ENSAYO

¿Qué es una Tabla de Retención Documental

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE
Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización
de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.

¿Quiénes tienen que hacerlas?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos
* Empresas Social del Estado
* Industriales y comerciales del Estado
* Empresas de Economía Mixta.
* Entidades descentralizadas indirectas
* Unidades administrativas especiales
E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:
* Comunas
* Corregimientos
Los cuerpos o instituciones Legislativos:
* Senado de la República
* Cámara de Representantes
* Asambleas Departamentales
* Concejos municipales.
Los Organismos de Control:
* Personería
* Contraloría
* Procuraduría
* Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes
* Consejo de la Adjuticatura
* Fiscalía
* Juzgados

Las T.R.D. se basan en:

La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series
y subseries.
Los períodos de retención en cada fase de archivo.
La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS
Facilitan el manejo de la información.
Racionalizan la producción documental
Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos.
Garantizan conservación de documentos históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias
Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos

IMPORTANCIA:
Permiten manejo integral de documentos.
Facilitan la organización documental.
Ayudan a controlar la producción y trámite.
Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad.
Integran procesos archivísticos con lógica.
Identifican documentos eliminables.

Además, tienen importancia en:

Administración:

Facilita el manejo de la información

Contribuye a la racionalización en la producción documental.
Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

Archivística:
Permite el manejo integral de los documentos.
Facilita la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los docts.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

¿Cómo se hacen?

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental

se estipulan en el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Directrices básicas e instructivas para su
elaboración.