Word Avanzado

Lección 1: Combinación de correspondencia e información, parte I

Video 1.1. Entendiendo la combinación de correspondencia, parte I

Imaginemos que estamos organizando un evento benéfico y necesitamos enviar una carta de
invitación a 200 personas. ¿Qué haríamos? Ponernos a transcribir cada carta personalizada suena
tedioso ¿cierto?

Bueno por suerte, por llamarlo así, Word, nos permite realizar esta y otras tareas del mismo tipo
prácticamente de forma automática, a través de un método llamado Combinación de
Correspondencia.

Y a tal efecto, es necesario que manejemos tanto la definición de dicho método, como las
herramientas con las cuales podemos realizarlo. Por eso, en lo sucesivo estudiaremos tales aspectos.
En el caso particular de video conoceremos:

 En que consiste la combinación de correspondencia

Así pues, la combinación de correspondencia es un método con el cual podemos incluir los datos de
una lista de direcciones en un documento modelo, por ejemplo, una carta, y de esta manera crear
una copia personalizada del documento para cada uno de los integrantes de dicha lista. Este método
también es útil para personalizar invitaciones o contratos de trabajo.

Ahora bien, en una combinación de correspondencia están involucrados dos archivos:

 El documento regular de Word, una carta, una invitación, entre otros.

 Una base de datos que contiene todos los registros para ser combinados. Puede ser un
documento de Word, con los datos en una tabla, una hoja de trabajo de Excel, una lista de
contactos de Outlook®, entre otros.

Por otro lado, para realizar una combinación de correspondencia debemos insertar lo que se conoce
como “campos combinatorios o combinados”, para que el programa pueda incluir los registros de
la base de datos en el documento principal. Ejemplo: si en la base de datos existen registros
llamados “Nombre” y “Cédula”, en el documento principal deberíamos tener una línea con campos
de esta forma:

Yo, <<Nombre>> titular de la cédula de identidad <<Cédula>>

Cuando se hace lo combinación, Word reemplaza los campos en el documento principal con los
registros en la base de datos de forma automática. Asimismo, cuando hacemos la combinación
podemos o, imprimir los resultados o guardarlos en un nuevo archivo. Entonces se crea una copia
del documento principal, para cada uno de los registros de la base de datos:

Yo, Pedro Pérez, titular de la cédula de identidad 7.456.822….

Hasta aquí este primer acercamiento al funcionamiento de la combinación de correspondencia.

Como podemos ver, es un método que prácticamente automatiza la creación y envío de una misma
carta o invitación a una lista de personas. Y en ese sentido, nos ayuda a ahorrar tiempo que podemos
emplear en otras tareas.

Video 1.2. Entendiendo la combinación de correspondencia, parte II

La combinación de correspondencia es un método poderoso que nos permite casi automáticamente

incluir los datos de una lista de contactos en un documento modelo, y con ello, crear copias
personalizadas de dicho documento.

Más, para sacar máximo provecho del método, se hace necesario conocer todos los detalles
relacionados con él, como, qué herramientas utilizamos para hacer la combinación y qué tipo de
documentos podemos crear a partir de ella. Dado ese hecho, en este video estudiaremos ambas
cosas.

Así pues, las herramientas para realizar el proceso las encontramos en el menú Mailings, divididas
en cinco grupos. El primero Create, contiene botones para crear sobres y etiquetas individuales y no
cumple ningún rol cuando hacemos la combinación.

Mientras los otros cuatro grupos, se corresponden con cada una de las etapas del proceso; aparecen
de izquierda a derecha de acuerdo a la función que cumplen:

 Start Mail Merge: Escogemos el tipo de documento y la fuente de datos

 Write & Insert Fields: Insertamos los códigos de los campos, ejemplo, <<Dirección>> y,
definimos las reglas para ordenar y filtrar los registros que serán incluidos.
 Preview Results: Vemos los resultados preliminares de la combinación y hacemos cualquier
cambio necesario
 Finish: Guardamos los resultados en un archivo, los imprimimos o los enviamos vía e-mail.

