión, para lograr mayores niveles en la
prestación de sus servicios.
Otro aspecto importante dentro de este sistema es el referido al Plan de Cuentas que
sirve para establecer la clasificación, distribución y agrupación de cuentas, de
acuerdo con el inventario y la operatoria patrimonial, según la naturaleza de los
elementos que lo integran y de las operaciones que realiza, organizando las cuentas
por afinidades contables en grupos que permitan una fácil verificación de la situación
económica de la Institución en un momento determinado.
La elaboración de un Manual de procedimientos de Control Interno en el área
contable del Colegio de Notarios de Lambayeque, servirá para desarrollar la propia
contabilidad con criterios consistentes.
II.3. Marco Conceptual
En el presente acápite, se expone una terminología propia del tema y aceptada con
alcance internacional por los organismos mundiales relacionados con el medio;
terminología que otorgará mayor grado de comprensión y claridad al trabajo de
investigación:
20
II.3.1. Generalidades del Control Interno
El control interno establece un proceso previo a las circunstancias de cada
organización; aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada
institución, que provee seguridad formal en el uso de los recursos y se logren los
objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de
control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos.
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación y
actividades, de su eficacia depende que la administración adquiera la información
requerida para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses
de las instituciones.
Según las normas de Control Interno las entidades y organismos tienen una misión
que cumplir, para lo cual es necesario dictar las estrategias y objetivos para
alcanzarlos.
Para ello el autor propone un modelo que incluye acciones que buscan asegurar el
reconocimiento y permanencia de la Institución, es decir un conjunto de políticas
para llevar adelante las actividades requeridas por la entidad, respondiendo a la
pregunta ¿qué hacer? para cumplir con la misión de la organización, lo que implica a
la administración financiera, que constituye una de las áreas más importantes dentro
de la vida de la institución
II.3.2. Definición del Control interno
Oakland, J. (2004, p.5) nos dice que:
La obtención de la calidad total o excelencia en la administración de una institución,
entendida así como una “estrategia de gestión cuyo objetivo es que la organización
21
satisfaga de una manera equilibrada las necesidades y expectativas de los clientes,
de los empleados, de los accionistas y de la sociedad en general”.
Esto amerita que la actual administración financiera de la organización, exija la
inclusión de una adecuada tarea de control interno; aspecto que debe tener presente
todo el personal que labora en la organización, pero principalmente los directores
financieros, puesto que se vincula con el éxito y crecimiento económico de la
organización.
Mantilla, S. (2006, p. 11), en su obra Control Interno de los nuevos instrumentos
financieros, señala, que el control interno: “Comprende el plan de organización y
todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se aplican en un
negocio para salvaguardar sus activos, verificar la racionabilidad y confiabilidad de
su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la
adherencia a las políticas prescritas por la administración”.
Acorde con esta definición, el control interno se centra en el cumplimiento de las
leyes gubernamentales y normas propias de la institución, para que exista fiabilidad
de la información financiera y operativa, con la finalidad de proteger los recursos de
la entidad, advertir errores e irregularidades de manera oportuna, que lleven a la
organización a la eficacia y eficiencia en sus operaciones.
El control interno es un proceso que lo efectúa la Junta Directiva de la Entidad, la
gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos propuestos.
Por lo tanto, la elaboración del Manual de Procedimientos de Control Interno en el
Área Contable para el Colegio de Notarios permitirá el desempeño correcto de los
22
funcionarios del departamento de contabilidad, aspecto que influirá en la vida
institucional de la entidad.
El control interno servirá para asegurar el correcto manejo de los ingresos y egresos
financieros y evitar errores que promuevan la disminución o pérdida del patrimonio
de la institución.
Para Herrera, O. (2005, p. 4), el control interno es: “El acto evaluado por los jefes
inmediatos, directos o jefes encargados del control: previo, concurrente o posterior”.
II.3.3 Fundamentos del Control Interno
Lo determinan las condiciones primordiales y básicas que autentifican la efectividad
del control interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competitividades
signadas por la Constitución y la Ley a cada entidad y las características que le son
propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares
esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.
Autorregulación.- Mediante la autorregulación la entidad adopta los principios,
normas y procedimientos precisos para la operación del Sistema de Control Interno.
Favorece el autocontrol al normalizar los comportamientos requeridos para el
cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su
función constitucional en los diferentes grupos de interés.
Autocontrol.- Se fundamenta en la capacidad de cada empleado,
independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su
trabajo, detectar desviaciones, ejecutar enmiendas, mejorar y solicitar ayuda cuando
lo crea oportuno de tal manera que la realización de los procesos, actividades y tareas
bajo su responsabilidad certifiquen el ejercicio de una función administrativa
transparente y eficaz.
23
Autogestión.- Facilita promover a la entidad pública a la autonomía organizacional
ineludible para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz
las funciones requeridas y recomendadas por los órganos de control.
II.3.4. Objetivos del Control Interno
El control interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las
políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control,
evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la
autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente,
eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan,
coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que él se relaciona y
una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de las instituciones. Evitar desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de
que no se contratarán obligaciones sin autorización.
II.3.4.1. Objetivos Básicos del Control Interno
Los objetivos básicos del control interno abarcan aspectos de controles internos
contables y controles internos administrativos, los primeros, involucran los
propósitos de la protección de los activos de la institución y la operación de
información financiera veraz, confiable y oportuna; los segundos, pretenden la
promoción de la eficacia en la operación de la actividad, y el cumplimiento de las
políticas establecidas por los administradores de la entidad en la ejecución de las
operaciones.
24
II.3.4.2 .Objetivos Generales del Control Interno
El Control Interno Contable comprende el Plan de Organización y los
procedimientos y registros que se refieren a la protección de los activos y a la
confiabilidad de los registros financieros. Por lo tanto, el control interno contable
está diseñado en función de los objetivos de la organización; ofrece la seguridad, que
las operaciones se realizan acorde con las normas y políticas señaladas por la
administración.
En los objetivos de los controles contables internos se pueden identificar dos niveles:
II.3.4.3. Objetivos Generales del Control Interno aplicables a todos los sistemas
Los objetivos generales de control aplicables en todos los sistemas se desarrollan a
partir de los elementos básicos de control interno enumerados anteriormente siendo
más específicos para facilitar su aplicación.
Los objetivos generales de control interno de sistemas abarcan:
Los Objetivos de Autorización.
Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorizaciones generales o
especificaciones de la administración.
Las autorizaciones deben estar de acuerdo con criterios establecidos por el nivel
apropiado de la administración.
II.3.4.4. Objetivos de Control Interno aplicables a ciclos de transacciones
Los Objetivos de Control de Ciclos se desarrollan a partir de los objetivos generales
de control de sistemas, para que se apliquen a las diferentes clases de transmisiones
agrupadas en un ciclo.
Estos objetivos consideran, que todas las operaciones deben registrarse para emitir la
preparación de estados financieros en conformidad con los principios de
25
contabilidad, generalmente aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a los estados
financieros y para mantener en archivos apropiados los datos relativos a los activos
sujetos a custodia.
En general los objetivos de Control Interno pretenden:
• Proteger los objetivos de la organización evitando pérdidas por fraudes o
negligencia
• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los
cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
• Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la administración.
• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua, haciendo
que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
II.3.5. Principios del Control Interno
Estos principios están presentes en todos los procesos, actividades o tareas
emprendidas por la entidad a fin de cumplir con su propósito institucional, es decir
apoyan a la organización a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el
logro de su objeto social establecido. Dentro de los principios de control interno, se
destacan:
• La responsabilidad, entendida como la capacidad de la institución y personas,
para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos
de interés.
• La transparencia, principio que se pretende instaurarlo en la actualidad,
consiste en demostrar un manejo útil y acertado de los fondos, como en las
decisiones que se adopten. Se materializa en la entrega de información
26
adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos dentro de las
organizaciones de la Sociedad Civil.
• La moralidad, entendida como las actuaciones bajo el cumplimiento de las
normas constitucionales, legales vigentes y los principios éticos y morales en
la sociedad peruana.
• El principio de igualdad, establece que todos los hombres y mujeres son
iguales ante la ley; reconoce, la capacidad para ejercer los mismos derechos
y garantiza el cumplimiento del Precepto Constitucional de la República del
Perú, según el cual “todas las personas son iguales y gozarán de los mismos
derechos, deberes y oportunidades”.
• “Nadie podrá ser discriminado por razones de etnia, lugar de nacimiento,
edad, identidad de género, identidad cultural, estado civil, idioma religión
ideología filiación política, pasado judicial, condición social económica,
condición migratoria, orientación sexual, estado de salud, portar VIH,
discapacidad diferencia física, ni por cualquier otra distinción personal,
colectiva ,temporal etc.
• Eficiencia significa velar porque, en calidad de condiciones y oportunidad, la
entidad deberá obtener máxima productividad de los recursos que se le han
asignado y confiado para el logro de los propósitos.
• Eficacia es el grado de impacto de los resultados de una entidad en relación
con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades,
específicamente al concluir un proceso, un proyecto o un programa.
27
En general, la adecuada operación del sistema de Control Interno, debe garantizar el
acatamiento a estos principios por parte de los servidores públicos y privados,
considerándoselos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.
II.3.6. Hipótesis
En el Colegio de Notarios de Lambayeque el Sistema de Control Interno es muy
deficiente.
II.4. Recolección de la Información
Se realizó conversaciones con los directivos, socios y a ciertos empleados de las
áreas involucradas sobre las diversas problemáticas que existen en la Institución.
Se recopiló, se analizó y se interpretó la información obtenida de todo el tiempo que
duró la investigación, pudiendo de esta manera, determinar las causas y efectos para
así encontrar una solución al problema investigado, es así como al final de nuestra
investigación incluimos conclusiones y recomendaciones en lo que concierne a todo
el trabajo realizado.
III. METODOLOGÍA.
III.1. Diseño de la Investigación
Cualitativo, descriptivo y explicativo.
Se trabajó con muestras representativas de la población, lo que permitió obtener
conclusiones del fenómeno en estudio y posteriormente socializar los resultados al
personal directivo del Colegio de Notarios de Lambayeque.
Involucró también la utilización de la modalidad de campo, porque se estudiaron los
hechos en el lugar donde ocurrieron, es decir en el Colegio de Notarios de
Lambayeque.
28
III.2. Población y Muestra
III.2.1. Población
Está conformada por 23 notarios que son miembros del Colegio de Notarios de
Lambayeque, la misma que se dedica a la prestación de Servicios.
III.2.2. Muestra
Es la población muestral del total de 23 notarios del Colegio de Notarios de
Lambayeque, la misma que representa el 100% de la población en estudio.
III.3. Técnicas e Instrumentos
III.3.1. Técnicas
Para el recojo de la información de campo se ha utilizado la técnica de la encuesta.
III.3.2. Instrumentos
Para el recojo de la información se ha utilizado el instrumento del cuestionario de 23
preguntas que son cerradas y abiertas.
III.3. Tipo y Nivel de la Investigación.
La investigación que se realizó se ubicó dentro de la Investigación Aplicada,
utilizándose el método científico para investigar lo que está pasando con los
procedimientos de control interno financiero en el Colegio de Notarios de
Lambayeque, incluyéndose por lo tanto, el análisis de la situación y el planteamiento
de una propuesta como alternativa de solución al problema.
La técnica utilizada fue la encuesta, aplicando como instrumento el cuestionario, con
la finalidad de conocer datos referentes al manejo del control interno en el Colegio
de Notarios de Lambayeque motivo del estudio; la aplicación de la encuesta
proporcionó los datos importantes sobre el objeto de estudio.
Entre los métodos teóricos, se hará uso de los procesos de análisis y síntesis.
29
IV. RESULTADOS
IV.1. Resultados.
Resultados de la encuesta dirigida al personal directivo, socios y Personal
Administrativo del Colegio de Notarios de Lambayeque.
CUADRO N° 1
ESTRUCTURA FINANCIERA
La estructura financiera y contable actual del Colegio de Notarios de Lambayeque se
rige por:
ESTRUCTURA FINANCIERA f %
Ley Régimen Tributario 7 30.4
Normas peruanas de contabilidad 10 43.4
Reglamento del Colegio de Notarios de 6 26.2
Lambayeque
total 23 100%
Fuente: Colegio de Notarios de Lambayeque.
INTERPRETACIÓN:
Acorde a la opinión del personal Directivo, socios y personal administrativo del
Colegio de Notarios de Lambayeque, el 43.4% opinan que el departamento
financiero se basa en las Normas Peruanas de Contabilidad. NPC; el 26.2%
consideran que el Colegio de Notarios de Lambayeque en el aspecto financiero y
contable se maneja, por el reglamento y modelo contable de la Institución e igual
30
porcentaje 30.4% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el
movimiento contable.
Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal se ha cerciorado que
el Departamento de Contabilidad se basa en las Normas de Contabilidad, las que
especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los
estados financieros de la Institución.
CUADRO N° 2
ÁREA FINANCIERA
El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus
operaciones?
ÁREA FINANCIERA f %
Si 18 78.3
No 5 21.7
Total 23 100%
Fuente: Colegio de Nota.
INTERPRETACIÓN:
Para el 78.3% del personal que se le hizo la encuesta; el Área Contable y financiera
de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones,
ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de
una manera más rápida y fácil, así mismo almacena, procesa, distribuye, analiza la
información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la
información para el momento que sea requerida.
31
Mientras que para el 21.7% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza
tecnología informática.
CUADRO N° 3
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero?
ORGANIGRAMA FUNCIONAL f %
Si - -
No 23 100
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El 100% del personal Directivo señala que no existe un organigrama funcional en el
Departamento Contable-financiero, así lo confirman las respuestas a las preguntas
realizadas; carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de
trabajo del personal contable, incurriendo en la misma persona, los cargos en el área
de contabilidad.
CUADRO N° 4
MANUALES DE PROCEDIMIENTO
. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades
contables?
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS f %
Si - 0
32
No 23 100
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
La Institución no posee un Manual de Procedimiento que satisfaga las necesidades y
expectativas del Departamento Contable-Financiero, carece del proceso que logra los
objetivos propuestos. Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se
hizo al personal directivo.
CUADRO N° 5
DEPARTAMENTO CONTABLE
. ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable?
DEPARTAMENTO CONTABLE f %
Presidiendo la comisión de Control Interno 4 17.4
Integrando la comisión de Control Interno 19 82.6
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El 82.6% del personal Directivo opinó que participa en el control interno siendo
parte de la comisión, realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo
Directivo, lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero; el Decano,
17.4%, expresó que a él le atañe presidir la Comisión de Control interno,
responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de
33
Notariado en el Perú, siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del
Departamento Contable, redundando en la marcha acertada del Colegio de Notarios
de Lambayeque.
CUADRO N° 6
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO
¿Qué modalidad de Control Interno se ha estado implementando en el Colegio de
Notarios en el control de los ingresos y egresos económicos?
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO f %
PREVIO 6 26.1
CONCURRENTE 2 8.7
POSTERIOR 15 65.2
TOTAL 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El criterio de 15 encuestados que equivale al 65.2% manifiesta que se aplica el
Control Posterior, puesto que al finalizar el año económico, se verifica si se ha
cumplido con las exigencias necesarias. El 26.1 % expone que la modalidad de
Control Interno que se efectúa es el Control Previo y de igual manera 8.7%considera
que se aplica el Control Concurrente que se aplica a la realización de las operaciones
contables que se están verificando.
34
CUADRO N° 7
PRESUPUESTOS ANUALES
. ¿Se preparan presupuestos anuales?
PRESUPUESTOS ANUALES f %
Si - 0
No 23 100
Total 23 100%
INTREPRETACIÓN:
Con seguridad el personal Directivo confirma en un 100% que si se preparan los
presupuestos anuales. El presupuesto que constituye una buena base para la
contabilidad y transparencia, resulta clave para la administración financiera.
La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos
para cada ejercicio fiscal.
CUADRO N° 8
TRABAJOS CONTABLES
¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de
contabilidad?
TRABAJOS CONTABLES f %
Si 16 69.6
No 7 30.4
Total 23 100%
35
INTERPRETACIÓN.
El 69.6% del personal que labora en el Departamento Contable, estima que las
actividades contables que se efectúan en el Colegio de Notarios de Lambayeque se
rigen por las Normas actuales de Contabilidad Peruana, lo que se considera altamente
significativo, puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el
control interno del movimiento económico de la Entidad.
Por el contrario el 30.4% considera que estas normas solo se las aplica a veces.
CUADRO N° 9
RESPONSABILIDADES CONTABLES
. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del
departamento financiero?
RESPONSABILIDADESCONTABLES f %
Llevar registros de ingresos y egresos - 0
Efectuar declaraciones e impuestos - 0
Hacer balances 6 26.1
Todos ellos 17 73.9
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El Departamento Financiero, según la opinión del 73.9 % del personal que labora en
esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar
36
al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los
roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los
ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las
declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los
balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el
26.1%, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del personal del
Departamento Contable.
CUADRO N°10
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria se verifica:
CONCILIACIÓN BANCARIA f %
Mensual 15 65.2
Con otra periodicidad - -
Anual 8 34.8
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Como resultado de la encuesta el 65.2% establece que la conciliación bancaria se
verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un proceso de análisis y de
investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta
mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes
el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que
37
especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la
Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por
esta razón se hace la conciliación bancaria.
Para el 34.8%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado
largo para verificar los saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.
CUADRO N° 11
ARQUEOS DE CAJA
Los arqueos de caja se realizan.
ARQUEOS DE CAJA f %
Diariamente - -
Semanal 7 30.4
Mensual 16 69.6
Nunca - -
3 100%
Fuente: Colegio de. Notarios de Lambayeque.
INTERPRETACIÓN:
El 69.6% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para
confrontar el saldo de caja, la conformidad y efectividad material de dicho saldo en
sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro. Sin embargo el
38
30.4% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al
saldo que señala el libro de caja.
CUADRO N° 12
INFORMES FINANCIEROS
¿Se elaboran informes financieros mensualmente?
INFORMES FINANCIEROS f %
Siempre 23 100
A veces - -
Nunca - -
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN.
Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí
realizan los informes del movimiento contable de manera mensual, los que son
presentados al Decano para su respectiva revisión y aprobación, esto asegura la
confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones
contables.
39
CUADRO N° 13
PAGOS AUTORIZADOS
. ¿Los pagos efectuados son previamente autorizados?
PAGOS f %
AUTORIZADOS
Siempre 23 100
A veces - -
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
La respuesta del personal encuestado es afirmativa en un 100%, siempre que se hace
un pago es previamente autorizado por el decano, si el monto es más elevado se hace
a través del Consejo Directivo..
CUADRO N° 14
CONOCIMIENTO DE MANUAL
. ¿Los notarios conocen de un Manual de Control Interno dentro del Colegio?
CONOCIMIENTO DE MANUAL FRECUENCIA %
Sí 03 13
No 20 87
Total 23 100%
40
INTERPRETACION:
En el gráfico se puede apreciar que el 13% de los encuestados SI conocen el Manual
de Control Interno de la empresa y el 87% de los encuestados NO conocen dicho
documento.
CUADRO N° 15
MANEJO DE LAS NORMAS
. ¿Cómo maneja el Colegio de Notarios las Normas de control?
MANEJO DE LAS NORMAS FRECUENCIA %

