CODIGO: P CAL 03

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1. OBJETIVO:

Describir cómo se establecen, planifican, efectúan y documentan las auditorías internas como herramienta de evaluación
para determinar si el sistema de calidad de Silvotecnia:

 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz y cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008
 Identifica y ejecuta las oportunidades de mejora de manera constante
 Es adecuado y coherente con el propósito de la organización
 Proporciona información relevante a la Gerencia sobre el desempeño de los procesos que se encuentran dentro del
alcance del SGC

2. ALCANCE:

Aplica a todas las auditorías realizadas en Silvotecnia, las cuales pueden ejecutarse a todos los procesos,
independientemente del alcance del certificado, e incluye las auditorías de segunda parte a proveedores, contratistas u
otros grupos de interés que impacten la conformidad del sistema de gestión de la calidad.

3. RESPONSABLE:

Director de Calidad

4. DEFINICIONES:

 AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluar
evidencias objetivas del cumplimiento de los criterios establecidos para cada uno de los procesos del Sistema de
gestión de Calidad

 ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Descripción de las ubicaciones, unidades de la organización, actividades y procesos a

auditar y período de tiempo en el que se realizará dicha auditoría

 AUDITOR: Persona con la competencia, para llevar a cabo una auditoría. La competencia implica conocimientos y
habilidades

 AUDITADO: organización o ente al cual se realizará o realiza la auditoría

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Directora de Recursos Humanos y

CARGO Director de Calidad Gerente General
Salud Ocupacional

NOMBRE CATALINA QUEVEDO GONZÁLEZ JERSAÍN PARRA SIERRA NATALIA QUEVEDO

FIRMA
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 AUDITORÍA DE PRIMERA PARTE: Es aquella realizada por la organización a sí misma para la revisión por la dirección y
que puede constituir la base para una auto-declaración de conformidad

 AUDITORÍA DE SEGUNDA PARTE: Es aquella realizada por una organización para sus propios propósitos en otra
organización. Usualmente un cliente audita a un proveedor

 AUDITORÍA DE TERCERA PARTE: Es realizada por una organización independiente en un proveedor. Usualmente se
lleva a cabo por un cuerpo certificador

 AUDITORÍA DE SUFICIENCIA: Determina la extensión en el que el sistema documentado, representado por el manual
y los procedimientos de calidad, concuerda adecuadamente con los requisitos de la norma aplicable

 AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO: busca establecer hasta donde se ha entendido e implementado el sistema

documental por parte de la fuerza laboral

 CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito

 CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos normativos que se utilizan como
referencia

 HALLAZGOS: resultados de la evaluación de las evidencias de la auditoría, que es recopilada frente a los criterios de la
auditoría

 EVIDENCIA: registros, declaraciones de hechos o información pertinente para la evaluación del cumplimiento de los
criterios de la auditoría y que son verificables

 OPORTUNIDAD DE MEJORA: es un hallazgo en donde no se puede demostrar el incumplimiento de un criterio, sin

embargo se considera una No Conformidad Potencial

 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito de la norma o criterio

 OBSERVACIÓN: Declaración acerca de un hecho que se realiza durante una auditoría que se respalda mediante
evidencia objetiva y que genera un riesgo potencial para el sistema de gestión de la calidad. La falta de cumplimiento
no se incorpora como No Conformidad por falta de evidencia.

5. CONTENIDO:

5.1. RESPONSABILIDADES

o Auditor Principal: Las responsabilidades del auditor principal son las siguientes:

 Seleccionar y liderar a los miembros del Equipo de Auditores.

 Planificar la auditoría y preparar los documentos de trabajo.
 Representar al Equipo de Auditores frente a la Gerencia General.
 Presentar el Informe de Auditoría a la Gerencia General.
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 Informar cualquier obstáculo importante hallado al efectuar la auditoría.

o Auditores Internos: Las responsabilidades de los auditores internos son las siguientes:

 Cumplir, comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría

 Ejecutar el Plan de Auditorías y llevar a cabo las actividades asignadas en forma eficaz y eficiente
 Documentar los hallazgos
 Informar los resultados de la auditoría al Auditor Principal
 Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como resultado de la auditoría
 Conservar y salvaguardar los documentos relativos a la auditoría mientras se está llevando a cabo
 Cooperar y apoyar al Auditor Principal
 Asistir a las capacitaciones convocadas para mejorar sus competencias

SILVOTECNIA realiza seguimiento al Sistema de Gestión de Calidad mínimo una vez al año a través de ciclo completo de
auditoría interna, de acuerdo al Cronograma de Actividades del Sistema de Gestión de Calidad.

