Administración eficiente del efectivo

1. ¿En qué consiste la administración de efectivo?

Es la gestión o manejo de flujos de efectivos de forma que se optimice su uso, a través
del conocimiento adecuado de los tiempos y cantidades de ingresos y egresos de
dinero, la efectiva contabilización de sus transacciones, las necesidades de este activo
para el funcionamiento operativo y la correcta utilización de excedentes para evitar
que se mantengan ociosos, el adecuado manejo es de suma importancia porque es el
principal medio para adquirir mercancías , pagar las cuentas o bien servir como fondos
antes necesidades de efectivo inesperadas.

Debido a su facilidad para ser invertido, adecuadamente o de forma contraria se debe

tener un registro efectivo de los movimientos que se realice de este por medio de un
control efectivo.

2. Control de efectivo
Es una función engloba las acciones administrativas que permiten consistencia
permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el
efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Dicho control es necesario para asegurar la utilización del efectivo en inversiones

correspondientes a la empresa y no ser desperdiciados, robados o mal invertidos.

De forma específica los fines para los cuales se implementa el control de efectivo en
las empresas son los siguientes:
 La reducción de errores.
 La reducción del riesgo de pérdida y la obtención de fluidez en su manejo.
 Exactitud y veracidad de resultados.
 Exactitud de los registros y en la información financiera.
 Exactitud en los pronósticos financieros.
 Evitar fraudes.
 Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa. (Ramirez, 2013)
.
La actividad principal es vigilar las entraras y salidas de dinero de todas las fuentes
que tenga la empresa, siendo algunas de estas, cuentas por cobrar o pagar,
inversiones o compras, además se debe tener la capacidad pare proyectar posibles
insuficiencias de liquidez.

Entre las actividades que se encuentran a cargo de esta área se pueden agrupar en
las de recibir y entregar:

Operaciones de recepción

 Depósitos en bancos
 Vencimiento en inversiones
 Facturas por cobrar
 Facturas por pagar
 Cobro de prestamos

Operaciones de entrega

 Pago a proveedores
 Pago de nómina
 Pago de prestaciones
 Inversiones realizadas
 Depósitos en bancos

3. Función de la administración del efectivo

Comprende el manejar el dinero de la empresa y obtener la mayor disponibilidad de
efectivo y el máximo de ingresos por el uso de valores negociables.

Esta función inicia cuando el cliente paga a la empresa una cuenta por cobra y, finaliza
cuando proveedores, empleados y el fisco obtiene el dinero cobrado a la organización
a través de cuentas por pagar. Los activos que se encuentren entre estas dos
actividades son parte de la gestión del efectivo.

4. Motivos por los que se debe conservar efectivo

Existen principalmente tres razones para poseer saldos de efectivo y cuasi efectivo, la
mezcla de estos busca su distribución óptima.
 Motivos de transacción. Una empresa mantiene efectivo para satisfacer sus
motivos de transacción consistentes en la realización de los pagos planeado por
concepto de las operaciones del negocio, como compra de materias primas, pago
de mano de obra, pago de sueldos, pago de gastos de venta, gastos
administrativos. Si las entradas y salidas de efectivo coinciden entre sí, los saldos
de efectivo de transacción pueden ser de escasas proporciones.
 Motivos de seguridad. Crear una reserva de efectivo que le permita afrontar
situaciones de emergencia, como aumento repentino de precios de las materias
primas, demoras en el pago de las deudas, etc. Los saldos mantenidos para
satisfacer los motivos de seguridad son invertidos en valores negociables líquidos
que pueden ser transferidos de inmediato a efectivo. Dichos valores protegen a la
empresa contra la incapacidad de poder satisfacer las demandas inesperadas de
efectivo.
 Motivos especulativos. Las empresas invierten en valores negociables, así como
en instrumentos a largo plazo, más de lo que necesitan para satisfacer sus motivos
de seguridad: proceden de ese modo ya sea porque en determinado momento no
tienen otro uso que darles a ciertos fondos, o, bien, porque quieren tener capacidad
inmediata para aprovechar oportunidades inesperadas que les permitan obtener
ganancias: estos fondos satisfacen sus motivos especulativos, los cuales son
menos comunes que los otros motivos. (Sebastián, 2015)

Es necesario poseer saldos de efectivo porque los pagos operacionales se realizan de

esa forma y las entradas se depositan en cuentas, de forma resumidas los cobros y
pagos rutinarios son saldos de transacción. Generalmente una empresa conserva
fondos para solventar imprevistos o emergencias de flujo de efectivo a estos se les
conoce como saldos de seguridad. También es común que se destinen fondos para
aprovechar oportunidades de compras, estos se denomina saldos especulativos.

Junto a los tres principales motivos, otra razón de poseer saldos de efectivo es para
la calificación de crédito, permitiendo a la empresa obtener mejores términos de crédito
con proveedores y ampliación de montos de crédito con el banco.
5. Estrategias básicas de administración de efectivo

 Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder
credibilidad crediticia, pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago.
 Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de
existencias que puedan afectar las operaciones.
 Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder ventas
futuras. (García, 2006)

La calidad de los resultados de estas políticas en el cumplimiento de objetivos es

gracias a la correcta aplicación de diferentes herramientas hechas para el manejo de
efectivo, información y elementos que un director financiero necesita para maximizar
la eficiencia en control de las finanzas de la empresa.

6. Principios para la administración de efectivo

Son cuatro los principios que rigen en la práctica el manejo adecuado del dinero en
una empresa en específico. Dichos principios se enfocan en mantener la combinación
adecuada de entradas y salidas de dinero de forma que permita a la empresa sacar el
mayor provecho.

Primer principio:
"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

 Incrementar el volumen de ventas.