Sí 6 26
No 17 74
Total 100 100%
Fuente: Colegio de Notarios de Lambayeque
INTERPRETACION:
Se puede apreciar que el 26% de los encuestados afirman que el Colegio de Notarios
maneja las Normas de Control y el 74% de los encuestados respondieron
Negativamente que el Colegio de Notarios maneje las Normas de Control.
CUADRO N° 16
EXISTENCIAS DE TASAS UNIFORMES
. ¿Existen tasas uniformes para el pago por los servicios que prestan al
usuario?
EXISTENCIA DE TASAS FRECUENCIA %

UNIFORMES
Sí 07 30
41
No 16 70
Total 23 100%
Fuente: Colegio de Notarios de Lambayeque:
INTERPRETACIÓN
En el gráfico se puede apreciar que el 30% de los encuestados respondieron que SI
existen tasas uniformes de pago por el servicio que presta al usuario y el 70%
respondieron que NO existen tasas uniformes
CUADRO N° 17
UNIFICACIÓN DE TASAS O ARANCELES
. ¿Usted cree que debería unificarse las tasas o aranceles para un mejor control?
UNIFICACIÓN DE TASAS FRECUENCIA %
Sí 15 65
No 08 35
Total 23 100%
INTERPRETACION:
En el gráfico se aprecia que el 65% de los encuestados SI creen que deberían haber
unificación de tasas o aranceles para el mejor control y el 35% de los encuestados
NO creen que debería haber dicha unificación.
42
CUADRO N° 18
FALTA DE CONTROL EN LAS TASAS
¿Usted cree que al no haber control en las tasas favorece al Colegio de Notarios?
FALTA DE CONTROL EN LAS TASAS FRECUENCIA %
Sí 07 30
No 16 70
Total 23 100%
INTERPRETACION:
El 70 % de los encuestados manifiesta que al no haber control en las tasas no
favorece al Colegio de Notarios, mientras que el 30% opina que si es favorable.
CUADRO N° 19
UNIFICAR TASAS O ARANCELES
¿Creería usted que al tener un Manual de Control Interno de ayudaría a
unificar las tasas o aranceles?
UNIFICAR TASAS O ARANCELES FRECUENCIA %
Sí 18 78
No 05 22
Total 23 100%
43
INTERPRETACIÓN:
Según los encuestados en el cuadro N°18, el 78% opina que al tener un Manual de
Control Interno si ayudaría a unificar las tasas o aranceles de los servicios que se
prestan al usuario y se dejaría de lado la oferta y la demanda como es lo que viene
ocurriendo en la actualidad, por otro lado el 22% manifiestan lo contrario.
CUADRO N° 20
MANUAL DE CONTROL PARA MEJORAR EL SERVICIO
¿Favorecería un Manual de Control Interno en el Colegio de Notarios para un mejor
servicio?
MANUAL DE CONTROL PARA FRECUENCIA %
MEJORAR EL SERVICIO
Sí 20 87
No 03 13
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro, el 87% de los encuestados está seguro que con
el uso de un Manual de Control Interno se brindaría un mejor servicio a los usuarios,
pero sin embargo el 13% no está de acuerdo.
44
CUADRO N° 21
LLENAR FORMATO MENSUAL DE REGISTROS
. ¿Llenaría un formato mensual acerca de los registros que Ud. hace en su notaría?
LLENADO DE FORMATO MENSUAL FRECUENCIA %
DE REGISTROS
Sí 15 65
No 08 35
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Al hacer esta consulta a los notarios, el 65 % dijo que sí estaba de acuerdo en llenar
el formato en forma mensual en lo que concierne al registro que se efectúan en su
notaría, y el 35% no está de acuerdo.
45
CUADRO N° 22
CONTROL DE INGRESOS POR LEGALIZACIONES
. ¿Se debería controlar los ingresos por legalizar documentos menores al monto de
S/.5.00?
CONTROL DE INGRESOS POR FRECUENCIA %
LEGALIZACIONES
Sí 13 57
No 10 43
Total 23 100%
Fuente. Colegio de Notarios de Lambayeque.
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro N° 21, el 57% de los notarios sí está de acuerdo
en que se debería controlar los ingresos por legalizar documentos menores al monto
de S/. 5.00, ya que mayormente no se efectúa este control, mientras que el 35% de
los encuestados no están de acuerdo.
46
CUADRO N° 23
LLEVAR CONTROL DE LEGALIZACIONES
. ¿Usted lleva control de las legalizaciones menores de S/.5.00?
LLEVAR CONTROL FRECUENCIA %
DE
LEGALIZACIONES
Sí 05 22
No 18 78
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro N° 22, el 78% de los notarios no lleva un
control de los ingresos por legalizaciones menores de S/.5.00 que realizan en sus
despachos y solamente el 22% opinó que ellos si llevan este tipo de control.
IV.2. Análisis de los Resultados.
Se ha utilizado la estadística descriptiva y el programa Excel.
Al respecto se tiene que: el 43.4% del personal sostuvo que, el Departamento
Contable se basa en las Normas de Contabilidad, a lo que se suma el Reglamento y
Modelo Contable del Colegio de Notarios de Lambayeque al igual que las Leyes del
Régimen Tributario Interno, los que posibilitan advertir errores e irregularidades de
47
manera oportuna, para el manejo acertado de las operaciones del Departamento de
Contabilidad.
Una dificultad que se encontró, fue que la Institución no dispone del Manual de
Control interno para el área contable, obstaculizándose la asignación de funciones al
personal que labora en el Departamento Contable.
Destaca también el principio de eficiencia por el cuidadoso manejo de los recursos
que han sido confiados al Contador: De igual manera se aplica el principio de
eficacia, trabajando siempre el Área Contable con la orientación del cumplimiento de
las metas y objetivos del Colegio de Notarios de Lambayeque.
Otra estrategia implementada por la institución, es la capacitación al personal del
Área Contable, a través de seminarios o talleres desarrollado por la SUNAT en la
ciudad de Chiclayo.
Los datos recabados en la investigación resaltan la necesidad urgente de elaborar la
propuesta de Elaboración del Manual de Procedimientos de Control Interno en el
Área Contable, que se hace constar en la presente Tesis, de esta manera se da
cumplimiento al objetivo general.
48
V. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA
CONTABLE DEL COLEGIO DE NOTARIOS DE LAMBAYEQUE.
V.1.Presentación.
El desarrollo vertiginoso de la ciencia, la tecnología, la comunicación y la evolución
constante en la manera de direccionar los procesos administrativos, conlleva que en
los momentos actuales las instituciones, organizaciones y empresas incorporen en su
accionar nuevos enfoques y procedimientos financieros, que posibiliten transparentar
las acciones contables, la rendición de Cuentas y que sirva como un mecanismo
formador de la ciudadanía y de las futuras generaciones.
Bajo estas consideraciones, y con la finalidad de economizar tiempo, actividades y
recursos que se reflejarán ineludiblemente en la eficiencia, eficacia y calidad de los
servicios que brinda el Colegio de Notarios de Lambayeque de la ciudad de
Chiclayo, presenta a las autoridades , un Manual de Procedimientos de Control
Interno en el Área Contable, que ha sido elaborado con el propósito de orientar en el
cumplimiento de las funciones, en el desempeño de los puestos de trabajo,
descripciones y perfiles del puesto, como parte de la modernización administrativa.
Las funciones señaladas en el Manual, son guías para el cumplimiento de las tareas
que debe realizar cada empleado, tendientes al logro de los objetivos, proyectándose
de esta manera una imagen positiva del área contable y de la Institución.
V.2. Base legal y normativa del Colegio de Notarios de Lambayeque.
V.2.1. Base Legal.
Ley N° 16607 promulgada por el CONGRESO DE LA REPÚBLICA PERUANA:
49
Artículo 1°.- Los Colegios de Notarios que se constituyan conforme a esta Ley, serán
personas jurídicas de Derecho Público Interno.
Artículo 2°.- En cada Distrito Judicial donde hayan más de cinco Notarios habrá un
Colegio de Notarios, que tendrá la misma sede que la respectiva Corte Superior.
Artículo 3°.- Para ejercer la función notarial es necesario reunir los requisitos
señalados en la Ley del Notariado, y, además, estar inscrito en el respectivo Colegio
de Notarios.
Artículo 4°.- Corresponde a los Colegios de Notarios:
a) Velar por el cumplimiento estricto de la Ley de Notariado y disposiciones
conexas.
b) Promover estudios para el perfeccionamiento del Derecho Notarial y formular las
sugestiones que estimen convenientes para tal fin ante la Corte Suprema, por
intermedio de la respectiva Corte Superior.
c) Propender el mejoramiento del nivel profesional.
d) Fomentar la ayuda mutua entre los Notarios y el establecimiento de regímenes de
asistencia y seguridad social
d) Absolver las consultas y pedidos de información que le formulen los Poderes
Públicos.
El área contable del Colegio de Notarios de Lambayeque, se rige por las Normas de
Contabilidad.
V.2.2. Normatividad contable.
El área de contabilidad, se rige por los procedimientos siguientes:
• Identificación, clasificación, medición, registro y ajustes de la Información
contable.
50
• Efectuar estimaciones de provisiones depreciaciones, amortizaciones de la
información contable.
• Ajuste, reclasificaciones y cierre contable.
• Elaboración, rendición, presentación de Estados Financieros al Decano y junta
directiva del Colegio.
• Análisis e interpretación de indicadores, y comunicación de los estados financieros.
V.3. Fines.
• Implementar el Diseño de un Manual de Procedimientos de Control Interno en el
Área Contable para optimizar procedimientos financieros y transparentar acciones
contables.
• Generar y comunicar información útil para la toma de decisiones en la institución,
que faciliten al cumplimiento de objetivos y las metas institucionales.
V.4. Objetivos
• Dar cumplimiento al manual de funciones, procesos y procedimientos, como a la
normatividad vigente.
• Cumplir con las actividades y tareas propuestas, manteniendo el Área Contable
actualizada.
• Asistir, recomendar y apoyar el proceso para la toma de decisiones.
• Hacer seguimiento y formular las recomendaciones pertinentes al manual de
funciones, procesos y procedimientos y control interno del área contable de la
institución.
• Registrar las operaciones y/o transacciones financieras, objeto del desarrollo
institucional.
51
• Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática
sobre las operaciones contables de la Institución.
• Cumplir con la presentación de los informes contables a los diferentes entes de
control (fechas y plazos).
• Detectar los riesgos que afecten el buen funcionamiento del Área como de la
Institución.
• Facilitar y agilizar las relaciones interpersonales en el trabajo mejorando la
comunicación y el clima organizacional.
V.5. Estructura de las áreas del Colegio de Notarios de Lambayeque.
El Departamento Contable, es el área del Colegio de Notarios de Lambayeque,
encargada de llevar la contabilidad de los estados financieros, de cumplir con la
declaración de los impuestos en base a los resultados que arroje la misma y de
salvaguardar los bienes de la institución.
Este Departamento, para su eficaz desempeño, requiere del siguiente personal:
Un Contador y una auxiliar de contabilidad.
V.5.1. Del contador.
a) Requisitos para desempeñarse como Contador:
. Ser contador público con título otorgado por una Universidad o Instituto Superior
peruano o extranjero y lo hayan refrendado o revalidado según las leyes peruanas o
convenios internacionales vigentes.
• Estar inscrito en el Colegio Nacional de Contadores y obtener la licencia
profesional que los autoriza para tal ejercicio operativo.
• Poseer conocimientos básicos vinculados con su carrera y con aspecto técnico de
cultura general.
52
• Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la
institución.
b) Funciones:
• Practicar y propiciar el trabajo en equipo, buscando siempre el servicio de la
Institución.
• Planificar, organizar y controlar diariamente las actividades contables de la
Institución.
• Mantener actualizado un sistema de información que integre las operaciones
financieras y patrimoniales.
• Mantener y custodiar los archivos de cada una de las transacciones realizadas
durante el ejercicio económico.
• Registrar las operaciones diarias en los respectivos libros, como en su
correspondientes auxiliares: caja general, caja chica, caja banco. Así se vitará
fraudes, malversación o dolo.
• Realizar diariamente los comprobantes de pago con sus retenciones y cheques
pertinentes, previa autorización del Decano del Colegio.
• Certificar balances con su firma previa verificación de la contabilidad.
• Realizar labores administrativas a fines a su cargo.
• Coordinar periódicamente la elaboración de pagos, informes mensuales, archivos,
que garanticen la transparencia en el manejo contable.
• Elaborar los balances financieros, analíticos, estado de situación inicial y final y
presentarlos a la Ecónoma Regional, para su correspondiente aprobación.
V.5.2. De la Auxiliar Contable
a) Requisitos para desempeñarse como auxiliar contable:
53
• Ser bachiller contable o estudiante en alguna especialidad referente a la
contabilidad.
• Capacidad para interactuar con otras personas.
b) Funciones
• Atender oportunamente las consultas requeridas por los diferentes usuarios de la
institución.
• Elaborar los roles de pago, de acuerdo a las disposiciones legales, reglamento de la
Institución, utilizando el formato definido por la entidad.
• Llevar con diligencia el libro de caja chica, registrando el monto con sus
respectivos comprobantes.
• Verificar la documentación soporte en cada uno de los comprobantes de pagos, su
numeración y documentar el procedimiento con el contador.
• Ubicar inmediatamente los comprobantes y documentos según la fecha y la
numeración correspondiente.