5.2. CICLO PHVA DE TODA AUDITORÍA:

P: Planificación y programación de auditoría, implica:

- Programación, realización del plan, selección de auditores y comunicación del plan.

H: Realización de la auditoría, implica:

- Construcción de las listas de verificación y su validación por el auditor principal
- Reunión de apertura y la auditoría para evaluar cumplimiento de requisitos
- Realización de la auditoria de campo.

V: Verificación de la eficacia de la auditoría, implica:

- Preparación de informes y evaluación del cumplimiento del plan de auditoria
- Evaluación de auditores.

A: Presentación de Informe de Auditoría a la Gerencia y su aprobación correspondiente para reunión de cierre,

implica determinación de los compromisos de auditores, seguimiento a las acciones de mejora propuestas y
distribución de la información a las personas indicadas.

5.3. FLUJOGRAMA
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS

Planificación del Sistema de Gestión de Calidad

Programación Selección de Elaboración del R GER 03 Cronograma de Anual

Auditores Plan Director de de Silvotecnia
Calidad y/o
5.3.1 Auditor Principal R CAL 12 Programa de Auditoría
No Aprobado por Gerencia
R CAL 04 Plan – Informe de
? Gerente
Auditoría
Aprobado por Gerencia
General

Comunicación

Realización de la Auditoría

Construcción de Listas de Verificación y Validación

Auditor Principal R CAL 10 Lista de Verificación

5.3.2 Equipo de R OPE 01 Acta de Reunión

Reunión de Apertura
Auditores

Auditoría: Suficiencia y Cumplimiento

Verificación de la Eficacia de la Auditoría Auditados

R OPE 01 Acta de Reunión
Auditor Principal
5.3.3 Preparación de Informe y evaluación de cumplimiento del plan
R CAL 14 Evaluación de Auditores
Equipo de
Auditores
Evaluación de Auditores

R CAL 12 Programa de Auditoría

Cierre de Auditoría y Seguimiento a la Mejora Gerente
General R CAL 04 Plan – Informe de
Auditoría
Auditados R CAL 08 Informe de
Presentación de Informe y Aprobación Mejoramiento
Auditor Principal
No Aprobado por R CAL 10 Lista de Verificación
Gerencia
? Equipo de
R OPE 01 Acta de Reunión
Auditores
5.3.4 Aprobado por
Gerencia R CAL 14 Evaluación de Auditores

Evidencia: Informe de
Reunión de Cierre y distribución de Información Auditoría

Seguimiento a las acciones de mejora

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5.3.1. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Anualmente, la Dirección de Calidad y la Gerencia General planifican y programan las actividades que se llevan a
cabo para dar cumplimiento al sistema de gestión de calidad. Esta programación se consigna en R GER 03
Cronograma Anual de Silvotecnia, en el que se incluyen las auditorías internas y/o externas necesarias. Según este
cronograma la Dirección de calidad realiza la programación.

Programación:
El Director de Calidad, anualmente elabora R CAL 12 Programa de Auditoría, en el que se definen la amplitud,
responsable de ejecución, tipo de auditoría, criterios, alcance y fecha, así como el número de auditorías a realizar en
el año (mínimo una). El programa es presentado a la Gerencia General para su aprobación.

Selección de Auditores:
El Equipo de Auditores es elegido por la Gerencia General. En los casos en que la Gerencia lo determine el Auditor
Principal puede llevar a cabo la auditoría como único auditor del proceso. El Auditor Principal es responsable de la
auditoría.

CRITERIO PARA LA
AUDITOR INTERNO AUDITOR EXTERNO
SELECCIÓN DE AUDITORES

EDUCACIÓN Propia de su cargo Profesional

Curso de Auditor Interno ISO 9001:2008

FORMACIÓN Cursos Complementarios de acuerdo a los requisitos
Curso de Auditor Interno certificado
de norma u otras aplicables según los criterios y
alcance de la auditoría.

