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de la
Departamento Secretaría
Versión I
ATENCIÓN AL PUBLICO
La atención al público, implica disponer de conocimientos generales de la Dirección y
particulares del Departamento.
La atención puede ser personal e implica celeridad en la consulta o trámite que se gestiona.
También telefónicamente, siguiendo igual procedimiento de disponer de los recursos
necesarios o en su defecto, el registro del trámite, indicando: hora, concepto y nombre del
solicitante.
EXPEDIENTES
Los exptes que llegan a la DGA por trámite de pago, INGRESAN pero no egresan puesto
que corresponde su archivo (Dpto Bienes), junto con la documentación de pago
Los exptes que llegan para informe o toma de razón de disposiciones –mediante resolución
rectoral-, INGRESAN y EGRESAN de la DGA
Los exptes que llegan para toma de razón de autorización por apertura de ctas
bancarias,régimen de compras, etc., INGRESAN y se ARCHIVAN en el Dpto Secretaría
Ingreso de Expedientes
Egreso de Expedientes
Observaciones
Los expedientes por Deuda Consolidada-Accidentes de Trabajo-Sunsidios por
Fallecimiento-Juicios-Refrigerio :
Registrar en Ficha rosa, en el área de Trámite: la fecha de egreso del expte indicando con la
letra M que su destino es Dirección Gral de Mesa de Entradas y la firma del que efectúa el
registro ( un integrante del Dpto Secretaría)
Mediante el sistema informático de Mesa de Entradas, dar la Baja del expte
Registrar en el Libro-Remito de egreso de Exptes, la fecha de salida de la DGA juntamente
con el año y nro de expte, entregándolo en Dirección Gral de Mesa de Entradas, previa
firma del que recepciona
Observaciones
Algunos exptes requieren del trámite interno (circuito administrativo dentro de la DGA),
entonces deberá quedar registrado cada uno de los pasos indicándose en el formulario de
remito de exptes, la fecha de ingreso al dpto, año y nro de expte, concepto y firma del
destinatario. Asimismo, la salida del expte de ese dpto, para continuar el trámite en otro, se
registrará en la columna posterior al nro de expte, la fecha y el destino del dpto. Esto
conlleva un nuevo ingreso del mismo expte a otro dpto.
Foliado y Protocolización
Los exptes que egresarán de la DGA, previa confección del informe por el Dpto inherente
al tema tramitado, se reservarán en la biblioteca de la DGA para la firma de la Dirección.
Previamente se tendrá en cuenta los folios del mismo (nro de hojas del expte),
correspondiendo el foliadp en caso de que el informe se elabore en nueva hoja. Asimismo,
se colocarán los sellos de fecha del día y del director, finalizándose de esta manera la
protocolización
Confección de Expedientes
Para algunas notas de la DGA (debidamente protocolizadas) es necesario –por el trámite
que implican- hacerlas exptes. Para ello, la nota de la DGA protocolizada, se enviará a la
Dirección Gral de Mesa de Entradas para el origen del Expte (confección de carátula y alta
de nro de expte). La copia e la nota con el sello de Mesa de Entradas indicando el nro de
expte, se archivará en el bibliorato correspondiente al tema
CLASIFICACION DE EXPEDIENTES
Es necesario clasificar los expedientes que ingresan, por trámite que implique la gestión
que se solicita. De esta manera, se discriminarán y luego registrarán en el departamento de
la DGA que corresponda.
Temas o trámites que incluyen un circuito administrativo en esta Dirección :
RESOLUCIONES
Resoluciones de la DGA
Se confeccionan en el Dpto Compras por trámite inherente al mismo, o en el Dpto
Secretaría por disposición de la Dirección.
Previa firma de la Dirección, se protocolizarán colocándose Nro y fecha
Se archivará una copia en el Bibliorato correspondiente
Nota
Es necesario observar que el nro de las resoluciones sea consecutivo por año calendario.
Por ello, habrá que tomar recaudos para reservar nros acorde a la fecha que debe tener la
misma. En caso de finalizar el año y quedaren nros pendientes de uso, se colocará en hoja
con membrete de la DGA, y en el margen superior derecho, la leyenda “RESOLUCIÓN
ANULADA”
NOTAS
FORMULARIOS
CIRCULARES
NOTAS CIRCULARES
LIQUIDACIONES
INGRESO DE FACTURAS
Estas facturas deberán estar conformadas por los Secretarios de Area para
ingresar a la DGA. Con el sello ENTRO A LA DGA y la fecha, serán
visadas por la Dirección para luego remitirse al Dpto Administrativo,
registrando los datos de Nro , importe y fecha de factura en el remito
FACTURAS. Es posible, que por disposición de la Dirección el trámite lo
efectúe el Dpto Compras, remitiéndose previo registro en el libro remito
FACTURAS con el registro de los datos señalados.