• Organizar diariamente de manera secuencial los comprobantes de pagos.
• Emitir al final de cada mes un resumen donde se refleje la numeración de
comprobantes generados.
• Colabora al final del ejercicio económico en la elaboración del plan de
adquisiciones de acuerdo a la existencia de los diferentes bienes.
• Realiza informes periódicos como transferencias de información hacia el
departamento de contabilidad.
V.5.3. Principios del Control Interno en el Departamento del Área Contable.
Se recomienda guardar los siguientes principios de Control Interno en el
Departamento del Área Contable.
54
• Responsabilidad Delimitada.
• Separación de Funciones de Carácter Incompatible.
• Separación de Transacciones Completas.
• Selección de Funcionarios Hábiles y Capacitados.
• Pruebas Continuas de Exactitud.
• Rotación de Deberes.
• Instrucciones por Escrito.
• Control y Uso de Formularios Pre numerados.
• Evitar el Uso de Dinero en Efectivo.
• Contabilidad por Partida Doble.
• Depósitos Intactos e Inmediatos.
• Uso Mínimo de Cuentas Bancarias.
Es conveniente que cada empleado tome normalmente sus vacaciones y sea
reemplazado por otra persona que conozca las obligaciones del saliente.
En estos casos hay que cuidarse con las disposiciones del código de trabajo, ya que
pueden considerar como despido intempestivo a una rotación inadecuada de
funciones.
 Rotación de deberes:
Cuando se dan disposiciones verbales se corre el riesgo de confundir al personal y
que se equivoquen en sus labores; para evitar estos problemas que se den
instrucciones por escrito y detalladas en memos u oficios con la finalidad que
entiendan las disposiciones
 Instrucciones por escrito:
55
Es conveniente dar disposiciones por escrito pues las verbales se corren el riesgo de
confundir al personal. Lo más recomendables es utilizar: Memorándum u Oficios.
 Control y uso de formularios pre numerados
Excepto el pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atienden por caja chica
todo desembolso debe hacerse con cheque a nombre del beneficiario y suscrito por
dos firmas registradas de la entidad, se exceptúa de esta modalidad el pago de
remuneraciones que debe hacerse en efectivo al personal amparado por el código de
trabajo. Los cheques deben en lo posible girarse utilizando máquina de seguridad y
cruzarse para que se cobren por cuenta corriente o cuenta de ahorro.
 Evitar el uso de dinero en efectivo
Todo desembolso debe hacerse con cheque.
Los cheques en lo posible deben girarse utilizando máquinas de seguridad y cruzarse.
Se exceptúa:
El pago de gastos urgentes y de poca cuantía que se atiende por caja chica.
Ejemplo:
Útiles de oficina
 Contabilidad por partida doble:
Esta práctica es concordante con la práctica de la profesión del contador público que
lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.
DEBE HABER
Este principio es concordante con la práctica de la profesión del contador público
que lleva por partida doble la contabilidad de cualquier entidad pública o privada.
 Depósitos intactos e inmediatos:
56
Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco tal como fueron recibidas
al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el control de las operaciones y
el cruce de información.
Toda recaudación debe:
Depositarse en el banco tal como fue recibida
 Uso mínimo de Cuentas bancarias.
Es conveniente tener una sola cuenta corriente
Evitando así entorpecer el control financiero y la confusión en los empleados
Se ve conveniente tener una sola cuenta corriente y cuando hay muchos empleados
puede abrirse una cuenta solo para el pago de remuneraciones.
Hay que evitar abrir muchas cuentas corrientes porque dificulta el control financiero
y crea confusión en el personal que labora en el Área Contable.
 Fraudes o robos:
Con el avance tecnológico se ha automatizado la gestión financiera de las entidades,
siendo importante el uso de dispositivos de control como alarmas, claves, llaves de
registradoras, etc., para evitar fraudes y robos.
Es importante el uso de dispositivos de control:
Alarmas, € Claves€ Llaves registradoras€ Control de cinta auditora
57
VI. CONCLUSIONES
VI.1. Conclusiones
• La Directiva del Colegio de Notarios de Lambayeque de Chiclayo, con la
finalidad de asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables, y el
cumplimiento de los objetivos institucionales, ha implementado la modalidad de
Control Interno Posterior, que se aplica a la realización de las operaciones contables
que se están verificando.
• Las adquisiciones de compras están sujetas a la decisión del Consejo Directivo
según el monto, permitiendo a la institución alcanzar buen grado de eficacia y
eficiencia en sus operaciones.
• La estructura financiera y contable actual está regida por las Normas Peruanas de
contabilidad, observándose que si se preparan los presupuestos anuales, la
conciliación bancaria mensual, los saldos de caja, los balances de comprobación,
estado de situación financiera, con las que se obtienen fiabilidad de la información
financiera y operativa, permitiendo proteger los recursos de la Institución, advertir
errores de manera oportuna, asegurando honestidad e integridad.
• Uno de los principios que rige la administración financiera es la transparencia, ya
que siempre ha existido un manejo acertado de los fondos de la Institución, las
decisiones han sido reguladas por los principios contables generalmente aceptados,
asegurando un alto grado de responsabilidad.
• La Institución ha logrado en buena medida eficiencia, porque se ha obtenido
productividad de los recursos que han sido confiados al Departamento; eficacia,
porque todas las actividades realizadas han sido dirigidas al cumplimiento de las
metas y los objetivos del Colegio de Notarios de Lambayeque
58
• Al realizar el análisis del estado financiero de la Institución se observó, que en
todos los procesos contables existe transparencia, a pesar de no disponer del Manual
de procedimiento de Control Interno para esta área, por lo cual, con su aplicación se
pretende fortalecer el movimiento económico del Departamento de Contabilidad.
• Por tratarse de una investigación Aplicada, la eficacia y eficiencia en el Área
Contable del Colegio de Notarios de Lambayeque, la variable dependiente de la
hipótesis planteada, se alcanzará cuando entre en vigencia la Implementación del
Manual de Procedimientos de Control Interno, que consta en la propuesta.
VI.2 Recomendaciones.
• Que el Consejo Directivo de la Institución, revisen el Manual de Procedimientos
del Control Interno en el Área Contable que se plantea en la presente Tesis, para su
correspondiente aprobación y vigencia, lo que beneficiará el fortalecimiento de los
objetivos institucionales.
• Estar atentos a las modificaciones que puedan existir en las Normas de
Contabilidad vigentes, y a la implantación de otras nuevas para actualizar
oportunamente los procesos contables y el manual de funciones.
. Continuar aplicando las leyes de la administración financiera y los principios
contables, que aseguren siempre que el personal que labora en el área contable
realiza sus acciones financieras con transparencia y responsabilidad.
• Fortalecer la estrategia de coordinación entre los Directivos y el Departamento de
Contabilidad, para asegurar durante todo el año lectivo, una participación activa del
personal de esta dependencia en las decisiones relacionadas con los procesos
contables que se instauren en la Institución.
59
• Se requiere continuar la provisión oportuna de los recursos para atender de una
manera ágil y oportuna a los usuarios y acrecentar el servicio a los mismos.
• Extender los procesos de capacitación permanente a todo el personal de sobre el
cumplimiento de determinados procesos, requisitos legales y formalidades que son
necesarios e indispensables para la oportuna atención en el Departamento Contable.
• Proveer al Departamento de Contabilidad de un equipo informático moderno,
dotado de todos los programas actuales, de manera que los procesos estén
respaldados en la tecnología, que facilite el trabajo en el Área Contable
• Socializar las funciones estipuladas en el manual de procedimiento de Control
Interno en el Área Contable, al personal que se designe para que facilite el
conocimiento de las responsabilidades que les compete a cada uno de ellos y se
alcance transparencia.
.Incrementar el personal profesional en el Departamento de contabilidad, para
desempeñarse como contador, auxiliar de contabilidad, lo que permitirá agilizar los
procesos contables.
60
ASPECTOS COMPLEMENTARIOS
Referencias bibliográficas
BIBLIOGRAFÍA
 Flores Konja, J, y Flores Konja, A. (2003, p.26) profesores de la UNMSM, de
la Facultad de Ciencias Contables de Lima, Perú.
 DICCIONARIO MICROSOFT ENCARTA. (2004). Microsoft USA.
 FRANKLIN, Enrique B. (2002) Organización de Empresas. Análisis, Diseño
y Estructura. Ediciones Mc Graw Hill. México.
 CEPEDA, Gustavo, Auditoría y Control Interno, Primera Edición, Editorial
McGraw-Hill – México; 1997
 HOLMES, A. Auditorías Principios y Procedimientos. Quinta Edición,
Editorial Hispanoamérica - México; 1994.
 LEONARD, W. Auditoría Administrativa. Evaluación de métodos y
Eficiencia Administrativa, Primera Edición, Editorial Diana – México; 1990.
 CATÁCORA, Fernando, “Sistemas y Procesos Contables”, Edición
McGraw/Hill, Venezuela, 1996.
 POCH, Roberto, “Manual de Control Interno”, Editorial Gestión 2000,
Segunda Edición, Barcelona, España, 1992.
 KOURDI, Jeremy, (2008) “Claves para tomar decisiones en los negocios”
Editorial El Comercio, Primera Edición.
 SHANNON, Robert (1988) “Simulación de Sistemas, diseño, desarrollo e
implantación” Editorial Trillas.
61
 SIPPER, Daniel, BULFIN, Robert (1998) “Planeación y Control de la
Producción”, McGraw Hill, Primera Edición.
 Mantilla, Samuel A. (2001). Control Interno de los Nuevos Instrumentos
Financieros. Segunda Edición. Bogotá, Colombia.
 Mantilla B. Samuel y Yolina, S. (2006). Auditoría del Control Interno.
Bogotá, Colombia.
 Mantilla, Samuel A. (2008). Control Interno informe Coso. Cuarta Edición.
Bogotá, Colombia.
LINCOGRAFÍA
 http://www.monografias.com/trabajos11/manaud/manaud.shtml
Http://www.gestiopolis.com/canales5/fin/defigaud.htm
 http://www.google.com.cu/advanced_searchq=manual+controlinterno&hl=es
&lr=&ie=UTF-8
 http://www.circulo-icau.cl/uploads/documentos/descarga_0/coso007.pdf
 http://aplicaciones.virtual.unal.edu.co/drupal/files/instructivo.pdf
 www.scribd.com/doc/2234401/Guia-para-elaborar-manuales-de-
procedimiento
62
ANEXSOS
Anexo N° 01
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y
ADMINISTRATIVAS
ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE METODOLOGÍA DE
INVESTIGACIÓN (DEMI)
Cuestionario aplicado a los Directivos, socios y personal administrativo del
Colegio de notarios de Lambayeque.
El presente cuestionario tiene por finalidad recabar la información para desarrollar el
trabajo de investigación denominado “PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN EL COLEGIO
DE NOTARIOS DE LAMBAYEQUE”
SÍRVASE CONTESTAR EL SIGUIENTE CUESTIONARIO, QUE TIENE POR
OBJETO CONOCER SU OPINIÓN RESPECTO AL FUNCIONAMIENTO Y
63
PROCEDIMIENTOS QUE SE APLICAN EN EL DEPARTAMENTO DEL ÁREA
CONTABLE DE LA INSTITUCIÓN.
Instrucción: marque una x en sus respuestas.
1. La estructura financiera y contable actual del Colegio de Notarios de Lambayeque
se rige por:
• Ley de Régimen Tributario Interno
• Normas Internacionales de Contabilidad. NIC
• Reglamento y modelo contable del Colegio de Notarios.
2. ¿El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus
operaciones?
• Sí
. No
3 ¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero?
• Si
• No
4. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las
actividades contables?
• Si
• No
5. ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable?
• Presidiendo la comisión de control interno
• Revisando el informe elaborado por la comisión del control Interno
6. ¿Qué modalidad de Control Interno se ha estado implementando en el Colegio de
64
. Previo
. Concurrente
. Posterior
7. ¿Se preparan presupuestos anuales?
• Si
• No
8. ¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de
contabilidad?
• Si
. No
. A veces
9. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del
• Llevar los registros de ingresos y egresos
• Efectuar declaraciones e impuestos
• Hacer balances
• Todos ellos
10. La conciliación bancaria se verifica:
• Mensual
• Con otra periodicidad
• Anual
11. Los arqueos de caja se realizan:
• Diariamente
65
• Semanal
• Mensual
• Anual
12. ¿Se elaboran informes financieros mensualmente?
• Siempre
• Sí
• No
13. ¿Los pagos efectuados son previamente autorizados?
• Sí
• No
14. ¿Los notarios conocen de un Manual de Control Interno dentro del Colegio?
SI NO
15. ¿Cómo maneja el Colegio de Notarios las Normas de control?
SI NO
16. ¿Existen tasas uniformes para el pago por los servicios que prestan al usuario?
SI NO
17. ¿Usted cree que debería unificarse las tasas o aranceles para un mejor control?
SI NO
18. ¿Usted cree que al no haber control en las tasas favorece al Colegio de Notarios?
SI NO
66
19. ¿Creería usted que al tener un Manual de Control Interno de ayudaría a unificar
las tasas o aranceles?
SI NO
20. ¿Favorecería un Manual de Control Interno en el Colegio de Notarios para un