EXPERIENCIA Mínimo cinco meses de labores en

Mínimo tres procesos de auditoría demostrables
Silvotecnia.

Persona observadora, diplomática y con

CARACTERÍSTICAS Persona observadora, diplomática y con adecuado
adecuado pensamiento analítico. Estos
PERSONALES pensamiento analítico. Estos atributos son subjetivos
atributos son subjetivos y se evalúan a
y se evalúan a criterio del auditor principal.
criterio del auditor principal.

IMPARCIALIDAD CON LAS No puede auditar las actividades de las que No puede auditar las actividades de las que hace
ÁREAS A AUDITAR hace parte. parte.

Elaboración del Plan de Auditoría:

Para la planificación de la auditoría, el Director de Calidad, elabora R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría, en el que se
identifican los aspectos definidos en el programa. También se identifica el ciclo, los procesos, áreas y actividades a
auditar, así como los auditores y los auditados, y las fechas estimadas. El Plan es presentado a la Gerencia General
para su aprobación. Una vez aprobado, se procede con la comunicación de la auditoría.

COMUNICACIÓN:
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Con una antelación mínima de 8 (ocho) días hábiles, se comunica a las diferentes áreas de Silvotecnia los aspectos
fundamentales de la auditoría, como fecha de inicio, áreas a auditar, personas que serán auditores y auditados,
fecha de auditoría y cierre y recursos necesarios fundamentales.

5.3.2. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Construcción de Listas de Verificación y Validación:

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad están al alcance de los auditores desde el momento de la
comunicación, y/o con 15 días hábiles de antelación a la auditoría. Con base en éstos, los auditores elaboran las
listas de verificación con las que se evalúa la suficiencia y/o cumplimiento de los criterios a auditar, teniendo en
cuenta el objetivo, el alcance, las áreas y los elementos que se requiere auditar. Los criterios y las preguntas son
relacionados en R CAL 10 Lista de Verificación, la cual es validada por la Dirección de Calidad y/o el Auditor Principal.
En ésta se registran durante la auditoría los hallazgos de la misma y las personas que fueron auditadas.

Los auditores revisan y tienen en cuenta documentos, informes u otro material de auditorías, revisiones o
evaluaciones previas, si aplica.

Reunión de Apertura:

Una vez preparadas y validadas las listas de verificación, y revisado el material previo si hubiera, se realiza la reunión
de apertura formal de la auditoría, en la que se confirman datos como objetivo, alcance, procesos a auditar y otros
detalles que necesiten análisis. Se aclaran funciones y responsabilidades del equipo de auditores, se confirman las
fechas estimadas y se solucionan inquietudes. De esto se deja constancia en R OPE 01 Acta de Reunión.

Auditoría: Suficiencia y Cumplimiento

 Auditoría de Suficiencia: cuando el auditor principal lo considera necesario, realiza él mismo o designa un(os)
auditor(es), para evaluar la capacidad del sistema documental para cumplir con los criterios auditados y revisar el
Manual de Calidad y los Procedimientos.

 Auditoría de Cumplimiento: Los auditores verifican el cumplimiento de requisitos siguiendo la lista de

verificación, norma o procedimientos. Profundizan los aspectos relevantes, revisa la correcta implementación de
las acciones correctivas realizadas para la eliminación de las No Conformidades detectadas en la última auditoría
(si aplica). En presencia del auditado, el auditor registra los hallazgos (Conformidad, No Conformidad u
Observación) en R CAL 10 Lista de Verificación, de los cuales debe tener evidencia objetiva suministrada por los
auditados. Terminada la verificación, se retroalimenta al auditado con respecto a los hallazgos y este firma en
señal de aceptación de lo reportado.

En caso de presentarse dificultad o problema en el proceso, el equipo se reúne para evaluar la situación y el
auditor principal toma decisiones y da directrices para continuar el proceso.