Figura 1.1. Menú Mailings

Asimismo, podemos utilizar el asistente de combinaciones o Mail Merge Wizard, si no estamos

seguros de cómo realizar el proceso. Dicho asistente nos guía paso-a-paso y lo podemos encontrar
en las opciones del botón Start Mail Merge
Ahora, cuando queremos hacer una combinación, le indicamos a Word que tipo de documento
principal vamos a producir, seleccionándolo de la lista en el botón Start Mail Merge:

 Letters: Creamos cartas personalizadas para cada integrante de una lista. Cada carta se
imprime en una hoja distinta.
 E-mail Messages: Creamos un mensaje de correo electrónico con información personalizada
para cada uno de los miembros de una lista de contactos.
 Envelopes: Creamos un sobre un personalizado para cada una de las cartas que queremos
enviar. Esto similar a la opción Letters, excepto por el tipo y tamaño del papel que usamos.
 Labels: Creamos hojas de etiquetas que contienen la dirección de correo de cada uno de los
destinatarios. Obviamente, cada etiqueta contiene la dirección de un destinatario. Opción
parecida a Envelopes, excepto que aquí los miembros de la lista de contactos aparecen
pueden aparecer todos en una hoja.
 Directory: Creamos una lista de entradas para una base de datos parecida a un catálogo de
productos.
 Normal Word Document: Esta opción nos permite usar las funciones de la combinación de
correspondencia en documento ordinario de Word.

Figura 1.2. Lista Start Mail Merge

Como hemos visto, son variados los documentos que podemos producir en una combinación y, en
este sentido Word nos provee con todas las herramientas necesarias, incluso nos facilita un
asistente para que nos guíe en el proceso

Video 1.3. Creando cartas combinadas con el asistente de combinaciones, parte I

En informática, un asistente es una herramienta que nos indica que acción debemos realizar en cada
etapa de la instalación de un programa. Así pues, es fácil entender que el asistente de
combinaciones nos ayuda indicándonos las acciones a realizar dicho proceso. Es muy útil, sobre todo
cuando nos estamos iniciando en la combinación de correspondencia y, no estamos muy claros de
los pasos a seguir en el procedimiento.

He ahí la importancia de conocer su funcionamiento y que mejor manera de hacerlo, que con un
ejemplo. Por eso, en lo sucesivo conoceremos como crear cartas combinadas mediante el asistente
de combinaciones o Mail Merge Wizard. Caso concreto de este video exploraremos los primeros 7
pasos.

En este sentido, para usar el asistente y crear un conjunto de cartas combinadas, con los datos de
una lista de contactos de Outlook®, el cual es el servicio de correo electrónico de Microsoft,
seguimos los siguientes pasos:
 1. Abrimos un nuevo documento de Word y en el grupo Start Mail Merge, menú Mailings,
clicamos Start Mail Merge> Step-by-Step Mail Merge Wizard. Se abre el panel de tareas Mail
Merge.
2. En dicho panel, clicamos en Letters. Y en el fondo del panel clic en Next: Starting Document
3. Luego en la sección Select Starting Document, dejamos la opción Use the current document
seleccionada. Luego clic en Next Select Recipients
4. En la sección Select recipients, clic en Select Outlook® contacts
5. Nos aseguramos de elegir la lista de contactos correcta, haciendo lo siguiente:
 Clic en Choose Contacts Folder
 Si el cuadro de dialogo Choose Profile se abre, clicamos en OK, para entrar al perfil
de correo predeterminado
 En el cuadro de dialogo Select Contacts, abrimos la carpeta de contactos deseada;
clic en Ok. El nombre de la carpeta dependerá de la configuración de nuestro correo.
6. En el cuadro de dialogo Mail Merge Recipients, desmarcamos las casillas de los contactos a
los cuales no queremos enviar la carta. Clic en OK
7. En el fondo del panel, clic Next: Write Your Letter

Figura 1.3. Pasos 1 al 7

Estos son los primeros pasos para crear una carta combinada con los datos de una lista de contactos
de correo, usando el asistente de combinaciones o Mail Merge Wizard. Aún nos faltan pasos por
conocer. Sigamos

Video 1.4. Creando cartas combinadas con el asistente de combinaciones, parte II

En términos de oficina, un asistente es una persona que provee apoyo en el desarrollo de las tareas
administrativas, tales como: atención de llamadas, gestión de la correspondencia física y virtual y
también ayuda en la organización de ciertos proyectos.

