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Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad


pública o privada, en el transcurso de su gestión. En todo ámbito de la vida
trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos Datos, que mediante un
debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una Información
Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos,
siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico. Los archivos son
importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus
conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado
en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde
toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos en ligares
específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse engrandes
archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal
encargado de su manejo. Hoy en día la administración documental permite que los
documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada
de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar
un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información
dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y
así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general. Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena
administración conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma
de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la
posibilidad
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos
aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta
alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero
como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos
brinda el servicio para proceder contra algún acto para hacerlo más simple
daré un pequeño ejemplo:
- Juanito quiere solicitar a su colegio todos los registros de su observador
desde que entró a la Institución, desde un punto de vista archivístico Juanito
debería enviar una carta donde solicita aquello que quiere.
Continuando los archivos son estratégicos como no para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son
herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de
complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas,
LAS REDES
En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable
mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios: El Correo Electrónico