5.3. VERIFICACIÓN DE LA EFICACIA DE LA AUDITORÍA

Preparación de Informe y Evaluación del Cumplimiento del Plan:

El Equipo de Auditores y/o el Auditor Principal, analizan las novedades y asuntos que afectaron positiva y/o
negativamente el procedimiento normal de la auditoría. También se evalúa el cumplimiento de los
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objetivos propuestos, comparando la planificación con la ejecución de la auditoría. La información necesaria

para elaborar el informe es la siguiente:

 Compilación de los hallazgos de acuerdo a la planificación en R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría.

 Datos de cumplimiento de requisitos registrados en R CAL 10 Lista de Verificación.

Evaluación de Auditores:

Al término de la auditoría, los auditados o un representante que estos elijan, diligencian R CAL 14
Evaluación de Auditores, donde se da un puntaje a diferentes aspectos del desempeño de los mismos.

5.4. CIERRE DE AUDITORÍA Y SEGUIMIENTO A LA MEJORA

Presentación del Informe y Aprobación:

El Equipo de Auditores y/o el Auditor Principal, con base en la información relacionada, elabora el Informe
de Auditoría, que es un documento impreso en hojas mimbreteadas de Silvotecnia S.A. donde se presenta
una síntesis completa de la auditoría realizada, de acuerdo a los siguientes lineamientos:

 Nombre de la compañía auditada

 Identificación de la auditoría: Clase de Auditoría, Ciclo, Número de auditoría, Fecha de la auditoría,
Objeto, Alcance y Criterios Auditados.
 Actividades realizadas: nombre de los auditores, proceso o actividad auditada, nombre del
auditado.
 Hallazgos: Número de No Conformidades, Número de Observaciones, total de hallazgos.
 Informe de Mejoramiento: se diligencian los campos correspondientes al Auditor y al Auditado de
R CAL 08 Informe de Mejoramiento, donde se determinan:
 Criterio: numeral de la Norma ISO 9001, requisito de ley, procedimiento o documento contra el
que se encontró No Conformidad
 Hallazgo: explicación del suceso hallado (cómo, dónde, cuándo, quiénes son los responsables y
quienes los afectados, etc.)
 Caso puntual: aquel que demuestra el incumplimiento, soportado con evidencias objetivas.
 Este informe será entregado al cierre de la auditoría al dueño de proceso quien será el
encargado de diligenciarlo en su totalidad y hacer los seguimientos correspondientes.
 Conclusión del Estado del Sistema de Gestión
 Informe de Evaluación de Auditores
 Anexos:
 R CAL 04 Plan - Informe de Auditoría: para demostrar la planificación de la auditoría y los
resultados de los hallazgos.
 R CAL 10 Lista de Verificación: para demostrar el cumplimiento de requisitos.
 R OPE 01 Acta de Reunión: como soporte de las reuniones del Equipo de Auditores y de la
evaluación de la Eficacia de la Auditoría.
 R CAL 14 Evaluación de Auditores: demuestra la eficiencia de los auditores.

Este informe es entregado a la Gerencia de Silvotecnia S.A. para informarla sobre el estado general del
Sistema de Gestión de la Calidad y para la aceptación de los hallazgos como fuentes para la mejora. La firma
de la Gerencia en el Informe de Auditoría es señal de su aceptación.
Reunión de Cierre y distribución de información:
 CODIGO: P CAL 03

AUDITORÍAS VERSIÓN: 02 ESTADO: VIGENTE

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Una vez aprobado el Informe de Auditoría por la Gerencia, el Auditor principal y/o la Dirección de Calidad
convoca al Equipo de Auditores, a la misma Gerencia y a las personas que se consideren necesarias para
exponer el resultado de la Auditoría y generar las estrategias a implementar para dar solución a las No
Conformidades detectadas. Estas estrategias son consignadas por los dueños de proceso en R CAL 08
Informe de Mejoramiento.
6. MODIFICACIONES.
No se han realizado cambios a este documento.
7. FORMATOS RELACIONADOS.
R GER 03 Cronograma Anual de Silvotecnia
R CAL 12 Programa de Auditoría
R CAL 04 Plan – Informe de Auditoría
R CAL 08 Informe de Mejoramiento
R CAL 10 Lista de Verificación
R OPE 01 Acta de Reunión
R CAL 14 Evaluación de Auditores