mejor servicio?
SI NO
21. ¿Llenaría un formato mensual acerca de los registros que Ud. hace en su notaría?
SI NO
22. ¿Se debería controlar los ingresos por legalizar documentos menores al monto de
S/.5.00?
SI NO
23. ¿Usted lleva control de las legalizaciones menores de S/.5.00?
SI NO
67
Anexo Nº 02.
2.1. Cuadros y gráficos de los resultados de las encuestas realizadas en el
Colegio de Notarios de Lambayeque.
CUADRO N° 01
ESTRUCTURA FINANCIERA
La estructura financiera y contable actual del Colegio de Notarios de Lambayeque se
rige por:
ESTRUCTURA FINANCIERA f %
Ley Régimen Tributario 7 30.4
Normas peruanas de contabilidad 10 43.4
Reglamento del Colegio de Notarios de 6 26.2
Lambayeque
total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Acorde a la opinión del personal Directivo, socios y personal administrativo del
Colegio de Notarios de Lambayeque, el 43.4% opinan que el departamento
financiero se basa en las Normas Peruanas de Contabilidad. NPC; el 26.2%
consideran que el Colegio de Notarios de Lambayeque en el aspecto financiero y
contable se maneja, por el reglamento y modelo contable de la Institución e igual
porcentaje 30.4% expresa que la Ley de Régimen Tributario Interno rige el
movimiento contable.
68
Como se aprecia en los datos el mayor porcentaje del personal se ha cerciorado que
el Departamento de Contabilidad se basa en las Normas de Contabilidad, las que
especifican de manera acertada como debe llevarse la contabilidad para conocer los
estados financieros de la Institución.
GRÁFICO N° 01
ESTRUCTURA FINANCIERA Y CONTABLE
26.2% 30.4% Rég. Tributario