MISIONES OFICIALES
Representa la autorización del Rectorado –en nuestro caso- o de la Facultad por ser
Sub-Responsable, para la asistencia a Congresos, trámites en Organismos
Nacionales o Internacionales, en carácter de representante de la UNT.
Son formularios que se elaboran en el Dpto Secretaría, en los que se indica el
nombre del agente en comisión, su destino y el gasto que implica la misión, como
así también se indicará la partida presupuestaria con que se atenderá. Asimismo es
necesario otorgar número –correlativo- a las misiones oficiales, para control y
posterior compaginación con las liquidaciones que se efectúan. Devuelto el
formulario al Dpto Secretaría, debidamente firmado por las autoridades, se adjuntará
a la liquidación de viático y se remitirá al Dpto Registraciones -la imputación del
gasto- para finalmente llegar a la Tesorería para su pago. Igualmente copia de la
misma, se adjuntará al recibo de pasaje otorgado (en caso de autorizarse viático y
pasaje) para incorporarlo como documentación anexa a la factura que remitirá la
Empresa (ya que éstos son atendidos con la cta cte que la Universidad mantiene), y
que conformada se remitirá al Dpto Administrativo a sus efectos.
El formulario basado en una planilla de cálculo, requiere de los datos que se detallan
(y que se indican en la celda correspondiente) :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
Días de viáticos autorizados
Importe Total (en letras)
Se observarán las reglamentaciones que nos rigen y la autorización emanada con
respecto a la misión en particular, para indicar la correspondencia por Igual Viático.
Asimismo, es necesario indicar cuando el viático diario implique Viático Tope,
Viático Personal Contrato o Viático Mínimo.
RENDICIÓN DE VIÁTICOS
Mediante este formulario, el agente (de planta o contratado) rendirá el viático
liquidado, transcribiendo los datos del pasaje, y adjuntándolos.
En caso de extravío de los mismos, el agente adjuntará Declaración Jurada por tal
concepto.
Para el llenado de esta planilla de cáculo, es necesario indicar :
Nro de Liquidación de Viático
Días de viáticos liquidados
LIQUIDACIÓN Y RENDICIÓN DE VIÁTICOS INTERNACIONALES
Según reglamentaciones vigentes y si la autoridad lo estipula, si un agente es
comisionado al exterior, se podrá liquidar viático internacional.
El viático diario internacional, está determinado en función de la categoría del
comisionado y el país de destino.
La planilla de cálculo para este ítems, requiere de los siguientes datos :
Nro de liquidación
Programa al que se imputa el gasto
Nombre y Apellido del comisionado
Cargo que ocupa dentro de la planta de personal de la UNT
Destino
Días de viáticos autorizados
Importe Total (en letras)
En caso de que el agente sea comisionado a varios países, en cuadro anexo a la
liquidación, se indicará por país, los días de estadía, el viático diario
correspondiente y el cálculo días*viático diario. Finalmente el cáculo del total de
viáticos liquidados que se transcribe –en letras- en el formulario de viáticos. Se
solicitará de una Institución Bancaria la cotización al día y se procederá a realizar el
cálculo de conversión dólares estadounidenses-pesos.
RESERVA DE PASAJES
La Universidad dispone de una cuenta corriente, con algunas Empresas del medio,
para la provisión de pasajes a los agentes de la UNT autorizados para una misión
oficial.
Es necesario confeccionar un certificado de otorgamiento de pasaje, detallándose
nro del mismo, nombre y apellido del agente, los tramos autorizados y su importe.
PASAJES DE AEROLINEAS
Según lo convenio con las Empresas del medio, se otorgará al agente en comisión,
las órdenes de pasajes cuya reserva se gestiona telefónicamente, indicándose el
Nombre y Apellido del viajero, su destino, y el horario y vuelo convenio.
Posteriormente, las Empresas remitirán a la DGA, las facturas para pago de los
pasajes otorgados por el Dpto Secretaría, para lo cual, luego de ser conformadas, se
adjuntará a éstas, los recibos de emisión de boletos de pasajes, juntamente con la
misión oficial emanada por tal concepto. Finalmente, registrándose la factura en
remito FACTURAS se remite al Dpto Administrativo para el trámite
correspondiente.