Figura 1.4. Asistente administrativo

Ahora bien, como sabemos un asistente en informática, nos indica los pasos a seguir en la instalación
de un software, por ejemplo. En nuestro caso, el asistente de combinaciones nos señala, los pasos
a seguir para realizar dicho procedimiento. He ahí la importancia de manejarlo. Por eso,
continuaremos explorando como crear cartas combinadas mediante dicho asistente. Caso concreto
de este video, exploraremos los pasos 8 al 16.

Así pues, continuemos:

8. Ubicamos el cursor en la parte superior del documento y clicamos en Address Block, en el

panel de tareas.
 9. En la sección Insert recipients in this format, del cuadro de dialogo Insert Adress Block,
seleccionamos el formato, en cual queremos aparezca el nombre de nuestro destinatario
en la carta. Deseleccionamos las opciones Insert company’s name y Insert postal address.
Clic en OK. El código <<AddressBlock>> aparece en el documento.
10. Pulsamos Enter varias veces y clicamos en Greetings Line en el panel.
11. En el cuadro de dialogo Insert Greetings Line¸ escogemos una opción de formato para la
línea de saludo. Clic en OK. El código <<GreetingLine>> aparece en el documento.
12. Terminamos de redactar la carta y en la parte baja del panel clicamos en Preview your letters
13. En la sección Preview your letters, usamos los botones << y >> para desplazarnos entre las
diferentes vistas previas de las cartas. Para excluir un destinatario, clic Exclude this recipient
cuando su carta aparezca en la vista previa.
14. En la parte baja del panel, clicamos en Complete the merge
15. Para imprimir las cartas, clic en Print en el panel. El cuadro de dialogo Merge to Printer
aparece. Clic en OK.
Ahora si queremos abrir las cartas en un nuevo documento para editarlas posteriormente:
 Clic Cancel para cerrar el cuadro de dialogo Merge to printer
 Clic en Edit Individual Letters para abrir el cuadro de dialogo Merge to new
document
 Clic OK. Las cartas se abren en un nuevo documento
16. Guardamos el documento principal si deseamos repetir la combinación posteriormente. De
lo contrario lo cerramos sin guardar.

Figura 1.5. Pasos al 8 al 16

Para finalizar, podemos decir que crear cartas combinadas mediante el asistente es sumamente
fácil, sólo debemos hacer las configuraciones necesarias y dejar que el programa haga el resto del
trabajo.

Video 1.5. Seleccionando y configurando un tipo de documento principal, parte I

Pensemos por un momento en el proceso de la comunicación. Para que el mismo pueda darse,
deben concurrir tres factores: alguien que envía el mensaje, alguien que lo recibe y, por supuesto,
el mensaje como tal. Si falla alguno, ¿cómo podrá darse el proceso?

Figura 1.6. Proceso de la comunicación

Ahora, como sabemos, una de las cosas que necesitamos para realizar una combinación de
correspondencia es un documento principal a combinar. Una carta, por ejemplo. Y en tal sentido,
es fundamental que manejemos todos los detalles involucrados en la selección y configuración de
dicho documento. Los cuales, exploraremos en lo sucesivo. Caso concreto de este video,
conoceremos entre otras cosas, que hace Word cuando elegimos ciertos tipos de documentos
principales.

En este sentido, cuando elegimos algunos de los documentos a continuación, el programa

automáticamente ajusta el tamaño de la página y la vista en la que trabajamos:

 Letters: Tamaño de papel regular, 8.5 x 11 pulgadas, usamos la vista Print Layout = Diseño
de impresión
 E-mail Messages: Tamaño de papel regular: 8.5 x 11 pulgadas, vista Web Layout = Diseño
Web
 Directory: Mismo tamaño de página y vista que en Letters.

Ahora bien, para documentos como Labels y Envelopes, se abren los cuadros de dialogo Label
Options y Envelopes Options, respectivamente. En ellos, definimos entre, otras cosas, el tamaño del
papel a utilizar para los sobres y etiquetas. Tomando en cuenta el último punto, pasemos a
configurar las opciones de los sobres que utilizaremos para envolver las cartas que deseamos enviar.