NPC
Reglamento
43.4%
69
CUADRO N° 02
ÁREA FINANCIERA
El área financiera y contable utiliza tecnología informática para el registro de sus
operaciones?
ÁREA FINANCIERA f %
Si 18 78.3
No 5 21.7
Total 23 100%
Fuente: Colegio de Not.
INTERPRETACIÓN:
Para el 78.3% del personal que se le hizo la encuesta; el Área Contable y financiera
de la Institución sí utiliza tecnología informática para el registro de sus operaciones,
ya que las nuevas técnicas contribuyen a que la información contable se mueva de
una manera más rápida y fácil, así mismo almacena, procesa, distribuye, analiza la
información y agiliza el proceso para una toma de decisiones y pone a disposición la
información para el momento que sea requerida.
Mientras que para el 21.7% del personal que se le hizo la encuesta no utiliza
tecnología informática.
70
GRÁFICO N° 02
USO DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA
21.7%
Sí
No
78.3%
CUADRO N° 03
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
¿Existe un organigrama funcional en el área contable –financiero?
ORGANIGRAMA FUNCIONAL f %
Si - -
No 23 100
Total 23 100%
71
INTERPRETACIÓN:
El 100% del personal Directivo señala que no existe un organigrama funcional en el
Departamento Contable-financiero, así lo confirman las respuestas a las preguntas
realizadas; carece de un sistema de organización y por cierto las asignaciones de
trabajo del personal contable, incurriendo en la misma persona, los cargos en el área
de contabilidad.
GRÁFICO N° 03
EXISTENCIA DE ORGANIGRAMA
FUNCIONAL
100% Sí
No
72
CUADRO N° 04
MANUALES DE PROCEDIMIENTO
. ¿La institución cuenta con manuales de procedimientos para realizar las actividades
contables?
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS f %
Si - 0
No 23 100
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
La Institución no posee un manual de procedimiento que satisfaga las necesidades y
expectativas del Departamento Contable-Financiero, carece del proceso que logra los
objetivos propuestos. Así lo indican las respuestas en un 100% en la encuesta que se
hizo al personal directivo.
73
GRÁFICO N° 04
CUENTA CON MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS
100%
Sí
No
CUADRO N° 05
DEPARTAMENTO CONTABLE
. ¿De qué manera participa Ud. en el control interno del departamento contable?
DEPARTAMENTO CONTABLE f %
Presidiendo la comisión de Control Interno 4 17.4
Integrando la comisión de Control Interno 19 82.6
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El 82.6% del personal Directivo opinó que participa en el control interno siendo
parte de la comisión, realizando la actividad que ha sido asignado por el Consejo
74
Directivo, lo que beneficia la ejecución en el Departamento Financiero; el Decano,
17.4%, expresó que a él le atañe presidir la Comisión de Control interno,
responsabilidad que se encuentra especificada en el reglamento general de la Ley de
Notariado en el Perú, siendo positivo para el desenvolvimiento eficiente del
Departamento Contable, redundando en la marcha acertada del Colegio de Notarios
de Lambayeque.
GRÁFICO N° 05
PARTICIPACIÓN EN EL CONTROL INTERNO
17..
PRESIDIENDO
82.6%
INTEGRANDO
75
CUADRO N° 06
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO
¿Qué modalidad de Control Interno se ha estado implementando en el Colegio de
MODALIDAD DEL CONTROL INTERNO f %
PREVIO 6 26.1
CONCURRENTE 2 8.7
POSTERIOR 15 65.2
TOTAL 23 100%
INTERPRETACIÓN:
El criterio de 15 encuestados que equivale al 65.2% manifiesta que se aplica el
Control Posterior, puesto que al finalizar el año económico, se verifica si se ha
cumplido con las exigencias necesarias. El 26.1 % expone que la modalidad de
Control Interno que se efectúa es el Control Previo y de igual manera 8.7%considera
que se aplica el Control Concurrente que se aplica a la realización de las operaciones
contables que se están verificando.
76
GRÁFICO N° 06
MPODALIDADES DEL CONTROL INTERNO
26.1
PREVIO
CONCURRENTE
POSTERIOR
CUADRO N° 07
PRESUPUESTOS ANUALES
¿Se preparan presupuestos anuales?
PRESUPUESTOS ANUALES f %
Si - 0
No 23 100
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Con seguridad el personal Directivo confirma en un 100% que si se preparan los
presupuestos anuales. El presupuesto que constituye una buena base para la
contabilidad y transparencia, resulta clave para la administración financiera.
77
La asignación presupuestaria será conforme al presupuesto de ingresos y egresos
para cada ejercicio fiscal.
GRÁFICO N° 07
PREPARACIÓN DE PRESUPUESTOS
ANUALES
100%
Sí
No
78
CUADRO N° 08
TRABAJOS CONTABLES
¿El trabajo contable que Usted realiza se rige siempre por las normas actuales de
contabilidad?
TRABAJOS CONTABLES f %
Si 7 30.4
No 16 69.6
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN.
El 69.6% del personal que labora en el Departamento Contable, estima que las
actividades contables que se efectúan en el Colegio de Notarios de Lambayeque se
rigen por las Normas actuales de Contabilidad Peruana, lo que se considera altamente
significativo, puesto que las normas favorecen el trabajo contable y facilitan el
control interno del movimiento económico de la Entidad.
Por el contrario el 30.4% considera que estas normas solo se las aplica a veces.
79
GRÁFICO N° 08
EL TRABAJO CONTABLE SE RIGE POR