 Incrementar el precio de ventas.
 Mejorar la mezcla de ventas (impulsando las de mayor margen de
contribución).
 Eliminar descuentos.

Segundo principio:
"Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"

Ejemplo:
  Incrementar las ventas al contado
 Pedir anticipos a clientes
 Reducir plazos de crédito.

Tercer principio:

"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplo:

 Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores

 Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
 Hacer bien las cosas desde la primera vez, disminuir los costos de no
tener calidad.

Cuarto principio:

"Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplo:

 Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

 Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando
se van a necesitar. (Sosa, 2006)

Utilizar los principios facilitan la labor de manejar las entradas y salidas de dinero,
aunque es importante mencionar la posibilidad de que en la practica un principio
contradiga a otro, puede ser que se consiga descuentos o mejor precio con
proveedores, pero se debe pagar al contad o bien se obtenga un incremento en las
ventas, pero a costa de otorgar créditos, es labor de los directores financieros
establecer la mezcla de los cuatro principios.

Los gerentes del área de finanzas evalúan continuamente el ambiente y rendimiento

financiera de la empresa, son necesarias las revisiones de diferentes elementos
financieros para establecer si hay rentabilidad y productividad en momentos
determinados, por ellos se requieren herramientas que faciliten el alcance de los
objetivos financieros.
7. Herramientas para administrar eficientemente el efectivo
La rama de la administración financiera es la responsable de brindar las distintas
herramientas que permitan a los encargados de las finanzas generar información
según los estudios y análisis que se elaboren, siendo algunas de estas:

 Estado de flujo de efectivo

 Ciclo de efectivo
 Razones financieras
 Flotación
 Modelos matemáticos

7.6. Estado de flujo de efectivo

El flujo de efectivo no es mas que el movimiento de dinero en una empresa,
comprende la manera en que se genera y es utilizado durante las operaciones. Es
el proceso de cuando sale dinero para la producción de bienes o servicios para los
clientes hasta la obtención de dinero por medio del cobro.

Para que la empresa posea flujos de dinero positivos los puede hacer de tres
formas, principalmente; cuando se cobran a los clientes, nuevas aportaciones de
capital de los socios, bancos o acreedores y ventas de activos que no son
utilizados. De igual manera existen los flujos negativos, ocurren mediante el pago
de costos y gastos para la operación de la organización.

Ahora bien, el estado de flujo de efectivo es un estado financiero que informa sobre
la variación, movimientos de efectivo, muestra de donde se generó y en que se
aprovechó el dinero clasificándolo en actividades operativas, de inversión y
financiamiento.

Objetivos del flujo de efectivo

 Proporcionar información oportuna a la gerencia para la toma de

decisiones que ayuden a las operaciones de la empresa.
 Brindar información acerca de los rubros y/o actividades en que se ha gastado
el efectivo disponible.
 Reportar flujos de efectivo pasados para generar pronósticos.
 Determinar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus
obligaciones con terceros y con los accionistas.
 Ayudar a tomar decisiones acerca de inversiones a corto plazo cuando exista
un excedente de efectivo disponible.

El objetivo final de dicho estado es mostrar de manera fácil y clara información

acerca del manejo de dinero en la organización, como se obtiene y utiliza por
parte de la administración en un periodo dado.

Elementos

 Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están

relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de
servicios. Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las
transacciones de efectivo y otros eventos que entran en la determinación de
la utilidad neta.
 Inversión: Incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición y
venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no
operacionales.
 Financiación: determinados por la obtención de recursos de los propietarios
y el reembolso de rendimientos. Se consideran todos los cambios en los
pasivos y patrimonio diferentes a las partidas operacionales. (Gómez, 2001)

Otros elementos a necesarios para elaborar un estado de flujo de efectivo son

los balances generales de los últimos dos años y el ultimo estado de resultados.
Igualmente existen dos métodos para la elaboración de este documento; el
método directo que consiste el volver a hacer el estado de resultados a través
del sistema de caja y posteriormente determinar el flujo de actividades de
operación y el método indirecto que inicia con la utilidad del periodo hasta sumar
las los saldos del flujo de las tres actividades.
7.7. Ciclo de efectivo

Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la

relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de
tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia
prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la venta del producto
terminado o el servicio prestado. (Alejandro, 2008)

El ciclo de efectivo ideal se da cuando las actividades de proveedores y clientes

están en capacidad de financiar las actividades de operación de la empresa. Al
analizar el ciclo de efectivo, es necesario estudiar dos factores, el ciclo de
operación y el ciclo de pago que al combinarse determinan el ciclo de efectivo.

es una medida de la cantidad de tiempo que transcurre desde la compra de la materia prima
que se utiliza en la producción y la comercialización de bienes o servicios al interior de una
empresa, hasta el momento en que se cobra al cliente, pasando por el proceso de
producción, almacenamiento y venta.
.

Bibliografía

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 de
https://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/10654/9836/1/SanchezAlbaMaria
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http://www.monografias.com/trabajos37/administracion-del-
efectivo/administracion-del-efectivo.shtml
Contenido
Administración eficiente del efectivo ............................................................................................ 1
1. ¿En qué consiste la administración de efectivo?........................................................... 1
2. Control de efectivo .................................................................................................................. 1
3. Función de la administración del efectivo........................................................................ 2
4. Motivos por los que se debe conservar efectivo ............................................................ 2
5. Estrategias básicas de administración de efectivo ....................................................... 4
6. Principios para la administración de efectivo ................................................................. 4
7. Herramientas para administrar eficientemente el efectivo .......................................... 6
7.6. Estado de flujo de efectivo ........................................................................................... 6
7.6.1. Objetivos del flujo de efectivo ............................................................................. 6
7.6.2. Elementos.................................................................................................................. 7
Bibliografía ............................................................................................................................................ 9