Para ello, primero escogemos Envelopes en Start Mail Merge. Una vez abierto el cuadro de dialogo,
ajustamos el tamaño del papel. Muchos tamaños estándar de papel son soportados por Word, pero
también podemos definir un tamaño personalizado clicando en Custom Size y escribiendo sus
respectivas dimensiones.

Asimismo, podemos definir la fuente con las que escribiremos las direcciones de entrega y retorno
en los sobres. Para esto, clicamos en Font en las secciones Delivery address o Return address, y en
el cuadro de dialogo Envelope Address escogemos el tipo, tamaño y color de la fuente.

Figura 1.7. Configurando el tamaño de papel y la fuente para los sobres

Hasta aquí hemos conocido ciertos aspectos involucrados en la configuración del documento a
combinar, como Word ajusta automáticamente el tamaño para las cartas y, también como definir
el tamaño de los sobres para dichas cartas. Aun nos faltan definir otros aspectos de tales sobres.
Continuemos.

Video 1.6. Seleccionando y configurando un tipo de documento principal, parte II

En términos de comunicación, se conoce como remitente a aquel que envía un mensaje, una carta.
Ahora, en el contexto de un sobre, dicho remitente lo indicamos colocando su nombre
generalmente en la parte posterior del mismo. ¿En qué sitio específicamente? Eso es una de las
cosas que estudiaremos en este video. De esta manera aprenderemos a identificar correctamente
nuestros sobres al realizar una combinación de correspondencia.

Figura 1.8. Partes de un sobre

En este sentido, podemos utilizar los botones: From Left y From Top, desde la izquierda y desde
arriba, respectivamente, que encontramos en ambas secciones, para definir la posición donde
aparecerán impresas las direcciones de entrega y retorno en los sobres. En este caso, la opción Auto
coloca la dirección de retorno a una pulgada y media de la esquina superior izquierda. Mientras,
ubica la dirección de entrega en el centro horizontal del sobre. En muchas ocasiones, estas
configuraciones son las apropiadas pues vienen dadas automáticamente por el tamaño del sobre.

Figura 1.9. Definiendo la posición de las direcciones

Para terminar de configurar las opciones de los sobres especificamos la orientación en que estos
son cargados en la impresora para su respectiva impresión. En este caso., Word recomienda que
usemos la orientación predeterminada indicada por el software que controla la impresora. Dicha
recomendación podemos verla en la sección Feed method, dentro de la pestaña Printing Options del
cuadro de dialogo Envelope Options.

Es bueno mencionar, que a veces esta orientación no funciona por alguna razón. Ejemplo, puede
estar basada en la configuración de una bandeja para sobres que los admite de forma centrada,
pero resulta que no tenemos dicha bandeja y, por lo tanto, cargamos los sobres en el extremo
izquierdo de la guía de papel. En cualquier caso, para cambiar la orientación para imprimir los
sobres, seguimos los siguientes pasos:

1. Clicamos en la pestaña Printing Options del cuadro de dialogo Envelope Options.

2. En la sección Feed method, clicamos en la figura que mejor se adapte a la forma como
cargamos los sobres en la impresora
3. Marcamos las opciones Face Up = cara hacia arriba o, Face Down = cara hacia abajo.
Es preciso aclarar que esta configuración no cambia sobre cual lado de la hoja Word
imprime, a menos que tengamos una impresora capaz de imprimir por ambos lados del
papel automáticamente, pero si cambia el grafico mostrado en pantalla para ayudarnos a
recordar como ubicar los sobres en la bandeja de papel
4. Clic en Clockwise Rotation = rotación, si estamos cargando los sobres en los extremos
izquierdo o derecho de la bandeja de papel o, si la dirección de retorno se imprime hacia la
derecha.
5. Opcional. De ser necesario, seleccionamos una bandeja de papel en la lista Feed from
6. Clic OK.