NORMAS
30.4%
Sí
69.6% No
CUADRO N° 09
RESPONSABILIDADES CONTABLES
. ¿Cuáles son las principales responsabilidades contables que se ejercen dentro del
RESPONSABILIDADES CONTABLES f %
Llevar registros de ingresos y egresos - 0
Efectuar declaraciones e impuestos - 0
Hacer balances 6 26.1
Todos ellos 17 73.9
Total 23 100%
80
INTERPRETACIÓN:
El Departamento Financiero, según la opinión del 73.9 % del personal que labora en
esta dependencia, expresa que las responsabilidades son múltiples, incluyendo llevar
al día los registros de ingresos y egresos económicos, en los que se incluyen: los
roles de pago al personal que labora en la Institución, los gastos por inversiones, los
ingresos por venta de uniformes de cultura física y el pago de pensiones; efectuar las
declaraciones tributarias del Servicio de Rentas Internas; elaborar mensualmente los
balances presentando los respectivos informes a la Ecónoma Regional; para el
26.1%, elaborar balances constituye la principal responsabilidad del personal del
Departamento Contable.
GRÁFICO N° 09
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
CONTABLES
26.1%
LLEVAR REGISTROS
DEC. E IMPUESTOS
HACER BALANCES
73.9% TODOS
81
CUADRO N°10
CONCILIACIÓN BANCARIA
La conciliación bancaria se verifica:
CONCILIACIÓN BANCARIA f %
Mensual 15 65.2
Con otra periodicidad - -
Anual 8 34.8
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Como resultado de la encuesta el 65.2% establece que la conciliación bancaria se
verifica mensualmente, porque la conciliación bancaria es un proceso de análisis y de
investigación y aclara por las cuales el saldo que muestra el estado de cuenta
mensual no coincide con el saldo que revela los libros del banco. A final de cada mes
el banco suele enviar a sus cuentas correntistas un estado de cuentas en el que
especifica todo el movimiento registrado; como hay operaciones en los libros de la
Institución sin registrar en los bancos no concuerdan en sus saldo y viceversa, por
esta razón se hace la conciliación bancaria.
Para el 34.8%, solo se hace la conciliación bancaria anualmente, periodo demasiado
largo para verificar los saldos en los libros del banco con el estado de cuenta.
82
GRÁFICO N° 10
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
CONTABLES
34.8%
MENSUAL
65.2% PERIODICIDAD
ANUAL
CUADRO N° 11
ARQUEOS DE CAJA
Los arqueos de caja se realizan.
ARQUEOS DE CAJA f %
Diariamente - -
Semanal 7 30.4
Mensual 16 69.6
Nunca - -
3 100%
Fuente: Colegio de. Notarios de Lambayeque.
83
INTERPRETACIÓN:
El 69.6% garantiza que el arqueo de caja debe realizárselo mensualmente para
confrontar el saldo de caja, la conformidad y efectividad material de dicho saldo en
sus componentes que los amparan al saldo que se indica en el libro. Sin embargo el
30.4% afirma que el arqueo de caja se debe efectuar cada semana para argumentar al
saldo que señala el libro de caja.
GRÁFICO N° 11
REALIZACIÓ DE ARQUEOS DE CAJA
DIARIO
30.4%
SEMANAL
MENSUAL
4º trim.
69.6%
Fuente; Colegio de Notarios de Lambayeque.
84
CUADRO N° 12
INFORMES FINANCIEROS
¿Se elaboran informes financieros mensualmente?
INFORMES FINANCIEROS f %
Siempre 23 100
A veces - -
Nunca - -
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN.
Todo el personal del departamento contable-financiero afirma en el 100% que sí
realizan los informes del movimiento contable de manera mensual, los que son
presentados al Decano para su respectiva revisión y aprobación, esto asegura la
confiabilidad y certeza en los procedimientos que se efectúan en las operaciones
contables.
85
GRÁFICO N° 12
ELABORACIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
100% SIEMPRE
A VECES
NUNCA
CUADRO N° 13
PAGOS AUTORIZADOS
. ¿Los pagos efectuados son previamente autorizados?
PAGOS AUTORIZADOS f %
Siempre 23 100
A veces - -
Total 23 100%
86
INTERPRETACIÓN:
La respuesta del personal encuestado es afirmativa en un 100%, siempre que se hace
un pago es previamente autorizado por el decano, si el monto es más elevado se hace
a través del Consejo Directivo.
GRÁFICO N° 13
AUTORIZACIÓN DE PAGOS PREVIAMENTE
SIEMPE
100%
A VECES
Fuente: Colegio de notarios de Lambayeque.
CUADRO N° 14
CONOCIMIENTO DE MANUAL
. ¿Los notarios conocen de un Manual de Control Interno dentro del Colegio?

CONOCIMIENTO DE MANUAL FRECUENCIA %
Sí 03 13
No 20 87
Total 23 100%
87
INTERPRETACIÓN:
En el gráfico se puede apreciar que el 13% de los encuestados SI conocen el Manual
de Control Interno de la empresa y el 87% de los encuestados NO conocen dicho
documento.
GRÁFICO N° 14
CONOCIMIENTO DEL MANUAL

INTERNO
13%
SI
NO
87%
CUADRO N° 15
MANEJO DE LAS NORMAS
. ¿Cómo maneja el Colegio de Notarios las Normas de control?

MANEJO DE LAS NORMAS FRECUENCIA %
Sí 6 26
No 17 74
Total 100 100%
88
INTERPRETACIÓN:
Se puede apreciar que el 26% de los encuestados afirman que el Colegio de Notarios
maneja las Normas de Control y el 74% de los encuestados respondieron
Negativamente que el Colegio de Notarios maneje las Normas de Control.
GRÁFICO N° 15
MANEJAMIENTO DE LAS NORMAS DE

CONTROL
26%
SI
74% NO
.Fuente. Colegio de Notarios de Lambayeque.
89
CUADRO N° 16
EXISTENCIAS DE TASAS UNIFORMES
. ¿Existen tasas uniformes para el pago por los servicios que prestan al usuario?
EXISTENCIA DE TASAS FRECUENCIA %

UNIFORMES
Sí 07 30
No 16 70
Total 23 100%
Fuente: Colegio de Notarios de Lambayeque:
INTERPRETACIÓN
En el gráfico se puede apreciar que el 30% de los encuestados respondieron que SI
existen tasas uniformes de pago por el servicio que presta al usuario y el 70%
respondieron que NO existen tasas uniformes.
GRÁFICO N° 16
EXISTENCIA DE TASAS UNIFORMES

PARA LOS SERVICIOS PRESTADOS
30%
SI
70% NO
Fuente. Colegio de notarios de Lambayeque.
90
CUADRO N° 17
UNIFICACIÓN DE TASAS O ARANCELES
¿Usted cree que debería unificarse las tasas o aranceles para un mejor control?
UNIFICACIÓN DE TASAS FRECUENCIA %
Sí 15 65
No 08 35
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
En el gráfico se aprecia que el 65% de los encuestados SI creen que deberían haber
unificación de tasas o aranceles para el mejor control y el 35% de los encuestados
NO creen que debería haber dicha unificación.
91
GRÁFICO N° 17
UNIFICACION DE TASAS O ARANCELES

PARA MEJOR CONTROL
35%
SI
65% NO
CUADRO N° 18
FALTA DE CONTROL EN LAS TASAS
¿Usted cree que al no haber control en las tasas favorece al Colegio de Notarios?
FALTA DE CONTROL EN LAS TASAS FRECUENCIA %
Sí 07 30
No 16 70
Total 23 100%
92
INTERPRETACIÓN:
El 70 % de los encuestados manifiesta que al no haber control en las tasas no
favorece al Colegio de Notarios, mientras que el 30% opina que si es favorable.
GRÁFICO N° 18
NO HABIENDO CONTROL DE LAS TASAS