Figura 1.10. Configurando las opciones de impresión

A manera de conclusión sólo nos queda quizá repetir la siguiente frase: Word nos permite tener
control sobre cada aspecto del trabajo que estamos realizando. En el caso de los sobres, podemos
incluso ajustar la forma estos son cargados para su respectiva impresión.
Video 1.7. Seleccionando y configurando un documento principal, parte III

Una etiqueta de buen tamaño, llamativa y que identifique correctamente su producto es una de las
estrategias que muchas compañías utilizan para entrar con “buen pie” al mercado, por eso pagan
buenas cantidades a profesionales en el área capaces de producir tales elementos.

Figura 1.11. Etiqueta

Ahora, con un poquito de creatividad y sabiendo utilizar las herramientas de Word destinadas a
crear etiquetas, podemos ser nosotros quienes trabajemos para dichas compañías. Esta es una de
las razones por las cuales en este video exploraremos:

 Como ajustar las opciones para la creación de etiquetas

Así, para empezar a crear nuestras etiquetas, seguimos la ruta Mailings> Start Mail Merge> Labels.
Se abre el cuadro Label Options. Allí, seleccionamos el tipo de etiqueta que queremos producir. Esto
le “dice” a Word el tamaño de cada ítem y, cuantas filas y columnas de ellos tendremos en cada
página.

Ahora bien, para imprimirlas necesitamos un papel especial para etiquetas del cual, existen muchas
marcas y tamaños y, generalmente viene en hojas de 8.5x11 pulgadas. Word reconoce el número
de modelo del papel de la mayoría de fabricantes, así como sus tamaños, aunque también permite
configurar etiquetas personalizadas.

En todo caso, lo primero que hacemos en el cuadro de dialogo Label Options, es seleccionar el tipo
de impreso a usar: de carga continua o por página. Esta configuración es importante, pues existe
una gran diferencia entre los productos para etiquetas disponibles para cada tipo de impresora. En
este punto, aclararemos la diferencia entre ambas clases de máquinas:

 Una impresora por páginas, es aquella que acepta hojas de papel por separado. Aquí
encontramos, la mayoría de las impresoras a inyección de tinta
 Una impresora de carga continua es la que usa un “carro de carga” para jalar las hojas
conectadas a través de ella. Incluimos aquí, la mayoría de las impresoras de punto matriz.

Ahora, una vez elegida la impresora, escogemos el productor del papel para las etiquetas. El más
famoso de ellos es Avery, aunque Word soporta muchos otros. Si seleccionamos una marca de
papel, la lista Product Number mostrará sólo los modelos soportados para tal marca; elegimos el
modelo que coincida con el que tengamos

Figura 1.12. Lista de fabricantes de papel para etiquetas reconocidos

Por último, si estamos utilizando una marca de papel “genérica” y no sabemos el número de modelo
equivalente de una marca reconocida, tenemos dos opciones:
  Navegar entre los modelos disponibles de determinado fabricante, hasta encontrar alguno
que coincida exactamente con el que disponemos.
 Clicar en New Label y crear una etiqueta personalizada mediante el cuadro de dialogo Label
Details.

Figura 1.13. Ajustando las opciones de las etiquetas

Concluimos diciendo que configurar las opciones para crear de etiquetas no es nada complicado,
principalmente debemos saber qué tipo de impresora y marca de papel usaremos y luego, ¡manos
a la obra!

Video 1.8. Seleccionando una lista de contactos de Outlook como fuente de

información

En investigación, se conoce como fuente de información al documento que contiene datos útiles
para cubrir la demanda de conocimiento relacionado con la indagación que realizamos. Ahora bien,
en Word, una fuente de información es un archivo que contiene los datos de las personas que
podemos utilizar para hacer una combinación de correspondencia. Esto ya nos habla de la
importancia que tiene saber manejar dichos archivos.

Tomando en cuenta lo expuesto, en este video conoceremos:

 Tipos de archivo que Word acepta como fuentes de información

 Como configurar una lista de contactos de Outlook como fuente de información

En tal sentido, y dado que Word pertenece a una suite de ofimática se considera “natural” que el
programa acepte gran variedad de tipos de fuentes de información para utilizar en una combinación
de correspondencia. En este caso, podemos seleccionar información proveniente de Excel, Outlook,
Access y de otros archivos de Word que provean la información organizada en una tabla.

Figura 1.14. Logos de Excel. Outlook y Access

Asimismo, acepta como fuentes una amplia gama de archivos no originarios de Microsoft. Incluimos
aquí páginas web, y archivos de texto de OpenDocument y también archivos de información
“delimitada” almacenados en formato de texto plano. Incluso, si la fuente de información no existe,
podemos crearla con las propias herramientas de Word.

Figura 1.15. Logo de OpenDocument

Ahora, en lo sucesivo explicaremos como elegir una lista de contactos de Outlook como fuente. Esto
es muy fácil desde que dicho cliente, es la aplicación de gestión de correo electrónico y contactos
predeterminada para Office y puede hacerse cuando utilizamos el asistente para combinaciones,
pero si queremos hacer una combinación manual, seguimos estos pasos:

1. Clic en Select Recipients, menú Mailings

2. En el menú Select Recipients, clic en Choose from Outlook Contacts. De abrirse el cuadro de
dialogo Choose Profile, clic en OK, para aceptar el perfil predeterminado. Se abrirá el cuadro
de dialogo Select Contacts.
3. Elegimos una lista de contactos de Outlook
Si hay varias alternativas disponibles, y no sabemos cuál elegir, buscamos aquella la palabra
Contacts en el nombre, el mayor número en la columna Count y la palabra Outlook en la
columna Location
4. Clic en OK para aceptar la lista de contactos elegida. Se abrirá el cuadro de dialogo Mail
Merge Recipients
5. Desmarcamos las casillas de los nombres de los contactos que no queremos incluir en la
combinación y luego clic en OK

Figura 1.16. Eligiendo una lista de contactos de Outlook

Así pues, como vemos Word puede aceptar gran variedad de fuentes de información, donde la más
común es una lista de contactos de Outlook, pues este el programa de e-mails por defecto de Office.

Video 1.9. Seleccionando una hoja de Excel como fuente de información

Es bien sabido que, en una combinación de correspondencia, Word acepta gran cantidad de tipos
de archivos como fuentes de información. Ahora, la importancia de saber cómo utilizar dichos
archivos radica en manejar diferentes alternativas: si no tenemos una lista de contactos de Outlook
podemos echar mano de una hoja de Excel ¿cómo? Eso es lo que aprenderemos en este video.

Así pues, para poder utilizar una hoja de Excel como fuente de información, la misma debe estar
configurada de la siguiente manera:

 La primera fila del archivo debe contener el nombre de los campos

 Los datos deben aparecer, uno por fila, inmediatamente debajo del nombre de los campos

El segundo ítem de la lista anterior indica que en la hoja no puede haber celdas o filas vacías entre
los campos y los datos, pues Word no reconoce este tipo de diseños como fuentes de información
válidas. La siguiente figura muestra el diseño correcto de la hoja de Excel.

Figura 1.17. Hoja de Excel correctamente configurada

A esto debemos añadir que si se planea utilizar el campo <<AddressBlock>> para crear un bloque de
direcciones en el documento principal, en vez de insertar campos individuales, los nombres de
dichos campos en la primera fila de la hoja de trabajo, deben ser similares a los nombres de los
campos que encontramos en Outlook:

 Primer nombre
 Apellido
 Dirección
 Ciudad
 Estado/Provincia
 ZIP/Código Postal y
 País/Región

Es primordial que estos nombres sean los más cotidianos posibles, pues esto ayudará a Word a
“mapear” y rellenar el campo <<AddressBlock>> con los datos correctos. En todo caso, para
seleccionar un archivo de Excel como fuente de información, seguimos los pasos:

1. En el menú Mailings, clic Select Recipients> Use an Existing List. Se abre el cuadro de dialogo
Select Data Source.
2. Seleccionamos el archivo de Excel que usaremos como fuente; clic en Open. Se abre el
cuadro de dialogo Select Table
3. Seleccionamos la hoja de trabajo que contiene los datos.
Si no estamos seguros, elegimos Sheet1$. Aclaramos que los libros de Excel 2016, contienen
sólo una hoja de trabajo por defecto. Ahora, las versiones de Excel 2010 y años anteriores
traen, por defecto, libros de tres hojas. Así que si el archivo que queremos usar fue creado
en estas versiones debemos revisar las tres hojas.
4. Clic Ok. El archivo está ahora conectado como fuente para la combinación
5. Opcional. Para confirmar que los nombres de los campos han sido configurados
correctamente, clic en el botón Insert Merge Field en el menú Mailings. Los nombres de los
campos deberían aparecer ahí. Si aparecen nombres “genéricos” entonces debemos revisar
los datos del archivo de Excel