FAVORECERA AL COLEGIO DE NOTARIOS
30%
SI
70%
NO
93
CUADRO N° 19
UNIFICAR TASAS O ARANCELES
¿Creería usted que al tener un Manual de Control Interno de ayudaría a unificar las
tasas o aranceles?
UNIFICAR TASAS O ARANCELES FRECUENCIA %
Sí 18 78
No 05 22
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Según los encuestados en el cuadro N°18, el 78% opina que al tener un Manual de
Control Interno si ayudaría a unificar las tasas o aranceles de los servicios que se
prestan al usuario y se dejaría de lado la oferta y la demanda como es lo que viene
ocurriendo en la actualidad, por otro lado el 22% manifiestan lo contrario.
94
GRÁFICO N° 19
MANUAL DE CONTROL INTERNO

PARA AYUDAR A UNIFICAR TASAS
22%
SI
78%
NO
CUADRO N° 20
MANUAL DE CONTROL PARA MEJORAR EL SERVICIO
¿Favorecería un Manual de Control Interno en el Colegio de Notarios para un mejor
servicio?
MANUAL DE CONTROL PARA FRECUENCIA %
MEJORAR EL SERVICIO
Sí 20 87
No 03 13
Total 23 100%
95
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro, el 87% de los encuestados está seguro que con
el uso de un Manual de Control Interno se brindaría un mejor servicio a los usuarios,
pero sin embargo el 13% no está de acuerdo.
GRÁFICO N° 20
FAVORECERIA UN MANUAL DE CONTROL

INTERNO EN EL COLEGIO DE NOTARIOS
13%
SI
NO
87%
96
CUADRO N° 21
LLENAR FORMATO MENSUAL DE REGISTROS
. ¿Llenaría un formato mensual acerca de los registros que Ud. hace en su notaría?
LLENADO DE FORMATO MENSUAL FRECUENCIA %
DE REGISTROS
Sí 15 65
No 08 35
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Al hacer esta consulta a los notarios, el 65 % dijo que sí estaba de acuerdo en llenar
el formato en forma mensual en lo que concierne al registro que se efectúan en su
notaría, y el 35% no está de acuerdo.
97
GRÁFICO N° 21
FORMATO MENSUAL DE LOS

REGISTROS QUE USTED HACE EN SU
NOTARIA
35%
65%
SI
NO
CUADRO N° 22
CONTROL DE INGRESOS POR LEGALIZACIONES
. ¿Se debería controlar los ingresos por legalizar documentos menores al monto de
S/.5.00?
CONTROL DE INGRESOS POR FRECUENCIA %
LEGALIZACIONES
Sí 13 57
No 10 43
Total 23 100%
98
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro N° 21, el 57% de los notarios sí está de acuerdo
en que se debería controlar los ingresos por legalizar documentos menores al monto
de S/. 5.00, ya que mayormente no se efectúa este control, mientras que el 35% de
los encuestados no están de acuerdo.
GRÁFICO N° 22
CONTROLAR LOS INGRESOS POR

LEGALIZAR LOS DOCUMENTOS
43%
57%
SI
NO
CUADRO N° 23
LLEVAR CONTROL DE LEGALIZACIONES
. ¿Usted lleva control de las legalizaciones menores de S/.5.00?

LLEVAR CONTROL FRECUENCIA %
DE LEGALIZACIONES
99
Sí 05 22
No 18 78
Total 23 100%
INTERPRETACIÓN:
Según lo que nos muestra el cuadro N° 22, el 78% de los notarios no lleva un
control de los ingresos por legalizaciones menores de S/.5.00 que realizan en sus
despachos y solamente el 22% opinó que ellos si llevan este tipo de control.
GRÁFICO N° 23
CONTROL DE LAS LEGALIZACIONES

MENORES DE S/. 5. 00
22%
SI
78% NO
Fuente; Colegio de Notarios de Lambayeque.
100
Anexo N° 03
Nombre de la Institución:
COLEGIO DE NOTARIOS DE LAMBAYEQUE.
Dirección:
Av. José Balta N° 658. Int, 03. Chiclayo.
JUNTA DIRECTIVADEL COLEGIO DE NOTARIOS DE LAMBAYEQUE
DECANO : MANUEL FILIBERTO BONILLA LINARES
VICE DECANO : JUAN ABELARDO FERNANDEZ ROJAS
SECRETARIO : ANTONIO ENRIQUE VERA MENDEZ
TESORERO : CARLOS ANTONIO SÁNCHEZ SALDAÑA
FISCAL : SERGIO VALENTÍ N VERA GONZALES
VOCAL : MÓNICA ELIZABETH RUIZ CASTILLO
VOCAL : ANTONIO GILBERTO CARRANZA VILLAVICENCIO
TRIBUNAL DE HONOR
TITULARES:
PRESIDENTE : CARLOS ALBERTO CABALLERO BURGOS
MIEMBRO : DOMINGO ESQUIVEL DÁVILA FERNÁNDEZ
MIEMBRO : CÉSAR EDWIN DÍAZ DUAREZ
SUPLENTES:
MIEMBRO : JAIME CÁRDENAS FONSECA
MIEMBRO : ALEJANDRO PAÚL RODRIGUEZ CRUZADO
MIEMBRO : EUSEBIO DÍAZ DÍAZ.
101

Uladech - Biblioteca - Virtual para Tesis Primera Tarea

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Uladech - Biblioteca - Virtual para Tesis Primera Tarea

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES,

ESCUELA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

“CARACTERIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN EL

TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO PROFESIONAL DE

GREGORIO REYES BELLODAS

CPCC. DOMINGO SANTIAGO HURTADO SIPIÓN

Dr. LUIS TORRES GARCÍA

Mg. PATRICIA OSORIO PASCACIO

A Dios Todo Poderoso por haberme iluminado y acompañado dándome

la fortaleza necesaria en cada uno de mis pasos a lo largo de esta carrera

para poder culminarla con éxito.

A la Universidad Católica Los Ángeles de Chimbote por haber ejecutado

y cumplido con su convenio académico sin el cual no hubiera sido

posible la obtención de mi título de CP.

A mi Asesor de Tesis CPC. Domingo Santiago Hurtado Sipión quien aún

sin conocerme me brindó su paciencia y apoyo desprendido

impartiéndome sus conocimientos profesionales y científicos en la

culminación de éste trabajo.

La presente Tesis la dedico de

A mi esposa por su paciencia

La investigación, partió del problema: carencia de un Manual de Procedimientos de

Control Interno en el Área Contable del Colegio de Notarios de Lambayeque, que

podría generar inseguridad en las operaciones financieras y obstáculos en el

desarrollo institucional. El propósito principal fue: elaborar un Manual de

Procedimientos de Control Interno en el Área Contable, para asegurar una

administración financiera eficiente y eficaz para la Institución y el entorno. La

investigación indagó el tipo de control interno que se ha estado implementando en el

las estrategias y principios que se han puesto en práctica en la administración

financiera. La metodología fue explicativa, campo, como técnica: la encuesta, como

instrumento: el cuestionario. Los datos recopilados fueron procesados en sendos

rigen las Normas Peruanas de Contabilidad; el tipo de control interno es el

Concurrente; el Departamento carece de personal profesional para cumplir funciones

y la carencia del Manual de Funciones. En la propuesta, se hace constar la

Normativa Contable, Fines y objetivos a fin de que la institución los ponga en

vigencia y asegure una excelente administración financiera. Como conclusiones

relevantes, se citan: el Departamento de Contable que realiza, el arqueo de caja, la

conciliación bancaria mensual, determina los saldos de caja, efectúa balances de

comprobación, estado de situación financiera, acciones que permiten proteger los

recursos y advertir errores de manera oportuna. Los principios de transparencia y

eficacia, se los ejercita en la institución. La coordinación entre Directivos solo se

concreta en acatar las disposiciones emanadas por los Organismos Superiores; se

contable, que facilita las transacciones y operaciones diarias, pero no se dispone de

un equipo informático moderno.

uncertainty in financial transactions and constraints on institutional development.

accounting area, to ensure efficient and effective financial management to the

implemented in financial management. The methodology was explanatory field as

reconciliation , cash balances determined , makes trial balances, statement of

principles of transparency and efficiency, they are exercising at the institution.

Coordination between executives only to abide by the specific provisions issued by

not a modern computer is handled.

II.1.1. Antecedentes del Control Interno…………………………. 10

II.2. Bases teóricas………………………………………………. 11

II.2.2. Importancia de los Sistemas……………………………… 12

II.2.3. Teorías del Control Interno………………………………. 13

II.2.4.La Organización del Notariado…………………………… 14

II.3. Marco conceptual………………………………………….. 20

II.3.1. Generalidades del Control Interno………………………. 20

II.3.2. Definición del Control Interno…………………………... 21

II.3.3. Fundamentos del Control Interno……………………….. 23

II.3.4. Objetivos del Control Interno……………………………. 24

II.3.4.1. Objetivos Básicos del Control Interno………………… 24

II.3.4.2. Objetivos Generales del Control Interno………………. 24

II.3.4.3. Objetivos generales del Control Interno aplicado a todos