Figura 1.18. Escogiendo una hoja de Excel

Ahora ya sabemos cómo insertar un archivo de Excel como fuente de información. Es un proceso
sencillo, pero debemos asegurarnos que el dicho archivo este configurado correctamente, para que
no traiga conflictos

Video 1.10. Seleccionando un archivo de Word como fuente de información

El adjetivo por excelencia para describir a Word es: flexible. Ejemplo, si queremos hacer una
combinación de correspondencia permite la integración con otros programas y así podemos usar
archivos de texto delimitado en formato .txt, como fuente de información. Ahora qué son estos
archivos y cómo utilizarlos es algo que exploraremos en este video. También aprenderemos a utilizar
archivos del propio Word.

Recalcamos la importancia de estudiar estos temas para lograr manejar todas las herramientas que
nos permitan realizar una combinación de correspondencia de diferentes maneras. En tal sentido,
para usar un archivo de Word como fuente, el mismo debe cumplir con alguna de estas dos
condiciones:

 Que comience con una tabla, y que dicha tabla contenga los datos, uno por fila, con el
nombre de los campos en la primera fila. El archivo es interpretado como una hoja de Excel.
 Que contenga los datos, uno por párrafo, con los campos delimitados por un carácter
“consistente”: una coma, por ejemplo. El archivo es interpretado como un archivo de texto
delimitado

Figura 1.19. Ejemplo de datos

Para seleccionar el documento, seguimos los pasos:

6. En el menú Mailings, clic Select Recipients> Use an Existing List. Se abre el cuadro de dialogo
Select Data Source.
7. Elegir el documento de Word; clic en Open.
8. Si los datos están delimitados, en vez de una tabla, podía abrirse un cuadro de dialogo
pidiéndonos especificar el carácter delimitador. Esto sólo ocurre si Word no es capaz de
identificar los delimitadores por sí mismo. Insertamos la información necesaria; clic OK.

Figura 1.20. Eligiendo documento de Word

Ahora, un archivo de información delimitada es aquel donde las columnas de una tabla existen, si
estar realmente separadas por líneas. El salto o “quiebre” entre columnas es representado por un
carácter consistente, tipo una coma y, las filas se representan por saltos de párrafo.

Hay que decir que los delimitadores permiten que los archivos de texto delimitado o plano, puedan
ser usados como bases de datos. Y también que estos archivos permiten a Word realizar
combinaciones de correspondencia basadas virtualmente en cualquier software de base de datos.

Figura 1.21. Archivo de texto plano

Para utilizar el archivo de texto delimitado como fuente:

1. En el menú Mailings, clic Select Recipients> Use an Existing List. Se abre el cuadro de dialogo
Select Data Source.
2. Seleccionamos el archive de texto plano; clic Open
3. Si el cuadro de dialogo Text File Connection Parameters se abre pidiéndonos especificar los
caracteres delimitadores para columnas y filas, lo hacemos y clicamos OK. Esto sólo ocurre
si Word no puede identificarlos por sí mismo.
Figura 1.22. Eligiendo archivo de texto plano

Con esto cerramos la exploración de los archivos más comunes que Word utiliza como fuentes de
información. Entre ellos contamos: Listas de Outlook, hojas de Excel, y archivos de texto plano.
Usados éstos últimos con variedad de propósitos.

Video 1.11. Conclusión

A lo largo de esta primera lección, hemos conocido algunos de los aspectos más básicos de la
combinación de correspondencia. Como especialistas de Microsoft Word, es importante que
manejemos estos aspectos pues lo mismos pertenecen al apartado de funciones avanzadas del
programa.

Asimismo, es preciso decir que la combinación de correspondencia es una de las herramientas que
ponen de manifiesto el objetivo principal del software: que el usuario pueda realizar la mayoría de
las tareas de la oficina bajo su ambiente. Lo cual es relevante pues supone el ahorro de recursos
como tiempo y dinero.